測繪檔案信息化整理方式研究

李杰鴻

（泉州市規(guī)劃勘測研究院，福建 泉州 362000）

檔案整理是檔案管理工作的組成部分之一，主要強(qiáng)調(diào)對收集的檔案進(jìn)行分門別類、組成有序體系，以便于后續(xù)調(diào)取和使用，一般包括區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案分類、案卷封面編目、案卷目錄編制等內(nèi)容。測繪檔案是記錄測繪工作結(jié)果的各類檔案，通常包括文字、圖片，以及必要的視頻、信息化模型等，其價值較一般檔案更高，管理、整理工作的要求也更嚴(yán)格。常規(guī)的測繪檔案整理無法兼顧所有信息資源，尤其是模型資源，工作效率、管理質(zhì)量均存在一定缺陷。考慮到測繪檔案在資源管理、城鄉(xiāng)規(guī)劃管理等方面的重要作用，加強(qiáng)其整理工作較為必要。在此背景下，分析測繪檔案信息化整理的優(yōu)勢、方法，具有一定的現(xiàn)實意義。

1 傳統(tǒng)測繪檔案整理工作的不足

1.1 效率不高

傳統(tǒng)測繪檔案整理工作一般以紙質(zhì)檔案為直接對象，并通過計算機(jī)提供輔助，進(jìn)行一些非紙質(zhì)信息的整理、歸類和保存。紙質(zhì)檔案以文字信息和圖片信息為中心，整理的難度相對不高，熟練的工作人員也可以保證工作效率。但測繪檔案的內(nèi)容較多，信息化資源需要借助計算機(jī)或其他智能終端進(jìn)行整理和儲存，這意味著工作人員需要通過兩種方式分別進(jìn)行測繪檔案的整理，效率也因此下降。未使用信息化資源的情況下，測繪檔案的豐富性又會出現(xiàn)下降，整理工作、管理工作的綜合效益不高。

1.2 復(fù)用性差

測繪檔案的整理本質(zhì)上看屬于檔案管理的前置性工作，大部分測繪檔案需要在后續(xù)工作中頻繁調(diào)取、使用，以服務(wù)國土資源管理、城鄉(xiāng)規(guī)劃、商業(yè)開發(fā)等項目利用。傳統(tǒng)的測繪檔案整理模式下，檔案的復(fù)用性難以保證。如紙質(zhì)檔案完成整理后，上級部門要求本部門提交檔案用于測繪信息研究，需要本部門調(diào)取檔案并做好記錄，至上級部門處進(jìn)行提交。此過程消耗了一定時間，且如果檔案總量較大，查找和運輸也存在一定難度，復(fù)用的便捷性不理想。

1.3 管理難度大

從目的上看，檔案整理的目的在于對檔案進(jìn)行系統(tǒng)的分類，提升管理效率和質(zhì)量。作為檔案管理的前置性環(huán)節(jié)，檔案整理本質(zhì)上沒有脫離管理范圍，傳統(tǒng)的測繪檔案整理管理難度較大，是其主要不足之一。如早期測繪檔案尚未進(jìn)行信息化模型建設(shè)，檔案以文字、圖像為主，管理難度尚可，但應(yīng)用的價值有限。隨著技術(shù)進(jìn)步，測繪檔案中擁有了更多信息化模型、視頻等資源，這些資源需要與紙質(zhì)檔案分別進(jìn)行存儲、整理，工作難度有所增加。后續(xù)的管理工作也因此更趨復(fù)雜，需要工作人員投入更多精力進(jìn)行信息更新、建庫，管理難度增加。

2 測繪檔案信息化整理的優(yōu)勢

2.1 工作效率較高

測繪檔案信息化整理的基本優(yōu)勢在于工作效率較高。如在針對山區(qū)地形地貌、植被覆蓋情況、水文信息進(jìn)行測繪后，生成的資料分為文字、圖片、視頻和模型等類別，可對其進(jìn)行信息化加工，將文字、圖片等傳統(tǒng)資源整理到一個文件包中，將視頻和模型等資源整理到另一個文件包中，兩個文件包均以數(shù)字化形式存在。生成基礎(chǔ)檔案后，可快速利用信息化方式進(jìn)行全宗區(qū)分、完成案卷封面編目和目錄編制，無需在單獨組織紙質(zhì)檔案和信息資源的分別處理，整理工作的效率得到提升。其他環(huán)節(jié)、其他方面的工作也可在此思路下得到優(yōu)化，顯著提升檔案整理以及檔案管理工作的效率。

