大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理對策研究

魏瑛杰　丁靜

摘 要：信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)是計算機與網(wǎng)絡(luò)時代最具代表性的科技工具，其在各行業(yè)領(lǐng)域的普及與廣泛應(yīng)用推動了大數(shù)據(jù)時代發(fā)展的進程。同時，在大數(shù)據(jù)技術(shù)帶動下，各種海量的數(shù)據(jù)信息也逐漸被賦予了不同的價值，并成為寶貴的資源，在經(jīng)濟發(fā)展與文明進步中發(fā)揮出重要作用。高校檔案在教育管理、人才培育和教學(xué)研究、教育教學(xué)創(chuàng)新方面有著至關(guān)重要的價值作用。伴隨著數(shù)字化時代、數(shù)據(jù)化時代的不斷演變，高校檔案作為高校重要的信息資源，對其管理工作的開展也逐漸開始向著智能化、數(shù)字化方向轉(zhuǎn)變。文章著重研究基于大數(shù)據(jù)的高校檔案管理創(chuàng)新與更新的對策，明確了大數(shù)據(jù)及高校檔案管理的相關(guān)概念內(nèi)涵，分析了大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理所存在的問題與難點，并提出有效的管理創(chuàng)新對策，期望能夠為提升高校檔案管理質(zhì)量及效率，實現(xiàn)檔案管理模式進步提供一點參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；高校；檔案管理；管理對策

中圖分類號：G647.24 文獻標(biāo)識碼：A

時代的進步和文明的發(fā)展必然會加快技術(shù)更新的腳步，尤其是科技文明最為顯著和具有代表性的技術(shù)——信息技術(shù)。由此也產(chǎn)生了大量的數(shù)據(jù)信息，這些數(shù)據(jù)信息在被收集、識別、篩選和提取后形成數(shù)據(jù)庫，而其中所應(yīng)用的技術(shù)即為大數(shù)據(jù)技術(shù)。高校檔案管理的本質(zhì)是信息的管理，由于高校檔案信息數(shù)量大、復(fù)雜程度高，為保證高校檔案管理的效率、質(zhì)量與安全，就需要借助擁有強大數(shù)據(jù)處理和分析能力的大數(shù)據(jù)技術(shù)，構(gòu)建現(xiàn)代化高校檔案管理系統(tǒng)。但是目前，基于大數(shù)據(jù)的高校檔案管理仍然存在諸多難點，如人才的缺失、檔案信息數(shù)據(jù)安全、檔案處理技術(shù)與標(biāo)準(zhǔn)更新等，這些問題的存在必然會對高校檔案管理的高效化、數(shù)字化建設(shè)產(chǎn)生一定影響。因此，在大數(shù)據(jù)時代背景下，高校檔案管理要積極改變傳統(tǒng)管理模式，加強數(shù)字化檔案管理建設(shè)，從而滿足高?？焖侔l(fā)展對檔案信息的需求。

一、大數(shù)據(jù)與高校檔案管理

1.大數(shù)據(jù)

在數(shù)字化時代背景下，大數(shù)據(jù)已經(jīng)成為業(yè)界熱議的話題，從本質(zhì)上來說，大數(shù)據(jù)是指傳統(tǒng)數(shù)據(jù)處理應(yīng)用軟件難以處理的大規(guī)模數(shù)據(jù)集合。它通常包括在數(shù)據(jù)存儲、管理、分析及獲取有價值信息等方面，具有前所未有的復(fù)雜性和挑戰(zhàn)性的數(shù)據(jù)類型和數(shù)據(jù)量。大數(shù)據(jù)及其相關(guān)技術(shù)是在信息技術(shù)廣泛應(yīng)用和技術(shù)革新下所逐漸產(chǎn)生并得以不斷推廣與實踐應(yīng)用的，尤其是云計算、物聯(lián)網(wǎng)和社交媒體的普及，使得全球數(shù)據(jù)量呈現(xiàn)出爆炸式增長，諸多行業(yè)領(lǐng)域普遍引用了信息技術(shù)、云計算技術(shù)與物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)開展運營管理和生產(chǎn)管理，意味著每天、每分、每秒，各個行業(yè)、各個領(lǐng)域都在產(chǎn)生和分享巨量的數(shù)據(jù)信息，由此誕生了大數(shù)據(jù)的概念，以應(yīng)對這種前所未有的數(shù)據(jù)處理需求。

從大數(shù)據(jù)表征角度來說，其主要有四個明顯的特征：

其一，數(shù)據(jù)量十分龐大。大數(shù)據(jù)最為顯著的特點就在于數(shù)據(jù)量的龐大，而且是時刻呈幾何式增長，其中包括了大量各種來源、不同類型的巨量數(shù)據(jù)。

