基于6S 管理法的醫(yī)用耗材驗(yàn)收管理實(shí)踐與探索

陳貝貝，金星宇，孫銀濤，張翼麟，韓燕全

鄭州大學(xué)附屬鄭州中心醫(yī)院 （河南鄭州 450000）

醫(yī)用耗材廣泛用于醫(yī)療服務(wù)中，其質(zhì)量安全直接關(guān)乎醫(yī)療質(zhì)量及安全[1-2]。隨著人們對(duì)醫(yī)療質(zhì)量及安全關(guān)注度的提高和國(guó)家對(duì)醫(yī)用耗材監(jiān)管的加強(qiáng)，醫(yī)用耗材管理也越來(lái)越受到重視[3-4]。隨著供應(yīng)鏈管理（supply processing distribution，SPD）模式的推行[5-6]，醫(yī)療器械唯一標(biāo)識(shí)（unique device identification，UDI）的實(shí)施[7]，國(guó)家醫(yī)保數(shù)據(jù)庫(kù)的應(yīng)用[8-10]，以及結(jié)合二維碼的管理優(yōu)勢(shì)[11-12]，提升了醫(yī)用耗材的信息化管理水平。而隨著醫(yī)保政策的推行、耗材加成的取消，提升保障效率實(shí)現(xiàn)降本增效仍是醫(yī)用耗材管理的重點(diǎn)[13-14]。但醫(yī)用耗材種類繁多、管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、標(biāo)簽不規(guī)范、無(wú)從業(yè)人員資質(zhì)考核認(rèn)證等因素，在嚴(yán)格成本管控、提升管理效能的背景下給醫(yī)用耗材驗(yàn)收造成較大難度。6S 管理包括整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)、安全6 個(gè)項(xiàng)目（六步管理法），是能夠?qū)崿F(xiàn)全員參與、全過(guò)程管理、全效率提升的有效管理方法，目前，6S 管理法廣泛應(yīng)用于醫(yī)院的管理實(shí)踐中[15-16]，并推廣應(yīng)用于醫(yī)用耗材配送、庫(kù)存方面的管理[17]，而在醫(yī)用耗材驗(yàn)收方面的研究較少。本研究通過(guò)分析影響醫(yī)用耗材驗(yàn)收效率的因素，結(jié)合6S 管理優(yōu)勢(shì)，采取有效的改進(jìn)措施，以提升醫(yī)用耗材的驗(yàn)收效率，高效保障醫(yī)用耗材的使用需求。

1 醫(yī)用耗材驗(yàn)收管理現(xiàn)狀及問(wèn)題

目前，醫(yī)院醫(yī)用耗材需求量大、驗(yàn)收人員少、專業(yè)知識(shí)欠缺等問(wèn)題突出，而且驗(yàn)收過(guò)程中出現(xiàn)的單據(jù)拒收、審核資料消耗時(shí)間長(zhǎng)等因素也影響驗(yàn)收效率，導(dǎo)致存在到貨醫(yī)用耗材等待驗(yàn)收情況，影響臨床科室使用。針對(duì)醫(yī)用耗材驗(yàn)收效率低的問(wèn)題進(jìn)行原因分析，并繪制魚(yú)骨圖（圖1）。通過(guò)調(diào)研分析，利用二八原則，找出主要因素（圖2）。確定系統(tǒng)功能不完善、無(wú)標(biāo)準(zhǔn)化管理要求、缺乏規(guī)范化培訓(xùn)、責(zé)任分工不明確是影響醫(yī)用耗材驗(yàn)收效率的主要原因。

圖1 醫(yī)用耗材驗(yàn)收效率低的原因分析魚(yú)骨圖

圖2 影響醫(yī)用耗材驗(yàn)收效率的原因分析柏拉圖

2 6S 管理法在醫(yī)用耗材驗(yàn)收管理中的應(yīng)用

2.1 整理

立足管理要求，整理驗(yàn)收資料。通過(guò)學(xué)習(xí)相關(guān)的法律法規(guī)、制度、規(guī)程等文件，結(jié)合醫(yī)院醫(yī)用耗材的管理要求，整理醫(yī)用耗材驗(yàn)收資料，需要產(chǎn)品實(shí)物、配送單或隨貨同行單、產(chǎn)品合格證明文件、驗(yàn)收單，確保醫(yī)用耗材驗(yàn)收中的實(shí)物流、檔案流的規(guī)范流轉(zhuǎn)（圖3）。

