加強(qiáng)信息化管理 提升檔案管理水平

張惠霞等

摘 要：用信息化實(shí)現(xiàn)文秘工作與檔案工作一體化，是現(xiàn)代科學(xué)管理的必然趨勢。目前，許多單位的文秘工作與檔案工作實(shí)行的是分塊管理制，這種體制從某種程度上卻拉大了文秘工作與檔案工作的距離。文秘工作人員的檔案意識淡薄，檔案工作人員也很少考慮文秘工作，導(dǎo)致二者在銜接過程中出現(xiàn)許多脫節(jié)之處，出現(xiàn)了諸多不規(guī)范的現(xiàn)象，這直接影響了單位檔案的建檔質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化管理；科學(xué)管理

現(xiàn)就強(qiáng)化文秘工作與檔案工作一體化，規(guī)范文檔銜接，提高單位檔案質(zhì)量，談自己的一些初淺認(rèn)識和看法。

1 檔案建檔過程中常見問題

1.1 原始稿件不全，編號不規(guī)范

歸檔時(shí)發(fā)現(xiàn)只有定稿，缺了原稿或修改稿，公文編號差錯(cuò)，鉛筆或圓珠筆撰寫，不經(jīng)過復(fù)印就用傳真原件歸檔，短期內(nèi)字跡就變得模糊不清，既不符合立卷歸檔的要求，又影響了檔案的質(zhì)量和存檔價(jià)值，使檔案的真實(shí)性難以保障。

1.2 文種使用不當(dāng)，辦理程序不規(guī)范

出現(xiàn)“決定”和“意見”不分，“通知”和“通告”混用，有的該用“請示”卻用了“報(bào)告”，有的“報(bào)告”中夾雜著“請示”的內(nèi)容，有的甚至把兩個(gè)文種合二為一成“請示報(bào)告”，越級行文，越級簽發(fā)，有校對無復(fù)核，不登記就印發(fā)等無序現(xiàn)象，從而為正確歸檔留下了后患。

1.3 是版面記錄不全，附件不規(guī)范

在日常檔案管理中常常遇到歸檔文件沒有標(biāo)明印發(fā)部門和發(fā)文時(shí)間，甚至沒有版記，有的“附件”字樣標(biāo)識不當(dāng)，正文和附件的名稱、序號不一致，附件單獨(dú)裝訂時(shí)不標(biāo)識正文字號和排列序號，嚴(yán)重影響著公文的規(guī)范立卷和規(guī)范歸檔。

1.4 是整理和裝訂不規(guī)范

相當(dāng)一部分單位在整理、印刷裝訂中容易發(fā)生掉頁、漏頁、壓字等問題，使檔案的美觀性和完整性都受到一定影響。

2 提高單位檔案質(zhì)量的主要措施

出現(xiàn)上述問題，表面上看，大多少發(fā)生在產(chǎn)生公文這一重要環(huán)節(jié)上，實(shí)際上它反映了由公文向檔案轉(zhuǎn)化的“兩張皮”問題。文秘工作和檔案工作銜接的主體主要是公文，公文是文秘工作的主要產(chǎn)品，檔案資料又主要來源于公文，公文是檔案的前身。公文質(zhì)量的好壞直接影響著檔案的質(zhì)量，換句話說沒有高質(zhì)量的公文就不會有高質(zhì)量的檔案。高水平的檔案管理是建立在規(guī)范處理公文的基礎(chǔ)之上。可見，現(xiàn)代文秘工作是檔案管理工作的基礎(chǔ)性工作，它們是一個(gè)整體。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，“文檔一體化”管理模式應(yīng)運(yùn)而生，用信息化實(shí)現(xiàn)文秘工作與檔案工作一體化，反映了現(xiàn)代科學(xué)管理的必然趨勢。結(jié)合自己多年的工作實(shí)際，提出幾點(diǎn)建議。

