孫捷　姜英杰　劉國棟

摘 要：本文以吉林大學中日聯誼醫院為例，探討如何構建檔案網絡管理服務系統，為三級公立醫院績效考核提供信息支撐平臺。該系統也適用于各級各類研究型醫院乃至高等學校綜合檔案精細化管理、職稱評聘時多部門一站式業績審核等工作。

關鍵詞：醫院；檔案管理；網絡管理系統；績效

基金項目：本文系吉林大學醫院管理研究項目。

2019年1月16日，國務院辦公廳出臺文件《關于加強三級公立醫院績效考核工作的意見》指出：“強化績效考核導向。通過加強信息系統建設，提高績效考核數據信息的準確性。人才隊伍建設與教學科研能力體現醫院的持續發展能力，是反映三級公立醫院創新發展和持續健康運行的重要指標。通過科研成果臨床轉化指標考核醫院創新支撐能力。將績效考核結果作為公立醫院發展規劃、重大項目立項、財政投入、經費核撥、績效工資總量核定、醫保政策調整的重要依據，同時與醫院評審評價、國家醫學中心和區域醫療中心建設以及各項評優評先工作緊密結合。績效考核結果作為選拔任用公立醫院黨組織書記、院長和領導班子成員的重要參考。”隨著較為完善的三級公立醫院績效考核指標體系的基本建立，要求醫院按時將上一年度績效考核指標所需數據上傳至國家和省級績效考核信息系統。為了高效、高質量地完成任務，三級公立醫院亟須建立符合數據上傳要求的信息平臺。

本研究的創新亮點在于該系統不但適用于研究型醫院乃至高等學校綜合檔案的精細化管理，而且適用于職稱評聘時多部門一站式業績審核等工作。

1 國內研究現狀

通過現況調查發現，國內知名的檔案管理軟件品牌有清華紫光、南大之星、量子偉業等，其軟件系統在科研績效統計功能開發方面尚有欠缺。易普拉格、銀通先達是專門開發科研績效統計功能的軟件品牌。國內軟件公司尚未開發出兼有綜合檔案管理和醫教研成果管理的軟件系統。

2 用戶需求分析

以該醫院醫療、教學、科研管理部門為重點，進行用戶需求分析后認為：與軟件公司聯合開發軟件系統，量身定制醫院檔案網絡管理服務系統，性價比會比較高。

3 理論支撐體系

通過參照《高等學校檔案管理辦法》《檔案著錄規則》《電子檔案管理系統通用功能要求》等檔案法規、標準，在清華紫光電子檔案管理系統V1.0的基礎上，通過二次開發，研發出職工成果績效管理系統。通過在紫光V1.0上完成模塊化集成，共同搭建醫院檔案網絡管理服務平臺。

依托較為安全的醫院內部網絡，研究基于B/S技術結構下的醫院檔案網絡管理服務平臺。B/S技術結構，即Browser/Server——瀏覽器/服務器技術結構。

本研究采用當今國際流行的先進的PHP+MySQL程序設計理論體系。PHP網絡編程語言和MySQL數據庫管理系統是一對開發動態交互網站的最佳組合。PHP和MySQL使用的都是開放式源代碼，是完全免費的產品。PHP語言是一種嵌入式HTML腳本語言，大多數語法來源于C語言，也有一部分PHP特性借鑒于Java和Perl語言[1]。PHP語言幾乎支持所有的操作系統平臺，并支持多種Web服務器和廣泛的數據庫。PHP是模塊化的語言，實現了程序邏輯與用戶界面的分離。PHP語言的安全性能是受到全世界用戶廣泛公認的，其程序代碼與Apache編譯方式使PHP語言具有靈活的安全設定功能。PHP語言支持面向對象和過程的兩種開發風格，有利于軟件的二次開發[2]。MySQL是一種快速、多線程、多用戶的SQL數據庫服務器，其核心程序是采用完全的多線程編程，可在不同的操作系統下運行。MySQL數據庫管理系統支持大型數據庫，具有強大的查詢功能，擁有一個靈活、安全的權限口令系統[3]。

