醫院檔案管理現狀及檔案信息自動化管理對策探析

摘 要：檔案管理是醫院管理的重要組成部分，旨在有效管理醫療信息和推動醫院信息化發展。隨著醫療技術的進步和醫療服務水平的提高，醫院檔案管理面臨著日益嚴峻的挑戰。同時，信息技術的快速發展也為醫院檔案管理帶來了新的機遇。文章將探討醫院檔案管理的現狀及檔案信息自動化的有效管理對策，旨在為醫院檔案管理工作的改進和創新提供有益參考。

關鍵詞：醫院檔案管理；檔案信息自動化；管理對策；現代化管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

醫院檔案作為重要的業務信息和歷史資料，對醫院的管理、服務和發展具有不可替代的作用。因此，本文旨在探討醫院檔案管理的現狀問題及其檔案信息自動化管理對策，以提高醫療檔案管理水平，為醫院的發展提供有力支撐。

一、醫院檔案管理的現狀

1.醫院檔案管理的重要性

醫院檔案是醫療服務的重要組成部分，記錄了患者的信息、診療過程等關鍵數據。這些檔案承載著醫院提供的醫療服務的重要依據，是醫生診斷、治療及后續復診的基礎。它們記錄了患者的病史、診斷結果、醫囑和用藥建議等信息，起到了保障患者安全、協助醫療決策和促進醫療質量提升的作用。

同時，檔案管理對于醫院的日常運營、醫療質量控制、研究與教學都具有重要意義。醫院檔案能夠幫助醫院開展資源的科學配置，合理規劃醫療服務。對于醫療質量控制來說，通過對檔案數據的分析，可以及時發現問題和風險，從而提升醫療服務的質量。此外，醫院檔案還是醫學研究和教學的重要基礎，為醫學科研和人才培養提供數據支持。

2.醫院檔案管理的現狀分析

（1）檔案管理工作人員的業務水平

醫院檔案管理工作人員在業務水平上存在一些不足之處。一方面，一些檔案管理工作人員的專業知識和技能水平相對較低，缺乏系統的培訓和學習機會，導致其對檔案管理的理論和實踐知識了解不夠全面，在具體操作中可能存在一些錯誤或不規范的做法；另一方面，一些工作人員對檔案管理的重要性和價值意識還不夠強烈，缺乏積極主動的工作態度，導致檔案管理的質量和效率受到一定程度的影響。

（2） 檔案管理硬件設備設施投入不足

醫院檔案管理硬件設備設施的投入相對不足，限制了檔案管理工作的質量和效率。例如，部分醫院仍在使用傳統的紙質檔案存儲方式，導致檔案信息的檢索和管理過程煩瑣、耗時，并且容易出現檔案遺失或損壞的情況。此外，檔案管理系統的更新和升級方面也存在投入不足的問題，導致一些醫院的檔案管理系統功能不夠完善，無法滿足醫院不斷增長的檔案管理需求，影響了檔案管理工作的現代化水平。

（3）檔案現代化管理水平不高

部分醫院檔案現代化管理水平相對較低，缺乏科學、規范的管理模式和方法。首先，一些醫院的檔案管理機構設置和人員編制問題尚未得到有效解決，導致檔案管理的職責和權限不明確，工作任務分配不合理，給檔案管理工作帶來了困難和阻礙。其次，一些醫院對檔案管理的管理機制和流程不夠重視，缺乏規范化的工作流程和標準操作規范，容易導致檔案管理過程中出現混亂和紕漏。最后，醫院檔案管理的信息化程度也相對較低，缺乏高效的信息共享和交流機制，無法充分利用信息技術手段提升檔案管理工作的效率和質量。

二、檔案信息自動化管理的優勢

1.提高醫院的工作效率和管理水平

自動化檔案管理系統通過將檔案信息數字化并錄入系統，大大減少了人工檢索和查詢的時間。工作人員只需在系統中輸入相關關鍵詞便可快速找到所需的檔案信息，不僅節省了人力資源，還提高了工作效率，使醫務人員能夠更加專注于醫療工作，提供更精準和高效的醫療服務。另外，傳統的手動檔案管理方式需要耗費大量的時間和物力，容易導致檔案遺失和錯誤。而自動化檔案管理系統能夠提供便捷的操作界面和功能模塊，使醫務人員能夠快速創建、編輯和存儲檔案信息，有助于減少人為的錯誤，提高醫務人員的工作效率和管理水平。

2.促進醫院信息共享與協同工作

在醫院中，各個部門之間需要頻繁共享檔案信息，協同工作。傳統的檔案管理方式往往需要傳遞紙質檔案或手動整理多個部門的信息，效率較低且容易出現錯誤。然而，自動化檔案管理系統能夠實現無縫的信息共享，不同部門之間通過系統即可獲取所需的檔案信息，提高了工作效率和準確性。此外，醫院涉及患者的各個環節，包括診斷、治療、護理等都需要及時獲取患者的檔案信息。自動化檔案管理系統能夠將患者的檔案信息與不同崗位的工作人員實行關聯，使其能夠在需要時方便地查看和更新患者檔案信息，不僅提高了工作效率，還能減少信息傳遞過程中的錯誤和遺漏，提高了工作的準確性。

