福利院檔案標準化管理研究

鄧良梅

（三明市社會福利院 ，福建 三明 365001）

檔案管理規(guī)范化、標準化的依據(jù)主要包括兩個方面：一是國家法律法規(guī)；二是行業(yè)標準。其中，前者主要有《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》等；后者主要有《中華人民共和國檔案行業(yè)標準》（DA/T34-2019）等。

1 福利院檔案管理的規(guī)范化、標準化要求

1.1 檔案保管

福利院檔案保管工作主要是指對檔案材料的收集、整理、分類、編目、檢索、保管與利用等一系列活動。①福利院應建立健全檔案管理制度，明確檔案管理責任，確保檔案收集齊全完整，保證各類檔案的系統(tǒng)性和完整性。②福利院應配備專職或兼職的檔案管理人員，負責檔案的收集、整理和保管等工作。每個部門的專職或兼職人員都要配備專用檔案箱、庫房和其他必要的設施、設備。③福利院應定期對檔案管理工作進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，保證檔案管理工作正常開展。檢查可分為定期檢查和不定期抽查兩種方式。④福利院應確保所收集的檔案資料能夠得到及時更新與補充。

1.2 檔案收集

福利院的檔案收集工作主要包括收集、整理、分類、編目和歸檔等過程，其目的是為檔案的保管與利用提供前提條件，使之能夠更好地為福利院兒童、老人等特殊群體提供服務。在收集過程中，工作人員應嚴格按照要求對各種材料進行分類，并根據(jù)其價值選擇使用。

在收集檔案材料時，工作人員應嚴格遵守相關(guān)規(guī)定，保證各種文件材料的完整性，不得遺漏。另外，檔案材料的收集范圍也要符合相關(guān)要求，不能出現(xiàn)交叉重疊現(xiàn)象，并且要對收集到的材料進行登記管理，做到有檔可查、有案可查。

1.3 檔案編研

福利院檔案的編研是指對已形成的檔案資料，通過有目的、有計劃地進行加工、整理，以提供利用的一種活動。檔案編研是福利院檔案管理工作的重要組成部分，也是福利院檔案信息資源開發(fā)利用的重要手段。通過檔案編研工作，可以為領(lǐng)導決策提供依據(jù)，為各項工作提供指導；可以為社會各界了解和研究福利院提供方便；可以為各種學術(shù)活動提供資料；可以為有關(guān)機構(gòu)進行檔案統(tǒng)計和調(diào)查提供方便。在編研過程中，應注意保護好檔案原始記錄，對各類文書、文件、圖表、音像等各種形式的原始記錄均應進行嚴格的檢查和鑒別，對破損、污損的應及時進行修復或復制。

1.4 檔案利用

根據(jù)《中華人民共和國檔案法》規(guī)定：檔案的利用是指根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章規(guī)定，對所保管的檔案材料進行查閱和復制。福利院應當建立健全檔案利用制度，明確檔案查閱范圍、審批權(quán)限和相關(guān)要求。同時，可以將檔案利用情況作為福利院工作人員考核評價的依據(jù)之一，對利用質(zhì)量不佳或造成嚴重后果的工作人員，要追究其相應責任，對于違反檔案管理規(guī)定造成嚴重后果的，要依法追究法律責任。

2 福利院檔案管理規(guī)范化、標準化存在的問題

2.1 缺乏專業(yè)的檔案管理人才

福利院檔案管理工作的專業(yè)性較強，對于檔案管理人員的素質(zhì)也有很高的要求。然而從實際情況來看，許多福利院的檔案工作人員缺乏檔案管理的專業(yè)知識和專業(yè)技能，導致他們在進行檔案管理工作時往往不能對所接收的資料進行科學的分析和整理，從而使得福利院檔案價值得不到充分發(fā)揮。同時，很多工作人員對于檔案管理工作缺乏正確的認識和理解，認為是小事，沒有必要進行專門的學習和培訓，還有一些工作人員在進行資料整理時不懂得如何利用現(xiàn)代化技術(shù)進行資料整理。

2.2 檔案管理工作內(nèi)容不明確

目前，很多福利院都存在著檔案管理工作內(nèi)容不明確的問題，這也導致了工作人員在實際的檔案管理工作中不能夠進行有效地落實。因此，福利院要想提高檔案管理工作的水平，首先需要明確崗位工作內(nèi)容，根據(jù)行業(yè)特點來選擇適合自己的檔案管理模式。具體來說，福利院的檔案管理工作內(nèi)容應當包括以下幾個方面：第一，根據(jù)福利院的實際情況，制定相應的檔案管理計劃，并對其進行有效地實施。第二，根據(jù)福利院實際情況制定相應的檔案管理制度和要求。第三，根據(jù)福利院實際情況建立相應的檔案管理隊伍，對其進行有效地培訓和教育。第四，在對檔案進行有效收集和整理之后進行有效地總結(jié)和分析，并對其進行合理分類。

