《企業(yè)檔案管理規(guī)定》主要內(nèi)容及相關(guān)思考

張曉

摘要：2023年10月1日起施行的《企業(yè)檔案管理規(guī)定》是新時代企業(yè)檔案工作的重要準則。論文對《企業(yè)檔案管理規(guī)定》主要內(nèi)容進行了系統(tǒng)介紹和評述，分析了主要特點，并提出了進一步完善的建議。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案 檔案管理 國家檔案局第21號令 檔案部門規(guī)章

Abstract：The Regulations on Enterprise Ar？ chives Management implemented from October 1， 2023 is an important basis for enterprise ar？ chive management in the new era. This paper systematicallyintroducesandevaluatesthe main content of the Regulations on Enterprise Archives Management，analyzes the main char？ acteristics reflected in the Regulations，and puts forward some suggestions for its further improvement.

Keywords：Enterprisearchives；Archives management；Order No.21 of the National Ar？ chives Administration of China；Archives depart？ ment regulation

企業(yè)檔案是企業(yè)各項活動的原始記錄，是企業(yè)重要的資產(chǎn)，是國家檔案資源的重要組成部分。企業(yè)檔案工作是國家檔案事業(yè)的重要組成部分，是維護企業(yè)和職工合法權(quán)益、服務(wù)企業(yè)和國家經(jīng)濟社會發(fā)展的一項重要工作，是服務(wù)黨和國家工作大局的一項重要工作。[1]為全面貫徹落實黨中央關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的重大決策部署、習(xí)近平總書記關(guān)于做好新時代檔案工作的重要指示批示精神，以及《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》），中辦、國辦印發(fā)的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》和國家檔案局印發(fā)的《關(guān)于在深化國有企業(yè)改革中加強檔案工作的意見》《檔案檢查工作辦法》等有關(guān)要求，推動新時代企業(yè)檔案工作的高質(zhì)量發(fā)展，國家檔案局2023年8月8日以第21號令形式公布了《企業(yè)檔案管理規(guī)定》（以下簡稱《規(guī)定》）。

《規(guī)定》是企業(yè)適應(yīng)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化要求，適應(yīng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型整體驅(qū)動帶來的機遇和挑戰(zhàn)，適應(yīng)新時代企業(yè)改革和發(fā)展的需要，進一步規(guī)范、推動和提升企業(yè)檔案工作的重要依據(jù)。《規(guī)定》的實施，將有利于企業(yè)依法依規(guī)開展檔案的收、管、存、用等工作，有利于企業(yè)增加檔案工作的投入，有利于推進企業(yè)檔案工作的轉(zhuǎn)型升級，有利于以高質(zhì)量檔案工作助推企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展、更好地服務(wù)保障黨和國家事業(yè)發(fā)展大局。《規(guī)定》與2002年頒布實施的《規(guī)定》（以下簡稱2002版《規(guī)定》）21條條款相比，增加了56條，且設(shè)置為十章。

（一）第一章“總則”

共7條，補充了2002版《規(guī)定》第一條到第四條條款內(nèi)容，增加了《規(guī)定》適用范圍、企業(yè)委托檔案服務(wù)要求等內(nèi)容。

1《.規(guī)定》制定目的、依據(jù)及適用范圍。《規(guī)定》制定目的是加強企業(yè)檔案工作，推進企業(yè)檔案科學(xué)、規(guī)范管理，服務(wù)企業(yè)各項工作，服務(wù)中國特色社會主義事業(yè)，即通過“科學(xué)、規(guī)范管理”，達到“加強”企業(yè)檔案工作，實現(xiàn)兩個“服務(wù)”的工作目標。《規(guī)定》的制定依據(jù)《檔案法》等法律法規(guī)，體現(xiàn)了依法治理、依法治檔思想。《規(guī)定》適用于我國境內(nèi)設(shè)立的按照規(guī)定應(yīng)當形成檔案的企業(yè)開展的檔案收集、整理、保管、利用及監(jiān)督管理等活動，明確了《規(guī)定》適用的對象、企業(yè)檔案工作的基本內(nèi)容和主要任務(wù)，以及企業(yè)檔案工作的主要流程和關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