2.2 便于組織信息復(fù)用

測繪檔案信息化整理對于信息復(fù)用也具有直接的優(yōu)化作用。采用信息化方式完成整理的檔案，其歸類、分宗、編目工作并未出現(xiàn)本質(zhì)改變，但信息化模式能夠提升信息復(fù)用水平。測繪檔案信息化整理形成的結(jié)果也是信息化的，本單位、其他下屬單位需要提取、利用測繪檔案時，也可根據(jù)整理結(jié)果，利用信息化渠道完成信息交互、檔案輸送，測繪檔案的復(fù)用價值和便捷性更高。如上文所述的檔案調(diào)用工作，工作人員可根據(jù)檔案整理結(jié)果，快速調(diào)取上級部門所需要的檔案，利用信息化渠道將原始信息、結(jié)構(gòu)化信息以及檔案完本快速提供給上級部門，工作可以在短時間內(nèi)完成。

2.3 管理便捷

測繪檔案信息化整理沒有脫離檔案管理基本范圍，以信息化手段組織檔案整理，能夠為整體管理工作提供更多幫助。如上文所述的不同資源的管理，以信息化整理為思路，傳統(tǒng)紙質(zhì)資源、現(xiàn)代信息化資源可以集中利用信息技術(shù)進(jìn)行處理，形成一個獨立的文件包，以數(shù)字化形式存儲于數(shù)據(jù)庫中，管理工作的前置性環(huán)節(jié)可以在較短時間內(nèi)完成。有檔案更新、調(diào)用等需求時，信息化檔案也可以保證其便捷性，無需反復(fù)查看海量資料進(jìn)行信息甄選。此外，信息化檔案不需要考慮存儲區(qū)域濕度、溫度等因素破壞，整理工作便捷快速，對應(yīng)的檔案管理工作質(zhì)量也得到保證、提升。

3 測繪檔案信息化整理的方法

3.1 建立標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)系統(tǒng)

測繪檔案信息化整理以標(biāo)準(zhǔn)化的作業(yè)系統(tǒng)為基礎(chǔ)，該系統(tǒng)主要強(qiáng)調(diào)以信息化技術(shù)支持各環(huán)節(jié)工作，測繪檔案整理的大部分環(huán)節(jié)自線下轉(zhuǎn)移至線上。系統(tǒng)的基本結(jié)構(gòu)以及各結(jié)構(gòu)之間的關(guān)系如圖1所示。

圖1 測繪檔案信息化整理作業(yè)系統(tǒng)

對圖1所示系統(tǒng)進(jìn)行分析，可發(fā)現(xiàn)其主要分為4個部分，即執(zhí)行一端、信息化整理結(jié)構(gòu)、遠(yuǎn)程端和數(shù)據(jù)庫。其中執(zhí)行一端即各類測繪終端，包括無人機(jī)、遙感設(shè)備、地面工作站等，上述終端共同執(zhí)行測繪任務(wù)，并生成原始測繪檔案。信息化整理結(jié)構(gòu)對原始測繪檔案進(jìn)行整理，完成建（歸）類，包括區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案分類、案卷封面編目、案卷目錄編制等工作，之后將完成整理的信息化檔案存入數(shù)據(jù)庫中，以備后續(xù)管理、更新和復(fù)用。遠(yuǎn)程端可參與數(shù)據(jù)庫管理，通過程序設(shè)置等方式，完成對信息化工作的科學(xué)控制，以清晰的計算機(jī)邏輯完成測繪檔案信息化整理。

3.2 確定整理標(biāo)準(zhǔn)

完成標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)系統(tǒng)建設(shè)后，為保證測繪檔案信息化整理的質(zhì)量，還應(yīng)確定整理工作的具體標(biāo)準(zhǔn)，一般由計算機(jī)負(fù)責(zé)執(zhí)行，通過人員對程序的編寫提供邏輯支撐。如檔案的歸類，可采用封皮信息分析法精準(zhǔn)、快速地進(jìn)行。

