物業(yè)管理公司財(cái)務(wù)管理信息化實(shí)踐探索

洪利娜/文

在信息化和全球化的綜合作用下,我國企業(yè)開始了傳統(tǒng)管理模式向信息化管理模式轉(zhuǎn)型,不管是朝陽企業(yè)還是傳統(tǒng)企業(yè),都在積極進(jìn)行轉(zhuǎn)型實(shí)踐。財(cái)務(wù)管理作為企業(yè)運(yùn)作的核心,在信息化實(shí)踐中更要發(fā)揮其表率作用,以此為重心向企業(yè)其他業(yè)務(wù)活動輻射,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)全企業(yè)范圍內(nèi)的信息化轉(zhuǎn)型。本文則以物業(yè)管理公司為例,著重分析其財(cái)務(wù)管理信息化活動。物業(yè)管理公司是現(xiàn)代服務(wù)業(yè)中的重要組成,得益于城鎮(zhèn)化建設(shè),以及房地產(chǎn)、建筑行業(yè)的日漸活躍,其在服務(wù)范圍和業(yè)務(wù)復(fù)雜程度上均有所提升,且客戶對物業(yè)管理的質(zhì)量要求愈發(fā)嚴(yán)格。在這種情況下,物業(yè)管理公司面臨質(zhì)量提升和成本控制雙重壓力,其要想突破困境,就必須實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型,而財(cái)務(wù)管理信息化是其最好的選擇,但由歷史遺留及其他因素的影響,它在實(shí)踐探索中難免遇到諸多阻礙。本文從財(cái)務(wù)管理信息化的基本特點(diǎn)出發(fā),簡析財(cái)務(wù)管理信息化的可行性,并結(jié)合財(cái)務(wù)管理信息化過程中的問題,結(jié)合物業(yè)管理公司實(shí)際,提出相應(yīng)的優(yōu)化策略,幫助物業(yè)管理公司更好地開展財(cái)務(wù)管理工作,不斷提升其服務(wù)質(zhì)量。

從理論建設(shè)上來看,現(xiàn)代企業(yè)的財(cái)務(wù)管理內(nèi)容不斷擴(kuò)張,其管理目標(biāo)也越發(fā)復(fù)雜化,財(cái)務(wù)管理信息化是企業(yè)謀求高質(zhì)量財(cái)務(wù)管理的重要手段,但是我國由于財(cái)務(wù)信息化的起步較晚,因此該方面的理論建設(shè)等也較為欠缺,其對實(shí)操的指導(dǎo)性有待考察。本文對財(cái)務(wù)管理信息化相關(guān)內(nèi)容的分析,希望能夠進(jìn)一步細(xì)化其理論內(nèi)容,提高理論體系的指導(dǎo)力和約束作用,幫助企業(yè)更好地實(shí)踐財(cái)務(wù)管理信息化。從企業(yè)實(shí)務(wù)上來看,對財(cái)務(wù)管理信息化具體內(nèi)容的分析,能夠發(fā)現(xiàn)其在不同階段存在的具體問題,提出有針對性的優(yōu)化策略,幫助企業(yè)提高財(cái)務(wù)管理信息化的建設(shè)質(zhì)量。

物業(yè)管理公司財(cái)務(wù)管理信息化特點(diǎn)分析

所謂財(cái)務(wù)管理信息化,是依托于先進(jìn)的信息技術(shù)和現(xiàn)代化管理手段,以財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)為載體,在實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化的基礎(chǔ)上,推行網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù),進(jìn)而實(shí)現(xiàn)管理數(shù)字化,最終實(shí)現(xiàn)管理信息化。從物業(yè)管理公司財(cái)務(wù)管理信息化來看,其作為一種全新的財(cái)務(wù)管理方式,具備以下特點(diǎn):一是物流、信息流及資金流的同步產(chǎn)生。在信息技術(shù)的支持下,經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)驅(qū)動會計(jì)模式,從經(jīng)營活動中直接產(chǎn)生財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),反饋到信息系統(tǒng)上,通過系統(tǒng)量化數(shù)據(jù)再作用到物流和資金流上,對物業(yè)管理公司決策形成支撐。二是財(cái)務(wù)組織彈性化。在財(cái)務(wù)管理信息化的作用下,物業(yè)管理公司不得再按照傳統(tǒng)刻板的垂直式組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行管理,而是需要根據(jù)實(shí)際情況下移管理重心,減少中間信息流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié),實(shí)現(xiàn)扁平化管理,同時加強(qiáng)公司內(nèi)部的橫向組織溝通,保證信息流轉(zhuǎn)的暢通無阻,有利于公司財(cái)務(wù)預(yù)測、財(cái)務(wù)分析及財(cái)務(wù)控制。三是財(cái)務(wù)管理的集成化。在物業(yè)管理公司現(xiàn)有的信息網(wǎng)基礎(chǔ)上,將信息化建設(shè)作為戰(zhàn)略資源加以開發(fā)利用,以此實(shí)現(xiàn)諸多管理方法的有效集成,如預(yù)算管理、成本管理等。