2.2 整頓

（1）合理規(guī)整驗(yàn)收資料和產(chǎn)品實(shí)物：根據(jù)配送單中醫(yī)用耗材的產(chǎn)品次序，做到產(chǎn)品驗(yàn)收資料信息、實(shí)物信息與配送單中產(chǎn)品的次序一一對(duì)照。（2）驗(yàn)收單信息的有效標(biāo)記：對(duì)于報(bào)關(guān)單、檢驗(yàn)檢疫等驗(yàn)收資料，要求在進(jìn)行資料整理過(guò)程中勾選本次驗(yàn)收產(chǎn)品的相關(guān)信息，以便在驗(yàn)收時(shí)實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)定位，提高驗(yàn)收效率。（3）崗位分工，職責(zé)劃分：對(duì)醫(yī)用耗材驗(yàn)收管理流程涉及崗位和人員進(jìn)行職責(zé)再分工，要求SPD 配貨人員在進(jìn)行配貨時(shí)按要求整理驗(yàn)收資料并進(jìn)行有效標(biāo)記，由SPD 核驗(yàn)人員按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行資料復(fù)核，最后交由醫(yī)學(xué)裝備部驗(yàn)收人員進(jìn)行驗(yàn)收工作，在減少重復(fù)工作提高效率的同時(shí)提升準(zhǔn)確度（圖4）。（4）制定UDI 掃碼規(guī)范：對(duì)醫(yī)院現(xiàn)有醫(yī)用耗材不同的UDI 格式進(jìn)行分類匯總，制定醫(yī)用耗材UDI 的統(tǒng)一掃碼規(guī)范，提升掃碼驗(yàn)收工作效率和精準(zhǔn)度。

圖4 崗位分工和職責(zé)劃分

2.3 清掃

完善物資管理系統(tǒng)，強(qiáng)化信息校驗(yàn)，降低驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)。升級(jí)物資管理系統(tǒng)，借助系統(tǒng)功能實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)用耗材驗(yàn)收管理中信息流的控制，提高醫(yī)用耗材精細(xì)化管理水平，降低醫(yī)用耗材驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)。通過(guò)物資管理系統(tǒng)搭載國(guó)家UDI 數(shù)據(jù)庫(kù)和國(guó)家醫(yī)保數(shù)據(jù)庫(kù)，借助UDI 管理優(yōu)勢(shì)，在醫(yī)用耗材掃碼驗(yàn)收的同時(shí)實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)用耗材名稱、規(guī)格型號(hào)、注冊(cè)證號(hào)、生產(chǎn)廠家等關(guān)鍵信息的校驗(yàn)，避免不合格醫(yī)用耗材通過(guò)驗(yàn)收（圖5）。利用物資管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)用耗材的效期管理，如該產(chǎn)品在醫(yī)用耗材驗(yàn)收過(guò)程中達(dá)到近效期的管理要求，系統(tǒng)出現(xiàn)提示，避免造成醫(yī)用耗材的超期、失效。

圖5 醫(yī)用耗材掃碼驗(yàn)證

2.4 清潔

完善醫(yī)用耗材相關(guān)管理制度和工作流程，并要求每年進(jìn)行制度、流程的再修訂、完善，嚴(yán)格做到落實(shí)有標(biāo)準(zhǔn)。目前，已修訂完善醫(yī)用耗材相關(guān)院級(jí)制度17 項(xiàng)，科級(jí)管理制度10 項(xiàng)，工作流程10 項(xiàng)，崗位說(shuō)明書(shū)6 項(xiàng)，做到“用制度管人，用流程管事”，讓各項(xiàng)工作有章可循。

2.5 素養(yǎng)

加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，強(qiáng)化責(zé)任落實(shí)。開(kāi)展多方位、全覆蓋的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，強(qiáng)化醫(yī)用耗材管理培訓(xùn)力度，總結(jié)醫(yī)用耗材驗(yàn)收管理中存在的問(wèn)題，利用質(zhì)量管理工具進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)。強(qiáng)化醫(yī)用耗材管理參與人員的綜合知識(shí)、專業(yè)技能、風(fēng)險(xiǎn)防控能力、責(zé)任意識(shí)全面提升醫(yī)用耗材的全流程管理效能和管理質(zhì)量。

2.6 安全

（1）醫(yī)用耗材驗(yàn)收質(zhì)量安全保障：通過(guò)對(duì)醫(yī)用耗材驗(yàn)收流程的標(biāo)準(zhǔn)化管理、物資管理系統(tǒng)信息流的有效管理、醫(yī)用耗材驗(yàn)收檔案流的規(guī)范管理、驗(yàn)收人員專業(yè)能力提升，驗(yàn)收人員嚴(yán)格按醫(yī)用耗材的驗(yàn)收要求進(jìn)行驗(yàn)收，嚴(yán)禁不合格的醫(yī)用耗材驗(yàn)收通過(guò)，保障醫(yī)用耗材驗(yàn)收質(zhì)量。（2）強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)管理，防范驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)：加強(qiáng)醫(yī)用耗材管理過(guò)程中制度建設(shè)、崗位管理、人員管理、供貨商管理等，形成醫(yī)用耗材管理工作的執(zhí)行清單、責(zé)任清單、負(fù)面清單，醫(yī)用耗材驗(yàn)收過(guò)程中必須嚴(yán)格落實(shí)風(fēng)險(xiǎn)管理要求，以防范風(fēng)險(xiǎn)。