包括測繪檔案在內(nèi)，其封皮信息主要包括全宗名稱、類目名稱、案卷題名，以及檔案入庫時間、保管期限、件數(shù)、頁數(shù)、歸檔號等等。可設(shè)定關(guān)鍵詞辨析模式，以“測繪項目”“項目地址”“時間”等作為關(guān)鍵詞要素，借助信息化手段對檔案封皮信息進(jìn)行掃描，獲取“測繪項目”“時間”等重點信息，并根據(jù)系統(tǒng)默認(rèn)記憶進(jìn)行對照，確定掃描對象的類別歸屬，快速完成檔案整理的歸類環(huán)節(jié)工作。其他環(huán)節(jié)也采用類似方法，發(fā)揮信息化技術(shù)、自動化設(shè)備的優(yōu)勢，將傳統(tǒng)需要人工完成的工作交由機(jī)械設(shè)備完成，只要程序（工作標(biāo)準(zhǔn)）科學(xué)可靠，測繪檔案的信息化整理效率和質(zhì)量也能得到保障。

3.3 明確整理流程

在標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)系統(tǒng)建設(shè)完成且整理標(biāo)準(zhǔn)得到明確后，還需要加強(qiáng)整理流程的管理，確定測繪檔案整理工作的各個環(huán)節(jié)以及其先后順序，并利用PLC邏輯控制等技術(shù)手段，確保信息化整理工作高效有序。按照一般要求，測繪檔案的整理可包括如下幾個環(huán)節(jié)：檔案分類；檔案組合；檔案排列；檔案編號；檔案編目；檔案存儲。

信息化整理模式下，按照上述環(huán)節(jié)的先后順序進(jìn)行整理，通過計算機(jī)完成控制程序的編寫，測試其無異常后，投入到信息化整理工作中。按照圖1所示模式，可發(fā)現(xiàn)測繪檔案信息較為復(fù)雜，如多臺無人機(jī)同步傳輸了測繪數(shù)據(jù)，需要做好邏輯控制，保證信息化整理有序進(jìn)行。應(yīng)利用PLC邏輯控制設(shè)備，分別控制不同信息的傳輸，使其能夠按預(yù)設(shè)程序接受整理，形成一定的時間差或傳輸信道差，避免信息互擾的同時，使其能夠逐一完成整理歸類，保證信息化整理流程管理質(zhì)量。

3.4 建設(shè)數(shù)據(jù)庫

測繪檔案信息化整理仍屬于檔案管理工作大范圍內(nèi)，為保證檔案復(fù)用、管理方面的便捷性，應(yīng)在測繪檔案信息化整理完成后提供完善的存儲服務(wù)，建議采用分層數(shù)據(jù)庫為檔案存儲提供支撐。

分層數(shù)據(jù)庫主要根據(jù)測繪目標(biāo)特點建立層次。以一般意義上的國土資源測繪為例，應(yīng)建設(shè)至少3個層次的數(shù)據(jù)庫。第一層次為主界面，提供數(shù)據(jù)庫的入口，操作者可點擊數(shù)據(jù)庫入口進(jìn)入數(shù)據(jù)庫第二層界面，第二層界面為地域界面，即本地各區(qū)域的測繪檔案分庫，包括A縣、B區(qū)等。第三層界面為時間界面，包括2022年測繪檔案、2018年測繪檔案等。如果本地測繪檔案數(shù)目較多且較為細(xì)致，還可以設(shè)定第四個層次數(shù)據(jù)庫，在時間分庫下設(shè)分區(qū)數(shù)據(jù)庫，包括A縣X鎮(zhèn)、A縣B鄉(xiāng)等，進(jìn)一步提升數(shù)據(jù)庫建設(shè)的精細(xì)化水平。數(shù)據(jù)庫建設(shè)不直接影響測繪檔案信息化整理質(zhì)量，但可以提升測繪檔案管理一體化水平，使整理和存儲工作均可以在信息化模式下有序開展。

