關于對檔案管理方法的研究

周麗莉

摘要：現代社會對檔案管理工作提出了更高的要求和挑戰，現代化檔案管理要求運用科學的管理方法及技術，摒棄落后的管理思想，讓檔案管理的水平得以提升、信息容量得以增大。本文分析了現階段檔案管理方法的不足之處，探討和分析了規范檔案管理機制、強化檔案管理人員的責任意識、實現檔案管理信息化等檔案管理的方法，以期讓檔案管理工作長足發展，并得到更加廣泛的社會應用。

關鍵詞：檔案管理；不足；方法；電子檔案；信息化

檔案管理制度是否健全、工作人員的業務能力、檔案管理的信息化水平等因素，都影響著檔案管理的科學性、全面性及有效性。當前，計算機網絡技術、密碼技術、指紋與語音識別技術的發展，為檔案管理的安全和科學發展提供了有力保障，尤其是計算機軟件技術的應用，能夠推動檔案資料的有效管理及開發利用，為現代化檔案管理服務。只有重視檔案管理工作，積極改進管理方法，才能更好地實現經濟和社會效益。

一、當前檔案管理方法的不足

（一）檔案管理制度不健全

當前，檔案文件管理制度的制定和落實均不夠完備，標準也欠缺規范性，檔案管理質量堪憂，某些行業的檔案管理制度還處于空白狀態。與此同時，檔案管理工作隊伍水平有限、執行力差，由于工作人員的檔案管理意識不強，對檔案的日常收集整理欠缺重視，工作中存在隨意性，加之檔案管理人員素質水平不高，欠缺現代化的管理手段，因而在很大程度上影響了檔案管理的質量。

（二）現代化信息技術使用不足

目前，檔案管理事業還未能有效地應用計算機軟件來進行信息化管理，還未能實現檔案資料的信息體系。很多地區依然在應用人工檢索，自動化水平低下，人力、物力投入多，因而時效性差[1]。同時，檔案未能實現有效的開發利用，大多都成為企業的負擔，并未展現出其自身價值，管理工作往往流于形式，檔案的利用率普遍較低，這對信息資源來說無疑是一種嚴重的浪費。

二、檔案管理方法研究

（一）規范檔案管理機制

依據有關的法律法規，科學地改進和規范現行檔案管理機制，細化工作流程。同時，要規范相關的標準，在檔案信息文件的收集歸整、存儲、鑒定、著錄、開發等環節上，實現標準統一、專業有序；并建立起相應的考核制度，增強檔案管理工作人員的責任感，以促進檔案管理方式的合理化、自動化和智能化。

（二）加強培訓，提升檔案管理人員的業務水平

通過定期與不定期的培訓，不斷提升檔案管理人員的工作能力和技術水平，讓他們認識到自己工作的重要性，將自己較好的綜合素質和業務能力運用到檔案管理工作之中，摒棄傳統落后的管理方式及技術，讓檔案管理的價值得以充分展現。

（三）多方面運用計算機技術，實現檔案管理信息化

1.計算機網絡技術應用

我們在對實體檔案實現管理及利用的同時，更應當積極采用軟件控制技術、現代網絡技術去實現電子檔案管理，由此完成計劃、控制、檢查的連線式管理方式，這對于檔案資料的分類、編制及開發利用都具有重要意義。

在實際工作中，運用計算機網絡進行檔案管理，這一方法不僅速度快，而且成本低，同時，檔案信息的網絡傳輸也保證了信息的可靠性，與實物相符。具體來說，在現代檔案管理中運用電子檔案具有明顯的優勢：無紙化操作節省了更多的存儲空間；操作便捷，節省了不必要的人力、物力；具有文字、圖形、影像等多種表現形式，豐富多樣；保存完備，不容易丟失。這些特征使得信息化檔案管理方式，成為適應新時代發展走向的必經之路。

另一方面，實現檔案管理信息化，也使檔案資料得到了更合理、更充分的利用。檔案自身的價值值得去挖掘，它并不僅僅在于收藏，據此，檔案管理服務工作也要跟上、并不斷發展改進。信息化檔案管理方式能夠讓使用者快捷地了解檔案信息，充分利用檔案內容；相應的，通過使用者身份及需求的反饋，檔案管理工作更加有方向性、更能體現自身的優質服務及經濟價值。

2. PDF技術應用

PDF技術源于美國，它作為一種通用的電子文檔格式，已經在全球范圍內得到了廣泛的應用。該技術具有更高的安全性以及更強大的兼容性，因而得到越來越多人的接受[2]。由于PDF技術能夠使信息固化而不易更改，傳輸和閱讀方便快捷，顯示的外觀效果與原版一致，還有助于長期保存及利用，這些特征使得它尤其適合于檔案管理，已成為現代化檔案管理的一個重要工具，具有重要的推廣意義。

3.時間戳技術應用

時間戳技術的最大特點在于，它能夠為電子文件提供時間證明，同時也是驗證文件是否曾經被人修改過的一個證明，該技術準確度高、可鑒別性強、不可偽造或更改。相對于人工簽名或者扣章而言，時間戳技術不僅有利于避免版權爭議，更適宜于檔案管理工作。即使是針對當前計算機上千變萬化的數字信息，打上時間戳之后，意味著把數據和具體的時間予以綁定，因此隨意更改網絡數字文件是無法做到的[3]。時間戳技術的應用，再配合能夠為用戶提供可信身份驗證的電子簽名技術，是較為理想的現代化檔案管理方法之一。

三、小結

現階段，檔案資料分類龐雜，管理起來相對復雜，難度較大。再加上部分檔案管理者的工作意識不強、責任感不足，導致部分檔案材料殘缺、歸檔存儲混亂，甚至存在造假的嫌疑，這些都給后期的檔案管理工作設置了障礙，不能體現檔案自身的價值。因此，在重視檔案管理重要性的前提上，不斷探索和實踐科學的檔案管理方法，合理應用計算機網絡、PDF、時間戳等先進技術，再配合相關部門的素質建設、責任意識提升，如此，能夠促使我國檔案管理水平的不斷提升。

參考文獻：

[1]段海軍.檔案管理信息化必要性及現存問題探討[J].福建交通科技，2012，06：106-108.

[2]張柱.基于信息化的建筑檔案管理建設方法探析[J].江西建材，2013，02：288-289.

[3]馬曉宏.淺談如何事項檔案管理工作現代化[J].中國電子商務，2012，（20）：101-102.