高校房產管理系統建設探索與實踐
——以廣西民族大學為例

劉 琦

廣西民族大學國有資產處 廣西·南寧

一、引言

高校房產是保障高校教學、科研等活動順利開展、促進高校人才培養和可持續發展的重要保障。在“雙一流”高校建設背景下，高校房產也是推動高校基礎建設、吸引海內外優秀人才的基本支撐條件。隨著高校房產的持續新建和改造，高校房產的規模不斷擴大、數量不斷增加，傳統的高校房產管理模式效率低、出錯率高的弊端突顯，已無法適應高校快速發展的需要。在新時期如何有效利用大數據和信息技術建設完善高校房產管理系統并推動系統的升級優化，如何進一步對高校存量房產資源進行統籌管理，成為當前高校房產管理工作的重要課題。

二、高校房產管理的內涵與特點

高校房產管理涉及高校所屬各類房產的規劃建設、維護等方面的工作；高水平的房產管理，能夠為學校師生提供安全、宜居、舒適的學習和生活環境。高校房屋資產總量在學校固定資產中的占比一般超過70%，管理好學校的房產，能有效促進學校資產管理工作的優化。為提高高校房產資源的利用效率和使用效益，高校往往會采取各種管理措施對用于教學、科研、管理和服務的房產資源進行全生命周期的協調、配置工作。

當前學校采用的是傳統的房產管理模式，各項管理工作較為粗放，一般以“按需配置、無償使用”的原則對公用房的資源進行配置。各部門基于方便開展業務工作的考慮，在申請房產時都盡可能多申請，這就導致高校房產資源的利用率偏低，容易造成資源浪費。隨著高校的持續發展，房產資源配置不均衡的問題越來越突出，無法適應學校快速發展的時代需要。

三、廣西民族大學房產管理存在的問題

1.房產基礎信息更新不及時

廣西民族大學創辦于1952年，經過70多年的發展，學校規模不斷擴大，目前擁有相思湖、思源湖和武鳴三大校區，房產數量也在不斷增加，房產基礎信息日漸龐雜。隨著學校的發展，房產管理部門的辦公場所變動頻繁，人員流動性也大，導致學校房產管理、建設、維護等基礎數據出現缺失、錯亂等問題。近年來，學校房產管理部門在不斷核查并更新各類基礎信息，但也難以保證信息的全面和真實。因此，學校房產在管理上便出現了房產基礎信息更新不及時、現有信息與實際情況存在出入、地理位置與實際不符等問題。

2.基礎信息不完整

從廣西民族大學多年來的房產管理情況看，學校的房產管理工作基礎相對較為薄弱，主要是歷史原因導致學校房產基建數據不準確或丟失，使得房產基礎數據不完整。歷次資產清查也只是將家具、儀器設備、車輛等作為清查重點，房產被認為不會丟失、不會遺漏資產，沒有得到徹底清查盤點，房產基礎數據缺失不完整、權屬不清等問題較多，部分建筑物甚至未入賬或入賬不及時。

3.房產管理信息化建設水平低

廣西民族大學在2018年上線了房產管理系統，目標是實現房產信息互聯互通和基礎數據共享，至今學校公用房管理已初步實現了信息化管理，但比對國家對事業單位房產管理的要求，在房產數據上報的格式和周轉房、經營房的管理方面仍達不到相應的標準。為加快房產管理信息化建設，房產管理系統增加了周轉房和經營房管理的模塊，但這種通用模塊的功能存在一定的缺陷，無法滿足當前學校對周轉房和經營房管理的信息化要求。

四、廣西民族大學房產管理系統建設探索與實踐

1.完善房產管理系統周轉房管理模塊的功能

房產管理系統要具備完善的周轉房信息化管理功能，管理功能須覆蓋房源管理和發布、周轉房批次管理、選房規則管理、排隊輪候、選房流程管理、合同管理、退房管理、租金管理、補貼管理等環節，確保周轉房管理的公開化、透明化。

（1）房源管理和發布。清理學校所有的周轉房資源、依規公布房源信息，是完善房產管理系統的基礎，應做好以下幾個方面的工作。

一是房產管理員要對所有空置房源進行清理、歸類和建檔，根據政策將保留房回收后納入再分配。教職工可通過房產管理系統在線辦理周轉房租住申請；當房屋租約快到期時，提醒用戶續簽，同時變更房屋的使用狀態。如租住期間退房，退房手續完成后房屋自動更新為閑置狀態并歸入系統房源庫。

二是房產管理員根據實際工作需要，可對閑置房源設置為保留或在線上發布；教職工可對照房屋信息結合選房條件申請使用房屋，房產管理部門審核通過后簽訂線上房屋租住合同即可。

三是自動發布期房信息。房屋租住合同到期前三個月，房產管理員可在系統將房屋狀態自動設置成期房狀態，或者系統自動將房間狀態更新為期房，到期后自動公示供教職工申請租住。

四是租住戶申請退房后，系統自動將房屋狀態改為期房；退房手續辦理完成后，系統自動標注房屋為閑置房，自動公示房源信息并生成公示流水號。

五是公示的房源信息應包括公示流水號、公示狀態、審核狀態、位置環境、標準租金、其他費用等詳細內容；系統可根據房屋基本信息自動計算出標準租金，學校也可結合房屋的實際狀況和學校的相關政策，自行制定周轉房的基準租金。

（2）周轉房批次管理。可對周轉房選房分配的批次進行合理劃分，包括房屋批次名稱、公示的開始時間和結束時間，也可對批次進行增加、編輯、刪除、查看、復核等操作，還可查詢歷史選房批次信息等。