3 應(yīng)用效果

收集實(shí)施6S 管理前（2022 年7—9 月）及實(shí)施6S 管理后（2023 年1—3 月）醫(yī)用耗材平均驗(yàn)收時(shí)間（驗(yàn)收時(shí)間為醫(yī)用耗材進(jìn)行掃碼驗(yàn)收開(kāi)始時(shí)至驗(yàn)收完成在系統(tǒng)中點(diǎn)擊驗(yàn)收間的耗時(shí)。為減少驗(yàn)收過(guò)程中其他因素對(duì)驗(yàn)收時(shí)間的影響，每張配送單只有3 種耗材，驗(yàn)收時(shí)間統(tǒng)一為3 個(gè)產(chǎn)品的合計(jì)驗(yàn)收時(shí)間。平均驗(yàn)收時(shí)間=所有單據(jù)驗(yàn)收時(shí)間之和/驗(yàn)收單據(jù)數(shù)量）、高值醫(yī)用耗材一次驗(yàn)收通過(guò)率（高值醫(yī)用耗材一次驗(yàn)收通過(guò)率=一次驗(yàn)收通過(guò)的配送單總數(shù)/審批通過(guò)的配送單總數(shù)×100%）進(jìn)行分析。結(jié)果顯示，與實(shí)施6S 管理前相比，實(shí)施6S 管理后的醫(yī)用耗材平均驗(yàn)收時(shí)間縮短1.6 min，一次驗(yàn)收通過(guò)率顯著提高，差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義（P＜0.05），見(jiàn)表1。

表1 6S 管理法實(shí)施前后醫(yī)用耗材平均驗(yàn)收時(shí)間及驗(yàn)收合格率比較

4 討論

醫(yī)用耗材在醫(yī)療服務(wù)中發(fā)揮著重要作用，但其作為風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)品需給予嚴(yán)格管控，以確保質(zhì)量安全[18]。而醫(yī)保政策的改變、醫(yī)用耗材加成的取消等要求醫(yī)療機(jī)構(gòu)嚴(yán)格控制醫(yī)用耗材管理成本，實(shí)現(xiàn)降本增效[19-20]。醫(yī)院快速發(fā)展帶來(lái)的醫(yī)用耗材需求量增加與醫(yī)用耗材管理需嚴(yán)格成本管控間的矛盾日漸凸顯。因此，運(yùn)用質(zhì)量管理工具對(duì)醫(yī)用耗材驗(yàn)收工作進(jìn)行科學(xué)管理，對(duì)提升醫(yī)用耗材驗(yàn)收質(zhì)量安全、保障效率具有重要作用[21-22]。6S 管理法以提高效率、保證質(zhì)量、預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)為主，廣泛用于醫(yī)用耗材的管理實(shí)踐中。

本研究結(jié)果顯示，實(shí)施6S 管理后，醫(yī)用耗材平均驗(yàn)收時(shí)間減少，一次驗(yàn)收通過(guò)率得到提升（P＜0.05），說(shuō)明6S 管理法用于醫(yī)用耗材驗(yàn)收管理，可以有效提升管理效率。本研究結(jié)合6S 管理法優(yōu)勢(shì)用于醫(yī)用耗材的驗(yàn)收管理實(shí)踐，通過(guò)對(duì)現(xiàn)有工作的梳理、整頓進(jìn)行崗位劃分和職責(zé)明確，制定醫(yī)用耗材管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，借助國(guó)家數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)和UDI管理優(yōu)勢(shì)實(shí)現(xiàn)完善物資管理系統(tǒng)功能，并通過(guò)強(qiáng)化學(xué)習(xí)培訓(xùn)確保制度落實(shí)，保障醫(yī)用耗材驗(yàn)收質(zhì)量安全，提升醫(yī)用耗材驗(yàn)收效率[23-24]。但目前醫(yī)用耗材的驗(yàn)收依然采用人工驗(yàn)收模式，通過(guò)人工實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)用耗材實(shí)物流和信息流的對(duì)照驗(yàn)收。因此，如何借助信息技術(shù)、圖像識(shí)別處理技術(shù)、自動(dòng)化技術(shù)等手段實(shí)現(xiàn)醫(yī)用耗材的智能驗(yàn)收是亟需解決的問(wèn)題，也是醫(yī)用耗材驗(yàn)收領(lǐng)域的發(fā)展方向。

綜上所述，6S 管理法可有效提升醫(yī)用耗材的驗(yàn)收效率，保障醫(yī)用耗材驗(yàn)收質(zhì)量安全。