工程物資采購管理優(yōu)化研究

文／張澤龍 中國聯(lián)合工程有限公司 浙江杭州 310052

引言：

優(yōu)化工程物資采購管理是提高項目管理效率和質(zhì)量的關鍵。通過供應商選擇的科學評估、采購流程的優(yōu)化以及信息化管理的引入，可以實現(xiàn)工程物資采購管理的高效、便捷和可靠，進一步推動工程項目的順利進行。未來，隨著科技的不斷進步和創(chuàng)新，相信工程物資采購管理將會迎來更加智能化和精細化的發(fā)展。

1.物資采購和管理的重要性

1.1 有助于保障工程質(zhì)量

隨著工程施工領域的蓬勃發(fā)展，人們對施工質(zhì)量的追求不斷提升。然而，要保證施工質(zhì)量的關鍵在于工程物資的質(zhì)量，因為它與工程項目建設質(zhì)量密切相關。工程物資的質(zhì)量問題可能會對施工進度和整個工程項目的質(zhì)量產(chǎn)生不良影響，甚至會威脅到工程項目的使用壽命。因此，物資采購管理工作對于保證工程施工質(zhì)量具有重要的影響。為了提升工程項目的建設質(zhì)量，有關部門應該加強對物資采購管理工作的關注，并將其落實到施工環(huán)節(jié)。這意味著在物資采購過程中，應該嚴格把關，確保物資的質(zhì)量符合需求。同時，在施工過程中，應該加強對物資的使用和管理，確保物資能夠發(fā)揮其應有的作用。有關部門可以制定相關的物資采購管理規(guī)定和標準，明確物資的質(zhì)量要求和檢驗標準。同時，加強對物資供應商的審核和監(jiān)督，確保供應商具備良好的信譽和專業(yè)能力。此外，還可以加強對物資的驗收和檢測，確保物資的質(zhì)量符合標準。除了加強物資采購管理工作外，有關部門還應加強對施工過程的監(jiān)督和檢查。通過定期的施工現(xiàn)場檢查和質(zhì)量抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決物資質(zhì)量問題，確保工程項目的建設質(zhì)量達到預期目標[1]。

1.2 降低成本的需要

成本控制在企業(yè)運營中的重要性不可忽視，因此，它被視為一項關鍵的經(jīng)營策略。要實現(xiàn)降低成本的目標，物資采購成為了一個至關重要的環(huán)節(jié)。為了降低物資采購成本，必須采取切實有效的措施。然而，市場競爭的加劇使得企業(yè)難以在更嚴格的成本控制下取得同樣的經(jīng)濟效益。特別是施工企業(yè)面臨著更大的發(fā)展壓力。在這種情況下，物資采購管理的有效性變得尤為重要。它不僅直接影響公司的發(fā)展，還對國家的經(jīng)濟水平提高有著重要的影響。為了降低物資采購成本，企業(yè)可以采取一系列有效的措施。首先，企業(yè)應該加強對市場的調(diào)研，了解物資的供應情況和價格趨勢。這樣可以幫助企業(yè)選擇合適的供應商，并在采購過程中獲得更好的價格和服務。企業(yè)應該建立健全的物資采購流程。這包括明確的采購流程和標準化的合同管理。通過建立規(guī)范的流程和管理制度，企業(yè)可以提高采購效率，并減少不必要的成本。企業(yè)還可以通過采用新的技術和工具來改進物資采購管理。例如，引入電子采購系統(tǒng)可以提高采購效率，減少人為錯誤，并為企業(yè)提供更多的數(shù)據(jù)分析和決策支持。最后，企業(yè)還應該注重與供應商的合作和溝通。建立穩(wěn)定的供應關系可以為企業(yè)提供更好的價格和服務，并降低采購成本。

