石油企業(yè)輸油管道檔案資源的信息化管理提升策略

南向艷

陜西延長石油（集團）有限責(zé)任公司管道運輸?shù)谌止?陜西 延安 716000

檔案即是企業(yè)發(fā)展歷史的重要佐證，在不同發(fā)展階段記錄著企業(yè)技術(shù)研發(fā)、生產(chǎn)及經(jīng)營等各方面發(fā)展歷程的重要參考，也是企業(yè)文化傳承，維系著過去及未來。在企業(yè)發(fā)展進(jìn)程當(dāng)中，檔案管理工作不僅必要而且也是十分重要，檔案管理工作的整體水平在一定程度上決定著企業(yè)各項工作是否能夠順利發(fā)展，如果檔案能夠得到科學(xué)管理，資料信息充分得以開發(fā)利用，就可以在一定程度上提升企業(yè)的發(fā)展速度。社會信息化的快速進(jìn)展，信息化技術(shù)及信息服務(wù)對于國家、地區(qū)、企業(yè)、家庭及個人不可缺少，而信息技術(shù)也已成為支撐當(dāng)今社會生活以及經(jīng)濟活動的基石。在這種情況下，信息產(chǎn)業(yè)成為重點發(fā)展的戰(zhàn)略性產(chǎn)業(yè)部門，信息技術(shù)代表著先進(jìn)生產(chǎn)力的發(fā)展方向，廣泛應(yīng)用可使信息的重要因素、戰(zhàn)略資源等作用得以充分發(fā)揮[1]。

1 輸油管道工程項目建設(shè)檔案信息化管理工作的意義

輸油管道建設(shè)由于投資大、建設(shè)工期時間長、參與建設(shè)的單位多等，是一項龐大的系統(tǒng)工程，因而，所形成的重要工程項目檔案也具有價值高、種類多、數(shù)量大、結(jié)構(gòu)且復(fù)雜的特性。近年來，隨著我國經(jīng)濟水平的不斷提高，社會高度信息化，信息技術(shù)在我國社會的應(yīng)用范圍越來越廣泛。在信息技術(shù)的沖擊下，國內(nèi)大部分的企業(yè)也逐步建立起了現(xiàn)代企業(yè)制度，跟隨需求進(jìn)行內(nèi)外調(diào)整和變革。石油企業(yè)的輸油管道工程項目檔案資源管理工作為企業(yè)發(fā)展的一項重要關(guān)注點，一直倍受領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，而從管理機制與管理方法上也在積極適應(yīng)信息化變化，圍繞企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，作出新調(diào)整，便于服務(wù)企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展的需要[2]。從“楊姚輸油管道工程項目”檔案信息化管理中，結(jié)合工程的實際情況，發(fā)現(xiàn)檔案管理中遇到的未重視信息化的充分利用，資料的收集與工程不同步，信息資源的存放存在安全隱患等，針對問題提出一些建設(shè)性意見，使在信息化管理檔案資源中更能體現(xiàn)科學(xué)化，提高運行效率，助于企業(yè)在未來的輸油管道建設(shè)及后期重建中發(fā)揮重要價值，從而真正推動企業(yè)整體的發(fā)展。

2 輸油管道工程項目檔案信息化管理工作中現(xiàn)存問題

2.1 信息化重視程度低

信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，給人們工作和生活均帶來較大便利，而在工程項目檔案資源管理工作中，信息化建設(shè)并不太理想或是不科學(xué)，很大程度上對檔案工作、工程效率產(chǎn)生直接影響，存在問題根源主要是對信息化的建設(shè)或利用現(xiàn)代化高科技的這種概念沒有正確的認(rèn)知，導(dǎo)致在建設(shè)中資源投入不足、系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)不完善等，重視度低，在運用中就會出現(xiàn)運行模式不協(xié)調(diào)的情況，這種情況下就很難在各個環(huán)節(jié)工作中提高效率。