其二，超快的處理速度。大數(shù)據(jù)主要由數(shù)字信息數(shù)據(jù)組成，由于大數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)量十分龐大，要想實現(xiàn)對海量數(shù)據(jù)的收集、整理、分類和存儲，必然需要具備快速處理和分析大量數(shù)據(jù)的技術(shù)能力。

其三，紛繁的數(shù)據(jù)種類。大數(shù)據(jù)涵蓋了各種各樣不同類型的數(shù)據(jù)信息，包括大量結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，如文檔和表格，還有半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，如電子郵件和網(wǎng)頁數(shù)據(jù)。此外，還有非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，具有代表性的是視頻和音頻。

其四，較低的價值密度。雖然在大數(shù)據(jù)時代數(shù)據(jù)信息呈現(xiàn)爆炸式增長且規(guī)模巨大，但其中僅僅只有其中一部分具有價值。所以，需要借助工具從大量無用數(shù)據(jù)中識別、提取出有價值的數(shù)據(jù)信息。

2.高校檔案管理

高校檔案力求全面地反映高校的各項工作、活動和成果。它涵蓋了高校教育、教學(xué)、科研、服務(wù)和文化等多個方面，還記錄了高校管理、學(xué)生工作以及國際交流等具體內(nèi)容。通過高校檔案，不僅可以系統(tǒng)地了解高校的工作情況，還可以深入了解高校各個方面的具體情況。

簡單來說，高校檔案管理主要是指高校所有部門在日常工作開展中所產(chǎn)生各項信息數(shù)據(jù)的匯總、篩選與保存。對于高校來說，其檔案分類主要包括黨群類、行政類、教學(xué)類、科研類、學(xué)生類、基本建設(shè)類、儀器設(shè)備類、出版類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、外事類和財會類等多種類型，其中有大量對學(xué)校發(fā)展及社會經(jīng)濟建設(shè)具備重要作用價值的信息。按照不同類型和檔案信息記錄要求又分為多種不同的檔案類別，按照特定管理標(biāo)準(zhǔn)及存儲要求，參照檔案信息產(chǎn)生時間、來源及內(nèi)容與具體特征，對檔案信息予以有層次的分類和整理保存。例如，根據(jù)文件的來源、時間、內(nèi)容和外形上的異同點和聯(lián)系組成一組文件材料，按照檔案管理的辦法分類組卷，經(jīng)過編目、裝訂成卷，形成檔案案卷，包括案卷封面、卷內(nèi)文件目錄（全引目錄）、卷內(nèi)文件和備考表等幾部分。

高校檔案管理人員需積極與學(xué)校各部門工作人員保持緊密溝通，確保檔案信息的真實性、完整性和存檔錄入的及時性，按照特定時間，依據(jù)具體的檔案歸類與存檔制度規(guī)定，組織所有教學(xué)、科研和管理等相關(guān)工作人員，及時對本部門檔案信息整理與匯總，并予以立卷。立卷相關(guān)責(zé)任人需嚴格遵守紙質(zhì)檔案文件信息及電子檔案信息形成具體規(guī)律，對所收集、整理的檔案信息文件予以系統(tǒng)的編號，并詳細填寫卷內(nèi)目錄，完成后交由本部門檔案存儲工作人員開展嚴格、詳細的核查后，確認合格方可移交給高校檔案管理部門。

二、大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理現(xiàn)狀分析

高校檔案信息數(shù)量龐大且分類復(fù)雜，大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)為高校檔案管理帶來了新的機遇，但同時也有新的挑戰(zhàn)。主要包括如何處理和分析大規(guī)模、復(fù)雜的數(shù)據(jù)信息，如何保護檔案信息數(shù)據(jù)的安全也是高校檔案管理工作的一大難點。

從目前各高校開展檔案管理工作現(xiàn)狀分析可以發(fā)現(xiàn)，在管理效率及管理質(zhì)量上仍存在一些不足，具體體現(xiàn)在以下幾個方面：

第一，高校檔案管理相關(guān)系統(tǒng)及硬件設(shè)備設(shè)施較為落后。按照當(dāng)前部分高校檔案館內(nèi)應(yīng)用的檔案信息管理系統(tǒng)來看，有很大一部分高校檔案管理部門仍采用功能較為落后的初級信息管理系統(tǒng)，其在檔案管理功能方面較為單一，操作界面、設(shè)置模塊相對較為簡單，甚至在功能上仍停留在簡單的檔案信息錄入、關(guān)鍵詞檢索方面。并且，其中有很大一部分高校的檔案信息管理系統(tǒng)并未設(shè)置檔案信息統(tǒng)計功能，也沒有搭配信息數(shù)據(jù)分析技術(shù)軟件和數(shù)據(jù)管理功能模塊，系統(tǒng)軟件較為陳舊，更新較慢，沒有對硬件與軟件及時更新，無論是功能多樣性還是檔案信息安全性方面都遠遠無法達到高校檔案信息化與數(shù)字化的功能要求。

