基于價值創造的差旅平臺系統建設研究
——以A 公司為例

●曹 干

一、實施背景

（一）基于業務活動的重要性水平

近年來A 公司所處的數據通信市場中，全球云計算市場處于快速發展階段，大型數據中心無論是從投資計劃還是從總資本支出來看，數據中心建設整體上仍處于快速發展期。 客戶業務不斷增長，對數據中心的投資已經變得越來越迫切。 而從研發活動和市場開發層面來看，業務的交流和客戶的拓展所帶來的差旅活動勢必呈現上漲的趨勢，員工線下發生的差旅費用所帶來的大額墊資成本令員工的資金需求變得緊張，為了保障業務人員更好地發揮專業特點，提升業務的增值活動，減緩員工的資金及報銷流程問題，差旅平臺的建設刻不容緩了。

（二）基于業務流程和稅務稽查層面

出差活動是員工線下完成的，業務活動在發生之時對應的管理者無法得知，這就出現了員工在事中有預算外的事項或者費用發生而管理者無法立即得到信息并及時反饋的現象。 這種現象的發生會讓管理者管理的難度加大，也會因決策的不及時帶來一定的經濟損失，增加額外的成本費用。

再者，金稅四期的啟用，各地稅務部門的聯系和溝通變得愈發緊密，稅務部門通過監控金稅系統中開具的票據與其流向情況， 來判斷不合規的票據對應的收票單位是否存在違規操作等行為， 由此加大對企業的稅務監察力度。 因此，A 公司就需要通過采用差旅平臺這類信息化手段來規范流程，以達到規避稅務稽查風險、 提高社會影響力的目的。

二、 差旅平臺建設情況及運營模式

（一）差旅平臺的調研階段

A 公司財務管理部于2021 年3月份成立差旅平臺項目專項小組，主要負責差旅平臺的搭建工作。 根據工作目標， 由組長遞交項目年度工作計劃和具體方案， 并且對每一個階段的完成情況定期進行匯報， 由財務管理部負責人針對工作開展及期間遇到的問題提出評價意見和具體解決措施。根據總體安排， 差旅平臺搭建的主要工作分四個階段，即：項目調研、項目立項和流程搭建、 項目試運行與正式運行、項目后續跟蹤及反饋。項目調研階段的主要任務是對當前市場中現有的商旅服務平臺進行調研， 了解現有商旅服務平臺對應各家公司的產品及服務情況。項目組組長通過聯系市場中這種大型的軟件服務公司，請對應公司的專業團隊來公司進行業務宣講、了解各家公司的基本情況，產品的流程結構、商業模式、后續服務與收費情況。

（二）項目立項和流程搭建

對若干家商旅服務公司業務了解到各家公司產品特點和服務方式，最終通過招標流程選定B 公司承接A 公司差旅平臺的搭建工作。

首先，A 公司差旅項目組和B 公司通過業務探討、流程設計和場景重現，定義了差旅平臺的服務范圍和業務模式，即差旅平臺是公司差旅申請、預定、報銷的全流程業務平臺。包含員工出差前申請，出差中機票、酒店、出租車和火車等資源預定，出差后的確認及報銷全線上業務服務。 根據該定義，項目組和B 公司最終敲定了差旅服務的流程模型，差旅平臺通過對員工事前申請、事中業務發生和調節、 事后費用的歸集和結算，實現出差活動全流程服務和管控，貫穿了出差活動的始終，體現了資源共享和技術的創新。

流程設定完畢之后，B 公司針對流程結構和A 公司業務特點，設計差旅平臺的應用架構。 B 公司在差旅平臺中嵌入了自己公司的資源平臺，將商務酒店、火車飛機預定、交通用車等現有的資源融入到該系統中，并且通過電腦端與手機APP 實時對接，讓員工不僅能通過電腦端完成出差活動， 也能通過APP 程序完成業務活動。而且差旅活動的結算模式也進一步得到創新和優化，將傳統意義上的員工事后報銷模式轉變成了公司與差旅平臺集中結算的模式，簡化了員工的事后操作，也一定程度上減輕了財務部門員工費用審核的工作強度。

