KA 連鎖商超應(yīng)收賬款管理的問題研究與對策

李梅花

［華潤雪花啤酒（中國）有限公司江蘇銷售分公司，泰州 225300］

引 言

快消品企業(yè)銷售模式一般分為兩種，即經(jīng)銷商模式、直營模式。直營模式主要針對大型KA 連鎖商超。KA 系統(tǒng)在整個社會零售份額中舉足輕重，是消費品生產(chǎn)廠商無法忽略，也無法放棄的市場。KA 系統(tǒng)在運作上，對全國性品牌廠商采取總部負責(zé)、門店配合的策略。廠商與其合作基本采取賒銷模式。賒銷所確定的收入并未真正使企業(yè)現(xiàn)金流入增加，反而使企業(yè)不得不運用有限的流動資金來墊付各種稅金和費用，加速了企業(yè)的現(xiàn)金流出。當(dāng)企業(yè)應(yīng)收賬款占比過高時，就會給企業(yè)資金周轉(zhuǎn)增加負擔(dān)。如何提升應(yīng)收賬款的周轉(zhuǎn)率，對于企業(yè)的發(fā)展尤為重要。目前，有很多企業(yè)與KA 系統(tǒng)合作存在問題，在應(yīng)收賬款方面存在賬款核對不清、賬款回收期長、扣款費用不明確、超期無法回收形成壞賬等問題。基于此，本文以KA 連鎖系統(tǒng)應(yīng)收賬款為研究對象，分析其特點與存在問題，結(jié)合工作經(jīng)驗提出了相應(yīng)的優(yōu)化對策，以期為相關(guān)企業(yè)提供參考。

一、KA 系統(tǒng)應(yīng)收賬款管理概述

企業(yè)一般與KA 商超簽訂年度合同，約定雙方的權(quán)利及義務(wù)，約定賬款結(jié)賬期限、扣費項目、退貨條款、不到貨罰款違約責(zé)任等。在合同執(zhí)行期間，財務(wù)人員要特別關(guān)注結(jié)款賬期，合同一般約定30 ～60 天結(jié)款，但其結(jié)款期間從KA 商超收到廠商發(fā)票入賬開始計算，開票前的驗收入庫等環(huán)節(jié)均不算賬期。因此，財務(wù)人員要弄清每一家商超的賬單出賬日期、開票要求、收票入賬日期等。如果入賬日期是15 號，發(fā)票開遲了，商超在20 號收到，那么付款期限就要往后延期1 個月。所以，開票不及時、發(fā)票沒有跟蹤送達等，均會影響應(yīng)收賬款的回收效率，甚至導(dǎo)致應(yīng)收賬款無法回收形成壞賬的風(fēng)險。因此，企業(yè)要關(guān)注合同條款、訂單、費用、發(fā)票入賬的每一環(huán)節(jié)管理要求，以此加快應(yīng)收賬款的周轉(zhuǎn)速度，最大限度減少壞賬損失，為企業(yè)的發(fā)展保駕護航。

二、KA 連鎖商超應(yīng)收賬款管理存在的問題

企業(yè)與KA 系統(tǒng)往來一般以賒銷為主，按合同約定的賬期結(jié)算款項。在應(yīng)收賬款管理中主要出現(xiàn)的問題如下：第一，貨物數(shù)量的差異，包括廠家發(fā)貨數(shù)量與商超驗收數(shù)量存在差異；商超退貨已處理，廠家未收到退貨未處理。第二，對賬環(huán)節(jié)存在問題，包括促銷扣費項目不清晰，扣費項目與合同條款不匹配，影響廠家核銷入賬；賬目核對不清，未及時開票影響應(yīng)收賬款回收，應(yīng)收賬款賬齡遠遠超過合同賬期；廠家與商超對賬沒有具體的管理工作，導(dǎo)致未達賬項不清晰。第三，款項結(jié)算的風(fēng)險，包括廠家與商超往來發(fā)票郵寄產(chǎn)生風(fēng)險，使款項無法按時結(jié)算；商超應(yīng)收賬款未按期結(jié)清，廠商繼續(xù)供貨，產(chǎn)生壞賬風(fēng)險。以上問題均會體現(xiàn)在企業(yè)與商超往來的應(yīng)收賬款上，若相關(guān)問題管理不善，會影響企業(yè)資金周轉(zhuǎn)，降低企業(yè)實際效益，甚至可能引發(fā)資金鏈斷裂的危機。

