高職院校試卷檔案管理體系研究

文/浙江同濟科技職業學院 高潔 張靜怡

試卷檔案是指教師在教學工作中記錄考生相關學科知識能力和課程學習情況形成的資料，它是體現高職院校教學計劃、課程學習情況和教學管理的原始資料，除了試卷以外，還包括學生的考勤、作業、試題庫、試卷評分標準及試卷分析資料等與教學相關的記錄資料，這些記錄資料能夠更全面地體現學生的學習情況。試卷檔案作為高職院校教學檔案的重要組成部分，是教學評估中不可缺少的核心材料[1]，是全國高等學校教育質量評估專家組檢查的重點指標之一。試卷檔案的管理情況，可以反映高職院校的教學質量、教學管理水平是否符合相關規定。因此，試卷檔案是教學管理的核心因素之一[2]。

一、試卷檔案管理的現狀

高職院校的試卷形式和內容較為豐富，在試卷檔案管理過程中涉及人員復雜，與學生、學科教師、教學秘書、教務試卷科管理教師都有著密切聯系，使得試卷檔案的歸檔管理較為復雜。隨著線上教學和在線考試的增多，試卷檔案管理的及時性、科學性、規范性受到了沖擊，傳統的管理模式已無法適應當前的變化。

（一）分散式管理存在隱患。大部分高職院校對試卷檔案管理采取學院分散管理模式，即由教務處教務科負責管理制度、管理規章的制定和工作的檢查監督，而各學科的試卷檔案則分散到二級學院，由各二級學院進行管理，這種分散式管理的目的是提高管理效能。但由于高職院校檔案機構組織不完善，管理人員不夠專業，在實際工作中管理標準難以落實，出現了一系列管理隱患。此外，大多數學校試卷檔案只保管期末考試卷，缺少試卷分析的材料、考勤情況、學生平時作業、學科補考試卷等反映教學工作的完整記錄，這不僅不利于試卷檔案的完整性和規范性，甚至會對教學評估工作造成不良影響。

（二）試卷檔案管理信息化水平低。首先，紙質試卷在傳遞過程中容易出現各種安全隱患，由于途徑人手眾多，在傳遞、印制、存儲過程中容易出現試卷泄密風險。其次，印制會消耗大量紙張，造成資源的浪費，大量紙質試卷還會占用保管空間。同時，試卷裝訂后分量重，不易查找翻閱，容易被束之高閣，難以體現試卷檔案的價值。最后，試卷檔案以紙質形式存放在文件柜或存檔室中，沒有進行數字化轉換或電子化管理，導致檔案檢索和管理效率低下。

（三）資源配備不合理。部分高職院校的試卷管理水平落后，管理資源較少。一些高職院校沒有專門的檔案室，試卷裝訂完就堆放在教研室的某個區域。同時，保管檔案的配套設備較少，資源配備不足，缺乏專業的管理工作者及試卷管理的專項經費，導致試卷檔案的管理工作難以開展，規范性差。

二、構建高職院校試卷檔案管理體系

教育部《高等學校檔案管理辦法》第三條指出，高校檔案工作是高等學校重要的基礎性工作，學校應當加強管理，將之納入學校整體發展規劃[3]。試卷檔案管理的科學化和規范化是教與學的重要保障，為實現更高的教學質量提供支持[4]。因此，高職院校應該形成試卷檔案管理體系，提高科學化管理水平。

（一）完善試卷檔案管理制度。針對高職院校試卷檔案管理中分散式管理的隱患，高職院校應先從完善試卷檔案管理制度入手，建立試卷檔案標準化管理體系。高職院校應結合自身校情，制定完善的試卷檔案管理制度，科學利用教學評估相關的原始記錄，從而提高試卷檔案的利用率，提升檔案工作的效率。例如，可以通過分析試卷檔案來發現學生學習的薄弱環節，進而采取有針對性的教學措施。