4 整合檔案數據庫

4.1 確定實體檔案門類

實體檔案是績效考核、職稱評聘審核等工作中重要的佐證材料。該醫院實體檔案劃分為文書檔案、科技檔案、專門檔案3大類別。根據醫院機關職能，確定文書檔案由黨群、行政、醫療、教學、科研、基建、設備、招標、資產、產品開發、出版、外事、財會等檔案門類中的文書檔案組成；科技檔案由基建、設備、產品開發、出版等檔案門類中的科技檔案以及職工醫教研業績檔案組成，職工醫教研業績檔案由論文、論著、課題、成果獎、專利、榮譽等檔案組成；專門檔案由聲像檔案、實物檔案以及財會檔案中的專業檔案組成。

4.2 確定檔案數據庫

為方便考核和審核工作，實體檔案的核心信息要以電子題錄的形式呈現給用戶，這就要求整合醫院檔案數據庫資源。根據各門類檔案數據庫字段的異同，整合后形成文書、科技、財會、聲像、實物、論文、論著、課題、成果獎、專利、榮譽等檔案數據庫。

5 系統總體架構

該系統的總體架構由門戶層、應用層、數據層組成。門戶層：包括門戶網站以及用戶端的檔案查詢、錄入、借閱等界面。應用層：包括文書、科技、財會、聲像、實物、論文、論著、課題、成果獎、專利、榮譽等檔案管理系統，檔案查詢、打印、錄入、借閱等管理系統以及管理員管理系統。數據層：包括文書、科技、財會、聲像、實物、論文、論著、課題、成果獎、專利、榮譽等檔案數據庫以及輔助管理數據庫。

6 系統功能設計

6.1 系統功能設計步驟

第一步：根據用戶需求，建立相應的MySQL數據庫，并建立相應的關聯。分別建立文書、科技、財會、聲像、實物、論文、論著、課題、成果獎、專利、榮譽等檔案數據庫以及輔助管理數據庫。

第二步：在用戶端，通過Internet和瀏覽器，用戶可以遠程訪問Web服務器上的用戶端界面。用戶端界面，通過網頁設計軟件，利用HTML+PHP語言混合設計而成，由多選項表單構成。選項包括用戶注冊以及文書、科技、財會、聲像、實物、論文、論著、課題、成果獎、專利、榮譽等檔案的查詢、錄入等。以Post方式向Web服務器提交用戶錄入信息，以確保信息安全。同時，界面將服務器反饋的信息（如查詢結果、檔案題錄等）顯示給用戶。通過PHP編程，將反饋的信息以Excel、TXT或者其它文件格式保存起來。

第三步：在服務器端，服務器程序根據用戶端傳來的數據，經解析得出查詢關鍵字，再調用MySQL數據庫管理系統所提供的插入、更新、刪除等查詢功能，對文書、科技、財會、聲像、實物、論文、論著、課題、成果獎、專利、榮譽等檔案數據表以及輔助管理數據表進行操作，完成相應功能，并將結果反饋給用戶端。

6.2 管理系統功能

檔案管理系統：包括文書、科技、財會、聲像、實物、論文、論著、課題、成果獎、專利、榮譽等檔案管理系統，具有檔案查詢、打印、錄入、借閱等功能。

用戶管理系統：會按照用戶不同級別進行授權，以便用戶對數據進行操作。查詢管理系統：方便用戶對歸檔情況進行查詢。錄入管理系統：完成用戶對文件材料題錄的自主錄入。 借閱管理系統：辦理檔案借閱登記、歸還、催還操作。

7 系統界面設計與功能實現

7.1 系統界面設計

該平臺界面分為系統管理員界面和用戶界面。系統雖然為系統管理員和用戶都提供了檔案查詢、打印、錄入、借閱的功能，但是只有系統管理員擁有修改的權限，從而確保檔案數據庫的安全性。

7.2 確定界面管理模塊

根據檔案數據庫的構成，建立系統管理模塊。系統管理模塊由檔案管理模塊、功能管理模塊、系統管理模塊組成。檔案管理模塊包括文書、科技、財會、聲像、實物、論文、論著、課題、成果獎、專利、榮譽等檔案管理模塊。職工醫教研業績檔案由論文、論著、課題、成果獎、專利、榮譽等檔案組成，對論文、論著、課題、成果獎、專利、榮譽等管理模塊的功能設計是本研究的重點內容。

