高校儀器設備集中采購與集中結算的實踐探索*

張 科 崔思成 邱瑞玲

中山大學財務處 廣東 廣州

一、引言

隨著高等教育事業(yè)的快速發(fā)展，高校辦學規(guī)模越來越大，儀器設備投入逐年增長，儀器設備資產管理難度也逐年增大，傳統(tǒng)的資產管理模式已經無法適應新形勢發(fā)展的需要?，F(xiàn)階段，我國高校資產管理工作普遍存在信息化程度不高、系統(tǒng)建設統(tǒng)籌性不強、數(shù)據使用效率低、數(shù)據共享性差和數(shù)據缺乏有效整合等問題，導致高校儀器設備采購、資產登記、財務報銷、儀器設備管理等工作流程復雜、效率低。如何夯實工作基礎、強化管理成為高校資產管理的重要課題，而將信息技術融入高校儀器設備管理的各個環(huán)節(jié)、不斷提高資產管理效率，是高校資產管理發(fā)展的必然趨勢。

二、當前高校儀器設備資產管理信息化建設存在的主要問題

高校儀器設備采購前有經費預算、后有財務支付和資產管理，是資產管理工作中承上啟下的關鍵環(huán)節(jié)，實現(xiàn)了從分配向使用的延伸、從貨幣向實物的轉化。傳統(tǒng)的設備儀器采購與報銷管理模式已不能很好地適應當前高校發(fā)展的需要：一方面，在儀器設備采購過程中，未能有效利用信息化、智能化手段銜接后續(xù)財務和資產管理環(huán)節(jié)，影響了高校采購和資產管理效率的提高；另一方面，近年來，國家出臺了一系列優(yōu)化科研經費管理的政策文件和改革措施，要求高校不斷完善內部管理制度，優(yōu)化科研儀器設備的采購流程；要充分利用信息化技術，建立健全單位內部信息共享機制，提高科研儀器設備的管理效率和便利化程度。因此，探索儀器設備資產采購、登記和報銷的一體化管理，更好地為高校教學科研服務，已成為高校一項重要且緊迫的實踐性課題。

目前，各高校已逐步使用信息化技術開展儀器設備資產管理工作，也取得了一些成效，但仍然存在一些問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

1.資產管理信息系統(tǒng)建設統(tǒng)籌性不強

高校資產管理信息系統(tǒng)長期以來由分管的職能部門自行建設，缺乏學校層面的頂層設計。以儀器設備采購為例，采購管理系統(tǒng)由采購部門建設、財務管理系統(tǒng)由財務部門建設、資產管理系統(tǒng)由資產管理部門建設，這些系統(tǒng)各自相對獨立地承擔著一定的管理職能，但各個系統(tǒng)之間卻相互獨立、割裂，無法形成一體化的集合效應，制約了高校儀器設備管理水平的提升和管理效率的進一步提高。

2.數(shù)據無法有效整合和共享

目前，高校儀器設備等物資的采購管理系統(tǒng)、財務管理系統(tǒng)、資產管理系統(tǒng)處于相對獨立、割裂的狀態(tài)，“信息孤島”現(xiàn)象嚴重，造成采購的業(yè)務流、數(shù)據流不能順暢傳遞，數(shù)據共享性差，采購人需要在不同系統(tǒng)間切換操作，系統(tǒng)間數(shù)據也需要反復人工審核和校對，結果是采購的全流程周期長、流程復雜、效率不高，采購人難以獲得滿意的服務體驗。

3.分散管理模式不符合科研“放管服”的政策要求

由于各個系統(tǒng)的底層數(shù)據不能共享，采購人需要在不同系統(tǒng)中重復填寫采購相關數(shù)據，導致資產管理數(shù)據的多頭采集和重復采集；分散的管理模式造成各業(yè)務系統(tǒng)數(shù)據須在線下以紙質單據傳遞的方式進行，不利于部門之間的協(xié)同，尤其不利于跨校區(qū)辦學的高校開展工作，最終造成采購難、報銷難，采購人獲得的服務體驗差，也不符合國家的科研“放管服”政策要求。

4.儀器設備資產管理各環(huán)節(jié)數(shù)據的規(guī)范性較差

長期以來，受到傳統(tǒng)分工協(xié)作理論的影響，高校資產采購、管理各環(huán)節(jié)由學校不同職能部門負責，各職能部門利用數(shù)據要達到的管理目標存在非一致性，以人員身份和所屬單位信息為例，采購管理系統(tǒng)側重采購人和負責人信息以便及時溝通；財務管理系統(tǒng)側重關注經費負責人及所屬部門的對應性，以完成經費的順利支出；資產管理系統(tǒng)側重關注資產使用單位和實際使用人信息，以便開展后續(xù)各環(huán)節(jié)的資產管理工作。因此，在儀器設備資產管理的各個環(huán)節(jié)，各部門收集數(shù)據的重點有所不同，導致數(shù)據的規(guī)范性較差、可用性不強和決策的相關性較低。