三、KA 系統(tǒng)應(yīng)收賬款管理原則

KA 系統(tǒng)均為連鎖商超，有內(nèi)部管理體系，企業(yè)與商超往來需要遵守國家法律法規(guī)及企業(yè)規(guī)章制度，及時確認收入與應(yīng)收賬款，做到合法合規(guī)。同時，企業(yè)在應(yīng)收賬款管理中需注重以下原則：第一，及時性原則。商超結(jié)算各環(huán)節(jié)均有賬期約定，即業(yè)務(wù)票據(jù)的傳遞、對賬結(jié)算等事項需確保及時完成[1]。第二，可追溯性原則。企業(yè)與商超各環(huán)節(jié)的結(jié)算依據(jù)需充分且可追溯；業(yè)務(wù)的操作必須有相關(guān)表單、票據(jù)作為憑據(jù)，并按要求存檔備案，以確保有據(jù)可查。第三，準(zhǔn)確性原則。凡是涉及業(yè)務(wù)事項的原始單據(jù)、發(fā)票等必須進行稽核和對賬，以確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。第四，真實性原則。企業(yè)收入及應(yīng)收賬款要符合相關(guān)確認原則，業(yè)務(wù)的發(fā)生必須真實、有效，嚴(yán)禁編制虛假業(yè)務(wù)單據(jù)，確保核算內(nèi)容真實。

四、KA 系統(tǒng)應(yīng)收賬款管理的關(guān)鍵控制點

（一）合同管理

合同作為產(chǎn)品購銷環(huán)節(jié)對買賣雙方當(dāng)事人的權(quán)利和義務(wù)進行約束的憑據(jù)，一般會約定購銷的具體事項及雙方的權(quán)利、義務(wù)等事項。KA 系統(tǒng)的合同一般由商超總部統(tǒng)談，以框架合同為主，供貨方一般以對方框架協(xié)議簽約，企業(yè)要重點關(guān)注談判費用、合同條款、結(jié)算賬期。例如，要重點關(guān)注無條件返利、有條件返利、海報費、陳列費、推廣折扣費、新品費、新店開張費、信息費、退貨條款、不到貨罰款的違約條款等。

（二）賒銷額度控制

企業(yè)與KA 系統(tǒng)業(yè)務(wù)往來一般均以賒銷為準(zhǔn)。為了有效控制賒銷業(yè)務(wù)風(fēng)險，企業(yè)需要依據(jù)終端的資信狀況，在合同銷售期限內(nèi)給予終端最高可使用的信用額度，如果超過信用額度或超期未回款，財務(wù)需要提出預(yù)警，在賒銷管理環(huán)節(jié)規(guī)避應(yīng)收賬款管理風(fēng)險。賒銷額度的控制很關(guān)鍵，如何合理設(shè)定主要包括賒銷金額的控制及賬齡的控制。企業(yè)可以依據(jù)商超的規(guī)模、預(yù)計淡旺季銷售額、合同期賬（商超收到企業(yè)開具的發(fā)票入賬后開始計算）、開票賬期（企業(yè)已發(fā)貨至開出發(fā)票的日期）、賬扣發(fā)票（商超扣費開給企業(yè)的費用發(fā)票）回收入賬期等合理估算各商超授信額度。

（三）訂單跟蹤管理

KA 系統(tǒng)訂單下達涉及兩部分：一部分為總倉下單，配送至總倉，此部分訂單一般起訂量大，配送地址單一，有利于企業(yè)配送；另一部分為商超門店下單，直接配送至門店，此部分訂單一般起訂量小，配送地址多，增加企業(yè)配送成本。訂單跟蹤管理也包括兩部分：一部分為送貨訂單的驗收跟蹤，此環(huán)節(jié)一般由企業(yè)營運部門跟蹤，跟蹤企業(yè)訂單對方是否已簽收，并取得驗收回單；另一部分為退貨訂單的跟蹤處理，此環(huán)節(jié)一般由業(yè)務(wù)部門跟蹤，若發(fā)生平臺退貨，及時予以辦理。在這一過程中，訂單接收、發(fā)運、跟蹤驗收是非常重要的環(huán)節(jié)，商超一般通過B2B 平臺在網(wǎng)上下單，企業(yè)需及時下載訂單，按時配送，以免產(chǎn)生不到貨罰款。配送后需跟蹤B2B 平臺的驗收情況、平臺退貨情況，以免影響后期的開票結(jié)算。