2.2 資料的收集與工程不同步

在輸油管道工程項目建設(shè)中參與的單位、人員較多，其業(yè)務(wù)水平也是參差不齊，比如建設(shè)輸油管道施工單位，其在工程項目施工過程中所形成的相關(guān)于施工文件是反映工程項目的真實面貌，關(guān)系著質(zhì)量、安全的主要依據(jù)，也是后期維修、改建的主要依據(jù)，若是在施工過程中，只注重了有形的工程項目建設(shè)，對工程資料的收集缺乏重視，那么就相當(dāng)于忽視了作為重要憑證的工程建設(shè)資料。就比如在工程項目施工過程中沒有及時的有效記錄，后期需要時才會補做資料、補簽手續(xù)等，導(dǎo)致工程施工與資料不同步或施工技術(shù)資料缺乏真實性；技術(shù)人員與負(fù)責(zé)資料人員對工程項目資料交接手續(xù)比較隨意，可能會造成缺失等諸多問題。從整體上看，思想上的不重視才會導(dǎo)致資料的收集與工程不同步或資料缺失，主要就是檔案員工作職責(zé)的問題。（1）檔案管理人員采用信息化檔案管理操作流程不熟悉或缺少信息技術(shù)等原因；（2）從企業(yè)其他部門臨時調(diào)配兼職人員，對資料不熟悉、缺乏檔案管理專業(yè)性，且會忽略檔案資料的收集工作對工程進(jìn)度的服務(wù)。（3）對工程項目檔案資源意識缺乏和檔案信息化專業(yè)技術(shù)能力的不足，未能做到依法治檔等問題。

2.3 輸油管道工程項目檔案信息化進(jìn)程中存在安全隱患

有利必有弊，網(wǎng)絡(luò)開放性是因特網(wǎng)最根本的特性，因此網(wǎng)絡(luò)環(huán)境必定也存在來自多方面的安全威脅。檔案信息化管理工作中，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器遭受到黑客惡意攻擊、或人為或偶然事故以及自然災(zāi)害等構(gòu)成威脅之后，檔案信息系統(tǒng)無法正常運行，導(dǎo)致存儲文檔或傳遞的數(shù)據(jù)被未經(jīng)授權(quán)者篡改或破壞、增刪、復(fù)制盜用等，這一系列行為即對實體的安全造成嚴(yán)重影響。所以，只有網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全，才能體現(xiàn)輸油管道工程項目檔案信息化管理的經(jīng)濟價值。

3 科學(xué)管理輸油管道工程項目檔案資源的工作建議

企業(yè)檔案并不只局限于記錄、保存歷史，更是行政管理事務(wù)的一種檔案匯集，包括會議記錄、文件檔案，也包含著企業(yè)重要信息，包括命令、批復(fù)、決定及通知。收集及保存的資料多是關(guān)于企業(yè)的發(fā)展信息，可為企業(yè)在進(jìn)行一些未來規(guī)劃中通過調(diào)取相關(guān)資料進(jìn)一步增強企業(yè)規(guī)劃的合理性。輸油管道工程項目檔案是指管道輸送原油、成品油及液化石油的工程建設(shè)項目（包括輸油管線、輸油站、輔助設(shè)施等）在立項、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理及竣工資料驗收各環(huán)節(jié)形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字、圖、表、聲像等不同形式與載體的全部文件。是工程建設(shè)工作的重要組成部分，對促進(jìn)技術(shù)、管理及運用都有著非常重要的意義。同時，對項目后期的運行管理、改擴建都有著重要作用。而在諸多的實踐證明中，信息化管理檔案資源對于當(dāng)前信息社會、企業(yè)整體發(fā)展的效果不言而喻[3-4]。尤其是在當(dāng)前社會進(jìn)入信息化新常態(tài)下，許多企業(yè)都不斷的跟隨需求進(jìn)行內(nèi)外調(diào)整和變革，檔案資源信息化管理工作內(nèi)容及工作方式也將引起一系列的變化，因此，只要管好檔案，用好檔案才能從檔案服務(wù)中提高工作效率、發(fā)揮經(jīng)濟效益。