2.企業(yè)檔案的概念、企業(yè)檔案工作的價值。《規(guī)定》明確了企業(yè)檔案的概念，較2002年版《規(guī)定》中企業(yè)檔案的定義，增加了企業(yè)研發(fā)、建設(shè)、服務(wù)等活動，體現(xiàn)了企業(yè)類型多樣性、企業(yè)經(jīng)營和生產(chǎn)范圍的廣泛性；增加了“直接形成”，強調(diào)了檔案是企業(yè)在特定活動中直接形成的、而不是事后編寫或收集的文件材料，體現(xiàn)出了檔案的原始記錄性和真實可靠性；用“歷史記錄”作為檔案的屬概念，與《檔案法》中檔案概念一致，強調(diào)了檔案是原始的歷史記錄、直接的真實記錄，這是檔案區(qū)別于情報、圖書、文獻等的本質(zhì)屬性。[2]《規(guī)定》指出了企業(yè)檔案工作對企業(yè)及其職工、對國家檔案事業(yè)、對黨和國家工作大局的重要作用。

3.企業(yè)檔案工作的管理體制、原則和條件保障。《規(guī)定》較2002版《規(guī)定》增加了“堅持中國共產(chǎn)黨對企業(yè)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)”的內(nèi)容。強調(diào)企業(yè)應(yīng)當加強對檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，建立健全檔案工作責任制。檔案工作不能脫離業(yè)務(wù)工作，做好檔案工作必須加強檔案工作與業(yè)務(wù)工作的深度融合。《規(guī)定》明確要將檔案工作納入企業(yè)整體工作規(guī)劃、年度計劃中，強調(diào)檔案工作要與業(yè)務(wù)工作同部署、同實施、同推進、同發(fā)展、同考核。《規(guī)定》要求檔案工作經(jīng)費應(yīng)當列入企業(yè)年度財務(wù)預(yù)算。《規(guī)定》明確了企業(yè)檔案工作的基本原則，明確了國家、地方檔案主管部門，以及各類開發(fā)區(qū)檔案管理機構(gòu)和檔案部門對全國、地方及區(qū)域企業(yè)檔案工作的管理職責；中央和地方專業(yè)主管部門對所屬企業(yè)檔案工作的管理職責，以及企業(yè)對所屬單位檔案工作的管理職責。

4.企業(yè)檔案委托服務(wù)要求。近年來，企業(yè)檔案工作委托服務(wù)日益增多，《規(guī)定》明確要求委托服務(wù)要以保證服務(wù)質(zhì)量、確保檔案安全為目標，遵從合法、安全、可控原則，選擇的受托方要具備相應(yīng)資質(zhì)和服務(wù)能力，要簽訂包含約定服務(wù)范圍、質(zhì)量和技術(shù)標準等內(nèi)容在內(nèi)的委托協(xié)議，要對受托方進行監(jiān)督。

（二）第二章“機構(gòu)和人員”

共7條，補充了2002版《規(guī)定》第五條到第七條的條款內(nèi)容，增加了檔案部門（機構(gòu)）設(shè)置和人員配備、培養(yǎng)等具體要求。

1.檔案機構(gòu)和職責。一是檔案部門（機構(gòu)）設(shè)置。企業(yè)應(yīng)當根據(jù)規(guī)模和管理模式設(shè)置檔案部門（機構(gòu)）或確定負責檔案工作的部門（機構(gòu)）。企業(yè)可以根據(jù)需要按照規(guī)定設(shè)立檔案館。中央企業(yè)、地方國有大型企業(yè)應(yīng)當在總部設(shè)立負責檔案工作的職能部門。二是檔案部門（機構(gòu)）的工作職責。較2002版《規(guī)定》中的工作職責更加全面、清晰，增加了負責組織制定并實施檔案工作中長期發(fā)展規(guī)劃和年度計劃，組織協(xié)調(diào)建設(shè)、科研、產(chǎn)品（業(yè)務(wù)）等項目檔案驗收工作；組織實施檔案信息化建設(shè)，開展檔案科研、創(chuàng)新、宣傳、培訓(xùn)和交流等職責。三是部門的檔案工作職責。《規(guī)定》明確了企業(yè)各部門負責本部門文件材料的形成、積累、鑒定、整理、歸檔，遵循“誰形成，誰歸檔”原則，壓實部門的檔案工作責任，落實“管業(yè)務(wù)必須管檔案”職責，確保檔案管理責任縱向到底、橫向到邊，全覆蓋、無死角。