（四）對賬管理

商超按合同約定時間在B2B 平臺上出具對賬單，企業(yè)需依據(jù)商超出具的結(jié)算單據(jù)、驗收單、促銷政策等進行逐一核對。對賬內(nèi)容主要包括數(shù)量、價格、費用等，體現(xiàn)在財務(wù)核算中的開票明細對賬、未開票明細對賬、費用對賬、應(yīng)收賬款余額對賬等。對賬管理具體方法如下：第一，開票明細對賬。開票明細對賬是依據(jù)訂單跟蹤管理環(huán)節(jié)與B2B 平臺對賬，核對公司訂單明細與平臺明細的差異，包括數(shù)量及金額差異，以此核對未達賬項。如果企業(yè)已送貨，對方未收貨，則需要反饋至營運部門處理；如果商超已退貨，公司未收貨，則反饋業(yè)務(wù)部門處理。第二，未開票明細對賬。未開票明細是指企業(yè)已送貨，B2B 平臺未出具結(jié)算單通知企業(yè)開票，具體的對賬方法與開票明細對賬一樣。第三，費用對賬。費用對賬分為兩部分：一部分為合同費用，即依據(jù)購銷合同約定發(fā)生的費用，如合同扣點、裝卸搬運費、倉儲費、信息服務(wù)費、配送費、違約金、水電費等；另一部分為階段性促銷費用，包括業(yè)務(wù)提報后在商超發(fā)生的臨時促銷政策費用，如當(dāng)期特價促銷補差、陳列費、促銷服務(wù)費、新品費、海報費等；如果存在扣費項目不明確的，需要業(yè)務(wù)部門與商超核對。第四，應(yīng)收賬款余額總對賬。分析應(yīng)收賬款余額總體構(gòu)成，并與B2B 平臺數(shù)據(jù)進行對賬，編制未達賬項，分析原因。第五，對賬后的開票管理。企業(yè)開具增值稅專用發(fā)票后，需由專人負責(zé)跟進、傳遞，以郵寄或現(xiàn)場送達的方式向商超發(fā)出。通過郵寄方式傳遞的，需保留郵寄相關(guān)單據(jù)，并與商超確認是否收到發(fā)票；現(xiàn)場送達的，由終端出具簽收單據(jù)。發(fā)票傳遞信息需進行臺賬管理。

（五）應(yīng)收賬款分析

KA 系統(tǒng)應(yīng)收賬款的分析評價與傳統(tǒng)應(yīng)收賬款管理有所不同，傳統(tǒng)應(yīng)收賬款一般通過賬齡管理。KA 系統(tǒng)應(yīng)收賬款除了通過賬齡管理外，還需要進一步細化，需要分合同賬期內(nèi)管理、賬期外管理，應(yīng)收賬款由已開票未回款、賬扣發(fā)票未報賬沖應(yīng)收、未開票訂單構(gòu)成，財務(wù)部門每月需要出具商超應(yīng)收賬款分析報告，具體分析評價維度如下。

第一，超賬期未回款分析。財務(wù)需要與業(yè)務(wù)部負責(zé)人匯報超賬期未回款的商超明細，由業(yè)務(wù)部確認未回款的原因，必要時及時發(fā)送催款函或開展訴訟流程[2]。第二，未核銷賬扣費用分析。商超系統(tǒng)平臺已扣費，實際業(yè)務(wù)部門還沒取得發(fā)票至公司核銷，財務(wù)需分析這部分發(fā)票賬期，一般商超發(fā)票開具、郵寄至企業(yè)核銷上賬需要一定的時間，60 天以內(nèi)可視同正常，超過60 天未核銷的發(fā)票明細需反饋至業(yè)務(wù)部，由業(yè)務(wù)部確認發(fā)票是否在途或與商超確認發(fā)票是否開具。第三，未開票分析。未開票的明細除了正常訂單，還有一些異常訂單要重點分析，需要反饋給業(yè)務(wù)部門跟蹤解決，如已送貨未驗收的訂單、對方已退貨但企業(yè)未入賬的訂單、商超的訂單驗收與企業(yè)銷售訂單的價格差、開票時已扣費而業(yè)務(wù)部門未及時核銷的費用。第四，不合作商超的需要做好清賬跟進。如存在已不合作的商超，財務(wù)部門需重點跟蹤分析并催款，防止壞賬發(fā)生。

五、KA 系統(tǒng)應(yīng)收賬款管理的方法

KA 系統(tǒng)應(yīng)收賬款管理需要有系統(tǒng)的方法，除了關(guān)鍵控制點，還需要形成完善的體系予以管控，確保應(yīng)收賬款的管理能夠形成可操作、可執(zhí)行的管理機制。本文結(jié)合實踐經(jīng)驗，論述了在實際工作中KA 系統(tǒng)應(yīng)收賬款管理的方法。