1.3 企業(yè)發(fā)展的需要

物資管理是企業(yè)發(fā)展水平和管理密不可分的重要因素。特別是對施工企業(yè)來說，加強對物資管理的重視至關重要。為了確保物資采購、儲存和使用的最優(yōu)化，需要從各個方面著手，并采取有效的管理手段。首先，在物資采購方面，企業(yè)應注重選擇優(yōu)質(zhì)的供應商，并與其建立長期穩(wěn)定的合作關系。同時，要對物資的質(zhì)量、價格、交貨周期等進行全面評估，確保采購的物資符合標準和需求，并且具有競爭力。其次，在物資儲存方面，企業(yè)應建立科學的倉儲管理系統(tǒng)。這包括合理規(guī)劃倉庫布局，確保物資分類、整齊擺放，方便取用和盤點。同時，要設立嚴格的入庫、出庫和庫存管理制度，確保物資的安全性和準確性，避免損耗和浪費。另外，在物資使用方面，企業(yè)應制定詳細的物資使用計劃，合理調(diào)配和利用物資資源。要加強對物資的監(jiān)督和控制，確保按照規(guī)定的程序和標準進行使用，避免過量或不當使用導致浪費和損失。對于不符合標準的物資，要及時退回供應商，提升公司的物資品質(zhì)。

2.建筑工程物資采購現(xiàn)狀

2.1 采購人員綜合素質(zhì)有待提升

建筑企業(yè)的業(yè)務性能常常受到限制，其中一個主要原因是缺乏采購知識和專業(yè)技能。這是因為建筑企業(yè)通常忽視對采購人員的培訓和專業(yè)發(fā)展，并很少組織相關的培訓活動。由于缺乏專業(yè)知識和技能，采購人員在采購管理中往往表現(xiàn)出隨意性，無法有效地預測采購風險。另外，建筑工程項目的財務管理部門負責采購和財務審計，但由于信息溝通不暢，導致采購偏差和材料供應問題。財務管理部門與采購部門之間的信息交流不夠順暢，導致采購決策與財務審計之間存在偏差，造成采購成本的增加和材料供應的延誤。為了解決這些問題，建筑企業(yè)應該重視采購人員的培訓和專業(yè)發(fā)展。建立定期的培訓計劃，提供相關的培訓課程，幫助采購人員提升采購管理的能力和專業(yè)知識。此外，建筑企業(yè)還應加強財務管理部門與采購部門之間的溝通與合作，確保信息的流通暢通，減少采購偏差和材料供應問題的發(fā)生。通過加強采購人員的培訓和專業(yè)發(fā)展，建筑企業(yè)可以提升其業(yè)務性能。采購人員將能夠更好地了解市場情況和供應鏈管理，預測和管理采購風險，并提供更有效的采購決策。同時，加強財務管理部門與采購部門之間的溝通與合作，可以確保采購成本的控制和材料供應的及時性，提高建筑項目的效率和質(zhì)量[2]。

2.2 采購流程過于混亂

建筑企業(yè)采購方案缺乏實用性，導致施工成本增加。這意味著建筑企業(yè)在采購物資和設備時沒有制定合理的方案，以滿足實際需求和預算限制。結果，施工成本不斷增加，給企業(yè)帶來財務壓力。施工企業(yè)物資采購過程中責任不清，可能出現(xiàn)不正當關系和挪用采購成本。由于缺乏明確的責任分工和監(jiān)督機制，施工企業(yè)的物資采購過程容易出現(xiàn)責任不清的情況。這可能導致不正當關系的產(chǎn)生，例如與供應商之間的關系，以及挪用采購成本的情況，使物資采購變得不透明。建筑工程項目中缺乏嚴格規(guī)定的采購流程，可能導致以權謀私和進場質(zhì)量檢查無效。由于缺乏嚴格規(guī)定的采購流程，建筑工程項目中的采購過程容易受到利益相關者的干擾。這可能導致一些人利用權力謀取私利，從而影響采購決策的公正性。此外，由于采購流程混亂，進場質(zhì)量檢查也可能變得無效，給工程施工質(zhì)量帶來風險。采購流程混亂，無法控制市場價格變動風險。由于缺乏規(guī)范的采購流程，建筑企業(yè)很難有效控制市場價格的變動風險。這意味著他們無法及時調(diào)整采購計劃，以適應市場價格的波動，從而導致采購成本的不可預測性。缺乏與財務管理部門的溝通和協(xié)調(diào)，影響成本核算工作進度。建筑企業(yè)在采購過程中往往缺乏與財務管理部門的有效溝通和協(xié)調(diào)。這可能導致成本核算工作進度的延遲，使得企業(yè)無法及時了解和控制采購成本，從而影響企業(yè)的財務狀況。

