高校人事檔案數字化建設

開展高校人事檔案數字化建設是提高檔案管理效率和質量的重要手段，也是推進高校管理現代化發展的重要舉措。高校可以通過以下策略推動人事檔案數字化建設：一是加強基礎設施建設，夯實檔案數字化建設基礎；二是推進技術應用與創新，提高檔案數字化建設水平；三是完善標準化與規范化體系，保障檔案數字化建設質量；四是加強信息安全管理，維護檔案數字化建設安全。

隨著信息化時代的到來，數字化技術在各個領域得到了廣泛應用，其中就包括檔案管理領域。在高校管理工作中，人事檔案管理占據著舉足輕重的地位。人事檔案記錄著高校人才的相關信息，是評價、選拔、任用高校人才的重要依據。所以，新時代環境下，如何提升人事檔案管理的質效成為高校當前亟待解決的重要問題。鑒于此，本文將目光聚焦于高校，就如何推進人事檔案數字化建設提出具體建議，以供借鑒。

關于高校人事檔案的基本論述

高校人事檔案

作為高校檔案的重要組成部分，人事檔案是記錄高校人才個人經歷、品德、才能、業績等各方面信息的載體。人事檔案不僅是高校對人才進行評價、選拔和任用的重要依據，也是高校發展的重要歷史記錄。

一般來講，高校人事檔案主要包含以下內容。

個人信息：包括高校相關人員的姓名、性別、出生日期、籍貫、政治面貌、婚姻狀況等個人基本情況。

學習經歷：包括高校相關人員的教育背景、學位授予情況、進修培訓經歷等內容，這些信息能夠反映高校人才的學術水平和專業能力。

工作經歷：記錄了相關人員在高校及其他單位的工作經歷，包括任職時間、職務崗位、工作職責等，這些信息可以作為評估人才工作經驗和能力的重要依據。

獎懲記錄：主要記錄了相關人員的獲獎情況以及違紀處分等相關信息，這些信息可以作為評價相關人員誠信度和品行的重要參考。

績效考核：主要記錄了相關人員的工作績效評估結果，包括考核成績、評價意見等，這些信息能夠在很大程度上反映高校人才的工作能力和業績貢獻。

加強人事檔案管理不僅能為高校管理部門了解人才的基本情況和工作表現提供便利，也能為高校作出合理的選拔任用決策提供重要的參考。

高校人事檔案數字化建設

高校人事檔案數字化建設是指將高校人事檔案的管理、存儲、查詢等工作進行數字化轉型，即利用現代信息技術對人事檔案進行處理和管理的過程。隨著數字化時代的到來，高校人事檔案數字化建設成為必然趨勢。在傳統的人事檔案管理中，紙質檔案占據大量空間，不僅查找困難，而且極易損壞和遺失，給檔案管理工作帶來了許多不便。而數字化建設能夠實現對人事檔案的數字化存儲和管理，使得檔案檢索更加快捷方便，同時也有利于保障檔案的安全性。

高校人事檔案數字化建設策略

加強基礎設施建設，夯實檔案數字化建設基礎

在推動高校人事檔案數字化建設的過程中，加強基礎設施建設至關重要。基礎設施是檔案數字化建設的基石，只有完善基礎設施建設，才能確保檔案數字化建設工作有條不紊地開展，并促進檔案數字化建設工作盡快取得預期成效。所以，數字化環境下，高校一方面要加強對硬件設備的升級與維護，另一方面要積極引入新技術、新軟件，為檔案數字化建設打下堅實的基礎。

第一，加強硬件設備的升級與維護。首先，做好硬件設備升級工作。高校工作人員應定期對現有硬件設備進行全面評估，確定哪些設備需要升級，哪些設備可以繼續使用。之后，根據評估結果制訂詳細的升級計劃，明確升級時間、升級內容和升級預算等相關內容。在此基礎上，結合發展需要以及成本控制目標，選取性能優良、穩定可靠的硬件設備進行升級，為人事檔案數字化建設提供良好的支持。其次，做好硬件設備的維護工作。高校工作人員要按照規章制度對硬件設備進行定期巡檢，及時發現并解決設備運行過程中出現的問題，保證設備以最佳的狀態穩定持續運行。在此過程中，工作人員要根據巡檢結果及時更新硬件設備的驅動程序和固件，以提高設備的兼容性和穩定性。不僅如此，還需要做好數據備份，并建立科學的恢復機制，以防止因設備故障導致的信息泄露和丟失，確保高校人事檔案信息的安全。

