科研電子檔案管理標準體系研究

康茵

關鍵詞：電子檔案，管理，標準

0 引言

做好電子文件歸檔和電子檔案管理工作，是檔案管理面臨的重要課題。目前中石化石油化工科學研究院有限公司（以下簡稱石科院）科研電子檔案管理的有關規章制度還不明確和完善，檔案數據信息還不齊全規范等，制約了科研電子檔案的檢索、利用及管理。本文從科研電子檔案制度建設、科研電子檔案的歸檔范圍、科研電子檔案管理機制等方面探討科研電子檔案管理模式，提出未來石科院電子檔案制度建設框架及科研電子檔案歸檔和管理模式。

1 石科院電子檔案管理工作現狀

目前石科院檔案信息化標準規范相對滯后，電子檔案全文的收集、保管和提供利用等方面工作尚處于起步階段。石科院科研檔案數據是以課題制形式進行收集和管理，數據分散于“科研課題”“科研綜合”“成果檔案”等數據庫中，數據管理還不能做到系統、完整、規范，從而影響檔案數據的深度挖掘和利用價值。隨著信息化的發展，產生了大量的電子文件，石科院面臨著如何管理好電子文件的挑戰。

1.1 電子檔案標準規范

要實現電子檔案新型管理模式，需要有統一的管理體制、統一制度、統一規范、統一要求，使之管理流程程序化、標準化、制度化[1]。近年來，國家和地方相繼出臺了不少電子文件管理方面的政策文件，對檔案工作體制機制完善、單位內部管理制度、信息化建設、電子文件歸檔流程、電子檔案管理等多個方面都作出了規定和要求[2]。目前石科院對于電子檔案的移交、接收與管理缺乏經驗，尚未形成一套成熟的接收標準和管理機制。接收標準和管理機制不成熟完善，后續的電子檔案接收和管理會出現接收錯誤、管理混亂、無據可依的情況，影響電子檔案的收集收全[3]。

1.2 電子檔案歸檔范圍

（1）S-Zorb科研電子檔案歸檔內容

中國石化于2007年引進美國康菲公司的S-Zorb成套技術，接收了S-Zorb專項技術電子檔案。從整體看康菲公司S-Zorb技術檔案顯現出成套技術檔案的特點，全部以電子文件形式構成S-Zorb技術項目檔案數據庫。實現了系統性、完整性、規范化管理，所有技術數據實行分類多級管理，在內容上包括由Z-Sorb向S-Zorb轉變的研發思路，小型、中型裝置的各項試驗，工業裝置的工藝、設備的設計、開工運轉和維修，各類商務文件、技術培訓文件等。在形式上包括試驗記錄和試驗數據匯總、會議記錄和聯系通知、研究報告、研究成果、專利、公開發表的文章報告、工作匯報函件及技術備忘報告等。文件分類中還特別設置了“個人研究成果”，整理收集了個人研究工作中產生的技術文件，即科研報告、技術開發中的信函文件等。

（2）石科院科研電子檔案歸檔范圍

通過和康菲公司科研文件歸檔內容對比可知，石科院科研文件歸檔內容缺少相應記述研發過程背景的文件材料，如準備階段的項目研究，包括市場調研、檔案查閱、研發思路等；在項目的研究階段，缺少個人技術研究結果與信函、技術備忘報告、對外演講、信息交流、專利和公開發表文章、會議記錄等反映研發整體過程的文件材料，造成前人或過去的所有經驗或教訓沒有完整保存下來，導致很多新開展的項目中很大部分工作還要從頭做起。石科院歸檔材料中雖然包含專利和公開發表文章清單，但缺少原文內容，使項目數據不系統、不完整，不利于日后的查閱利用。試驗記錄冊缺少原始數據材料，也缺少小試階段的試驗記錄文件；項目后續階段，缺少總結鑒定、成果申報獎勵和成果推廣等材料。雖然近幾年已開始重視科研課題管理后續材料的歸檔工作，但是由于后續材料的完成節點是在科研課題結題之后，后續材料的歸檔并沒有在石科院科研課題歸檔材料范圍中明確規定，致使科研項目的后續材料歸檔不能做到應歸盡歸。

1.3 科研電子檔案管理機制

目前石科院對科研檔案的管理是科研課題制，以某項科研課題為核心進行檔案的收集整理利用等。科研課題電子檔案數據分散于“科研課題”“科研綜合”“科研成果檔案”“專利檔案”等不同數據庫中。以科研課題為核心進行管理，會出現一個大科研項目從研發到工業應用整個過程中多次立項、簽署多份合同、多次鑒定、形成多個課題的現象，造成科研材料分散、檢索困難，或數據不全等問題。

2 新型電子檔案管理模式

2.1 標準規范

為了做好電子檔案移交接收及后續管理工作，石科院參考《企業電子文件歸檔與電子檔案管理指南》，編制了《科研電子文件歸檔和電子檔案管理要求》（簡稱《要求》），以國家前期已出臺若干規章制度和規范性文件為依據，以電子文件歸檔和電子檔案管理流程為主線，內容包括總則、管理體制、電子文件歸檔范圍與電子檔案保管期限表、電子文件歸檔管理的前端控制、電子文件收集、鑒定與整理，電子檔案存儲、保管、利用、處置等要求。