3.工程物資采購管理優(yōu)化措施

3.1 工程物資庫存管理優(yōu)化

對工程物資庫存進行管理時，需對匯總數(shù)量、金額等指標進行評分，并對備貨類物資進行綜合ABC 分類。對于資金和金額項的得分，可將其評分轉(zhuǎn)化為得分，其中A類得分為3 分，B 類得分為2 分，C 類得分為1 分。綜合得分時，可設置數(shù)量得分權重和金額得分權重，將得分權重相加，得到的數(shù)值結果即為綜合得分。針對綜合得分結果對物資庫存進行綜合分類，將得分在2.5～3 范圍內(nèi)的劃分為A 類，將得分在1.5～2.5 范圍內(nèi)的劃分為B 類，將得分在0～1.5 范圍內(nèi)的劃分為C 類。針對B 類和C類物資可采用定期訂貨模式。

3.2 基于供應鏈的工程物資采購流程優(yōu)化

在實現(xiàn)對工程物資庫存管理的優(yōu)化后，結合供應鏈，對工程物資采購流程進行優(yōu)化。結合上述庫存管理內(nèi)容，主要針對采購中對庫存調(diào)庫的流程進行優(yōu)化。

在原有的流程當中存在同一角色多次審批的問題，優(yōu)化后僅保留其中的一次審批。同時，在庫存物資計劃結束后，設置采購人員的驗收確認，此次調(diào)庫物料與需求部門、倉儲管理部或供應商溝通后，如存在需求變動或倉庫存放空間不足等情況，可重新返回修改。在不降低審批職能的前提下，對調(diào)撥程序進行了簡化。此外，原來的調(diào)料單需要采購員整理，生成調(diào)料表發(fā)給倉庫經(jīng)理，這是一種不必要的操作，建議系統(tǒng)增加數(shù)據(jù)推送；如果系統(tǒng)沒有完成，可以打印或者截圖，以確保調(diào)檔信息的準確性，提高工作效率[3]。

在此基礎上，針對領用申請出庫流程進行優(yōu)化。當前使用申請和出庫往往存在著長時間的占用，在確定了相關人員的業(yè)績評價標準后，在程序上也要做出相應調(diào)整。采用申請出庫的流程，取消了自提的預約方式，倉庫管理員根據(jù)申請的時間順序，對已發(fā)放的材料進行分類。建議在系統(tǒng)中加入“信息推送”的功能，當倉庫管理員將物料分揀后的信息發(fā)送給需要的部門時，如沒有達到系統(tǒng)的功能，則會通過短信或郵件通知。在流程風險方面，優(yōu)化調(diào)整中取消了自提預約模式，它不需要上級批準，只對后續(xù)的出庫進行審批，不會造成新的流程風險。