7.3 界面管理模塊的功能

檔案管理模塊的功能：系統管理員界面的檔案管理模塊包含檔案查詢、數據錄入、錄入數據管理、錄入數據批量管理等4個菜單；用戶界面的檔案管理模塊包含檔案查詢、數據錄入、錄入數據管理等3個菜單。檔案查詢菜單，支持各種模糊查詢。數據錄入菜單，設有重復錄入提示。錄入數據管理菜單，用戶可以對錄入信息進行修改后再次提交。錄入數據批量管理菜單，只提供給系統管理員使用，用于定期刪除臨時數據表中的垃圾數據。

功能管理模塊的功能：系統管理員界面和用戶界面都包含個人業績檔案題錄打印、借閱查看和管理的功能。

系統管理模塊的功能：系統管理員界面包含系統日志管理、留言管理、數據庫備份或恢復管理、密碼管理等4個菜單。用戶界面包含查看系統日志、留言管理、密碼管理等3個菜單。

7.4 統計功能模塊

該系統具有強大的統計功能，是本研究的一大創新亮點。通過全宗統計功能，可以分析醫院檔案工作的規律和特點。通過業績統計功能，該系統能夠為醫院乃至國家頂層設計提供參考依據。該系統能夠為上級主管部門提供三級公立醫院績效考核指標的完成情況；在醫院教學評估和學科評估工作中，該系統能夠為醫院提供各臨床科室和醫技科室教學業績、學術業績情況；在職稱評聘、研究生導師遴選等工作中，該系統能夠為多部門一站式業績審核提供網絡服務。

8 系統的實現與測試

系統測試采用的基本功能測評指標有數據管理、整理編目、檢索查詢、輔助實體管理、安全保密、系統維護等功能。采用的基本性能測評指標有兼容性、速度、易用性、容錯性、安全可靠性、數據結構合理性等[4]。在系統測試過程中，該系統具有良好的實用性、兼容性、可擴充性，且操作簡單、使用方便。

本文以職工業績檔案模塊為例，在系統管理員界面對系統主要功能演示如下。

8.1 系統的登錄

系統管理員或用戶打開網頁瀏覽器，登錄檔案網址，輸入用戶名和密碼，進入各自界面。該系統支持IE（Internet Explorer）、谷歌、搜狗等主流瀏覽器。

8.2 系統主要功能頁面

結論與展望

多用戶網絡化的醫院檔案管理系統，為三級公立醫院績效考核數據信息上傳提供了安全、高效、高質量的服務平臺。同時，檔案網絡管理服務平臺使檔案管理部門實現由傳統的半封閉式管理模式向現代化的開放式管理服務模式轉變，實現了院內檔案信息資源共享，能夠為職能部門、臨床一線科室提供便捷的檔案服務，真正實現“讓信息多跑路，讓職工少跑腿”的工作理念。

檔案信息化包括電子化、數字化、網絡化[5]。檔案網絡化為檔案電子化、檔案數字化的遠程服務成為可能。檔案管理部門作為醫院重要的信息支撐部門之一，可以在檔案網絡化的基礎上大力開展檔案數字化建設，更好地為傳承醫院歷史文化和人文精神、建設智慧醫院服務。

參考文獻

[1]黃桂金，于永軍，唐有明.PHP+MySQL完全學習手冊[M].北京：清華大學出版社，2008.

[2]明日科技，鄒天思，潘凱華，劉中華.PHP數據庫系統開發完全手冊[M].北京：人民郵電出版社，2007.

[3]黃縉華，等.MySQL入門很簡單[M].北京：清華大學出版社，2011.

[4]祝潔.檔案管理軟件系統測評指標體系研究[J].蘭臺世界，2009（4）：23-24.

[5]李惠萍.檔案信息化發展方向——檔案數字化[J].云南檔案，2009（11）：15-16.

第一作者簡介：孫捷（1971— ），吉林大學中日聯誼醫院黨政綜合辦公室副研究員，研究方向：衛生事業管理、檔案學。

通訊作者簡介：姜英杰（1971— ），吉林大學后勤服務集團副研究員，研究方向：高等教育管理。通訊作者簡介：劉國棟（1972— ），吉林大學醫院管理處副研究員，研究方向：衛生事業管理。