（三）項目試運行與正式運行

差旅平臺的流程設計和應用架構完成之后，A 公司于2022 年7 月份進入到系統試運行階段，針對業務部門出差特點以及出差期間可能遇到的各類情形逐一進行測試，將測試過程中出現的系統問題集中進行收集、登記，根據問題的集中程度請B 公司和流程信息部組成的專業團隊進行系統的優化和升級，盡最大可能做到反饋的問題能夠得到解決。

試運行期間業務部門員工反饋的問題基本得到落實之后，A 公司于2022 年9—12月份進入到項目的正式運行階段。 差旅平臺的上線活動并不是一步到位，而是選擇業務部門、業務發生情況逐步開展，優先選擇出差活動頻繁的業務部門進行差旅平臺的上線工作。 等到該業務部門上線運行一段時間，系統穩定且運轉正常，上線后存在的問題進一步得到解決之后，再對下一個業務部門進行項目的推廣，做到差旅平臺上線活動循序漸進，有條不紊。

（四）項目后續跟蹤及反饋

差旅平臺在正式運行之后， 由于員工出差過程中出現的問題具有很大的不確定性和盲目性， 且存在著員工針對該平臺的運行特點和操作方式不熟悉的情況。 針對這一現象， 項目組首先對各個業務部門的廣大員工進行系統介紹和集中培訓， 做到讓員工能夠快速地運用該平臺實現出差活動。 不僅如此，項目組也是成立了專門的系統答疑平臺， 針對員工在使用差旅平臺過程中反饋的各類問題，及時收集和反饋，并給出專業的解決措施和意見， 使員工的體驗感進一步加強， 盡最大可能保證系統運行穩定和高效。

三、差旅平臺運營效果

（一）加強業務管控，完善業務流程

差旅平臺搭建之前，A 公司員工出差需要事前提交出差申請，出差申請包含出差起始地、出差時間、出差目的和費用預算。 當出差申請得到上級領導審批之后方可進行相應的業務活動。 但是在出差過程中所發生的各類費用，都是員工線下進行的，這就使得出差申請和實際情況隔離開來，無法跟蹤業務活動的進展情況。事前申請這一步驟不能有效地跟進事中和事后的活動，員工在出差過程中經常因特殊業務的發生而出現與事前申請不相符的情形，業務人員只能通過業務說明和領導審批來彌補事前申請不足，進而完成費用報銷。 這樣一來，不僅給員工帶來麻煩，也給對應財務人員帶來工作上的難度。

差旅平臺搭建以后，平臺和公司的金蝶系統進行人力資源的對接，把公司辦公平臺有效地實現了整合，使得員工能夠在辦公平臺、訂票系統、報銷平臺等多系統及時進行業務操作和切換。員工不僅在事前能夠進行出差申請，而且隨著業務的開展和行程的變化， 能夠實時的提交變更申請和業務說明，實現了差旅服務的事中管控。 不僅如此，差旅平臺中嵌入了公司的差旅費制度，無論是高鐵或者機票的預定， 還是酒店的住宿，差旅平臺都是優先按照差標范圍內進行考量和呈現的， 有效地避免了超標預定的現象，減少了后期的審批成本。即便員工因某些原因發生的費用超過了標準，平臺也能夠智能地根據超標范圍選擇后期報銷方式是全額報銷還是部分報銷。對于員工通過差旅平臺發生的各類標準內的費用，平臺也是統一和公司進行結算， 不僅規范了票據的合規性，還省去了員工單獨報銷這一活動，提高了事后報銷的處理效率。 這樣一來，差旅平臺通過流程梳理和系統融合，加強了出差全環節的業務管控。

（二）實現降本增效，提高員工滿意度

在差旅平臺建設之前，員工出差過程中酒店訂房和飛機訂票都是事先在手機APP中下訂單或者直接前往酒店、 機場前臺進行，按照商家約定的價格執行，議價能力受限。尤其是酒店價格或者機票價格會受到多重因素的影響而起伏不定的城市，員工會遇到酒店住宿價格超過公司差旅費標準的情況，公司也會面臨高額的出差成本。

由于差旅平臺中各類費用的結算是平臺所在的公司集中與不同類型的供應商（航空公司、酒店、出租車平臺、鐵路公司）進行結算，因此，平臺本身具有一個強大的營銷網絡和供應商群體，這種資源的聚集會使得供應商之間在這個平臺中形成一種競爭關系，迫使不同的供應商之間為了獲得優勢而展開價格戰，不僅能夠優于市場價格提供優質的服務，且集中結算的模式使員工擺脫了原有差旅模式下金額高、 時間長的墊資問題，這樣一來，公司通過差旅平臺，不僅實現了降本增效， 而且提高了員工的滿意度，實現了業務的雙贏。