三、集中采購與集中結算模式的流程及系統(tǒng)再造探索

高校儀器設備采購管理信息化建設必須基于高校采購管理的現(xiàn)狀和特點，以“快捷、高效、規(guī)范”的管理來提升高校儀器設備采購的效率和效益為目標，將采購供應和業(yè)務管理融合，從而提升高校儀器設備管理的績效。目前，儀器設備的采購痛點主要集中在流程煩瑣（圖1）、系統(tǒng)割裂導致業(yè)務流程銜接不順暢、線上功能不全面、部分材料仍需要紙質傳遞等方面。因此，將采購、資產、財務相關業(yè)務流程一體化、信息化是解決當前問題的關鍵。S 大學為解決高校儀器設備采購、報銷、資產管理中存在的問題，積極探索集中采購與集中結算模式，通過整合分散的業(yè)務管理信息系統(tǒng)，推動學校采購管理向信息化、智能化和一體化發(fā)展（圖2）。

圖1 當前高校儀器設備采購流程

圖2 高校儀器設備采購一體化業(yè)務流程

一是優(yōu)化“采購申請→審批→結算→報增”的一體化業(yè)務流程，將采購業(yè)務與前后流程有機銜接，通過流程的簡化，實現(xiàn)各項業(yè)務的順暢銜接和全流程信息化、電子化。按照現(xiàn)有流程，采購人要先后登錄采購管理系統(tǒng)、資產管理系統(tǒng)、財務管理系統(tǒng)，分別提交相關采購信息，無法在系統(tǒng)之間開展有效的數(shù)據傳遞。為確保采購人及時辦理儀器設備資產的入賬工作，在報銷流程前加入了設備報增單提交和審核流程，采購人須憑報增單完成財務報銷，增加了采購后續(xù)流程的復雜性。經過業(yè)務流程優(yōu)化后，采購人在儀器設備采購系統(tǒng)填寫申購單，預填報財務報銷和資產報增的相關信息，經審批后完成采購并在收貨后線上填報驗收信息，即可完成全部采購流程。供應商定期對已驗收的訂單發(fā)起結算申請，填寫發(fā)票號等相關信息并上傳結算所需附件后，即可進入財務集中結算流程。結算流程結束后，系統(tǒng)自動整合數(shù)據并完成國有資產報增工作。通過優(yōu)化業(yè)務流程，避免了信息的多頭采集，使得數(shù)據流更加通暢，不僅提高了采購效率，減少了采購人的工作量，還實現(xiàn)了資產管理流程智能化，便于后期資產監(jiān)督和檢查。

二是根據業(yè)務流程設計進一步優(yōu)化系統(tǒng)。高校儀器設備集中采購與集中結算一體化平臺，可以實現(xiàn)采購管理系統(tǒng)與財務管理系統(tǒng)、資產管理系統(tǒng)業(yè)務和數(shù)據的對接，將采購管理系統(tǒng)優(yōu)化為采購人的單一工作門戶，不再需要登錄多個業(yè)務系統(tǒng)來完成采購工作，減少了采購的填單、打印、交表等重復性工作。

高校儀器設備集中采購與集中結算一體化業(yè)務流程及系統(tǒng)的再造，打通了高校資產采購、資產登記和財務報銷的全流程，為高校儀器設備類固定資產管理工作向信息化、數(shù)字化、智能化轉型開辟了新的思路和途徑。

四、高校儀器設備集中采購與集中結算一體化建設實踐——以S 大學為例

1.建設背景

S大學網上競價系統(tǒng)于2003年開始啟用，該系統(tǒng)主要適用于20萬以下儀器設備的競價采購，系統(tǒng)線上年均成交額超過2億元，具有訂單單價低、數(shù)量大、總金額大的特點，在規(guī)范高校儀器設備采購、有效利用學校資產資金等方面取得了一定的成效。

但學校網上競價系統(tǒng)也存在一些問題，主要是系統(tǒng)建設較早，對下游系統(tǒng)的整合不足。原有的儀器設備采購、報增、報銷流程，涉及網上競價采購系統(tǒng)、資產管理系統(tǒng)、USC設備報增、網上報銷系統(tǒng)等多個系統(tǒng)的操作，用戶從發(fā)起采購到完成報銷，全程需要在四個系統(tǒng)里完成操作，發(fā)票、審核確認單、貨物驗收單等資料也需要多次提交，流程復雜，手續(xù)繁多，師生操作極為煩瑣，意見很大。如果能實現(xiàn)全過程線上審批、集中采購與集中結算，可以極大地簡化現(xiàn)有的流程，減少采購人填單、打印、交表等煩瑣、重復性的工作，有效提高儀器設備采購、報銷和國有資產管理的效率。