4 測繪檔案信息化整理的展望

4.1 智能化

測繪檔案信息化整理將呈現(xiàn)出更高的智能化水平，一些當(dāng)前尚不能自動進(jìn)行的整理工作，未來可以在智能化技術(shù)的支持下快速開展，進(jìn)而進(jìn)一步削減測繪檔案信息化整理的難度，提升工作效率和質(zhì)量。如測繪檔案封皮信息的掃描，當(dāng)前部分地區(qū)依然依賴傳統(tǒng)掃描儀獲取檔案封皮信息，效率有待提升，未來可以利用計算機(jī)軟件進(jìn)行智能識別，信息化檔案建設(shè)初步完成后，利用計算機(jī)內(nèi)置的識別軟件進(jìn)行掃描，完成封皮信息的讀取，并隨之完成分類判斷等一般性整理。即便在遠(yuǎn)程管理模式下，也可以利用其他計算機(jī)完成智能化的信息辨識，或利用信息化手段快速進(jìn)行待整理檔案的傳遞，再借助智能化手段進(jìn)行信息分析和整理，提升測繪檔案信息化整理工作的效率、質(zhì)量。

4.2 聯(lián)動性

聯(lián)動性是指未來測繪檔案信息化整理將強(qiáng)調(diào)多技術(shù)聯(lián)用，以信息化整理為中心環(huán)節(jié)，在一般性的自動化管理、自動化存儲基礎(chǔ)上，引入大數(shù)據(jù)分析、建模重加等技術(shù)，優(yōu)化檔案管理、檔案整理活動的綜合水平。以大數(shù)據(jù)分析為例，本地組織測繪且生成檔案后，利用信息化手段進(jìn)行整理，整理過程中，由計算機(jī)調(diào)取同地區(qū)此前各年份的測繪資料，快速利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，評估歷年測繪信息的差別，生成具有結(jié)構(gòu)化特點的數(shù)據(jù)結(jié)果，如森林覆蓋率變化、水文信息變化、耕地面積變化等，通過測繪檔案信息化整理階段的技術(shù)聯(lián)動，為本地管理工作提供更多幫助。

4.3 容錯容災(zāi)機(jī)制

容錯容災(zāi)機(jī)制包括兩個方面內(nèi)涵，一是測繪檔案信息化整理過程中，對錯誤信息的辨識和處理能力，二是測繪檔案信息化整理過程中，對一些嚴(yán)重破壞的應(yīng)對能力。容錯機(jī)制方面，可利用信息技術(shù)改善對測繪檔案信息的辨識能力，尤其是一些具有較高價值的信息。如本地測繪結(jié)果表明耕地面積為33 333.33 hm2，系統(tǒng)在對此檔案進(jìn)行信息化整理時，發(fā)現(xiàn)此前一年本地耕地面積為30 000 hm2，前后兩年差異較大，可由系統(tǒng)發(fā)出提醒，對照數(shù)據(jù)是否存在錯誤，如果系統(tǒng)內(nèi)已有資料表明本地耕地面積為30 333.33 hm2，可由系統(tǒng)直接完成“33 333.33 hm2”信息的修正，完成測繪檔案信息化整理容錯處理。容災(zāi)機(jī)制與此不同，主要強(qiáng)調(diào)在常規(guī)工作系統(tǒng)之外，額外建立測繪檔案信息化存儲體系，每日或每周對常規(guī)工作系統(tǒng)中測繪檔案進(jìn)行備份，即便常規(guī)工作系統(tǒng)損壞、信息丟失，也可以利用備份體系快速進(jìn)行數(shù)據(jù)庫重建，保證測繪檔案信息化整理結(jié)果的安全性。

5 結(jié)論

綜上所述，測繪檔案信息化整理具有一定優(yōu)勢，可在未來工作中加以推行。當(dāng)前，測繪檔案整理工作的不足較多，包括效率不高、復(fù)用性差、管理難度大等，測繪檔案信息化整理具有高效率、高復(fù)用性和管理便捷等方面的優(yōu)勢，可以應(yīng)對上述問題。其具體運用過程中，要求首先建立標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)系統(tǒng)、確定整理標(biāo)準(zhǔn)，在此基礎(chǔ)上明確整理流程，最后還應(yīng)加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)。未來測繪檔案信息化整理將更趨智能化，強(qiáng)調(diào)技術(shù)聯(lián)動和容錯機(jī)制建設(shè)，優(yōu)化測繪檔案的總體管理水平。