第一，KA 直營商超結(jié)算信息的梳理。財務(wù)人員需要提前掌握具體商超的結(jié)算信息，如果對方要求每月20 日前收票入賬，而財務(wù)人員不清楚這些信息，在21 日開出發(fā)票，那么將影響超期一個月的回款時間。因此，財務(wù)人員首先要梳理結(jié)算信息，具體可以參照以下維度梳理（見表1）。

表1 直營商超結(jié)算信息表

第二，形成應(yīng)收賬款對賬總表，并于每月清晰編制企業(yè)應(yīng)收賬款與商超數(shù)據(jù)的差異，針對差異詳細分析成因并予以處理（見表2）。

第三，分項目明細進行跟蹤，以永輝為例，截止日期為2022 年6 月30 日。

首先，對已票發(fā)票未回款予以跟蹤（見表3）。

表3 發(fā)票未回款跟蹤表

其次，對商超已扣費、未核銷費用予以跟蹤（見表4）。

表4 已扣費未核銷費用表

再次，對已送貨未開票訂單予以跟蹤。對于已驗收超過30 天未開票的，要查找原因，分析是由于商超平臺已驗收對賬未體現(xiàn)，還是已送貨未驗收等，針對原因重點關(guān)注（見表5）。

表5 已送貨未開票信息表

最后，要詳細對其他差異進行跟蹤，如價格差異、退貨差異等。

六、KA 系統(tǒng)應(yīng)收賬款考核管理

企業(yè)為及時收回應(yīng)收賬款，要形成可行的應(yīng)收賬款考核政策，以制度的形式明確考核工作要求，形成將應(yīng)收賬款回款情況和業(yè)務(wù)人員績效相掛鉤的機制。在具體實施考核的環(huán)節(jié)中，要重視以下要求：第一，確保考核工作具有可操作性。企業(yè)在設(shè)置考核方式時，要充分考慮應(yīng)收賬款管理工作的實際特點，讓考核的相關(guān)指標(biāo)可設(shè)計、可實現(xiàn)，避免考核脫離企業(yè)業(yè)務(wù)實際。第二，形成量化、細致的考核指標(biāo)。企業(yè)在設(shè)計考核指標(biāo)時，要結(jié)合不同客戶付款情況，明確相關(guān)責(zé)任人的考核標(biāo)準(zhǔn)，并形成相應(yīng)的量化獎懲機制。對業(yè)務(wù)部門人員進行考核的環(huán)節(jié)，既包括考核收入指標(biāo)，又包括考核回款率指標(biāo)，用將業(yè)務(wù)人員的業(yè)績和應(yīng)付賬款回款率相掛鉤的方式建立相應(yīng)獎懲措施，以確保應(yīng)收賬款管理工作的要求得到嚴(yán)格執(zhí)行[3]。通過建立完善的考核模式，避免拓展業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中業(yè)務(wù)人員不重視應(yīng)收賬款回款的問題，有利于促使企業(yè)實現(xiàn)長期發(fā)展。第三，落實追責(zé)標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)在應(yīng)收賬款管理環(huán)節(jié)，要根據(jù)考核的要求建立相應(yīng)問責(zé)措施，對應(yīng)收賬款管理形成相應(yīng)的追責(zé)機制，建立權(quán)責(zé)對等的考核方法。對于人員在工作中失職的行為，嚴(yán)肅追究人員的相應(yīng)責(zé)任，避免出現(xiàn)人員不重視應(yīng)收賬款管理的問題。

結(jié) 語

應(yīng)收賬款沉淀了企業(yè)大量資金，會使資金沉淀，甚至使企業(yè)難以正常運營。若企業(yè)在與KA 連鎖商超合作過程中的應(yīng)收賬款管理存在問題，將可能導(dǎo)致企業(yè)的運營陷入困境，甚至嚴(yán)重影響企業(yè)的發(fā)展。因此，企業(yè)在與KA 連鎖商超合作的過程中，要加強對應(yīng)收賬款的管理，以此盤活企業(yè)的現(xiàn)金流。本文結(jié)合KA連鎖商超應(yīng)收賬款管理特點，探討了在應(yīng)收賬款管理工作中的實際措施，旨在借鑒本人工作實踐作為典型，為同行業(yè)企業(yè)類似的問題提供啟發(fā)。同時，隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展及企業(yè)管理體系的日益完善，在KA 連鎖商超應(yīng)收賬款管理環(huán)節(jié)還要進一步形成科學(xué)的措施及管理體系，提高應(yīng)收賬款管理工作規(guī)范性，為企業(yè)有序發(fā)展奠定基礎(chǔ)。