3.為醫院的整體規劃及建設提供指導

在數據驅動的時代，醫院的整體規劃和建設必然離不開有效、準確、高效的信息管理。檔案信息自動化管理能為醫院決策層提供精準、直觀的數據支持。通過大數據、云計算、人工智能等先進技術的應用，使得醫院的檔案信息管理從過去的人工、紙質化形式變為現在的電子、數字化方式。醫院的整體規劃和建設涉及諸多方面，如設備采購、人員配置、科室設置、業務發展等，這些都需要基于大量的數據分析和決策。而檔案信息自動化管理就能將這些數據系統化、結構化的處理生成可視化的報表，幫助決策層全面、科學的決策。

三、采用檔案信息自動化管理提升醫院檔案管理質量的對策

1.檔案信息系統的建設與應用

為了提升醫院檔案管理質量，可以采用檔案信息自動化管理為醫院的規范化管理和優質醫療服務提供支持和保障。檔案信息系統的建設是提升醫院檔案管理質量的基礎。首先，醫院可以引入專業的檔案信息系統，實現檔案電子化管理。通過電子化管理，可以將大量的紙質檔案數字化，并建立統一的數據庫，可以提高檔案檢索和利用效率，避免了傳統紙質檔案容易丟失、受損等問題。醫院工作人員可以通過系統快速地查找患者的病歷資料，提高醫療決策的準確性和效率；其次，檔案信息系統建設還可以實現檔案信息的共享和交流。通過網絡技術，不同科室之間可以共享病歷資料和醫療信息，避免了信息孤島和重復錄入的問題。醫生可以及時獲取患者的完整病歷信息，展開全面的診療，提高醫療質量和安全性。同時，醫院還可以與其他醫療機構或衛生部門建立數據連接，實現跨機構、跨區域的信息共享，為患者提供連續、有效的醫療服務。檔案信息系統的應用是提升醫院檔案管理質量的關鍵。系統的應用過程中，醫院需要建立相應的規章制度和操作流程，明確各崗位人員的責任和權限。醫院工作人員要按照規定的操作流程展開檔案管理工作，包括病歷的錄入、審核、存儲和銷毀等環節。同時，醫院還要定期培訓，增強工作人員的操作技能和意識，確保系統正常運行和數據的準確性。此外，檔案信息系統還可以與其他管理系統集成，實現醫院內部各項業務的全面管理。比如，可以與醫院的門診系統、住院系統、藥房系統等集成，實現患者信息的一體化管理，避免了信息冗余和重復操作。還可以與醫保系統、衛生健康部門的監管系統連接，方便統計分析和政府監管。

2.制定檔案信息自動化管理方案

首先，在制定檔案信息自動化管理方案時，需要對醫院現有的檔案管理需求和問題展開分析，包括對檔案的數量、種類、存儲方式和檢索需求等方面展開全面調查和評估。同時，還要了解醫院已有的信息系統架構，以確保自動化檔案管理系統與現有系統相互兼容。在選擇合適的自動化檔案管理系統時，需要考慮系統的功能、性能、安全性等方面。系統必須能夠滿足醫院的檔案管理需求，包括高效的檔案錄入、整理、存儲和檢索功能；其次，系統還要能夠保證檔案信息的安全性，防止未經授權的訪問和篡改。在選擇系統供應商的過程中，需要充分比較和評估，選擇那些具有良好信譽、經驗豐富且能夠提供及時技術支持的公司。一旦選擇了合適的自動化檔案管理系統，就需要系統定制和集成。定制是指根據醫院的實際需求，對系統個性化設置和功能調整，可以使系統更好地適應醫院的工作流程和管理要求。集成則是將自動化檔案管理系統與醫院的其他信息系統實行無縫連接，實現數據的共享和交換。通過集成，不僅可以減少人工介入和數據冗余，還可以提高工作效率和信息的準確性。

3.優化檔案信息采集和錄入流程

為了提升醫院檔案管理質量，實現檔案信息自動化管理，可以通過優化檔案信息采集和錄入流程來達到預期目標。針對檔案信息的采集和錄入流程，可以采取以下對策優化。首先，確定統一的檔案信息采集標準，以確保不同環節的數據錄入和整理符合一致的要求，包括規定檔案信息的格式、內容和標簽等，使醫務人員在錄入檔案信息時能夠按照標準操作，減少錄入錯誤和信息不完整的情況。另外，還應規范各環節對檔案信息的審核和校對工作，確保數據的準確性和一致性；其次，引入智能化技術，如自動化識別和分類，以提高數據錄入的準確性和效率。通過利用先進的圖像識別和語義分析技術，可以實現對紙質檔案的自動化數字化處理。醫院可以投入相應的設備設施和軟件，將紙質檔案快速轉換為電子數據，減少傳統人工錄入的時間和錯誤率。同時，智能化技術還可以實現對檔案信息的分類和索引，方便醫務人員快速檢索和查詢，將大幅提高工作效率，減少人為的誤操作和信息遺漏。