標準化管理體系的構建主要涉及管理標準、技術標準和工作標準三個方面，能從基礎性、系統性和長遠性等方面來保障檔案管理工作[5]。其中，管理標準主要涉及工作中人員的權責劃分、監督管理、考核培訓等內容；技術標準方面需要規范設備設施、檔案內容、裝訂標準、編號規則等；工作標準主要涉及規范考試、閱卷、歸檔管理的全流程，其中包含試卷命題、印刷密封、考場編排與監督、試卷回收與閱卷、檔案分類整理、檔案存放、借閱利用和鑒定銷毀。此外，高職院校應將管理前置化、完整化，讓試卷檔案管理工作有標準可依，突出試卷檔案輔助教學管理的前瞻意識，提高檔案質量，提升檔案管理工作水平。

（二）加強試卷檔案信息化建設。目前，試卷檔案管理仍然采用傳統的人工管理模式，這種方式不僅效率低下，還存在試卷保管安全隱患。在信息化的大背景下，教學管理方式正在向創新管理和知識管理轉變。為適應新時期學校管理方式的變革，必須加強檔案管理信息化建設[6]。加強試卷檔案信息化建設是提高試卷檔案管理效率和質量的重要舉措。試卷管理是教學管理的一個分支，對教學工作的開展和提高教學質量具有重要的意義。利用大數據、物聯網等信息技術可以加強試卷檔案信息化建設，促進數字檔案資源建設的發展，使試卷檔案的保管和查詢更加便捷。

首先，高職院校試卷檔案的數據收集和整理是實現數據分析和建立模型的基礎。高職院校需要考慮如何收集試卷數據、如何整理試卷數據及如何存儲試卷數據等問題。數據的收集方式可以通過手動輸入、掃描或自動抓取等進行。為了確保數據的準確性和完整性，需要建立嚴格的數據收集和處理規范。同時，還需要考慮數據的存儲和安全問題，以防止數據泄露。試卷數據收集的內容包括以下幾個方面：第一，試卷信息，包括試卷名稱、編號、類型、所屬課程和難度等；第二，試題信息，試題是試卷的核心部分，需要收集試卷中所有的試題內容，包括題型、分值、答案和解析等；第三，使用情況，包括試卷使用時間、地點和人員等信息；第四，評分情況，即試卷評分結果，包括每個學生的得分、總分和平均分等；第五，質量評估，對試卷質量進行評估，需要收集試卷的命題、評分情況及學生答卷情況等數據；第六，學生信息，包括姓名、學號、班級和成績等；第七，教師信息，包括姓名、職稱和教授課程等。分析試卷檔案數據可以幫助學校更好地了解試卷的使用情況、學生表現和教學質量，為學校提供決策支持。數據分析的方法主要包括統計分析、數據挖掘和機器學習等。構建試卷信息化管理系統可以將試卷檔案信息作為教務管理系統模塊之一，并與其他教務管理模塊共同組成一套適合高校課程評價的系統。例如，可以建立試卷質量評估模型、試題命題難度評估模型和試題類型分布模型等。同時，高職院校應采用信息化管理，將檔案信息分類存儲，形成完整的數據庫，最終實現通過教務管理系統一站式檢索查詢試卷檔案，滿足信息共享需求。其次，高職院校應整合其他線上教學平臺，并將教學信息資源統一歸口，通過網絡技術及時收集、整理和存儲試卷檔案。1.確定整合平臺。選擇一個合適的教學平臺，其應具備信息收集、整理和存儲的功能，并能夠與其他教學平臺進行數據交互。該平臺可以是現有的教學管理系統或自行開發的教學管理軟件。2.整合數據資源。將其他教學平臺的數據資源與整合平臺進行對接，確保能夠獲取各個平臺的教學信息資源。這需要與各平臺的技術團隊合作，建立數據接口或使用數據導入功能。3.設計數據收集流程。制定一個信息收集流程，確保教學信息能夠及時、準確地被整合到平臺中。高職院校可以設定上傳時間節點和規定教師上傳教學資料的方式，如上傳教案、試卷等，也可以考慮利用自動化工具，如掃描儀或OCR文字識別技術，將紙質試卷轉換為電子文檔。4.數據整理和存儲。針對不同的教學信息資源，設計合適的數據分類和整理方法。高職院校可以根據學科、年級、教材等分類標準對試卷檔案進行歸類，建立目錄結構或標簽系統，可以考慮使用云存儲或本地服務器進行數據存儲，以確保數據的安全性和完整性。5.制定權限管理策略。高職院校應為教師、管理員和學生等不同角色設定權限，限制他們對教學信息資源的訪問和操作，確保數據的安全性。6.提供檢索功能。在整合平臺上建立強大的檢索功能，以便教師和管理人員能夠方便地找到所需的教學信息資源和試卷檔案。7.持續改進和優化。高職院校應定期評估整合平臺的使用情況和效果，收集用戶反饋，不斷改進和優化系統功能，并根據實際需求添加新的功能。最后，在經費允許的情況下，高職院校可采用RFID等物聯網技術進一步升級試卷檔案管理系統，實現物流管理與信息管理的完美結合，提高教務信息管理的智能化和自動化水平。通過信息化建設，可以提高試卷檔案管理工作的效率、準確性和便捷性，為教學管理提供更好的支持和保障，實現試卷檔案管理的數字化，進一步發展智能化和自動化的教務管理系統。