此外，石科院修改采用GB/T 18894-2016《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》，編制了石科院的《電子文件歸檔與管理規范》（以下簡稱《規范》），規定了在石科院科研活動中產生的，具有保存價值的電子文件的形成、積累、歸檔、保管、利用、統計的具體方法。《規范》根據石科院檔案工作的實際情況，編寫了石科院電子文件歸檔清單、電子檔案分類細目表、電子文件歸檔登記表、電子檔案格式轉換與遷移登記表、電子檔案銷毀登記表、電子檔案借（查）閱密級審批權限要求等。

《要求》和《規范》二者相互銜接，針對電子文件歸檔、電子檔案移交接收、電子檔案管理三個環節，對業務流程、數據存儲標準等進行了規范。

建立電子文件管理制度，進一步理順電子文件管理體制。在制度框架內明確基本的管理內容，在此基礎上才能提升電子檔案的管理質量。

2.2 歸檔范圍

對比康菲公司S-Zorb科研電子文件歸檔內容，提出未來石科院科研項目電子文件歸檔內容建議，見表1。

歸檔建議在原有歸檔范圍的基礎上，補充完善了研發過程背景材料的歸檔，如增加市場調研、檔案查閱、研發思路等內容；增加個人技術研究結果與信函、技術備忘報告、對外演講、信息交流、會議記錄等研發過程材料，增加歸檔專利和公開發表文章原文；試驗記錄冊強調原始試驗數據歸檔；明確項目后續階段的總結鑒定、成果申報獎勵和成果推廣等材料的歸檔，歸檔內容覆蓋科研項目全生命周期管理。

2.3 管理機制

按照S-Zorb專項數據庫的管理模式，科研項目包括該項目研究專業領域內反映全過程的各類文件，如各工作階段研究課題的提出、研發思路、目標、方法，各課題的試驗研發過程，成果的應用和推廣、工作過程記錄、會議講稿、發表論文、信息交流、研發報告、專利、關鍵設備開發過程記錄等。此外，S-Zorb項目檔案中包含“個人技術研究成果”。個人技術研究成果是過程數據的一種表現形式，既便于對個人工作業績進行評價，也有利于公司隨時了解掌握科研項目的工作狀況。康菲公司也非常重視該公司成果推廣的技術內容。成果推廣數據文件完整、詳細。在整個S-Zorb專項技術電子檔案數據中，成果推廣信息數據占據了大約30%。康菲公司的成果推廣信息數據最能體現該公司以超前的技術儲備和優質的服務所形成的全球化的業務體系特點。石科院電子檔案管理應對科研項目全生命周期的各類文件進行分類管理，特別應該重視科研項目成果推廣數據的收集和管理。

康菲公司S-Zorb專項數據庫的管理是以科研項目為核心，實現對成套技術檔案的分類多級管理，數據管理更加集中、系統、完整和規范，避免重復立項、重復鑒定、課題交叉重疊、材料分散等現象。S-Zorb專項數據采用樹型管理結構，一級管理目錄按業務管理分類，所有文件管理按業務或專業范圍逐級進行分類。采用樹型管理結構，有利于管理系統應用的規范、有序、高效，對石科院成套技術檔案分類多級管理具有很大的參考意義。

3 結語

科研檔案管理系統需要逐步完善系統建設方案，特別是加強和完善科研電子檔案制度建設。石科院的《科研電子文件歸檔和電子檔案管理要求》和《電子文件歸檔與管理規范》兩項制度明確了電子檔案管理的基本內容，二者在內容上相互銜接，互為補充，為做好電子檔案移交接收及后續管理工作奠定了基礎。

對比美國康菲公司S-Zorb專項科研電子檔案管理，提出未來石科院科研項目電子文件歸檔內容補充完善建議，使歸檔內容能夠較全面反映科研項目全生命周期過程。應重視研發背景材料、過程數據，特別是個人工作研究過程中產生的文件材料及科研項目后續階段形成的總結、成果推廣等材料的收集和歸檔。個人技術研究成果，其涉及的經驗和教訓對后續工作的開展意義重大。評議、鑒定、成果推廣和獎勵申報等科研項目后續階段數據是科研項目轉化為生產力、創造社會效益的重要體現。

科研電子檔案的管理模式建議建立科研項目制管理機制，形成一個完整、系統、動態的數據庫全生命周期管理模式，覆蓋個人技術研究成果，加大成果推廣數據信息的占比。按照業務或專業領域，對檔案逐級進行分類管理，有利于管理系統應用的規范、有序、高效。

探索適合石科院現狀的科研電子檔案歸檔和管理模式，確立電子檔案管理制度框架、補充完善科研電子檔案歸檔范圍、建立以科研項目為核心的多級分類管理機制，可以有效提高石科院科研檔案質量，促進檔案工作效率與管理水平的進一步提高。