成人教育檔案管理信息化討論

王芬香

[摘 要]現階段我國成人教育工作的頭緒多、業務種類復雜、工作任務繁多，上述工作特點令從事成人教育檔案管理的相關人員陷入工作有效性提升的困境。本文以成人教育檔案管理信息化為研究內容，從當前成人教育檔案管理現狀及問題的分析入手，闡述信息化管理對提升成人教育檔案管理有效性的意義，并以此為基礎，分析成人教育檔案信息化管理的發展趨勢，以供相關人士參考。

[關鍵詞]成人教育；檔案管理；信息化

在成人教育工作中，檔案管理占據重要地位，數據量大、數據種類多、數據整理工作難等工作現狀令成人教育檔案管理系統的改革與創新迫在眉睫。新課程改革要求實施以來，成人教育院校在檔案管理方面開始引入現代化信息技術手段，通過網絡化、電子化、數字化的信息化檔案管理模式的運行，明顯提升了成人教育檔案管理工作的效率。

一、基于成人教育檔案管理現狀看信息化管理模式的意義

首先，信息化管理模式與成人教育檔案管理的結合，明顯提升了檔案信息文件的歸檔速度以及效率。傳統非信息化的檔案管理工作的完成大部分依靠人工操作，其在速度上、效率上都具有非常明顯的局限性，面對復雜、多樣的成人教育檔案管理工作，缺乏信息化技術支持的管理模式，呈現出低效狀態，這一現象對于成人教育檔案管理工作在現代化社會環境中的發展造成負面影響。而信息化技術手段對該領域工作速度的提升以及工作效率的改善，恰恰扭轉了這一不良局面。基于成人教育體系的檔案管理工作內容中，匯總、整理、開發利用等相關環節的進行，憑借信息化手段的應用而變得快速、準確。可以說，信息化的檔案管理模式不僅意味著管理手段的革新，更帶動了不同組織之間檔案信息資料的及時共享與告訴傳遞。以河南省教育廳在成人教育檔案信息化管理的創新舉措為例，其在各個高校成人教育管理部門之間通過建立QQ服務群的方式為各部門工作人員的工作與模式應用提供了方便指導，提升了該省高校成人教育檔案管理的整體效率。此外，信息化管理理念的引入，令成人教育檔案管理工作逐漸向專業化管理方向發展，這一發展趨勢迎合了現代社會的發展目標，目前國內多地多所高校越來越重視專業化檔案管理軟件在教務管理中的應用，這一良性發展局面是值得人們欣慰的。

其次，信息化管理模式令成人教育檔案管理工作形成網絡，方便不同高校之間相關工作信息的即時共享與傳遞。從機構性質角度看，成人高校教育管理部門具有半封閉性，其內部設立了包括學生管理科室、教學管理科室在內的多個教務必備部門，其負責多樣性的檔案管理工作內容。成人教育檔案管理需要處理的資料包括課程安排、學生管理、活動記錄、教材管理、考試安排、教學督導等等。不難看出，上述資料的歸檔管理的完成不能緊靠相關教務工作人員來完成，還需要其他教育教學相關部門的共同協作。在信息化技術手段出現之前，為完成成人教育檔案管理工作目標，需要在多個不同部門之間來回溝通、交流，這種效率偏低的方式無形中增加了檔案管理信息歸檔工作方面的錯誤率。而信息化技術手段的出現，從技術角度提升了部門間資料整合、歸納的速度，保障了資料信息歸檔收集的效率。

再次，從市場環境變化分析角度可以看出，成人教育檔案信息化管理模式的出現是成人教育教學領域得以在不斷發展的社會環境中長期立足的必備條件。可以說，現階段國內各行各業均在大力倡導信息化體系建設，檔案事業自身的行業特征更是要求成人教育體系管理者將信息化管理模式深入滲透進該項教學管理工作中，才能保障成人教育行業在未來能夠順應時代發展的要求，在工作內容及工作目標實現方面得到創新性突破。

二、基于成人教育檔案信息化管理問題歸納闡述信息化檔案管理未來的發展

首先，成人教育檔案管理從業者們多數為傳統人工操作經驗較為豐富的教務教學工作人員，其對于現代化信息檔案管理模式的認同感不高、認知水平有限，導致其對于信息化檔案管理相關技術軟件的操作并不熟練。未來，為真正拓展成人教育檔案管理電子化的發展范圍，需要引進具備較高信息化檔案管理知識層次的綜合型人才，在技術層面提升成人教育信息化檔案管理人員的整體素質水平。這里提到的技術，不僅僅局限于一般計算機操作，還需要包括必要的管理工作計算機軟件開發能力、信息處理能力以及現代化設備使用能力。

其次，電子化、網絡化、信息化檔案管理工作的順利實現需要參與者具備基本的、對信息化檔案管理模式的重視程度。然而，現階段我國成人教育檔案管理工作者們對于此議題的重視水平亟待進一步提升，否則將會嚴重影響成人教育檔案管理信息化建設的速度。成人教育區別于普通教育的特征在于其對學習者實踐應用能力的培養、訓練程度更強，然而現階段大部分人將成人教育看做普通教育的附屬品，導致相關成人教育檔案管理從業者對于自身工作的重要性缺乏基本認識。因此，為提升成人教育檔案信息化管理模式未來的能效發揮，需要通過知識培訓、理論講座等多元化方式提升相關從業者對于信息化檔案管理工作的重視程度。

再次，現階段應用于國內成人教育檔案管理的信息技術系統雖然具有通用性，但卻在各個學校之間的針對性、差異性方面表現欠佳。由于不同學校的成人教育系統特征之間存在差異，因此，未來需要相關學校引進技術水平有所保障的技術團隊為學校量身定做有自身學校特色的成人教育檔案管理軟件系統。

三、結語

近年來我國信息化革新的發展，帶動了各行業信息化轉型，其中，成人教育檔案管理工作受到信息化轉型的影響，表現出了良好的發展勢頭。在工作效率提升、工作準確性保障、工作互動性改善等方面，信息化檔案管理模式均體現出優質的應用效果。由此可以合理推測，今后我國對于成人教育信息化檔案管理體系建設的力度勢必會加大，以進一步推進成人教育教務相關工作的創新發展。

參考文獻：

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