（三）合理降低企業稅負，規避稽查風險

在差旅平臺建設之前， 公司員工出差過程中取得的各類票據在成本性質及合規性上一直存在一定的損失和隱患。 損失表現在，企業無法真正享受稅收優惠政策，原本可以讓對方單位開具增值稅專用發票的卻開具了普通發票或者定額發票， 導致一部分原本可以抵扣的稅額因業務人員專業知識的缺失而喪失了抵扣的權利； 業務存在隱患主要體現在員工取得的發票為不法經營單位虛開的發票由此引發的稅務稽查風險。

差旅平臺建設之后，這種風險明顯得到改善和控制，員工發生的費用由平臺與供應商進行對接，供應商承擔的成本最終與企業進行結算，這種模式將傳統形式上員工與眾多不同地區、不同類型的供應商結算，轉換成了企業只與差旅平臺進行結算，公司只需要關注差旅平臺這家公司的經營機制和資信狀況。

四、差旅平臺實施對財務管理的意義

（一）貫徹公司增量績效管理的可持續發展戰略

增量績效管理原意是指通過一種系統的方法將企業長遠的戰略規劃和戰略目標融入到企業現有的商業模式中，使預算與核算、經營預警和業務分析、企業整體績效和個人增量績效能夠有效銜接。而差旅平臺的建設和推廣，、正是將該發展戰略進行了進一步的貫徹和實施，因為“增量績效管理”中的增量不僅代表著降低成本， 還要從業務中體現增量效應，為企業創造更多更大的價值，從而實現企業全體員工進行“增效”的目的。 差旅平臺就是通過資源整合， 將出差過程中的上游供應商（酒店、出租車平臺）匯集到一個平臺中， 通過價格對比和服務的介紹給了消費者一定選擇空間， 在眾多的優質供應商中選擇出性價比最高的商品和服務， 不僅使出差的成本低于規定的要求， 而且使員工的體驗感有所提升， 這不單單是差旅平臺帶來的無需墊資成本這一顯著優勢， 更是一種信息化創新和資源的聚集令員工的滿意度得到進一步上升的體驗， 體現了差旅平臺的增量效應與價值創造。

（二）推動了管理會計的發展，加大業財融合的力度

傳統的財務會計對于出差費用的定位主要是審核出差過程中費用的合理性、 票據合規性和業務規范性。 對于傳統的財務工作者來說， 耗費大量的精力去審核差旅費用已然不符合當代經濟社會以及財務的發展規律，當代財務工作者需要從傳統的核算中走出來，運用智能化工具，結合自身的專業特點，進行業務財務的融合， 成為業務的分析者和決策者，從而真正做到轉型。差旅平臺的出現是非常好的轉型契機， 這主要體現在差旅平臺通過流程優化和票據集中管理實現了“出差過程線上操作，費用報銷線上完成”這一理念和目標。即，業務人員所發生的各類出差業務都是通過差旅系統實現， 所有的財務報賬流程都是通過平臺和系統完成， 實現業務與系統對接，財務與平臺對接的新型管理模式。差旅平臺這種業務模式， 無疑是以信息化手段為支撐，實現會計與業務活動的有機融合，在這樣的變革下， 現有的財務人員就從繁瑣的費用報銷工作中解脫出來， 可以利用自身的專業優勢，進入管理會計的活動中去，為企業的經營活動奉獻出另外一種價值。

不僅如此， 差旅平臺的建設具有相當程度的復雜性， 需要財務人員根據業務部門的出差特點設想不同的業務場景， 并且在業務活動的靈活性、 合理性和財務制度的多重制約下做出有利于公司、 有利于員工的各項決策。 因此，差旅平臺的搭建工作，不僅讓財務和業務信息互通和共享， 還讓業務人員和財務人員能夠快速并同步了解彼此的情況，緩解了信息孤島現象，加強了雙方的溝通，提升了財務的主動服務意識， 真正實現了業務財務有機的融合。