2.3 檔案標準化管理制度不健全

檔案管理是一項復雜而細致的工作，需要有一套完整的制度來對其進行規(guī)范和約束。但是從我國目前各大福利院的檔案管理現(xiàn)狀來看，雖然有很多規(guī)章制度，但是對于檔案管理工作來說，很多都是原則性的內(nèi)容，缺乏操作性和針對性。一些福利院沒有制定相應的檔案管理制度，沒有形成一個完整的體系，更沒有對其進行統(tǒng)一管理。同時，在檔案管理工作中也缺乏必要的監(jiān)督和制約機制。很多福利院在檔案管理過程中都是由工作人員直接對其進行管理，使得檔案管理工作缺乏必要的監(jiān)督和制約。由于沒有建立健全的檔案管理制度，也就無法對檔案管理工作進行有效監(jiān)督和控制。因此，要想從根本上解決福利院檔案管理中存在的問題，就需要制定一套科學合理、操作性強、具有一定針對性和指導性的檔案管理制度，只有這樣才能保證福利院檔案工作順利開展。

2.4 缺少有效的監(jiān)督與約束機制

在福利院檔案管理工作中，由于缺乏有效的監(jiān)督與約束機制，導致一些福利院存在著檔案管理不規(guī)范、資料保存不完整、歸檔不及時等問題。一些福利院雖然對檔案管理工作制定了相應的規(guī)章制度，但是由于執(zhí)行不力，導致這些規(guī)章制度形同虛設。此外，由于監(jiān)督與約束機制的缺失，導致一些福利院工作人員對于檔案管理工作存在著不同程度的認識偏差。有些福利院工作人員認為檔案管理工作沒有太大作用，在日常工作中不重視檔案管理工作；有些福利院工作人員認為檔案管理只是對以前的資料進行簡單的整理歸檔，沒有什么價值；還有一些福利院工作人員認為檔案管理就是單純的整理歸檔，并沒有其他方面的作用。這些問題導致很多福利院的檔案管理工作都沒有得到嚴格落實，不僅造成了資源的浪費，還對檔案管理工作造成了不良影響。因此，必須加強監(jiān)督與約束機制建設。

2.5 信息化建設水平較低

信息化建設水平是衡量一個國家現(xiàn)代化水平的重要標志，也是社會發(fā)展和進步的重要標志。在信息化時代，檔案管理工作實現(xiàn)信息化，可以提高效率，減少人力資源浪費。但是從目前我國各大福利院的檔案管理工作來看，信息化建設水平較低。一些福利院雖然配備了計算機設備，但是由于計算機硬件配置較低，導致計算機在處理大量信息時效率不高。

3 提高福利院檔案管理規(guī)范化標準化的有效措施

3.1 樹立檔案管理意識，增強檔案管理工作人員的責任感

在福利院的檔案管理中，檔案管理人員是管理者和實施者，其素質(zhì)和能力對整個工作的順利進行有著直接影響。因此，福利院要加強對檔案管理工作人員的培訓，提高其綜合素質(zhì)，增強其責任感。根據(jù)《中華人民共和國檔案法實施辦法》第十一條規(guī)定：檔案管理員要積極開展檔案利用，及時、準確、迅速地提供各種檔案，為本單位各項工作和領(lǐng)導決策服務；做好檔案統(tǒng)計工作和利用效果反饋記錄。此外，在對檔案管理人員進行培訓時要從各方面嚴格把關(guān)，尤其是要提高其思想意識，讓其充分認識到檔案管理工作的重要性。另外，在對檔案管理人員進行考核時要制定嚴格的考核制度，對其工作進行量化和細化。同時還可以通過開展獎懲制度來提高檔案管理人員的工作積極性和責任心，通過這種方式可以有效地提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

3.2 加強檔案管理制度標準化建設，使之更加規(guī)范化

福利院檔案管理的規(guī)范化、標準化需要通過制度來保證。所以福利院應當建立健全檔案管理制度，以確保檔案管理工作的順利開展。首先，建立檔案管理標準體系，這是實現(xiàn)福利院檔案規(guī)范化、標準化的前提。因此，可以依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和標準制定出一套完整、科學的檔案管理標準體系，并對其進行科學合理地分類，保證在檔案管理的各個環(huán)節(jié)都有法可依。其次，通過完善福利院檔案管理制度，使之更加規(guī)范化、標準化。福利院要嚴格按照國家相關(guān)標準體系建立健全各項規(guī)章制度，確保各項工作都有規(guī)可依。

