醫療機構采購合同管理的風險控制與改進策略研究

黃玉玲

一、前言

醫療機構的采購合同管理對于保障醫療質量、維護醫療機構合法權益、保證經濟效益具有重要意義。然而，采購合同管理中存在著各種風險，若風險控制不到位，醫療機構將面臨經濟損失、法律責任和聲譽風險。基于此，圍繞采購合同管理的重要性、醫療機構采購合同管理的常見風險、醫療機構采購合同管理風險的誘因展開探討。從風險評估與預測、建立規范的采購流程、加強供應商管理、強化合同審查和履行監督、完善風險預警和應對機制等方面入手，制定醫療機構采購合同管理風險控制優化策略，旨在為相關從業人員提供參考。

二、采購合同管理的重要性

首先，采購合同是醫療機構與供應商之間進行采購活動的法律文件，規定了雙方權利和義務，通過有效的合同管理，能夠確保醫療機構避免因合同不規范而產生的糾紛和損失。其次，采購合同中通常會明確采購物品的數量、質量、價格、交貨時間等關鍵要素，有助于保證采購物品符合醫療機構的實際需求及使用標準。再次，通過合同管理，醫療機構代表與供應商談判過程中，可以有更多機會爭取優惠價格、更靈活的交貨方式，從而降低采購成本，提高醫療機構效益。最后，采購合同管理涉及醫療機構的聲譽和形象，如果醫療機構在采購時出現合同糾紛問題，將會影響醫療機構在大眾心目中的形象，有效的合同管理能夠最大限度避免出現類似情況。另外，高質量的合同管理有助于醫療機構與供應商之間建立長期穩定的合作關系，增加雙方的互信度和合作默契，提高合作效率及質量，為醫療機構的持續發展提供良好的供應保障[1]。

三、醫療機構采購合同管理的常見風險

（一）供應商選擇風險

采購合同是醫療機構與供應商之間簽署的有效文件，供應商的綜合資質對于合同管理、風險控制等方面至關重要。有些醫療機構未提前做好市場調查工作，選擇了技術、生產、質量等方面能力不足的供應商合作，因供應商無法滿足醫療機構的采購需求，將導致采購的物資質量不達標、交貨時間延遲等問題，給醫療機構帶來損失。一些供應商雖然硬件條件符合要求，但在業界信譽不佳，存在不良記錄或違法行為，履行合同時故意拖沓、售后服務質量不佳等情況頻出，誘發醫療機構采購風險問題。另外，醫療機構有時需要采購新設備、新藥品，若市場上滿足條件的供應商數量不足，競爭不充分，往往會出現報價偏高的問題，醫療機構最終支付的金額往往會高出正常價格。

（二）合同糾紛風險

醫療機構采購合同管理中的合同糾紛風險指的是在采購合同履行過程中，由于各種原因導致雙方產生爭議，無法達成一致意見，進而可能引發合同糾紛的情況。合同糾紛風險可能涉及多個方面：一是產品質量問題。供應商提供的產品不符合合同約定的質量標準，醫療機構要求退貨或換貨，遭到供應商拒絕，雙方產生爭議。二是交貨時間延誤。供應商未能按照合同約定的時間交貨，醫療機構要求承擔違約責任并賠償損失，協商無果。三是售后服務問題。供應商提供的售后服務不到位或未能及時解決醫療機構的投訴，醫療機構要求改善服務或解除合同，由此引發的爭議。四是價格變動問題。在合同履行過程中，市場價格波動導致供應商要求調整價格，醫療機構持有反對意見，此時也會出現爭議[2]。

（三）信息安全風險

醫療機構采購合同管理中的信息安全風險指的是在采購合同管理過程中，由于各種原因導致信息泄露、篡改或破壞，進而可能對醫療機構造成損失或不良影響的情況。采購合同通常以電子文檔的形式進行管理和存儲，如果電子文檔的管理不善，例如未加密、未設置訪問權限或未定期備份等，可能導致信息泄露或篡改。醫療機構的采購合同管理涉及多個系統和網絡，若網絡安全存在漏洞，例如未及時更新安全補丁、未設置防火墻或未加密傳輸數據等，容易遭遇黑客攻擊、數據泄露或篡改等情況。醫療機構的工作人員由于疏忽或惡意行為導致信息泄露或篡改，例如，工作人員將采購合同信息泄露給外部人員，或未經授權修改合同信息等。