2.檔案人員和要求。事業(yè)發(fā)展，關(guān)鍵在人。檔案工作早已不是看庫房、守攤子，而是在法律法規(guī)框架內(nèi)、利用現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案實施科學(xué)管理。建立適應(yīng)檔案工作需求的人才隊伍是企業(yè)檔案工作發(fā)展的重要保障。一是人員配備。企業(yè)應(yīng)當配備與企業(yè)規(guī)模相適應(yīng)的專職檔案工作人員，確定分管檔案工作負責人、檔案部門負責人。企業(yè)各部門（含項目）應(yīng)當確定檔案工作負責人，配備專（兼）職檔案工作人員。《規(guī)定》首次提出檔案總監(jiān)的概念，明確企業(yè)可以根據(jù)需要設(shè)置檔案專業(yè)負責人（檔案總監(jiān)）。二是履職要求。企業(yè)檔案工作人員應(yīng)當忠于職守、遵紀守法，具備相應(yīng)的專業(yè)知識與技能。三是人才培養(yǎng)。企業(yè)應(yīng)當加強檔案工作人才培養(yǎng)和隊伍建設(shè)，強調(diào)要培養(yǎng)業(yè)務(wù)精湛、勇于創(chuàng)新的檔案人才隊伍，要使職稱晉升通道更暢通，做到吸引人才、留住人才。

（三）第三章“設(shè)施設(shè)備”

共10條，本章條款為新增，其主要內(nèi)容如下。

1.檔案用房設(shè)置、選址及設(shè)計要求。檔案辦公、閱覽用房和檔案庫房應(yīng)分別設(shè)置，業(yè)務(wù)和技術(shù)用房可根據(jù)需要設(shè)置。檔案庫房、閱覽用房等面積應(yīng)當根據(jù)載體類型設(shè)置，且滿足業(yè)務(wù)開展需要。（新建）庫房面積應(yīng)當滿足檔案一定存放年限需要。閱覽用房、庫房、業(yè)務(wù)和技術(shù)用房的選址和建筑設(shè)計應(yīng)符合《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》（JGJ 25）規(guī)定。

2.檔案設(shè)施設(shè)備配備、裝具要求。閱覽、業(yè)務(wù)和技術(shù)用房應(yīng)當配備視頻監(jiān)控設(shè)施設(shè)備、消防設(shè)施等。庫房應(yīng)當安裝防盜門窗、視頻監(jiān)控、防光窗簾等設(shè)施設(shè)備，配備安全防范、消防、火災(zāi)自動報警、溫濕度監(jiān)測調(diào)控系統(tǒng)等。配備符合國家規(guī)定、與檔案庫樓面均布活荷載標準值相匹配的檔案裝具。配備能夠滿足需求的設(shè)施設(shè)備。

（四）第四章“文件材料的形成、收集、整理與歸檔”

共12條，在2002版《規(guī)定》第八、九條條款內(nèi)容的基礎(chǔ)上，進一步明確了企業(yè)檔案工作機制、細化了歸檔工作的相關(guān)要求，增加了建設(shè)、科研、產(chǎn)品（業(yè)務(wù)）等項目檔案驗收，以及檔案收集的有關(guān)要求。

1.檔案工作機制。《規(guī)定》明確企業(yè)檔案工作的“四參加”“四同步”機制，即檔案部門或檔案人員要參加產(chǎn)品鑒定、科研課題評審、項目驗收、設(shè)備開箱驗收等工作，檔案工作要與項目計劃任務(wù)下達、項目進度檢查、項目成果驗收或鑒定、項目總結(jié)等同步。檔案工作應(yīng)納入業(yè)務(wù)工作，聚焦業(yè)務(wù)“全過程、全要素”，實現(xiàn)“業(yè)務(wù)全滲透、過程全監(jiān)控、結(jié)果全記載”，變“末端收、分散抓”為“前端管、全程控”，確保業(yè)務(wù)工作形成的文件材料“應(yīng)歸盡歸”“應(yīng)收盡收”。

2.歸檔文件形成和整理要求。《規(guī)定》明確了企業(yè)形成的文件材料的記錄載體和方式、歸檔文件材料的形成要求、整理規(guī)則、歸檔時間要求等。

3.文件材料歸檔范圍。《規(guī)定》要求企業(yè)應(yīng)按照《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第10號），編制本單位各類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，并按要求指導(dǎo)所屬單位編制并負責審批。中央企業(yè)總部、地方國有企業(yè)總部編制的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表應(yīng)分別報國家檔案局、同級檔案主管部門同意后執(zhí)行。

4.歸檔要求。《規(guī)定》對文件材料歸檔、檔案移交作出了明確規(guī)定。明確企業(yè)撤銷部門的未歸檔文件材料、尚未完成的項目（業(yè)務(wù)）文件材料，企業(yè)人員崗位變動有待歸檔文件材料，多個企業(yè)聯(lián)合召開的會議、聯(lián)合研制的產(chǎn)品、聯(lián)合建設(shè)或研究的項目、聯(lián)合行文所形成的文件材料均應(yīng)按照要求（約定）歸檔。任何部門或人員不得將應(yīng)歸檔的文件材料據(jù)為己有或者拒絕歸檔。