物業(yè)管理公司財(cái)務(wù)管理信息化可行性分析

運(yùn)行可行性分析

從財(cái)務(wù)管理信息化運(yùn)行角度來看,經(jīng)過長期的應(yīng)用與發(fā)展,物業(yè)管理公司已形成了基本的智能化辦公體系,基本的硬件、軟件配置上已經(jīng)趨于成熟,為財(cái)務(wù)管理信息化的引進(jìn)奠定了先決條件。同時,從物業(yè)管理公司的信息化需求上來看,尤其是財(cái)務(wù)管理方面,其要求并不高,一般的計(jì)算機(jī)配置基本能夠滿足,且物業(yè)管理公司產(chǎn)生的數(shù)據(jù)等復(fù)雜度不高,整體運(yùn)行難度較低,靈活性和敏捷性基本都能滿足。

技術(shù)可行性分析

物業(yè)管理公司的數(shù)據(jù)呈現(xiàn)明顯的量大、密集度高、數(shù)據(jù)更新?lián)Q代快及零散性強(qiáng)等特點(diǎn),在其軟硬件基本滿足物業(yè)管理企業(yè)運(yùn)行且相關(guān)操作人員具有操作經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上,物業(yè)管理公司在實(shí)行后續(xù)的行政管理系統(tǒng)、銷售管理系統(tǒng)及成本管理系統(tǒng)時更順利,可在現(xiàn)有的系統(tǒng)基礎(chǔ)上進(jìn)一步開發(fā),使得物業(yè)管理公司不斷向現(xiàn)代企業(yè)靠近。

經(jīng)濟(jì)可行性分析

從經(jīng)濟(jì)支出角度來看,物業(yè)管理公司的財(cái)務(wù)管理推進(jìn)中,其主要費(fèi)用支出表現(xiàn)在計(jì)算機(jī)、軟件配置、電力、折舊費(fèi)用、維護(hù)費(fèi)用等方面,還包括初期的系統(tǒng)研發(fā)、學(xué)習(xí)等,對物業(yè)管理公司來說,完全可以承擔(dān)。由于物業(yè)管理公司的財(cái)務(wù)活動較為直接,因此將其體現(xiàn)在財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)上也較為簡單便捷,不需要支出額外的系統(tǒng)學(xué)習(xí)等費(fèi)用,建設(shè)投入成本可控,因此從經(jīng)濟(jì)角度來看,其財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)可行。

物業(yè)管理公司財(cái)務(wù)管理信息化中的問題

財(cái)務(wù)管理信息化基礎(chǔ)工作仍存在瑕疵

盡管物業(yè)管理公司的財(cái)務(wù)管理信息化正在不斷完善,但是始終沒有取得較大的突破與進(jìn)展,其存在的問題暴露得越發(fā)明顯。首先,物業(yè)管理公司現(xiàn)有的財(cái)務(wù)管理基礎(chǔ)工作仍有待改進(jìn)。在財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型的理念沖擊下,物業(yè)管理公司的財(cái)務(wù)工作也在積極轉(zhuǎn)型,從傳統(tǒng)模式下的會計(jì)核算積極向新時期的財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)換,要求公司必須創(chuàng)新財(cái)務(wù)模式,但從物業(yè)管理公司實(shí)質(zhì)來看,其財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型進(jìn)展緩慢,反而降低了企業(yè)的財(cái)務(wù)管理質(zhì)量和水平,作為財(cái)務(wù)管理信息化的基礎(chǔ),只有落實(shí)好該項(xiàng)工作,才能為信息化及時提供準(zhǔn)確、有效的數(shù)據(jù),但目前物業(yè)管理公司的財(cái)務(wù)工作仍須完善。其次,系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)接口亟待擴(kuò)充。物業(yè)管理公司的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)管理并軌而行,二者間分部門運(yùn)轉(zhuǎn),聯(lián)合性不強(qiáng),無法實(shí)現(xiàn)信息的實(shí)時交互。另外,物業(yè)管理公司的財(cái)務(wù)軟件本身就存在一定的數(shù)據(jù)零散、功能碎片化問題,多個分散的財(cái)務(wù)軟件會產(chǎn)生大量的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),但物業(yè)管理公司始終未形成財(cái)務(wù)信息庫,且數(shù)據(jù)間的規(guī)格、參數(shù)等不統(tǒng)一,很多財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)難以在不同的財(cái)務(wù)軟件上實(shí)現(xiàn)共享。