（四）不可抗力風險

醫療機構采購合同管理中的不可抗力風險指的是在采購合同履行過程中，由于不可預見、不可避免且不可克服的客觀因素導致合同無法履行或無法按照約定履行的情況。不可抗力因素通常包括自然災害、戰爭、政治動蕩、社會突發事件等，當此類因素出現時，醫療機構和供應商無法控制和預測，從而影響到采購合同的履行。在醫療機構采購合同中，不可抗力條款通常會明確規定在何種情況下可以免除或減輕合同當事人的責任。如果發生不可抗力事件，醫療機構和供應商應根據合同條款和法律規定，協商解決合同履行問題，例如調整交貨時間、價格、質量標準等[3]。

四、醫療機構采購合同管理風險的誘因

（一）采購項目預算不準確

對于醫療機構采購合同管理而言，采購項目預算不準確往往會誘發合同風險，具體體現在如下幾個方面：一是預算超支或不足。如果采購過程中發現實際開支超過了預算，或者預算無法滿足實際需求，則表明預算可能存在錯誤，醫療機構將面臨資金緊張的問題，甚至無法按時履行合同義務。二是無法支付供應商款項。若因預算不準確而無法按時支付供應商的余款，可能出現供應商延遲交貨或降低服務質量的情況，進而誘發合同履行問題、糾紛。三是變更合同金額。有些醫療機構多次變更采購合同的金額，出現此種情況的原因多在于制定預算時未充分考慮所有相關費用，預估精準性不足，容易引發合同解釋糾紛，增加后續管理和協商的復雜程度。

（二）需求提報不及時

有些醫療機構存在需求提報不及時的問題，使得采購項目無法按計劃順利進行，影響正常的醫療服務供應，甚至出現缺貨或臨時緊急采購等情況。需求提報不及時會對采購部門造成影響，如采購人員沒有足夠的時間分析需求和制定合理的采購計劃，或因描述模糊使得供應商難以理解并提供合適的產品和服務。需求提報不及時容易導致合同變更、成本增加、交貨延遲等情況，如醫療機構臨時提出要增加部分產品的數量，增加數量后供應商難以準時交貨，導致交貨延遲。產品數量發生變化后，合同的相應內容也需要進行調整，若合同變更管理不到位，也會誘發合同管理風險，影響雙方利益[4]。

（三）內部管理機制不完善

部分醫療機構缺乏明確的采購流程和標準操作程序，導致采購過程中出現多個漏洞。有些醫療機構制定采購計劃時未對現有資源進行全面核對，使得采購決策呈現盲目性和隨意性，例如，采購人員沒有開展充分的市場調研、內部需求、采購預算估算、資金安排等內容，難以有效控制采購周期和交付時間等。一些醫療機構內部的風險預警和應對機制不完善，缺乏及時識別和評估合同風險的能力，沒有制定合理的應對措施和應急預案，容易使合同風險擴大，進而給醫療機構帶來更大的損失。

（四）市場變化

市場的供求關系和競爭情況會導致物價的波動，包括原材料價格、產品價格等，如果醫療機構在合同簽訂后市場價格發生劇烈波動，可能會出現合同成本超出預期的情況，給醫療機構造成財務風險。市場的競爭激烈程度和供應商的經營狀況會影響其信譽和履約能力，若市場出現行業亂象或供應商經營困難，也會致使供應商無法按時交付產品或服務。醫療技術的進步和新產品的不斷涌現，醫療機構應及時調整采購策略，使合同滿足醫療服務的需求，降低技術風險，然而，很多醫療機構對新產品和技術的應用并不積極。另外，市場監管政策和法律法規的變化也是一大誘因，例如，政府對醫療器械進口的限制、藥品價格調整等政策變化，導致原有合同無法履行或需要進行調整[5]。

五、醫療機構采購合同管理風險的控制策略

（一）實現多種類型的合同管理

醫療機構在采購過程中涉及的合同種類繁多，為了更好地管理和控制風險，醫療機構需要對合同進行細致的分類和管理。所有的采購合同可以根據其經濟性質分為兩類，即經濟類合同和非經濟類合同，經濟類合同主要涉及資金交易，而非經濟類合同則可能涉及一些法律或行政規定。經濟類合同根據款項的方向進一步分為收款類和付款類，其中收款類合同主要涉及醫療機構從供應商處收取款項，而付款類合同則涉及醫療機構向供應商支付款項。無論是收款類還是付款類合同，都可以根據其涉及的具體內容進一步細分，例如，貨物類合同主要涉及醫療設備和用品的采購，服務類合同涉及醫療服務、維修保養等，合作類合同則更多涉及雙方的合作項目或共同研發等，咨詢類合同為專業咨詢服務。為了高效、準確地管理各類合同，醫療機構應采用信息化手段，為每一種類型的合同設定明確的基本要素。基本要素可能包括合同編號、供應商信息、商品或服務描述、價格、支付條款、交貨或服務時間等，通過此方式，醫療機構能夠快速了解每一份合同的詳細信息，便于合同的執行和管理。

