新時代檔案開放管理新發展

寧芳

創新型發展已經成為我國發展的重要主題，任何行業、任何領域都要進一步提升自主創新能力。檔案管理對任何單位來說都是最重要的工作內容之一，其中檔案的深度開發利用已經成為當今社會共享資源的重要方式。因此，各單位需要加大檔案的開放力度，充分利用檔案的價值，結合信息化技術提升檔案的應用價值，推動檔案的創新發展。現主要基于信息化、數字化、智能化背景，對檔案開放路徑等方面的內容進行探討，以期為人們提供借鑒。

對已有資源進行深度開發、利用以及共享已經成為重要的資源利用方式。對檔案進行深度的開發利用可以進一步提升檔案資源利用率，最大程度地發揮檔案資源的價值。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中對檔案開放的相關內容進行了闡述；同時，2020年全新修訂的《中華人民共和國檔案法》中也對檔案開放作出了明確的規定，強調要進一步提升檔案開放的力度、增強其利用服務能力。近年來，我國的現代化技術飛速發展，在此背景下，檔案管理工作也需要進行創新。隨著數字化技術在檔案管理工作中的應用，檔案管理部門也需要積極探究數字化背景下檔案開放的創新路徑和方法。

數字化環境下檔案管理工作的特征

近年來，我國的信息化、數字化技術飛速發展，其應用領域也不斷擴展，信息化建設已經進入智慧化階段。在此背景下，高校的檔案信息化建設發展迅速，在促進院校各學院之間的信息共享、完善相關資源配置、加快學院建設等方面都發揮了積極的作用。高校在充分利用數字化技術提升建設水平、優化學院環境的同時，也面臨著一系列風險，如云安全、數據安全、物聯網安全等方面的問題。

檔案信息處理具有高效性特征

隨著高校改革不斷深入發展，在檔案管理過程中，高校不但要使內部相關的教育機構積極參與其中，同時也要充分分析教職人員以及學生的相關需求。在此背景下，高校需要在檔案管理方面不斷創新發展，有效提升管理質量及效率，增加檔案管理的多元性，進一步加快檔案管理的數字化、智能化建設，確保檔案信息收集的及時性以及處理的時效性，這也為檔案開放打下了良好的基礎。

檔案信息存儲呈現出顯著的數字化特征

檔案信息化是檔案發展的必然趨勢。傳統的檔案管理是以紙質資料、照片、錄音、錄像等作為載體，以手工操作為主的檔案管理方式，其工作量巨大，步驟煩瑣，檔案信息資源得不到充分利用，很大一部分被閑置甚至浪費。隨著現代化管理技術和設備的引進，特別是計算機、光盤、縮微、多媒體等技術的發展為檔案管理的現代化建設提供了良好的環境，檔案管理工作也在向著智能化方向轉變，智能化檔案管理以及應用方式能夠進一步提升檔案管理的效率，有利于檔案的開放利用。

檔案信息資源呈現出顯著的多元化特征

對于信息化時代的檔案管理工作來說，其要以信息共享平臺為基礎，通過平臺對信息進行匯總和管控，從而進一步提升檔案的價值。同時，在信息多元化的時代背景下，檔案管理工作也呈現出多元化的特征，但是要想提升檔案管理工作效率，提升檔案的利用率以及價值，就要加快信息化、數字化建設，將其充分融入檔案管理工作中，從而為擴大檔案開放范圍建立起安全的環境。

當前檔案管理開放面臨的問題

對檔案管理開放工作重視程度不足

當前很多單位都將管理的重心放在業務方面，而對檔案的重要性和檔案利用的重視程度不足。一般情況下，高校的檔案管理工作主要是由相關行政管理人員負責的，主要采取兼職的方式，并沒有設置固定的崗位以及部門。這種較為松散的管理方式沒有營造出適合檔案開放的環境，限制了檔案的深度開放和利用。

很多數據信息沒有及時收集存儲

在信息化和數字化時代，數據信息增長的速度非常快，要想完整、全面、及時地獲取相應的數據信息，不但需要消耗大量的人力和物力，而且也要通過多元化的信息統計方式以及數據處理方式來確保所獲取信息的準確性、時效性。但是海量的數據信息必然會占據大量存儲空間，在收集存儲數據信息時也要充分考慮數據信息的安全性等問題。

信息化平臺建設缺失，檔案開放利用存在諸多限制

雖然信息化、數字化建設速度越來越快，但是高校的信息化檔案管理平臺建設需要循序漸進。對于高校來說，其需要通過不同的渠道、不同的方式逐漸轉變檔案管理人員的思想觀念，從而有效提升檔案管理和利用的效率。但是一些工作人員目前還缺少應用網絡技術的意識，其對網絡信息化平臺缺少足夠的認識，這導致檔案信息化管理工作過程中展現出了一系列問題。除此之外，一些管理人員仍秉持舊有的檔案管理理念，無法很好地促進檔案的開放利用。

新時代背景下檔案開放路徑

不斷完善相關法規，營造檔案開放的法治環境

首先，必須明確檔案開放過程中各部門的責任。要理順檔案開放中涉及的內容，對有關單位的檔案開放工作進行協調、監督和考核。

其次，進一步健全檔案管理程序。要不斷完善檔案的管理程序，對各方的權益進行協調，確保相關人員的訴求得到充分滿足。同時要確保程序的公開性、透明性，使其能夠受到各方的有效監督。