財(cái)務(wù)管理具體活動問題

除了基礎(chǔ)上的系統(tǒng)運(yùn)營和財(cái)務(wù)職能,在物業(yè)管理公司具體的財(cái)務(wù)活動處理上也存在一定弊端,阻礙了企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)的步伐。第一,物業(yè)管理公司現(xiàn)有的財(cái)務(wù)會計(jì)管理流程紊亂。目前,物業(yè)管理公司尚未形成針對財(cái)務(wù)管理信息化應(yīng)用與發(fā)展的管理制度和組織框架,依舊沿用傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式,但財(cái)務(wù)管理信息化下財(cái)務(wù)系統(tǒng)的加入與運(yùn)行,意味著財(cái)務(wù)及相關(guān)人員的職能和崗位需要重新劃分,可物業(yè)管理公司目前這項(xiàng)工作推進(jìn)并不順利,這不利于財(cái)務(wù)管理信息化的下沉,威脅了財(cái)務(wù)系統(tǒng)的安全性與穩(wěn)定性,可能出現(xiàn)越權(quán)處理或輪空管理行為。第二,財(cái)務(wù)預(yù)算管理缺失。物業(yè)管理公司還存在財(cái)務(wù)信息透明度不高的缺陷,主要表現(xiàn)在預(yù)算上。一方面,物業(yè)管理公司的預(yù)算形式較為粗放,部分物業(yè)管理公司甚至未完善要求的預(yù)算程序展開,且預(yù)算管理周期長,從編制到上報(bào)、審核,再到后續(xù)執(zhí)行,時間較長,所以預(yù)算數(shù)據(jù)就較為籠統(tǒng),在預(yù)算執(zhí)行中缺乏實(shí)際指導(dǎo)作用。另一方面,物業(yè)管理公司的預(yù)算執(zhí)行和監(jiān)督力度不夠。一來資金收支隨意性較大,資金利用率不高,且閑散資金和不必要開支較多。二來資金監(jiān)督力度不夠,沒有完全按照預(yù)算編制執(zhí)行,降低了預(yù)算管理效益,當(dāng)然很大一部分原因也是前期預(yù)算編制質(zhì)量無法保障。

線上數(shù)據(jù)融合問題

除財(cái)務(wù)基礎(chǔ)工作和具體財(cái)務(wù)活動上存在弊端外,物業(yè)管理公司財(cái)務(wù)管理信息化最主要的推進(jìn)阻礙表現(xiàn)在線上數(shù)據(jù)處理上。其一,數(shù)據(jù)冗余嚴(yán)重。物業(yè)管理公司系統(tǒng)未發(fā)揮聯(lián)合作用,沒有生成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),數(shù)據(jù)類型、編碼和命名等都不一致,數(shù)據(jù)冗雜,融合效益低,對物業(yè)管理公司的儲備要求高,降低了財(cái)務(wù)處理的工作效率,這在上文也簡單提到。其二,數(shù)據(jù)可靠性不能滿足。物業(yè)管理公司在數(shù)據(jù)質(zhì)量監(jiān)管和數(shù)據(jù)評價(jià)方面的工作不到位,沒有指定嚴(yán)格的數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)規(guī)格,數(shù)據(jù)缺乏一致性與準(zhǔn)確性標(biāo)準(zhǔn),數(shù)據(jù)產(chǎn)生時的可靠性不足,且無法進(jìn)行回溯管理,其對決策等起到的支持作用尚存疑。其三,數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)可控性差。物業(yè)管理公司對數(shù)據(jù)的敏感度較低,沒有做好用戶數(shù)據(jù)的分類工作,而是依靠信息系統(tǒng)自主分類,很容易造成數(shù)據(jù)丟失,影響后續(xù)物業(yè)管理公司的持續(xù)運(yùn)行。