3.3 優(yōu)化管理制度及管理流程

物資采購供應鏈是一種以市場為導向、以產(chǎn)定購、按需供、產(chǎn)銷結合的新型流通方式。其目標是實現(xiàn)物資采購的高效、快速、精準和可持續(xù)發(fā)展，從而提高企業(yè)的競爭力和市場地位。優(yōu)化物資采購供應鏈需要建立完善的采購物資供應鏈管理制度和管理流程。管理制度的制定應根據(jù)企業(yè)環(huán)境和特點確定，并根據(jù)實際情況加以調(diào)整。制度的建立應考慮到物資采購的各個環(huán)節(jié)，包括供應商選擇、采購計劃制定、合同簽訂、交付與驗收等，確保規(guī)范、透明和公正的采購過程。此外，還應建立監(jiān)督機制和考核評價體系，確保制度的執(zhí)行和效果。管理流程是為了保證各項業(yè)務活動能夠順利進行而編制的一整套程序和系統(tǒng)。在物資采購供應鏈中，管理流程包括需求分析、供應商選取、報價與議價、合同簽訂、物資采購、交貨與驗收等環(huán)節(jié)。通過建立標準化、規(guī)范化的流程，可以提高采購效率，降低采購成本，減少采購風險。優(yōu)化物資采購管理制度和管理流程可以改善供應鏈運行質(zhì)量和效率，提高企業(yè)綜合實力。通過建立科學高效的物資采購供應鏈管理體系，企業(yè)能夠更好地控制供應鏈的各個環(huán)節(jié)，提高采購效率和準確度，降低采購成本，優(yōu)化庫存管理，提高物資供應的可靠性和穩(wěn)定性。同時，還能夠加強與供應商的合作，提高供應商的滿意度，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎。

3.4 建立企業(yè)采購信息化平臺

隨著社會主義市場經(jīng)濟體制改革的深入推進，我國經(jīng)濟正處于轉(zhuǎn)型升級階段。在這個新形勢下，傳統(tǒng)的采購管理模式已經(jīng)無法完全適應企業(yè)采購管理的要求。因此，企業(yè)采購信息化建設已成為勢在必行的趨勢，可以為采購部門提供更加便捷高效的工作方式，幫助采購人員掌握市場前沿動態(tài)，發(fā)現(xiàn)新商機，獲取更多利潤空間，實現(xiàn)自身價值最大化。然而，目前我國企業(yè)采購信息化仍處于起步階段，存在諸多不足之處。首先，缺乏科學系統(tǒng)的管理體系，導致采購工作難以規(guī)范和統(tǒng)一。其次，數(shù)據(jù)收集不全面，使得采購決策缺乏準確的信息支持。此外，信息安全體系不夠健全，存在著信息泄露和數(shù)據(jù)被篡改的風險。為了促進企業(yè)采購信息化水平的提高，企業(yè)需要進一步完善相關制度建設，并將先進技術應用于采購管理工作中。首先，建立獨立的采購信息管理機構，負責統(tǒng)籌和協(xié)調(diào)采購信息化工作，加強內(nèi)部信息共享與交換。其次，建立完整的業(yè)務操作流程及相應的業(yè)務流程，確保采購工作有序進行。同時，配備足夠數(shù)量的專業(yè)技術人員，負責對采購全過程的監(jiān)控和控制，確保采購工作的順利進行。另外，為了防范各種潛在的財務風險，企業(yè)還需要建立健全的風險防控機制。通過制定明確的內(nèi)控標準和采取切實可行的措施，可以有效地防范財務風險的發(fā)生[4]。

3.5 建立有效的組織管理機構

首先，建立專業(yè)的物資管理機構是必不可少的。物資管理人員需要正確認識到物資管理的重要性，并具備相應的專業(yè)知識和技能。他們需要了解市場情況，掌握供應商和物資的信息，及時跟進市場變化。同時，施工企業(yè)應該建立完善的物資管理機構，明確物資管理人員的職責和權限，確保物資管理工作的科學性和合理性。其次，建立健全的物資管理制度是提高物資采購效率的關鍵。物資管理制度應該包括物資采購的流程和標準，明確各個環(huán)節(jié)的責任和要求。通過制度的制約，可以規(guī)范物資采購的行為，確保采購的物資符合質(zhì)量和規(guī)格要求。同時，制度還可以明確采購責任的分工，減少決策的時間和成本。最后，施工企業(yè)應全面優(yōu)化和改進物資采購工作。通過引入信息化技術，可以提高物資采購的效率和準確性。例如，采用供應鏈管理系統(tǒng)，可以實現(xiàn)物資需求的實時監(jiān)控和供應商的自動選擇，避免了人工操作的繁瑣和錯誤。另外，施工企業(yè)還可以通過與供應商建立長期合作關系，獲得更好的價格和服務，提高物資采購的效益。