3.3 提高檔案管理人員素質(zhì)，提升工作人員業(yè)務水平

福利院的檔案管理工作離不開檔案管理人員的努力，只有提高檔案管理人員的業(yè)務水平，才能夠更好地服務于福利院。因此，相關(guān)部門應當在這方面投入更多的精力，加強對檔案管理人員的培訓，定期對工作人員進行專業(yè)培訓和業(yè)務學習，以保證他們能夠滿足社會發(fā)展的需要，真正做好檔案管理工作。此外，相關(guān)部門一方面可以通過完善考評機制，將考評結(jié)果與職工的績效工資相掛鉤，以此來激發(fā)工作人員的積極性和主動性。另一方面，注重對工作人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)和提升，鼓勵工作人員學習一些現(xiàn)代化信息技術(shù)，讓他們能夠在工作中不斷提升自身能力和水平。除此之外，還應該讓他們了解檔案管理工作中存在的困難和問題，以便及時解決問題。

3.4 注重檔案基礎設施建設，保證檔案資料的齊全完整

福利院檔案管理工作是一項長期而繁瑣的工作，因此必須要注重基礎設施建設，只有保證檔案資料的齊全、完整，才能夠保證檔案管理工作的正常開展。因此，在實際工作中，要積極對檔案基礎設施進行建設和完善，以保障福利院各項工作的開展。要建立相應的檔案室，這是做好檔案管理工作的基礎。在建設檔案室時，要注意以下幾個方面：一是要選擇合適的地方作為庫房；二是在庫房里設置專門的檔案盒，并且要保證檔案盒整潔干凈；三是要安排專人負責檔案管理工作，確保檔案資料能夠得到妥善保管；四是要配備相關(guān)的檔案管理設備；五是建立相應的安全管理制度，保證在檔案管理過程中不出現(xiàn)任何問題。通過對這些方面進行建設和完善，能夠讓福利院檔案管理工作具備更加良好的條件和基礎，從而為福利院各項工作開展提供更加有力的保障。

3.5 加強檔案管理信息化建設，不斷提升檔案的利用價值

當前，信息技術(shù)已全面融入社會發(fā)展中，并且為經(jīng)濟發(fā)展帶來了巨大的影響。福利院檔案管理信息化建設是當前時代發(fā)展的必然要求。隨著社會的不斷進步，福利院檔案管理工作也需要隨之做出相應調(diào)整。當前，福利院的檔案管理工作主要是以紙質(zhì)形式存在，但是紙質(zhì)文件易損壞，難以長期保存，而且信息共享率較低。因此要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理的信息化、現(xiàn)代化。首先，要建立健全福利院檔案管理信息化系統(tǒng)，不斷提升其管理質(zhì)量和水平；其次，要重視對計算機及網(wǎng)絡技術(shù)的應用，為檔案管理信息化建設提供技術(shù)支持；再次，要加大對檔案管理人員的培訓力度，讓其認識到檔案信息化建設的重要性以及必要性；最后，要積極探索新的檔案管理模式，不斷創(chuàng)新發(fā)展，最大程度地發(fā)揮出檔案資源的價值和作用。只有這樣才能保證福利院各項工作順利開展。

3.6 加強信息安全保障，切實保護好檔案安全

福利院檔案是記錄福利院發(fā)展歷程和歷史的重要資料，是我國社會福利事業(yè)發(fā)展的重要成果，在整個社會中具有很大的影響力。因此，在信息時代背景下，必須要加強信息安全保障。首先，要建立健全檔案安全制度，對檔案管理人員進行相關(guān)專業(yè)的培訓，使其具備良好的思想政治素質(zhì)、職業(yè)操守、工作能力和專業(yè)水平。其次，要對檔案材料進行嚴格管理，將其妥善保管在專門的檔案室中，并建立完善的檔案室溫濕度記錄和監(jiān)控系統(tǒng)，使其能夠保持良好的運行狀態(tài)。同時，還要定期對檔案室進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，及時更換一些老化及損壞的設施設備。最后，要定期對檔案進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)檔案中存在的問題并加以解決，確保檔案安全。

4 結(jié)語

隨著我國社會福利事業(yè)的不斷發(fā)展，福利院在其發(fā)展過程中產(chǎn)生的檔案資料也越來越多，檔案管理工作對福利院各項工作的開展也顯得尤為重要。福利院要充分認識到檔案管理工作的重要性，把檔案管理作為一項基礎性工作來抓，不斷強化員工對檔案管理的重視，加大對檔案管理人員培訓力度，提高員工專業(yè)水平和職業(yè)素質(zhì)。福利院要制定科學合理的檔案管理制度，制定詳細的工作流程和操作規(guī)范。在日常工作中加強對檔案資料的收集、整理、歸檔、保管和利用等各個環(huán)節(jié)的把關(guān)。另外要充分發(fā)揮檔案館在福利院檔案管理中的作用，將其打造成具有特色的檔案館，為福利院各項工作提供有力保障，促進福利院各項事業(yè)順利發(fā)展。