（三）加大資源支持力度。加大資源支持力度可以為試卷檔案信息化管理提供必要的條件和保障，促進教學工作的科學化、規范化和高效化。1.建立專業技術團隊，為高職院校試卷檔案管理體系提供技術支持。高職院校應大力投資信息化建設，提供先進的技術設備和軟件工具，以便教師和管理人員更好地進行試卷管理。例如，提供掃描儀、電子文檔管理系統等工具，簡化試卷的整理和存儲過程。2.建立高職院校試卷庫或共享平臺，提高試卷檔案管理的效率。平臺可供教師上傳和共享試卷資源，促進教師之間的交流，提高試卷管理的效率。此外，高職院校應該組織培訓課程和研討會，向教師和管理人員傳授試卷檔案管理的知識和技巧。同時，提供指導文件和教程，幫助他們了解如何有效地管理和利用試卷資源。3.加強數據安全和隱私保護。高職院校應建立健全數據安全管理制度，采取技術手段加密和保護試卷檔案的數據安全，如數據備份、權限管理、加密傳輸等，防止數據泄露和非法訪問，保護試卷數據不被未授權人員獲取或篡改。4.加強合作與交流，共享經驗和資源。高職院校可以組織試卷檔案管理的研討會，分享各自管理的經驗和做法，探討共同面臨的問題和挑戰，共同尋求解決方案；開展試卷檔案管理相關的合作研究項目，共同研究試卷檔案管理的新方法和新技術，為試卷檔案管理工作的提升提供理論和實踐支持，促進試卷檔案管理領域的專業發展。

通過以上措施，可以為高職院校試卷檔案管理體系提供更多的資源支持，提高試卷檔案管理工作的效率和質量，促進教學工作的順利開展，為改進教學提供數據支持。

三、結語

伴隨著高職院校教學改革創新工作的不斷發展，高職院校試卷檔案管理應該是現代教育管理和現代信息技術的有機結合[7]，檔案工作應不斷適應新發展要求。因此，作為高職院校檔案管理人員，我們應該不斷推進試卷檔案管理體系建設的進程，正確把握好檔案提供利用與保密之間的關系。同時，積極參與學校的教學管理實施過程，為學校師生保存完整且準確的試卷資料，為高職院校教學體系的完善提供有效支持。高職院校試卷檔案管理體系的研究具有廣闊的前景，可從以下幾個方面深入探索，以推動試卷檔案管理工作的現代化、智能化和個性化發展。第一，智能化管理技術應用。隨著人工智能、大數據等技術的發展，未來可以探索將智能化技術應用于試卷管理體系中，如自動化評分系統、智能化試卷生成系統等，提高管理效率和準確性。第二，移動化管理平臺的建設。隨著移動互聯網的普及，可以研究建設移動化管理平臺，實現教師和學生對試卷檔案的便捷訪問，提高管理的靈活性。第三，教學評估和個性化教學的結合。將試卷管理與教學評估和個性化教學相結合，通過對試卷數據的分析和挖掘，為改進教學和學生個性化學習提供數據支持。