2.1 明確部門職責(zé)，檔案立卷前移

文秘人員要根據(jù)國家規(guī)定，對辦理完畢的文件材料集中統(tǒng)一保管，根據(jù)立卷的原則和方法及時(shí)編寫“案卷類目”，“及時(shí)整理（立卷）、歸檔”，使文件的立卷工作日常化。會議文件應(yīng)該在會前收集全材料，會后及時(shí)立卷歸檔，切忌拖拉積壓。聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位進(jìn)行分門別類的管理，要及時(shí)收集歸檔，協(xié)辦單位只保存復(fù)印件或副本，既方便平時(shí)查閱，又利于年終立卷。當(dāng)遇到工作人員因故調(diào)離工作崗位時(shí)，主管單位要負(fù)責(zé)將本人暫存、借用的公文材料，按照有關(guān)規(guī)定全部及時(shí)進(jìn)行清交，確保檔案材料的完整性。

2.2 組織機(jī)構(gòu)合并，培養(yǎng)文檔工作者

“文檔一體化”的實(shí)質(zhì)是把現(xiàn)代文秘工作和檔案管理工作從組織制度到具體程序真正交融在一起。每一個(gè)文秘人員的頭腦中必須要有檔案意識，不僅為當(dāng)前的工作服務(wù)，還要為檔案的要求所考慮，規(guī)范辦理好每一份公文。要站在對歷史負(fù)責(zé)的高度超前控制，保證檔案的質(zhì)量，同時(shí)也減少了檔案部門的工作程序，避免無渭的重復(fù)勞動(dòng)，使文檔工作流程科學(xué)化、合理化。

2.3 適當(dāng)投入，提高人員裝備和技術(shù)水平

在建立一支有較強(qiáng)的政治覺悟和專業(yè)技術(shù)水平的優(yōu)秀文檔工作者隊(duì)伍的同時(shí)，要配置“文檔一體化”計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，這是實(shí)現(xiàn)“全過程管理”的關(guān)鍵。依靠這一系統(tǒng)，一次輸入，多次輸出，從公文產(chǎn)生到運(yùn)轉(zhuǎn)的每一個(gè)環(huán)節(jié)上，特別是在公文向檔案轉(zhuǎn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，都要體現(xiàn)檔案工作的具體要求，使文檔實(shí)體生成一體化，管理一體化，利用一體化，規(guī)范一體化，用信息化實(shí)現(xiàn)文秘工作與檔案工作一體化，從源頭上提高單位檔案質(zhì)量。

2.4 強(qiáng)化制度建設(shè)，實(shí)現(xiàn)全過程管理

建立有效的管理制度和工作程序，嚴(yán)格按照規(guī)范程序辦理公文，要樹立質(zhì)量管理意識，這是“全過程管理”的前提。文秘人員要有質(zhì)量第一觀念。要嚴(yán)格執(zhí)行公文行文規(guī)則，嚴(yán)格審核簽發(fā)制度，審核簽發(fā)手續(xù)是否完善、附件是否齊全、格式是否規(guī)范，印制后發(fā)送前應(yīng)再次進(jìn)行復(fù)核。制定嚴(yán)格的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。對要修改實(shí)質(zhì)內(nèi)容，則應(yīng)該按程序復(fù)審。在公文用紙紙型、幅面尺寸、裝訂要求等技術(shù)指標(biāo)上也要嚴(yán)格按《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》標(biāo)準(zhǔn)把握。要正確選用主題詞，自覺保存原稿或修改稿，不用鉛筆或圓珠筆撰寫或修改公文，傳真件要經(jīng)過復(fù)印后再歸檔，保證檔案文件的質(zhì)量和存檔價(jià)值。

2.5 分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)

對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引，而對那些特殊形式的檔案如“則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣⒌刂贰r(shí)間用案卷目錄直接錄入然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。

在推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程中，我們必須大力加強(qiáng)信息化建設(shè)，通過實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作提高了檔案管理基礎(chǔ)工作水平，逐步建立計(jì)算機(jī)檢索體系，為實(shí)行檔案工作信息化打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。endprint