3.6 加強合同管理

近年來，隨著工程建設項目的不斷增多，合同管理成為了一項重要的任務。為了減少合同風險，我們需要加強工程建設項目的合同管理。首先，施工企業(yè)應該重視合同管理，并明確合同中的關鍵信息。這樣可以確保雙方的權益得到保障，避免合同糾紛的發(fā)生。其次，合同物資的審核流程也是一個關鍵環(huán)節(jié)。在項目部本級審核通過后，還需要經(jīng)過項目負責人審核、公司審核以及合同審核系統(tǒng)的審核。通過這樣的審核流程，可以確保合同物資的合法性和準確性，為合同管理提供了有力的保障。為了進一步改進合同管理體系，我們需要構建差異化的合同管理體系。這意味著不同的合同需要采取不同的管理方式。管理者應該按照合同管理標準，有效地管理施工物資，并明確各自的工作職責。只有這樣，才能更好地保證合同的履行和施工質(zhì)量的提升。

3.7 加強采購監(jiān)督力度，確保采購材料質(zhì)量

首先，采用目標分解的方式形成面向各業(yè)務部門的目標，并注重管理責任制的實施。通過將整體目標分解為具體的任務和責任，使各部門明確自己的職責和目標，并建立相應的管理責任制度。這樣可以提高各部門的責任意識和主動性，從而有效地推進工程項目的實施。其次，在物資采購環(huán)節(jié)上，明確責任人的采購責任義務，并形成切實可行的監(jiān)督管理機制。為了確保物資采購的合理性和減少成本，需要明確責任人的采購責任和義務，并建立相應的監(jiān)督管理機制。這可以通過建立采購流程和規(guī)范、明確采購責任人的權限和職責，以及加強對采購環(huán)節(jié)的監(jiān)督和審批來實現(xiàn)。再次，對超出預算的部分實施嚴格審批，實現(xiàn)對工程成本的全面控制。當發(fā)現(xiàn)工程項目存在超出預算的情況時，需要對超出部分進行嚴格審批，以確保成本的控制。這可以通過建立審批制度和流程，加強預算執(zhí)行的監(jiān)督和審查，以及及時采取糾正措施來實現(xiàn)。

3.8 對采購人員的職責進行規(guī)范

采購管理是一個組織內(nèi)部非常重要的環(huán)節(jié)，而采購部門人員的素質(zhì)和專業(yè)技能水平則直接影響著采購管理水平。為了確保采購工作的順利進行，以下是一些關鍵點需要注意。首先，在招聘采購人員的過程中，需要對其經(jīng)驗、資質(zhì)和水平進行審核和分析，以篩選出最優(yōu)秀的人才。因為只有具備豐富經(jīng)驗和專業(yè)技能的采購人員，才能夠有效地執(zhí)行采購工作，確保物資的質(zhì)量和交貨期的準時。其次，采購人員應具備高度的職業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)道德，將自己的職責落實到實處。他們應該堅持公正、透明的原則，在采購過程中嚴格遵守法規(guī)和公司內(nèi)部的規(guī)定，確保采購的公正性和合法性。在采購過程中，需要避免由同一單位進行，而是要進行責任劃分和細致化處理。這樣可以實現(xiàn)相互監(jiān)督和制約，減少腐敗和不當行為的發(fā)生。不同職務的工作也應適當分離處理，以實現(xiàn)相互監(jiān)督和制約。這樣可以避免權力過于集中，減少潛在的腐敗風險。對建筑工程項目的物資分類和責任劃分需要明確規(guī)定和詳細闡述，采用標準化的工作語言描述形式。這樣可以避免誤解和糾紛的發(fā)生，提高工作效率。

結語：

綜上所述，物資采購管理對建筑工程企業(yè)的質(zhì)量和項目經(jīng)濟效益至關重要。企業(yè)需要從思想層面正本清源，認識到物資采購管理的重要性，并采取多措并舉，做好物資采購管理工作。同時，需要進行動態(tài)化監(jiān)督，以確保物資采購管理的有效性。只有重視物資采購管理，企業(yè)才能實現(xiàn)長遠穩(wěn)健發(fā)展。