加大數字技術的應用力度，確保檔案開放的安全性

第一，隨著信息技術的快速發展，檔案管理智能化水平也不斷提升。在檔案開放過程中要加強區塊鏈、加密、關鍵詞庫等智能技術的應用，同時以人工審核的方式為輔助，對檔案中所包含的敏感詞進行標記，以在檔案開放時進行提示，從而避免檔案開放時敏感信息的泄漏。

第二，不斷完善信息化平臺建設，加大信息共享力度。一方面，在建設信息化管理平臺的過程中，需要一些專業技術人員的支持，從而確保信息化管理平臺的有效性，并以此為基礎建立起更加科學、更加先進的信息化管理系統；另一方面，相關管理機構也要定期檢查，及時更新信息資源數據庫，同時不斷探索合適的管理方式，以及時發現影響檔案開放的干擾因素并進行修正，從而為檔案開放營造良好的環境和氛圍。

第三，在數字化背景下，智能化檔案信息管理至關重要。相關技術人員要采取有針對性的措施提升智能化信息管理系統的性能，從而為檔案開放以及檔案的有效利用提供便利。同時，相關工作人員也要利用網絡平臺對其內部的信息資源進行共享，從而為其他人員利用檔案提供便利。

第四，加強對網絡環境的監管，保證其安全性。要想進一步加大檔案開放的安全管理力度，可以通過利用更加多元、更具實用性的信息化安全防護技術建立起檔案開放利用的保護屏障，例如，電子文件封裝、條形碼等物理方面的安全技術手段。除此之外，也可以利用更先進的技術手段對檔案信息進行安全防護，如數據加密和備份、權限控制等。高校也要采取更具針對性的措施來完善計算機防火墻，加強安全保障。一方面，在收集相應資料的過程中應加大對檔案的安全管控力度，以最大程度降低由于計算機系統缺陷所造成的安全隱患；另一方面，要加強線上防護系統建設，提高其防病毒性能，定期對網絡中存在的漏洞進行詳細排查。除此之外，還要定期對系統進行優化升級，及時對系統中存在的缺陷進行修復，實現信息技術在高校檔案管理工作中的合理利用。

明確標準，提升檔案開放的審核效率

檔案開放面臨著一系列問題，例如檔案開放和保密問題、檔案開放和信息公開程度、人工和智能方面的關系等，需要針對這些問題建立開放鑒定糾錯機制、責任與懲罰機制等，并在此基礎上充分運用信息化技術，提高檔案開放審核效率，彌補人工審核的不足。

加強創新性管理，為企業檔案數字化轉型提供保障

第一，技術創新是檔案開放管理最重要的途徑，也是促進檔案開放的基礎條件。數字化、信息化時代下，在推動檔案開放的過程中要充分應用智能技術，促進檔案管理的創新發展。對于檔案的開放管理來說，信息化、數字化技術是創新性管理的驅動源泉，要利用智能技術加快紙質檔案向數字化檔案的轉變，從而為檔案開放創建良好的環境。

第二，確保檔案信息的客觀性和真實性是檔案開放的基本要求。因此，利用區塊鏈技術能夠實現對檔案真實性的管控，為檔案開放做好準備。要想確保所開放檔案信息的真實性，就必須確保檔案數據的安全，最大限度防止檔案數據被隨意篡改和破壞。而利用區塊鏈技術可以保證檔案數據信息的安全。傳統的電子檔案身份驗證工作較為煩瑣，并且必須進行現場驗證，這為申請人帶來了困難。而區域鏈技術可以將個人信息做成加密私鑰，只需出示加密私鑰即可直接進行信息整合，最大程度上優化了運行效率，減少了資源浪費。學生通過輸入證書編號，即可直接進入檔案平臺，可以更加便捷地獲取相應的檔案信息，極大地優化了查詢驗證工作。這種方式徹底轉變了舊有的檔案管理模式，使檔案數據更具活力。應用區塊鏈技術能夠保證檔案文件從獲取到應用整個過程的真實性、可靠性。

第三，在檔案開放的過程中，確保檔案數據的安全性、可靠性是最為關鍵的內容。檔案管理系統在數字化時代為組織提供了高效、便捷的檔案管理和存儲方式。然而，隨著數字化檔案數量的不斷增加，安全性和保密性開始成為管理者關注的重要問題。在檔案管理系統中，確保檔案的安全性和保密性至關重要，可以保證敏感信息不被泄露。檔案信息化的前提是加大對檔案管理工作的軟硬件建設投入，規范運行管理制度，建立健全制度體系，完善安全保障機制，制定統一的、標準的規范體系。

隨著科技的快速發展，檔案管理也應加快轉型發展，進一步加大檔案的開放力度，轉換管理思路和模式。但是檔案的管理涉及多方面內容，尤其是在高價值非結構化檔案的開放過程中，更要積極引入數字化技術來保障檔案開放的安全性，利用創新性管理模式加強檔案管理部門與其他部門的深度協作，促進檔案管理創新。

（作者單位：懷化學院文學與新聞傳播學院）