（二）合同全過程管理

醫療機構應全面、系統地管理采購合同的整個生命周期，從合同預算開始，直到最后的歸檔，此種管理方式有助于確保每個環節的順利進行，減少潛在的疏漏和風險。合同的預算決定了合同的成本和預期效益，是合同管理的重要一環，醫療機構需綜合分析所有數據信息，盡量提高預算估算精確值。合同登記則是對合同的基本信息進行記錄，為后續的管理提供基礎數據，相關人員需確保所有登記信息的全面性、準確性和時效性。合同在執行過程中可能會遇到變更需求，如需求更改、價格調整等，醫療機構應建立規范的變更流程，保證合同變更的合法性和有效性。涉及款項的收取和支付是合同執行的關鍵環節，醫療機構需要確保收付款的準確性和及時性，規避資金風險。完成合同的執行后，應進行歸檔管理，歸檔不僅僅是保存文件，還包括對合同執行的整體情況進行總結和評價，為了更好地掌握合同的執行情況，醫療機構需要建立追蹤機制，及時發現和解決執行過程中的問題，確保合同的順利完成。經辦人是合同的主要負責人，必須全面了解合同的整個執行過程，為了避免遺忘或疏忽，醫療機構應在合同管理的關鍵節點設置提醒，促使各項任務按時完成，降低因延誤導致的風險。另外，風險管理是合同管理的核心內容，醫療機構應在合同的整個生命周期中實施風險防控措施，確保每個環節的安全[6]。

（三）制定合理的采購計劃

醫療機構應對所需產品或服務進行充分的需求分析和預測，包括數量、規格、質量標準等方面，確保采購計劃與實際需求相匹配，避免過度或不足的采購。然后，通過多種途徑了解供應商、市場價格、競爭態勢等信息，通過調研選擇符合要求且價格合理的供應商，降低采購風險。根據需求和市場情況，確定合適的采購策略，如集中采購、分散采購或混合采購等，估算采購預算，監控采購費用支出，以免超出預算，可達到控制采購風險的目的。另外，做好庫存管理工作，設備報廢、故障維修等信息應詳細登記在冊，為采購提供必要的數據支持。

（四）合同預警及分析

采購合同的有效期是合同執行的重要參考，醫療機構應嚴格監控合同的生效日期和終止日期，確保供應商按時履行合同義務。合同是否能夠順利執行往往與首付款計劃的管理息息相關，醫療機構需根據合同條款和實際執行情況，制定詳細的首付款計劃，并確保其能得到有效執行。為實現該目標，醫療機構可建立預警提醒機制，當某些關鍵節點或條件觸發時，系統會自動發出提醒，以便相關人員及時采取措施。通過預警提醒功能，醫療機構可以及時發現和解決合同履行中的問題，避免因疏忽或延誤導致的履行不到位情況。采購合同的管理較為復雜，涉及多個環節和部門，醫療機構應采用先進的系統工具，從多個維度（供應商、合同狀態、首付款金額等）分析采購合同的各個要素，為管理決策提供有力支持。另外，醫療機構應在內部成立審計部門和小組，對合同管理進行全面、獨立的審計，確保審計范圍全面覆蓋所有相關的采購合同，同時突出重點，重點關注高風險合同或重大合同。針對風險環節需開展專項審計，確保合同的合法、合規執行，及時發現和糾正潛在的風險。

（五）強化合同審查和履行監督

采購合同管理中合同糾紛是常見的風險之一，為規避此方面風險，醫療機構應建立專門的合同審查流程，對所有合同條款進行仔細審核，確保合同涵蓋了雙方的權利與責任，并與業務需求相符合。特別關注涉及價格、質量標準、支付條件、違約責任等敏感條款，避免漏洞和不確定性。同時，完善合同履行機制，明確產品交付、質量檢驗、付款進度等關鍵節點跟蹤和監控，再對驗收程序做出規范，根據采購的產品性能選擇合適的驗收手段，如檢驗、抽樣、實地考察等，以保證產品的合規性與安全性。在實際履行過程中，可能會發生合同變更的情況，醫療機構需要建立合同變更管理機制，任何合同變更都應經過嚴格的審批程序，做好相應的記錄和通知，避免后續糾紛。另外，醫療機構加強與供應商之間的信息共享和溝通，及時了解供應商的動態和風險情況，共同解決合同履行時的問題，將風險降到最低[7]。