物業(yè)管理公司財(cái)務(wù)管理信息化實(shí)踐策略

提升財(cái)務(wù)信息化的準(zhǔn)備性

要想使財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)滿足物業(yè)管理公司的要求,就必須從財(cái)務(wù)基礎(chǔ)工作優(yōu)化做起,做好財(cái)務(wù)信息化的準(zhǔn)備工作。首先,優(yōu)化物業(yè)管理公司的管理制度與流程,構(gòu)建合理規(guī)范及實(shí)用性強(qiáng)的規(guī)章制度,全面梳理公司現(xiàn)有的制度流程,按照不同崗位要求重新明確其工作任務(wù),保證管理流程和業(yè)務(wù)流程相匹配,控制流程亢余,避免管理留白,尤其是財(cái)務(wù)工作流程,最好在財(cái)務(wù)管理信息化的指導(dǎo)下,重新劃分工作模塊,保證線上財(cái)務(wù)信息化與線下財(cái)務(wù)工作處理上的兼容性,使財(cái)務(wù)管理信息化逐步與企業(yè)工作流程深度嵌套。其次,做好企業(yè)數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作。在財(cái)務(wù)管理信息化實(shí)踐過程中,信息數(shù)據(jù)化是物業(yè)管理公司應(yīng)滿足的最基本形式,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的分級分類、統(tǒng)一記錄及轉(zhuǎn)碼化,能夠有效消除不同數(shù)據(jù)間的屬性差異,為物業(yè)管理公司科學(xué)分析提供基礎(chǔ)。一來物業(yè)管理公司要構(gòu)建信息資源數(shù)據(jù)中心,保證數(shù)據(jù)的可靠性、持續(xù)性、發(fā)展性及實(shí)用性;二要明確并實(shí)施數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn),規(guī)范物業(yè)管理公司管理,從生產(chǎn)部門到財(cái)務(wù)部門,都必須制訂標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容,同時在應(yīng)用過程中不斷修訂完善,及時補(bǔ)充,使其與物業(yè)管理公司發(fā)展要求相協(xié)調(diào)。

加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理和核算規(guī)范

財(cái)務(wù)管理信息化在物業(yè)管理公司的實(shí)踐最終還是要落到具體的執(zhí)行人員身上,提高財(cái)務(wù)人員素質(zhì)和操作水平、加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理和核算規(guī)范是物業(yè)管理公司在財(cái)務(wù)管理信息化中必須重視的另一內(nèi)容。首先,要不斷提升物業(yè)管理公司財(cái)務(wù)人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力,使之深刻認(rèn)識到自身在財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)中扮演的角色,明確物業(yè)管理公司從業(yè)標(biāo)準(zhǔn),加強(qiáng)后續(xù)管理,培養(yǎng)儲備人才,通過內(nèi)部孵化和外部招聘雙重模式全面提升物業(yè)管理公司的財(cái)務(wù)管理信息化水平。其次,要不斷提升物業(yè)管理公司員工的計(jì)算機(jī)操作水平,尤其是財(cái)務(wù)人員的操作能力,這對財(cái)務(wù)管理信息化起決定性作用。一來可通過績效激勵、獎懲制度等達(dá)到激發(fā)職員自主學(xué)習(xí)的目的,幫助其豐富自身知識體系,突破原有方法知識的局限性,提高操作熟練度;二可通過專家講解、培訓(xùn),以此幫助其不斷提升財(cái)務(wù)軟件的處理能力,幫助財(cái)務(wù)人員從處理型會計(jì)向管理型會計(jì)轉(zhuǎn)型,提高公司高端人才的儲備量。