（三）擴大了數字化技術的應用領域

A 公司所在的產業屬于高速發展的數據、通信類行業，整個行業的產品特征主要體現在個性化、智能化、連接性和生態化這四個方面。 而當今社會中數字化技術對產品和服務的主要影響也體現在這四個方面，因此，在這樣一個大的環境中， 數字化技術的運用就顯得尤為關鍵。 而差旅平臺的建設也正是朝著這樣一個大的方向邁進。平臺中，各類出差服務的需求，也朝著個性化的方向進行發展。員工利用平臺的資源優勢， 由傳統差旅活動中價格、 服務質量等功能性訴求轉向體驗性訴求。不僅如此，差旅平臺這個強大的數據處理中心可以將零散的信息進行收集、加工、處理，為企業提供高效且準確的數據資源，這些數據資源能夠為企業的費用管控提供很大的幫助。

差旅平臺通過流程再造將業務流程進行重新設計和創新， 將傳統差旅服務中非增值活動進行優化和重組， 大大提高了業務流程的效率。使現有的流程更快、更好。不僅如此，傳統費用報銷型工作方式也被打破， 建立全新的工作方式， 實現了數字化技術對業務流程的有利影響。

五、差旅平臺運行過程中遇到的問題及成因分析

（一）業務場景的多樣化致使差旅平臺無法涵蓋所有的業務類型

現有的差旅平臺只能按照公司既定模式下的情形進行業務的開展和辦理， 對于業務辦理過程中出現的特殊場景和現象， 差旅平臺暫時無法滿足要求。 這也就意味著差旅平臺無法涵蓋所有的業務活動， 因此對于一些平臺中涉及不到的活動和流程， 員工只能按照以前的處理方式通過線下來完成， 在后續的費用報銷環節中單獨提交業務申請來實現費用的補償。

這樣的情況對于差率平臺建設的初期階段可能涉及的會比較多， 主要還是屬于系統固有的局限性，不能滿足多樣化的業務需要。這樣情況的發生對于差旅平臺的建設來說既是一種不利的影響因素， 也是一種技術上突破的動力。 不利的影響因素主要體現在不能真正意義上實現出差全環節系統化操作；而又是一種技術突破的動力主要是體現在差旅平臺的搭建工作是一個持續性的、不斷提升、不斷完善的工作。 這就要求差旅平臺在技術上不斷突破和改進。

（二）票據管理的復雜性致使相關管理活動受限

票據管理的復雜性主要體現在企業月度進行對賬和結算的時候， 差旅平臺會把所有員工結算期間涉及的費用對應的票據集中進行郵寄，然后再進行結算。但是票據數量的密集性、 票據之間相關性和完整性大大增加了財務工作的難度。 這種難度給財務人員帶來的困擾主要表現在：

一個是平臺每月會根據員工出差情況把票據一次性郵寄到財務部門， 票據種類主要是機票、 高鐵票、 住宿費發票和其他交通發票，但是票據是集中有郵寄的，雖然伴隨著結算清單一起遞交到財務部門， 但是票據數量和種類之多會使得財務人員在核查票據和清單關聯的時候工作量繁重。 龐大的數據信息和堆積的票據會使得財務人員花費很多時間進行低價值活動， 從而不僅有悖于差旅平臺建立初衷， 也會讓財務部門因為結算方式的改變承擔起更多的壓力和責任。

二是票據的檔案管理情況也會因為結算方式的改變而帶來一定的阻礙， 這主要是由于傳統模式下員工每一份報銷單都對應該行程的票據，是票據與行程、憑證與業務的一對一的關系， 這樣的檔案管理一直固化在財務人員的工作習慣和思維模式中。 那么在差旅平臺這種新型的財務管理模式下， 現有的結算模式是集中進行的， 票據與憑證可能存在一對多，甚至多對多的情況。 這樣一來，傳統的檔案管理必然會因為業務需求的變更而產生變化， 如何解決現有的檔案管理問題也是需要深入思考的。

六、解決建議

第一， 規劃項目二期， 成立運營反饋小組。首先，差旅平臺項目由于其自身建設的復雜程度和業務場景的多樣化， 單單憑借前期的功能難以滿足差旅活動的所有需要， 因此公司需要計劃對該項目進行二期的規劃和投入。只有在這樣的前提條件下，平臺的完善和系統運維的穩定財有了堅實的后盾。 系統建設的難度和資源的稀缺是建設過程的一大阻礙，當這類問題能夠得到完善和解決之后，建設工作才會有繼續的動力。