第二，高校檔案信息資源管理體系更新較慢且十分混亂。當(dāng)前，部分經(jīng)濟水平不高地區(qū)的高校，在檔案管理系統(tǒng)設(shè)計方面由于受到經(jīng)費、技術(shù)局限影響，導(dǎo)致其并未構(gòu)建較完善的管理制度和監(jiān)督考核機制，特別是未建立專門用于各類檔案管理的相關(guān)制度與監(jiān)督管理機制，使得檔案管理部門各項工作開展效率低下，且無法保證檔案信息的安全和完整，更加無法做到及時更新，甚至常會出現(xiàn)多頭管理的情況，信息不完整，問題較多。而學(xué)生在查閱自己檔案信息時，常常需要登錄多個系統(tǒng)或到多個部門查詢，如此碎片化、混亂的管理模式既不利于高校檔案的高效化管理，也不利于高校檔案利用率的提升。

第三，高校檔案信息安全管理水平較弱。網(wǎng)絡(luò)及大數(shù)據(jù)存儲的特點之一在于其具有一定的開放性，且數(shù)據(jù)多點存儲、復(fù)雜系統(tǒng)及海量數(shù)據(jù)的存在必然會涉及數(shù)據(jù)信息的安全問題。從實踐角度來說，大部分對高校檔案信息產(chǎn)生威脅的因素均來自外部網(wǎng)絡(luò)，常會出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)攻擊或是利用現(xiàn)存防火墻、軟件后門及系統(tǒng)漏洞入侵系統(tǒng)，常常會發(fā)生泄露學(xué)校重要信息或師生個人信息的情況，尤其在檔案信息的錄入和存儲以及復(fù)制方面的信息技術(shù)水平越高，則檔案信息的安全風(fēng)險系數(shù)越大。由于高校檔案管理信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范相對滯后及缺失，導(dǎo)致安全管理方面也成為大數(shù)據(jù)檔案管理的弱項。

三、基于大數(shù)據(jù)的高校檔案管理對策

1.高度重視高校檔案管理信息化與智慧化建設(shè)

高度重視、加強領(lǐng)導(dǎo)是有效提高高校檔案管理信息化、智慧化的根本前提，要想引入具有先進功能的大數(shù)據(jù)技術(shù)，就必須注重對相關(guān)硬件設(shè)備設(shè)施的完善。首先，從思想意識上做出積極改變，重視檔案信息化建設(shè)，明確高校檔案管理信息化、智慧化是提高高校檔案管理效率與質(zhì)量以及發(fā)揮檔案價值的必由之路，也是未來時代發(fā)展與高校發(fā)展的必然趨勢。只有真正重視檔案信息化工作才能夠更加積極地投入更多資源和資金。所以，各高校不僅要將更多資金和資源向檔案管理信息化建設(shè)傾斜，購置更多先進的設(shè)備設(shè)施，還要獲得當(dāng)?shù)卣斦闹С?，完善檔案管理場所及信息數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)等硬件設(shè)備設(shè)施，積極引進功能先進的軟件系統(tǒng)，從而為高校檔案信息化、智慧化建立必備條件。

一方面，高校檔案管理工作人員要及時轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，重視檔案管理的現(xiàn)代化，要積極學(xué)習(xí)先進的檔案管理理念及管理技術(shù)，尤其要建立大數(shù)據(jù)檔案管理的新時代管理意識。高校尤其要能夠利用新媒體等多元化宣傳媒介，引入和宣傳先進的檔案管理理念，提高全體檔案管理人員的大數(shù)據(jù)意識，不斷提升檔案管理工作的信息化、數(shù)字化水平，從而實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)管理的革新；另一方面，高校檔案管理人員也要積極學(xué)習(xí)更多先進的大數(shù)據(jù)技術(shù)操作方法，尤其要掌握檔案信息數(shù)據(jù)處理的技術(shù)，結(jié)合高校引入的設(shè)備設(shè)施，不斷提升自身信息素養(yǎng)和技術(shù)操作水平，從而滿足高校檔案管理信息化、智慧化建設(shè)的要求。

2.積極開展高校檔案管理體系的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

高校檔案作為一所高校對外展示形象、對內(nèi)凝聚力量的重要途徑，其內(nèi)容質(zhì)量與整合力度直接關(guān)系到檔案的整體質(zhì)量。要實現(xiàn)高校檔案的高質(zhì)量發(fā)展，必須積極加強內(nèi)容整合與創(chuàng)新。對于高校檔案管理信息化、智慧化建設(shè)來說，無論是高校管理層還是檔案管理人員，都應(yīng)該準(zhǔn)確認識檔案標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)據(jù)化的關(guān)鍵點，能夠把握傳統(tǒng)檔案管理與現(xiàn)代檔案管理之間的差別，并通過提升檔案管理的數(shù)據(jù)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平達到優(yōu)化檔案管理工作的目的。

