媒體如何發起“兵團作戰”協同策展辦會
——溫州報業會務展覽活動運行機制探索

文_蘇亦鋒

在報業轉型融合發展的大背景下，各大媒體都在積極開展“新聞+商務”運營模式，積極參與會務展覽、節慶活動的策劃、執行和宣傳報道。媒體承辦執行一次大型會務展覽活動，相當于開展一次“兵團作戰”，需要經營、采編和后勤等各部門各“兵種”協同作戰。如何才能打破媒體各部門各“兵種”間的條塊分割，在通力合作中高效完成展會活動執行任務？溫州日報經過多年執行會務展覽活動的實踐探索，總結出了項目負責制、全程統籌制、融媒跟進制和創業激勵制等運行機制，取得了良好的效果，確保了多個會務展覽活動順利開展。

項目負責制：責任到人，一抓到底

承接并有序執行一個標的金額達幾百萬元甚至上千萬元的會展項目，對于一家報社來說，是一個巨大的挑戰。會展業是綜合性服務業，涉及面很廣，包含策展招商、活動策劃、論壇會議、創意設計、展覽展示、住宿餐飲、工程搭建、商務服務、宣傳推廣等。每一場會展活動的策劃、營運，都需要整合報社內外各方資源，投入大量人力、物力和財力。對于涉及面廣、內容豐富的大型會展項目，在策劃組織和實施過程中，應該靠什么機制來高效管理運行？這是報社領導和會展活動執行團隊邊實踐邊思考的一個問題。

首要答案是“項目負責制”——通過大項目負責制和小項目負責制相結合的方式來管理項目運行。執行一次大型會務展覽活動，首先要確定這個指揮“兵團作戰”的“指揮員”。這個“指揮員”既是大型會務展覽活動的總領導、總負責，也是全程對接甲方（委托方）的總對接、總聯絡，更是全程參與的總執行、總協調。目前從實際執行效果和甲方（委托方）反饋的情況看，有這樣一位一抓到底、全程介入的項目總負責人，項目執行會更高效，甲方的用戶體驗也會更好。以2022溫州文博會項目為例，首先確定項目總負責人，再由項目總負責人進行分工，確定各大小分項目負責人，再由各項目負責人組建小團隊進行分工運作，讓每個小團隊議行合一、高效運作。

全程統籌制：定期跟進，統籌推進

項目人事責任明確后，作為項目總負責人如何才能及時掌握各項目運作情況，及時調整部署確保項目順利推進？這就需要全程統籌制——事先計劃方案、事中跟進比對、事后總結提高，將全過程跟進與關鍵點把控兩者緊密結合，兼顧執行過程與結果。

一是制定項目方案和實施計劃。我們在執行2022 溫州文博會過程中，根據文博會總體方案，制定了2022溫州文博會項目組織管理方案、任務分工表、工作進度表、現場崗位安排表、后勤保障方案、運輸倉儲管理方案和保潔管理方案等，明確每個人的職責分工和工作進度，將活動各項籌備工作納入其中，使各個層面、各個階段和各項工作目標明確、計劃合理，做到人人有責任，事事有著落，為項目總負責人全面掌控各項籌備工作提供了基本保障。

二是進行定期匯報部署和計劃檢查比對。以2022溫州文博會的策展統籌為例，項目組建立了啟動動員、每周例會、會前動員等管理體系。啟動動員會，是在2022 文博會籌備啟動時召開動員大會，部署文博會任務分工，明確各崗位的職責分工和工作進度；每周例會，是由項目總負責人召集各項目負責人匯報上周目標工作完成情況和本周目標工作計劃，并分析未完成工作的原因。會前動員，是在距離開展前15天左右召開的動員會，各項目組查漏補缺，并明確現場崗位安排，由總負責人協調解決和再動員部署。

三是會中工作巡查和每天展后總結協調。在展會開展期間，由項目總負責人和各項目負責人組成巡查小組，對各展區開展情況進行循環檢查，發現問題及時解決。

四是會后客觀評價和總結提高。展會活動結束后，項目總負責人牽頭進行全面總結，客觀、公正地評價各項目組的工作實績和存在的問題，通過總結將行之有效的工作方法固定化、程序化和標準化。

融媒跟進制：融合推進，立體傳播

媒體策展辦會最大的優勢是策劃和傳播。如何能最大限度地放大展會活動的傳播效果和影響力？根據多年策展辦會的實踐經驗，我們認為融媒跟進制很關鍵。展會活動和宣傳報道不是簡單疊加，而是融合推進。如果僅僅只是安排記者對展會進行宣傳報道，這就凸顯不出媒體策展辦會的優勢。我們的經驗是從活動籌備開始，融媒團隊就同步介入，一起參與活動策劃，提出傳播點子，提煉融媒報道亮點，提前統籌安排報道形式，開展立體傳播。

以2023年6月18日舉辦的樂清石斛花開共富節為例，如何吸引更多的溫州市民和溫州周邊居民來參與活動就成為活動策劃和傳播的一個重點。開始籌備時，活動策劃團隊和融媒團隊就進行頭腦風暴，策劃推出大荊鎮鐵定溜溜石斛文化園的門票抽獎活動，以擴大影響、吸引人流。為期三輪的抽獎活動，共吸引了超過20萬人次的線上參與。同時，融媒團隊結合活動特點，推出了多個短視頻報道，其中僅在抖音平臺的播放量就超300 萬。2023 樂清石斛花開共富節開幕當天，園區入口處排起長隊，現場人氣爆棚，活動效果非常好。

創業激勵制：鼓勵創新，激勵創業

如何才能激發和調動策展執行團隊的積極性？這是媒體轉型大背景下需要思考的問題。如果僅僅依靠行政命令要求大家參與，很難激發大家干事創業的勁頭，難以高效、順利地完成一個個大項目的落地執行。這就需要我們探索出一條行之有效的運行機制，消除大家的后顧之憂，真正激發員工的積極性。

一般執行一個會展活動項目，需要經營、采編和行政后勤等各部門人員的深度參與。經營、采編的員工會擔心參與執行會務后，原有的工作任務完不成怎么辦？對行政部門員工來說，如果參不參與、干多干少一個樣，也會影響他們的積極性。為了解決這些問題，溫州日報嘗試推出策劃執行加分制，每個會務活動執行完畢后，由項目總負責人和各分項目負責人一起給所有參與人員打分，根據每個人投入的工作量、完成項目的質量、考量加班加點等綜合表現給出一個合適的分數。這個分數對參與的記者來說相當于額外增加的稿分，對于經營和后勤的員工來說可以折算成獎金。

同時為激發員工干事創業的熱情，調動大家參與執行會展項目的積極性，對于特別出彩的會展活動項目，報社根據項目的社會效益和經濟效益，綜合考量給予總編輯嘉獎。另外，對于優秀的創業創新人才，溫州日報報業集團將進行年度評選表彰。