其次， 項目團隊還應該成立運營反饋小組， 小組主要監控平臺上線之后出現的各類問題、 系統運營穩定情況和員工對于該平臺的業務訴求情況。 小組成員接收前端業務人員反饋的問題，先是進行分類，分析是屬于系統問題、流程問題、制度問題還是業務場景問題。分類完成之后，根據問題出現頻率和可行性操作， 繼而集中探討這類問題如何在現有的條件中予以實現和滿足。 盡最大程度做到能在一期完成的事項在當期解決。 如果確實存在現有階段和當前規模仍舊無法進行改善和解決的問題，可以先把問題集中進行歸集，將該問題放在二期的規劃中進行研究和討論。

第二，改變傳統思維模式，加強風險管理策略的運用。一是業務外包，企業通過業務外包將票據收集、 粘貼以及業務對賬工作轉移給第三方機構。即，公司和第三方服務公司簽訂服務協議， 雙方約定按照既定的標準在指定的時間之內將月度票據進行收集、核對、粘貼和統計， 并將票據收集和粘貼過程中出現的問題集中進行反饋， 讓平臺所在公司在規定的時間內進行整改， 保證該環節能夠順利進行。

該方案的提出主要基于該業務活動的工作量情況和工作頻率綜合考量的， 由于對賬活動發生在每月25 號之后，在對賬期間該工作的強度高且該活動又屬于低價值活動，如果將該工作轉移給第三方外包公司， 將平臺對賬規則、 票據核對和整理標準告知第三方公司， 讓第三方公司按照既定的要求完成以上的工作， 那么這樣就可以有效減緩了財務人員的工作壓力， 而且票據也可以按照財務規章制度的要求進行管理。

二是轉變固有思維方式，強化事后稽核的內控模式。傳統意義上的檔案管理更多的是在財務工作的事前進行，主要是在財務活動發生之時就將業務活動進行合理性、規范性的審查， 待到完成賬務處理之后， 按照SAP 系統（System Applications and Products，SAP 公司的產品——企業管理解決方案的軟件）既定的編號規則進行裝訂成冊。 那么在新型財務管理模式下，這種方式就要發生變化。 首先，業務活動的真實性和合規性都是由差旅平臺的流程管控來保證的，票據的真實性和完整性是由結算公司和第三方外包公司來滿足的，最后資金的支付活動都是集中進行，這樣一來，事前的審查活動在各方主體工作下都能得到合理保證。這就使得相關財務工作者需要將目標轉向事后稽核，即通過制定相應的差旅業務憑證裝訂規則來進行檔案管理， 從而達到事后稽核的目的。

這種規則首先可以選擇按照公司組織架構來框定管理范圍，即選定職能平臺、公共研發中心、各大業務部、營銷平臺、供應鏈平臺和采購中心作為差旅憑證大類。 各個業務部門不同成本中心所發生的費用按照對應的一級部門或者平臺進行集中歸集和裝訂。 公司整體的結算清單按照一級部門或者平臺進行拆分，并且匹配到具體人員。 這樣，差旅平臺首先通過人力資源系統將人員匹配到具體成本中心，以一級部門或者平臺為大類，將其下面的子成本中心進行歸集并且集中結算，最后將對應人員產生的各類票據按照一級部門或者平臺分開郵寄， 達到一級部門或者平臺的票據歸集到一起的目的。 再者，票據的裝訂方式按照票據的種類來區分， 即將清單中發生的各類費用按照票據的種類集中歸集然后合并裝訂，例如，高鐵票或者飛機票按照結算清單的順序依次進行集中粘貼， 把清單上發生的各類票據集中歸集之后再合并裝訂。 采用這樣的憑證裝訂模式之后， 后續的稽核工作和憑證管理工作才能夠有效地開展。

七、結語

隨著現代化技術的普及和推廣，越來越多的智能化技術已經在各行各業中得以實施，科學的進步和技術的創新所帶來的便利已經深入人心， 差旅平臺的建設和推廣不僅打破了原先在企業內部的管理和流程界限， 更是重塑了業務的各類場景， 通過平臺資源的共享，增強了企業對員工的服務意識，加強了業務、財務人員的工作效率，提升了企業整體的價值。