一是要豐富檔案內(nèi)容，拓展信息廣度。高校檔案不應(yīng)僅限于羅列事實、堆砌數(shù)據(jù)，而應(yīng)通過系統(tǒng)整理和深入挖掘，將學(xué)校的重要事件、工作成果和發(fā)展規(guī)劃等信息全面呈現(xiàn)。同時，要注重從多角度、多層次篩選信息，確保檔案內(nèi)容全面而有重點；二是要健全檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化制度。高校要結(jié)合檔案管理工作現(xiàn)狀及現(xiàn)有管理體系更新標(biāo)準(zhǔn)化管理制度，無論是檔案信息的檢索、提取或是接收、電子信息交換、存儲及查詢等，都必須執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)化的操作流程和管理制度，以此來提高高校檔案管理工作的現(xiàn)代化水平；三是要重視對數(shù)字化檔案的制定與備份。根據(jù)目前高校各項教育教學(xué)管理及科研與黨政工作開展現(xiàn)狀，了解實際的檔案管理需求，明確各項管理要求，制定科學(xué)、健全的數(shù)字化檔案管理制度與考核標(biāo)準(zhǔn)；四是要強化宣傳力度，提升檔案影響力。除了在校內(nèi)廣泛宣傳外，還應(yīng)在社會上積極推廣學(xué)校的形象與成果。例如，可以通過校園網(wǎng)站、社交媒體等平臺發(fā)布相關(guān)內(nèi)容，吸引更多人關(guān)注和了解學(xué)校的發(fā)展?fàn)顩r。此外，還可以舉辦專題展覽、開展主題活動等形式，讓更多人參與到學(xué)校檔案工作中來。

3.注重大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理安全保障體系的構(gòu)建

對于智慧化、現(xiàn)代化的檔案信息管理而言，信息安全一直是不可忽視的重點。因此，高校需關(guān)注現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)安全體系的建立，尤其要全面把握影響檔案管理工作的各項因素，并明確大數(shù)據(jù)時代對檔案管理安全的各項要求與挑戰(zhàn)，及時構(gòu)建功能先進的檔案安全保障體系。

一是要加強數(shù)據(jù)分析能力。通過收集和整理學(xué)校的各類數(shù)據(jù)，運用科學(xué)的數(shù)據(jù)分析方法，對數(shù)據(jù)深度挖掘和分析，從而發(fā)現(xiàn)學(xué)校發(fā)展中存在的問題和不足，為學(xué)校的決策提供重要參考。同時，要注重數(shù)據(jù)的更新與修正，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和時效性；二是要注重檔案管理網(wǎng)絡(luò)的安全性，以有效應(yīng)對數(shù)據(jù)化檔案管理的各項要求，運用全新升級的網(wǎng)絡(luò)安全軟件做好檔案信息安全保護，從而最大程度上降低病毒侵襲的威脅；三是要重視檔案服務(wù)端網(wǎng)絡(luò)安全防護系統(tǒng)，成立專門的網(wǎng)絡(luò)安全防護監(jiān)管部門，并安裝先進的安全管理軟件，及時更新，以多種方式提高檔案信息服務(wù)端的網(wǎng)絡(luò)安全。

四、結(jié)束語

結(jié)合上文所述，基于大數(shù)據(jù)的高校檔案管理建設(shè)與技術(shù)更新是未來智慧校園建設(shè)發(fā)展的重要組成單元，高校需充分運用大數(shù)據(jù)技術(shù)的特點和優(yōu)勢，全面分析當(dāng)前高校檔案管理工作開展中存在的問題及難點，將以大數(shù)據(jù)技術(shù)為基礎(chǔ)的智慧檔案建設(shè)融入校園建設(shè)中，尤其在制定相關(guān)規(guī)劃時應(yīng)做到同步考慮。高校應(yīng)積極利用有利的發(fā)展環(huán)境，使高校檔案管理數(shù)據(jù)化、智慧化發(fā)展得到政策層面的有效支持。在高校總體規(guī)劃下，將大數(shù)據(jù)技術(shù)和先進的軟硬件設(shè)備設(shè)施積極融入檔案管理中，并以開放共享的建設(shè)模式加強高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)，更好地發(fā)揮高校檔案價值，使其成為促進高?？焖侔l(fā)展的基石。

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（作者單位：山東建筑大學(xué)）

作者簡介：魏瑛杰（1989—），男，漢族，山東濟南人，本科，館員，研究方向：檔案數(shù)字化；丁靜（1977—），女，漢族，山東濟南人，碩士，副研究館員，研究方向：檔案數(shù)字化。