2.建設過程

第一步，明確工作機制。因數(shù)據共享工作涉及業(yè)務流程調整和系統(tǒng)功能改造，S大學網絡與信息中心、設備與實驗室管理處和財務處共同成立了專項工作小組，共同推進儀器設備集中采購與集中結算一體化建設。

第二步，做好需求調研。通過需求調查、流程梳理、接口匹配、方案調整，初步形成網上競價系統(tǒng)的優(yōu)化方案。

第三步，完成系統(tǒng)開發(fā)。主要工作是根據優(yōu)化方案制作優(yōu)化后的網上競價系統(tǒng)原型、變更數(shù)據庫和業(yè)務流程、開發(fā)后臺功能和數(shù)據接口；同時，資產管理系統(tǒng)、USC設備報增系統(tǒng)和網上報銷系統(tǒng)配合網上競價系統(tǒng)進行數(shù)據庫遷移、數(shù)據接口匹配和業(yè)務流程的優(yōu)化，并與網上競價系統(tǒng)同步進行系統(tǒng)聯(lián)合調試。

第四步，進行系統(tǒng)調整和推廣宣傳。優(yōu)化后的網上競價系統(tǒng)較原系統(tǒng)在業(yè)務流程和系統(tǒng)操作上有較大調整，需要在上線后不斷跟蹤用戶使用情況，根據用戶體驗和需求及時進行優(yōu)化調整；同時，配合系統(tǒng)優(yōu)化調整工作，對采購人開展相關操作培訓。

第五步，堅持長期跟蹤管理。系統(tǒng)測試完成正式上線后，要全程監(jiān)管系統(tǒng)的運行，及時發(fā)現(xiàn)并處理各個環(huán)節(jié)的問題，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。

3.優(yōu)化網上競價系統(tǒng)集中采購與集中結算業(yè)務流程

建立、完善網上競價系統(tǒng)，實現(xiàn)儀器設備集中采購與集中結算一體化管理，可將原有各部門業(yè)務管理系統(tǒng)轉變?yōu)橐惑w化平臺的相關數(shù)據模塊，統(tǒng)一、規(guī)范各業(yè)務系統(tǒng)數(shù)據統(tǒng)計、采集的定義和口徑，使數(shù)據共享和跨系統(tǒng)調用變得可行。要打通高校資產采購、資產登記和財務報銷的全流程，將資產登記和財務報銷的審核環(huán)節(jié)前置，實現(xiàn)系統(tǒng)的“智能化”管理，確保各個業(yè)務環(huán)節(jié)審核的規(guī)范性和全面性，并優(yōu)化網上競價系統(tǒng)集中采購與集中結算業(yè)務流程（圖3），實現(xiàn)事前、事中和事后的全面監(jiān)管，為學校的教學科研活動提供保障。

圖3 優(yōu)化后的網上競價系統(tǒng)集中采購與集中結算業(yè)務流程

五、對高校集中采購與集中結算未來發(fā)展的思考

在信息化、數(shù)字化的時代背景下，高校各類業(yè)務流程優(yōu)化和系統(tǒng)整合已成為高校管理工作的重點；儀器設備集中采購與集中結算是在資產管理與采購管理政策框架下，結合高校業(yè)務實際需求，利用信息化技術對管理的創(chuàng)新，未來高校儀器設備集中采購與集中結算，可以在以下幾個方面進一步展開探索。

一是將設備儀器集中采購與集中結算模式擴展到高校資產管理的全業(yè)務。高校資產管理信息化建設應以服務師生為中心，以高校事業(yè)發(fā)展需求、師生教學科研需要和學校管理服務目標為導向，在政府采購政策的框架下，為學校各類采購業(yè)務提供集中采購與集中結算一體化平臺，統(tǒng)一各類采購業(yè)務入口，使各類采購業(yè)務流程全部實現(xiàn)線上申請、審批和結算，進一步提高高校資產管理的效率和服務質量。

二是要在實現(xiàn)設備儀器集中采購與集中結算的基礎上，不斷提升相關檔案的電子化水平，用電子發(fā)票線上傳遞代替現(xiàn)有的紙質發(fā)票，實現(xiàn)各類采購信息電子檔案的自動歸檔，真正實現(xiàn)無紙化、智能化管理。