4.加強系統培訓和監督管理

為了提升醫院檔案管理的質量，應該重視醫務人員的培訓，使他們能夠熟練掌握自動化檔案管理系統，并掌握相關的技能和操作規范。通過系統培訓，醫務人員將能夠了解自動化檔案管理系統的功能和特點，學會如何利用系統檔案管理、查詢和維護等操作。同時，可以針對各個崗位的需求，提供差異化的培訓方案，確保醫務人員能夠靈活應用自動化檔案管理系統。為了確保醫院檔案管理系統的穩定運行，應該設立專門的機構或崗位，負責系統的日常維護和監督。該機構或崗位應有專業的技術人員，具備相關的技術知識和經驗，定期對系統展開檢查、維護和升級，確保系統的安全性和穩定性。此外，還應監督醫務人員的操作，及時發現和糾正操作不規范的行為。該機構或崗位還可以負責對檔案管理系統的性能展開評估和優化，提出改進方案來滿足不斷變化的檔案管理需求。同時，應制定相關的制度和流程，指導醫務人員如何正確使用系統，遵守操作規范和信息安全要求。通過加強系統培訓和監督管理，可以提高醫務人員使用自動化檔案管理系統的能力和水平，從而提升醫院檔案管理的質量。

5.加大檔案管理硬件設備設施的投入力度

為了加強對醫院檔案管理硬件設備設施的投入力度，醫院需要投資和更新現有的檔案管理系統，以適應醫院日益增長的檔案數量和多樣化的檔案類型。更新的檔案管理系統應具備先進的信息技術能力，包括文檔掃描、分類、檢索和存儲等功能，能夠提高檔案管理的效率和準確性。同時，購買高質量的檔案存儲設備，如大容量的硬盤陣列、網絡存儲設備和備份系統等。這些設備設施能夠提供可靠、安全和高效的檔案存儲環境，保護醫院檔案免受損壞、丟失或未經授權訪問的風險。此外，為了快速完成檔案數字化，醫院可以投資購買高速、高精度的檔案掃描設備，將紙質檔案轉換為電子文檔，并保持原始檔案的質量和完整性。數字化的檔案不僅方便了存儲和檢索，還能夠減少紙質檔案的占用空間，降低檔案管理的成本。同時，在醫院各相關科室設置檔案檢索終端設備，為醫務人員提供方便、快捷的檔案檢索服務。這些終端設備可以連接到檔案管理系統，并提供多種搜索和檢索功能，使醫務人員能夠在短時間內找到所需的檔案信息，提高工作效率和醫療服務質量。另外，醫院需要購買安全防護設備設施，以保護醫院檔案信息的安全，包括防火墻、入侵檢測系統、訪問控制系統和數據備份設備等。通過建立完善的安全防護系統，可以有效防止未經授權的訪問、惡意軟件攻擊和硬件損壞等安全風險。

四、結束語

在醫院檔案管理中通過引入自動化檔案管理系統，能夠提高工作效率、促進信息共享和協同工作，加強隱私保護和信息安全。同時，醫院應制定詳細的對策，包括檔案信息系統的建設與應用、制定管理方案、優化數據采集流程以及加強系統培訓和監督管理等措施。這樣的管理對策，既符合現代化醫院信息化建設的需求，又能保障醫院的日常運營和患者信息的安全。總之，醫院檔案信息自動化的管理需要不斷地探索和實踐，以提高醫院檔案管理的現代化水平和服務質量，推動醫院的可持續發展。

參考文獻：

[1]李 萍.“互聯網+”視域下醫院檔案管理創新策略探究[J].辦公室業務，2023（18）：49-51.

[2]崔 旭.淺談如何做好醫院檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2022（03）：113-115.

[3]陳錦鉅.醫院檔案管理的現狀及檔案信息自動化的管理對策分析[J].中國衛生標準管理，2022，13（02）：5-9.

[4]王蘇醒.醫院檔案管理現狀及對策[J].中國衛生標準管理，2021，12（19）：10-14.

[5]陳小樊.人才流動背景下醫院人事檔案管理的現狀及對策分析[J].黑龍江人力資源和社會保障，2022（11）：76-78.

[6]楊凱莉，金琰斐.中小型公立醫院檔案管理現狀分析與思考[J].蘭臺世界，2023（S1）：103-104.

[7]王力政，張永卿.淺談醫院人事檔案管理的現狀與發展對策[J].基層醫學論壇，2023，27（19）：130-132+150.

[8]韓興發，葉 茂，吳玉洪.公立醫院綜合檔案管理的現狀與對策研究[J].蘭臺內外，2023（23）：43-45.

（作者單位：菏澤市立醫院）

作者簡介：李靜（1978—），女，漢族，山東高密人，本科，檔案館員，研究方向：檔案管理。