3.1 思想重視，加強檔案資源信息化管理的認(rèn)知，明確職責(zé)，提高工作效率

在思想上加強工程項目檔案資源信息化管理的認(rèn)知，是改進(jìn)檔案工作重要的節(jié)點。具有良好的信息化檔案資源管理意識，糾正重建設(shè)，輕檔案的思想，無論是項目法人、項目技術(shù)人員、管理人員還是檔案資源管理人員，都要有組織、有計劃的學(xué)習(xí)檔案資源管理方面的法律法規(guī)，掌握相關(guān)檔案專業(yè)知識、信息化管理技能、計算機專業(yè)技能等，并能從思想上做到統(tǒng)一認(rèn)識，業(yè)務(wù)上做到統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、工作上做到統(tǒng)一要求，上下結(jié)合，步調(diào)一致。另外，明確檔案相關(guān)人員職責(zé)，可以將責(zé)任落實到個人，要求完善工作的每步流程，一旦出現(xiàn)問題也可以第一時間找到源頭并且解決。同時，構(gòu)建人性化的考核制度，對其工作量進(jìn)行考核，確保工作效率等。只有從思想上重視信息化管理，轉(zhuǎn)變其陳舊思想觀念，建立思想檔案，增強責(zé)任意識，提升企業(yè)文化建設(shè)，不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)、新知識等，才能夠真正提高檔案資源管理工作。

3.2 完善工程項目檔案資源信息化管理制度

在當(dāng)前，各企業(yè)檔案基本上都已經(jīng)開展了信息化建設(shè)，希望通過信息技術(shù)來提高工作效率。從“楊姚輸油管道工程項目”檔案資源信息化管理工作狀態(tài)看，應(yīng)先建立完善的規(guī)章制度，有制度的支撐更方便開展檔案工作。其次，構(gòu)建監(jiān)督機制，以此來做好文書、檔案相關(guān)單位、部門的資料收集、整理及移交工作，特別是相關(guān)單位、部門應(yīng)確定部門檔案管理負(fù)責(zé)人，主要針對未能按時完成的人員進(jìn)行督促及提醒，保證檔案資源的完整性。另外，企業(yè)檔案部門應(yīng)與相關(guān)單位、部門之間做好配合，通過之間的有效溝通、聯(lián)合管理，才能保證檔案資源信息化管理工作及時高效率的完成。

3.3 提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，加強應(yīng)用信息化技術(shù)管理的能力

當(dāng)前，企業(yè)基本上都已經(jīng)開展了信息化建設(shè)，希望通過信息技術(shù)來做好企業(yè)轉(zhuǎn)型工作，但卻并沒有落到辦公室檔案管理工作當(dāng)中，從整體上看，雖然企業(yè)的信息化建設(shè)速度比較快，但是有關(guān)檔案資源管理這一方面，確實沒有做到真正的信息化建設(shè)。就當(dāng)前檔案資源管理工作狀態(tài)看，大部分工作還是采用傳統(tǒng)的辦法，工作模式較為單一，缺少靈活性、高效率等，信息技術(shù)及科技術(shù)水平在有限度的情況下，檔案資源管理工作的效率也就得不到充分的發(fā)揮，檔案利用率就大大降低。（1）在建設(shè)工程項目信息化檔案資源管理工作的開始，應(yīng)當(dāng)?shù)谝粫r間組織相關(guān)人員增強信息化管理檔案資源意識的宣傳和教育，增強檔案數(shù)據(jù)信息的真實性以及完整性，反復(fù)強調(diào)工程項目的檔案資源管理對今后工作的重要性；（2）以全體檔案管理人員為主要培訓(xùn)對象，定期加強基礎(chǔ)理論知識、工程技術(shù)知識培訓(xùn)，增強檔案業(yè)務(wù)技能、計算機專業(yè)技能的培養(yǎng)之外，工程項目檔案工作就是反復(fù)收集反復(fù)利用的過程，工作量大，要求檔案管理人員要有高度的責(zé)任感、良好的職業(yè)道德，辦事心細(xì)的工作態(tài)度以及樂于奉獻(xiàn)的工作精神，積極參加、了解一線各方面工作動態(tài)，配合及分析處理能力，開闊視野，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，逐步提高綜合素質(zhì)，維護(hù)檔案的真實性、完整性，嚴(yán)守憲法及法律，恪盡職守，做到不泄密等，促進(jìn)檔案資源信息化高質(zhì)量管理，積極推進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展。（3）建立健全人才培養(yǎng)機制，并對其加大創(chuàng)新力度，全面吸引具備較強專業(yè)性的檔案管理人員，在企業(yè)實際開展信息化檔案資源管理工作時，為其注入更大活力[5]。