（3）選房規則管理。系統應支持對周轉房選房規則的管理，可根據是否有房、職務職稱、入校時間、申請時間、審核時間等信息制定選房規則，同時根據學校的相關政策對排隊規則設置相關優先級，結合選房規則和優先級確定周轉房使用者的排序。

（4）排隊輪候。對提交的周轉房租住申請的人員按照選房規則排隊，系統自動生成排隊序號，將教職工的周轉房申請列入周轉房批次名單，根據批次為申請者分配房產資源；申請者也可查看審核狀態和待分配的周轉房資源，確定是否辦理相關租住手續。

（5）選房流程管理。選房流程管理是房產管理系統周轉房管理模塊的重要功能之一，要從以下幾個方面入手，科學設置選房流程，做到周轉房資源分配合法合規。

一是明確教職工的選房申請條件，只有具有特定的身份屬性、符合學校周轉房使用政策和有周轉房需求的教職工，才可在房產管理系統提出選房申請。在系統選房模塊中，所有可選周轉房的地理位置、房內設施設備、租金等信息均有詳細介紹，教職工可結合個人實際需求選擇合適的房屋并提交選房申請，同時提交個人符合選房條件的相關材料。系統根據提交申請的職工信息和材料，按照事先公布的積分方案對申請者進行評分，最終給出申請者的排名；如果申請者超過規定的最長租房時限，則無法在系統提交申請。

二是房產管理部門要嚴格審核教職工的選房申請。房產管理員根據系統中申請者提供的個人信息復核系統給出的積分排名，確認后按順序將公示房源與申請租住人匹配，經初審、公示后確定最終租住人，并簽訂房屋租住合同。房產管理員和選房申請者均可在房產管理系統查看申請人預約排隊信息，以及各候選人積分排名情況。

三是及時更新系統選房申請業務的辦理狀態。系統要及時根據審批流程處理情況更新審批狀態，以可視化的審批流程記錄詳細顯示審批狀態，以便教職工可以在系統中隨時查看選房申請的處理情況；房屋管理部門審批前，教職工也可隨時更改、放棄或重新上傳申請。

（6）合同管理。學校房產管理員可在系統選房申請模塊查看、編輯、打印教職工擬簽訂的租住合同信息；選房流程結束、確定簽署租住合同后，系統自動生成標準化、格式化的租住合同，房產管理員線上審核合同，打印后交申請者線下確認，雙方蓋章、簽字后將合同掃描件上傳到房產管理系統存檔備份。

（7）退房管理。教職工可在房產管理系統提出房屋退租申請，線下完成水電、煤氣、物業辦結手續，上傳相關辦結證明；房產管理員根據退房程序對退房資料進行審核確認后，收回房屋鑰匙、門禁卡等物品，并將退房申請提交分管領導審核簽字后終止租住合同。退房手續辦理完畢，系統房屋信息隨即將房屋更新為閑置狀態。

（8）租金管理。系統按照房屋租住合同中的房屋類型、面積、租住期限等信息，按照學校規定的有關標準，確定每月房屋的租金，自動生成當月所租房屋的租金信息匯總表，經房產管理員、部門負責人和分管領導審核后，提交至財務部門從租住者當月的工資中扣除房屋租金。

（9）補貼管理。房產管理系統補貼管理模塊主要負責住房貨幣補貼的發放管理。由房產管理員將需要發放房補的教職工名單導入房產管理系統，系統根據各教職工房屋租住情況自動生成詳細補貼發放明細表，包括教職工姓名、工號、院系、補貼標準、發放金額等，經房產管理員確認、部門負責人審核、分管領導簽字后交財務部門發放。

2.完善系統的經營性用房管理功能

房產管理信息化建設，須注意房產管理系統的構建要結合學校的實際工作情況，不斷完善優化經營性用房的管理功能。經營性用房管理涉及出租評估管理、租戶管理、合同管理、租金管理、日常檢查等幾個方面，可通過房產管理信息化建設，實現房產管理系統對經營性用房的全部線上管理功能。

（1）出租評估管理。房產管理系統要具有房屋出租評估管理功能，可在系統錄入房屋基本信息、評估報告編號、評估單位名稱、價值上限、價值下限、評估基準日等信息項，對房屋進行出租評估管理。

（2）租戶管理。系統要具有對房屋租戶管理的功能，要錄入租戶的基本信息如名稱、法人、開戶行、電話等，并將租戶的相關資質文件上傳，方便房產管理員在后臺審核。

（3）合同管理。系統應支持協議的錄入，并能提供協議的復核狀態、協議編號、承租方、面積、租金等信息；系統還應提供房屋租賃合同模板，加強對合同的管理，自動將房屋租賃合同提交給相關人員審核。

（4）租金管理。根據經營性用房的租住期限、使用面積、租金標準，自動生成租金信息，并可根據雙方的補充協議對實際年租金進行調整。系統可根據房屋租賃合同自動完成對合同的各種稅金進行計算，并生成相關的票據信息，并且還能實現押金收取、退還的管理功能。

（5）日常檢查。可對經營性用房進行定期或不定期的檢查，包括經營性用房的安全隱患檢查、使用情況檢查等，并及時將各項檢查信息錄入房產管理系統備案。

五、結語

高校房產管理可通過加強信息化建設，不斷提升信息化建設和管理水平，實現對校園房產資源的全面統籌規劃、科學管理和合理配置。針對傳統房產管理效率低下、房產利用率不高等問題，高校可探索、完善高校周轉房和經營性用房管理模式，以信息化和網絡化技術為支撐，結合高校日常房產管理的實際需要，升級優化高校房產管理系統，為提升高校房產管理水平提供新的思路和路徑。