第二，重視軟件系統的更新與優化。隨著信息技術的不斷發展和人事檔案管理需求的變化，軟件系統也要定期進行更新與優化，否則將無法推動檔案數字化建設的持續推進和穩定發展。首先，加強對軟件系統的更新，及時對系統進行功能升級和缺陷修復。技術人員要結合高校人事檔案管理的特點和需求，對軟件系統的功能進行拓展和優化，及時增加新的管理模塊和功能，比如增加“高級檢索”“自動分類”等功能，以提高系統的靈活性和可定制性。同時，對系統存在的缺陷和問題進行及時排查和修復，消除安全隱患，保證系統的穩定性和可靠性。其次，注重對軟件系統的實時優化，全面提高系統運行性能及效率。技術人員應加強對新技術的關注和引入，通過對軟件系統性能的優化以及算法的改進，提高系統的處理速度，縮短響應時間。與此同時，優化數據庫設計和數據結構，提高數據存儲和查詢效率，為檔案的快速檢索和高效管理提供有力支持。除此之外，高校還需要不斷夯實檔案數字化建設基礎，即一方面要加強基礎設施建設，提高網絡帶寬和數據存儲能力，確保數據傳輸和存儲的安全性和穩定性；另一方面要加強人才隊伍建設，提高檔案管理人員的信息化素養和技術水平，為軟件系統的更新與優化提供人才保障，為高校人事檔案數字化建設提供強大支持。

推進技術應用與創新，提高檔案數字化建設水平

在推動高校人事檔案數字化建設的過程中，不僅要加強技術應用，引入更高效、更智能的管理系統，實現檔案信息的數字化、網絡化、智能化管理；還需要注重技術創新，通過引入區塊鏈技術、數據加密技術以及數據挖掘技術等一系列前沿技術，不斷提高高校人事檔案數字化建設水平。整體來講，高校可以從以下幾個方面入手打造先進且強大的技術體系，為人事檔案數字化建設提供強有力的保障。

第一，引入數據采集與處理技術，提高檔案管理效率。數據采集是數字化建設的基礎，利用合理的數據采集技術能夠實現對檔案信息的全面、準確和快速錄入。首先，通過手工錄入、掃描、OCR識別等多種方式，對高校人員的個人基本信息、工作經歷、學術成果等相關信息進行采集和提取，全面提高數據信息采集的效率和準確性。在此過程中，要遵循相關法律法規，保證數據的合法性和安全性。其次，通過數據清洗、分類、轉化等處理技術，對采集到的數據信息進行有效整合，為后續檔案信息化管理及實時檢索提供便利。

第二，應用云計算技術。云計算是一種基于互聯網的計算方式，可以提供靈活、可擴展的計算資源。在高校人事檔案數字化建設中，可以應用云計算技術實現檔案的數字化存儲與集中化管理，即將人事檔案數據存儲在云端，實現對檔案的高效訪問與共享。此外，云計算還可以提供強大的計算能力，快速處理龐大的檔案數據，加速檔案檢索與分析的過程。高校在推動人事檔案管理信息化的過程中，可以應用以下兩種云計算服務模式，一是基礎設施即服務（IaaS），這是一種將計算基礎架構（如服務器、存儲設備和網絡）作為服務提供給用戶的服務模式，利用IaaS模式可以實現基礎設施資源的動態擴展和按需分配，提高資源利用率和靈活性，并且降低硬件投入成本和維護成本。二是平臺即服務（PaaS），這是一種將應用程序開發和部署平臺作為服務提供給用戶的服務模式，高校可以通過PaaS模式構建人事檔案管理平臺，借助此平臺實現對檔案信息的數字化管理。

第三，應用大數據技術。大數據技術是指處理和分析大規模數據集的方法與工具。在高校人事檔案數字化建設中，高校可以通過大數據技術對大規模的人事檔案數據進行深度挖掘，發現其中隱藏的關聯性和規律，為高校管理層作出合理的人事決策提供重要的信息支持。例如，通過分析高校人員的職業發展軌跡和業績表現，為學校人才培養和引進提供決策依據。與此同時，高校可以通過數據可視化技術，將人員檔案數據以圖形、圖表等形式進行直觀展示，幫助工作人員更好地理解和分析數據。例如，制作教職工的職業發展軌跡圖和業績表現柱狀圖等，以便高校領導更好地了解人員的職業發展和業績表現情況。此外，高校可以通過數據整合技術，對涉及多個部門的人事檔案數據信息進行整合，以實現數據共享和協同工作。例如，將相關人員的工作開展情況等信息進行整合，為學校人才評估和培養提供全面、準確的數據支持。

第四，應用人工智能技術。傳統的人事檔案分類和檢索需要大量的人力和時間，效率低下。而人工智能技術可以通過自然語言處理、圖像識別等技術實現對人事檔案的自動分類和智能檢索，大幅提高檔案管理的速度和精確度。需要注意的是，雖然人工智能技術的應用帶來了很多便利，但也面臨著一系列挑戰，如數據安全和隱私保護問題、技術更新迭代的速度問題等。為了應對這些挑戰，高校應加強數據安全保護，建立完善的技術機制，使人工智能技術在人事檔案管理中得到良好的應用。