3.4 優(yōu)化和升級檔案信息化管理系統(tǒng)，加強資源信息安全

據(jù)了解，大部分企業(yè)都建立起了比較具有規(guī)范性的電子檔案系統(tǒng)，但是將這落實到工作當(dāng)中仍然體現(xiàn)出較多缺點。而信息化檔案資源內(nèi)容的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，才可促進(jìn)企業(yè)信息的共享。在企業(yè)檔案資源管理工作中，可充分整合現(xiàn)代化信息技術(shù)，構(gòu)建專項信息化管理系統(tǒng)，并不斷適應(yīng)新環(huán)境、新變化，做好科學(xué)規(guī)劃及應(yīng)用。（1）數(shù)據(jù)的擴充和延伸。檔案，即重點是數(shù)據(jù)，應(yīng)搭建數(shù)據(jù)管理平臺，做好管理分類，并進(jìn)行統(tǒng)一管理，可使得管理的結(jié)構(gòu)更加清晰，同時，不斷擴充檔案資源，不定時更新數(shù)據(jù)，以滿足各個使用者的多元化檔案資源需求。（2）開放式服務(wù)。建立開放式文件數(shù)據(jù)服務(wù)，在保證檔案資源共享效果的前提下，為使用者提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)支持。（3）數(shù)據(jù)處理。企業(yè)的宣傳課件、音頻等可充分利用信息化技術(shù)進(jìn)行分類管理，而涉及對內(nèi)對外的相關(guān)文件，分別通過設(shè)置檔案管理資源庫來提高數(shù)據(jù)處理速度，保證檔案資源信息化管理效果。（4）檔案專項網(wǎng)絡(luò)鏈接。通過創(chuàng)立專項檔案鏈接可以在極大程度上提高檔案查找的速度。因為在企業(yè)內(nèi)部主要應(yīng)用的網(wǎng)絡(luò)是企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)，檔案管理員就可以將不同的檔案制作成鏈接形式，當(dāng)企業(yè)人員需要查找檔案時，直接點開鏈接就可以獲取檔案內(nèi)容，這些操作都是使用公司局域網(wǎng)進(jìn)行，所以在訪問鏈接的過程中，也會留下相應(yīng)記錄。（5）整合與共享。結(jié)合企業(yè)工程項目，構(gòu)建檔案資源的管理組織架構(gòu)，促進(jìn)檔案的整合與共享。

通過以上優(yōu)化和升級檔案信息化管理系統(tǒng)，在一定程度上提高了檔案資源管理的安全性，同時，對企業(yè)檔案的機密等級進(jìn)行劃分，第1大類是普通檔案；第2大類是重要檔案，利用權(quán)限、防火墻、備份等技術(shù)加強數(shù)據(jù)信息的安全[6]，在普通文檔處理過程中可以通過輸入文檔時間以及檔案的名稱來進(jìn)行檢索，對于重要文檔和需要相應(yīng)的保密鑰匙才能夠進(jìn)行查找，另外構(gòu)建線上歷史查詢痕跡以及跟蹤模式，對所用使用者操作后都有相應(yīng)的痕跡可以追蹤，加強使用安全性。

4 結(jié)束語

社會高度信息化，企業(yè)也不斷的跟隨需求進(jìn)行內(nèi)外調(diào)整和變革，檔案資源管理機制與管理方法也需要積極推進(jìn)，利用新技術(shù)手段解決企業(yè)工程項目檔案現(xiàn)存的各種不適配問題，重視利用，強化技能，提升管理工作的靈活性，加強檔案注意信息安全，保證整體的工作高效率，提升企業(yè)經(jīng)濟價值。