經(jīng)營決策提供信息的支持

在物業(yè)管理公司財(cái)務(wù)信息化基礎(chǔ)工作已經(jīng)完善和有重組財(cái)務(wù)人員支撐的情況下,物業(yè)管理公司還要進(jìn)一步保證線上數(shù)據(jù)質(zhì)量和數(shù)據(jù)安全等工作,為物業(yè)管理公司經(jīng)營決策提供有力的信息支持。首先,構(gòu)建數(shù)據(jù)質(zhì)量管理體系,公司必須明確數(shù)據(jù)質(zhì)量要求,可對數(shù)據(jù)質(zhì)量構(gòu)建相應(yīng)的考核指標(biāo),從及時性、真實(shí)性、一致性、完整性及數(shù)據(jù)執(zhí)行效率等方面對數(shù)據(jù)質(zhì)量加以考核,不斷促進(jìn)數(shù)據(jù)質(zhì)量提升,在數(shù)據(jù)的不同階段對數(shù)據(jù)質(zhì)量進(jìn)行優(yōu)化改進(jìn),從分析數(shù)據(jù)質(zhì)量問題,到制訂數(shù)據(jù)質(zhì)量提升計(jì)劃,從業(yè)務(wù)和技術(shù)兩個角度進(jìn)行分析,以此保證物業(yè)管理公司執(zhí)行經(jīng)營決策過程中的數(shù)據(jù)支撐有力。其次,構(gòu)建數(shù)據(jù)安全管理體系,根據(jù)數(shù)據(jù)的不同類型和部門間不同的需求,對數(shù)據(jù)安全進(jìn)行分析,按照相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行安全維護(hù),基于法律法規(guī)和隱私的基礎(chǔ)要求,遵循行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),從核心數(shù)據(jù)、關(guān)鍵數(shù)據(jù)、內(nèi)部數(shù)據(jù)及公眾數(shù)據(jù)四方面,劃分?jǐn)?shù)據(jù)的敏感性和重要性,繼而展開針對性的管理優(yōu)化。另外,可在財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)上進(jìn)行數(shù)據(jù)訪問授權(quán),對使用數(shù)據(jù)的主體進(jìn)行定義,確定不同的責(zé)任主體只能在自己需求的數(shù)據(jù)范圍內(nèi)瀏覽,同時按照數(shù)據(jù)的分級分類賦予其特有權(quán)限,充分考慮數(shù)據(jù)的安全等級,強(qiáng)調(diào)重要信息數(shù)據(jù)的保護(hù)力度,其具體管控內(nèi)容見表1。

表1 物業(yè)管理公司數(shù)據(jù)授權(quán)規(guī)則

物業(yè)管理公司的財(cái)務(wù)管理信息化,不僅是提升內(nèi)部管理質(zhì)量、形成數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化管理的重要手段,更是其適應(yīng)現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)市場、為業(yè)主等提供高質(zhì)量服務(wù)的關(guān)鍵舉措,通過本文對相關(guān)內(nèi)容的分析,發(fā)現(xiàn)物業(yè)管理公司的財(cái)務(wù)管理信息化在以下方面還存在問題:企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化基礎(chǔ)工作不到位,如硬件建設(shè)、軟件投入等,不利于后續(xù)信息化工作的開展;具體的財(cái)務(wù)活動不規(guī)范,無法幫助財(cái)務(wù)管理信息化提供標(biāo)準(zhǔn)的工作流程;由于系統(tǒng)差異等,線上數(shù)據(jù)融合還存在很大問題。結(jié)合物業(yè)管理公司實(shí)踐,參考先進(jìn)企業(yè)的做法,也從以下方面提出了相應(yīng)的優(yōu)化建議:強(qiáng)調(diào)企業(yè)財(cái)務(wù)信息化的基礎(chǔ)準(zhǔn)備工作,明確數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和相應(yīng)的管理制度等,奠定財(cái)務(wù)信息化基礎(chǔ);培養(yǎng)專業(yè)性的財(cái)務(wù)人才,強(qiáng)調(diào)其業(yè)務(wù)處理能力,將財(cái)務(wù)信息化不斷下沉到公司實(shí)踐中去;明確線上數(shù)據(jù)的治理標(biāo)準(zhǔn),不斷提升其數(shù)據(jù)質(zhì)量,并做好安全管理,明確授權(quán)范圍,為企業(yè)經(jīng)營決策、戰(zhàn)略目標(biāo)確定等提供堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。當(dāng)然,本文也存在不足之處,如闡述主體是物業(yè)管理公司,對其他行業(yè)、領(lǐng)域等的指導(dǎo)作用有待考察,且受筆者實(shí)務(wù)經(jīng)驗(yàn)缺乏和主觀意識的影響,提出的部分觀點(diǎn)和策略還需要實(shí)踐驗(yàn)證,未來筆者會加強(qiáng)該方面的學(xué)習(xí),力求提出更具實(shí)踐價(jià)值的優(yōu)化策略,幫助物業(yè)管理公司有效推進(jìn)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè),更好地踐行其社會服務(wù)及商業(yè)價(jià)值。但就目前物業(yè)管理公司財(cái)務(wù)管理信息化的推進(jìn)情況來看,未來還有很大的發(fā)展空間。