（六）一體化應用

HRP平臺是一個集成的醫院資源管理系統，用于統一管理醫療機構的各種資源和業務流程，通過該平臺，醫療機構可以實現采購、財務、庫存、資產等多個業務模塊的整合和優化。如在HRP平臺上，合同管理模塊能夠與其他的業務模塊如采購、庫存、資產等實現動態聯合，意味著合同數據可在多個模塊之間實時傳遞和共享，提高數據的準確性和一致性。而HRP平臺的集成功能便于實現各業務模塊之間數據信息的順暢銜接、共享和管理，有效避免數據冗余和信息孤島，提高管理效率和決策準確性。預算模塊是醫療機構財務管理的重要組成部分，通過將合同管理模塊與預算模塊集成，醫療機構可以在合同簽訂時即凍結預算資金，實現前端控制，使預算得到合理使用和有效控制。另外，資產系統和物資系統是醫療機構資源管理的重要環節，將合同管理模塊與相關系統關聯，醫療機構可以方便地了解設備、物資、耗材等相關合同的執行情況和庫存情況，有助于確保資源的合理配置和有效利用。輔以其他先進技術或系統，能夠讓相關人員充分掌握一應物資的庫存情況及合同執行情況，及時變更合同內容或尋找新的資源供應商。

（七）優化人才隊伍建設

醫療機構應該積極引進具有采購合同管理、法律、財務等方面專業知識和經驗的人才，提高采購合同管理的專業水平，并與國內外知名醫療機構建立合作關系，拓展引進高級、專門人才和優秀人才的渠道，提升整個團隊的專業素養。定期組織采購合同管理相關的培訓，提高醫務人員的業務水平和綜合素質，培訓內容應包括法律法規、合同管理、談判技巧、風險控制等方面，使醫務人員具備更全面的知識和技能。建立合理的激勵機制，鼓勵醫務人員積極參與采購合同管理工作，如通過設立獎勵制度、晉升制度等方式，激發醫務人員的積極性和創造性，提高工作質量和效率。另外，醫療機構應該加強采購合同管理團隊的建設，強化團隊協作精神，共同應對采購合同管理中的風險和挑戰[8]。

六、結語

綜上所述，通過對醫療機構采購合同管理風險控制與改進策略的研究發現，供應商選擇、合同糾紛、信息安全、法律合規等均為常見風險，任何環節出現問題，均會給醫療機構帶來一定損失。若要提高醫療機構采購合同管理效率，規避風險，醫療機構應積極開展風險評估與預測工作，建立規范的采購流程，制定合理的采購計劃。同時，加強對供應商的選擇與管理，強化合同審查，完善風險預警和應對機制，提高信息系統安全，以健全的內部控制體系解決相關問題。

引用

[1]韓建華.公立醫院政府采購合同管理研究[J].經濟師，2023（06）：231-232.

[2]許熠堃，徐帥.加強公立醫院政府采購內控管理的探討[J].現代醫院管理，2023，21（02）：99-101.

[3]劉月亮，謝怡.醫療設備采購的全流程管理信息化建設[J].醫療裝備，2023，36（02）：53-55.

[4]邱春冬，曾聞如，徐海青.醫療設備采購合同的規范化執行流程管理[J].江蘇衛生事業管理，2022，33（06）：779-782+786.

[5]李明，孫海瑩，李繼，等.醫療設備采購合同標準化、精細化管理探討[J].中國醫療設備，2021，36（05）：149-152+172.

[6]姚赟.內部審計在醫院醫用耗材采購管理中的應用研究[J].中國管理信息化，2020，23（18）：18-19.

[7]張曉妮，劉文通.財務管理視角下的公立醫院采購合同風險防范與管控[J].會計師，2020（15）：81-82.

[8]吳華.醫療機構醫療設備管理采購存在的問題及對策[J].生物醫學工程與臨床，2023，27（04）：523-527.

作者單位：東莞市企石醫院

■ 責任編輯：韓 柏