完善標準化與規范化體系，保障檔案數字化建設質量

一方面，標準化與規范化體系是保障高校人事檔案數字化建設質量的基礎，可以通過制定統一的標準和規范，保障數字化人事檔案的準確性、完整性和可追溯性，避免信息丟失和出現錯誤，提高檔案管理的效率和質量。另一方面，標準化與規范化體系能促進檔案數字化建設的可持續發展，即高校通過制定明確的標準和規范，引導各部門按照統一的要求開展檔案數字化工作，推動檔案數字化建設規范化、標準化。

第一，制定統一的數據標準與流程規范。高校應制定統一的檔案數字化標準，明確檔案數字化的基本要求和流程。首先，制定的檔案數字化標準應包括數字化設備的選擇與使用、數字化存儲與管理的方法與技術、數字檔案的分類與檢索等內容，通過明晰的標準提高高校人事檔案數字化工作的規范性和統一性，全面提高檔案數字化管理水平。其次，高校需要建立一套完善的檔案數字化流程規范，對檔案數字化前的準備工作、數字化過程中的操作要求以及數字化后的存儲與管理措施等各個環節的工作內容、責任要求等進行明確劃分，確保數字化工作按照規范開展。與此同時，提供明確的工作指南，為各相關部門及工作人員歸納數據信息、檢索檔案等提供重要指導。

第二，加強對標準化與規范化體系的實施與改進。首先，高校在按照統一的數據標準與流程規范開展人事檔案管理工作時，應注重對檔案管理人員的培訓，確保他們能夠熟練掌握相關標準和規范，并將其應用到實際工作中。同時，要加強監督和檢查，及時發現和糾正不符合標準和規范的行為。其次，持續改進標準化與規范化體系，高校應隨著技術的不斷發展和檔案管理工作的變化，定期對體系進行評估和修訂，在明確其問題的基礎上，找出主要影響因素，并合理調整和完善標準化與規范化體系，以確保現行數據標準與流程規范滿足人事檔案數字化管理要求。

加強信息安全管理，維護檔案數字化建設安全

在數字化時代，信息安全是一個非常重要的問題。對于高校而言，在推進人事檔案數字化建設的過程中，信息安全管理至關重要。只有確保信息安全，才能保證檔案系統的可靠性、完整性和保密性。所以，高校要加強信息安全管理，有效維護檔案數字化建設安全。

第一，建立健全安全管理制度。高校應結合人事檔案數字化建設的特點與要求，建立一套涵蓋信息安全政策、標準和規范等相關內容的安全管理體系，對各部門、各崗位人員需要承擔的責任進行合理劃分，對其在軟硬件設施中擁有的操作權限進行科學設定，實施安全審計和監控制度，定期進行安全風險評估和演練，以便及時發現管理漏洞，促使工作人員采取有效措施保障檔案信息管理安全。

第二，增強安全防范意識并引入安全防護技術。在推進人事檔案數字化建設的過程中，高校需要加強對檔案管理人員的培訓，增強他們的信息安全意識，引導他們正確規范地使用系統并自覺遵守安全規范，使其在培訓與實踐中不斷提高應對突發安全事件的能力。除了管理層面的措施，高校還應該采取一系列技術手段來保障信息安全。例如，通過加密傳輸通道、設置訪問控制權限、建立防火墻和入侵檢測系統等技術手段，有效阻止未經授權的訪問和攻擊，以確保檔案系統的安全性。

第三，加強數據備份與恢復機制建設。在高校人事檔案數字化建設過程中，可能會因硬件故障、軟件故障、人為操作失誤等出現數據丟失或損壞問題，所以，高校要建立完善的數據備份及恢復機制，確保數據的完整性和可用性。高校可以采用冷備和熱備兩種數據備份方式。其中，冷備是指在數據發生故障時，通過手動方式將備份數據恢復到系統中。熱備是指通過技術手段實時備份數據，一旦數據發生故障，可以立即恢復。同時，高校需要根據實際情況制定合理的備份策略，確保數據庫文件、系統配置文件等關鍵數據定期備份，并將備份數據存儲在不同的地點，以防止單點故障。另外，高校應采用多種備份方式，即除了傳統的磁盤備份外，還可以使用云存儲等在線備份方式，以提高數據的安全性和可靠性。高校還應定期進行數據恢復測試，以驗證備份是否成功并確保恢復時間合理，及時發現并修復備份故障，保證備份系統穩定運行。

總之，高校人事檔案數字化建設是時代發展的必然趨勢。高校要深刻認識到推進人事檔案數字化建設的重要性，并且通過加強標準化建設、完善安全保障體系等一系列措施深化人事檔案數字化建設，為其實現可持續發展提供強大的驅動力。

（作者單位：江漢大學黨委組織部）