5.檔案驗收、收集。建設(shè)、科研、產(chǎn)品（業(yè)務(wù)）等項目需進行檔案驗收（審查或績效評價）的，應(yīng)當按照規(guī)定實施。企業(yè)可以按照規(guī)定通過接受捐獻、購買、代存、交換等方式收集檔案。

（五）第五章“檔案的保管、保護、鑒定與處置”

共9條，在2002版《規(guī)定》第十、十一、十七條條款內(nèi)容的基礎(chǔ)上，細化了檔案保管保護、保管期滿檔案的鑒定和銷毀，以及資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置等要求。

1.檔案保管、保護。《規(guī)定》明確了企業(yè)檔案按全宗管理的要求，檔案保管和保護原則，以及檔案備份、應(yīng)急管理、檔案“九防”、庫房管理、檔案入庫前的技術(shù)處理要求、受損檔案處理、檔案安全的定期檢查等的具體要求。

2.檔案鑒定、銷毀。對于保管期限已滿的檔案，企業(yè)應(yīng)當及時鑒定處置。《規(guī)定》明確了鑒定工作的組織、鑒定程序等，對仍需保存的檔案、確無保存價值的檔案應(yīng)當分別予以相應(yīng)處置。強調(diào)了電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果，以及涉密檔案銷毀等的要求。

3.資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置。企業(yè)應(yīng)當按照業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)關(guān)系及時向相應(yīng)檔案主管部門或母公司（投資主體）報告其資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動有關(guān)情況。國有企業(yè)應(yīng)當按照《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置辦法》（國家檔案局令第17號）規(guī)定開展檔案處置相關(guān)工作。

（六）第六章“檔案的利用、開發(fā)、統(tǒng)計與移交”

共7條，補充完善了2002版《規(guī)定》第十二條、第十四到第十六條條款內(nèi)容，增加了建立健全利用制度并嚴格執(zhí)行制度等要求。

1.檔案利用開發(fā)。《規(guī)定》明確了企業(yè)檔案開發(fā)利用的規(guī)則，企業(yè)應(yīng)當建立檔案利用制度、履行嚴格的審批程序、合法提供檔案利用。企業(yè)應(yīng)當編制檢索工具，提供多種形式的檔案利用，加強對突發(fā)事件應(yīng)對管理活動相關(guān)檔案的研究整理和開發(fā)利用，圍繞重大活動、重點工作和重要歷史節(jié)點開展檔案編研，對利用活動及時跟蹤和監(jiān)督。

2.檔案統(tǒng)計。企業(yè)應(yīng)當對館藏檔案的利用、出入庫、交接、鑒定處置、信息化建設(shè)、委托服務(wù)等情況，以及檔案人員出入庫情況，檔案設(shè)施設(shè)備等定期統(tǒng)計并建立臺賬，同時要按照有關(guān)要求報送統(tǒng)計報表。

3.檔案移交。企業(yè)應(yīng)當按照國家有關(guān)規(guī)定，定期向檔案館移交檔案，并配合檔案館做好檔案降解密和開放審核。向檔案館移交檔案時，應(yīng)當按照相關(guān)規(guī)定標注檔案密級變更情況，并附具檔案開放審核意見。

（七）第七章“檔案信息化建設(shè)”

共15條，補充完善了2002版《規(guī)定》第十三條的條款內(nèi)容，明確了企業(yè)檔案信息化建設(shè)總體要求，電子檔案管理系統(tǒng)、軟硬件和數(shù)字檔案資源建設(shè)要求等。

1.總體要求。企業(yè)應(yīng)當加強檔案信息化建設(shè)，將檔案信息化納入企業(yè)信息化建設(shè)的總體規(guī)劃。倡導(dǎo)具備條件的企業(yè)建設(shè)數(shù)字檔案館（室）。

2.軟硬件建設(shè)。企業(yè)應(yīng)當配置滿足檔案數(shù)字資源管理需要的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、服務(wù)器及存儲設(shè)備、基礎(chǔ)軟件、安全保障系統(tǒng)、終端及輔助設(shè)備等。

3.電子檔案管理信息系統(tǒng)。系統(tǒng)應(yīng)當符合國家安全保密要求，具備檔案日常管理的基本功能，并與企業(yè)其他信息系統(tǒng)相互銜接，且實施備份策略和管理。

4.數(shù)字檔案資源建設(shè)。一是電子文件歸檔。《規(guī)定》明確業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔范圍、格式及整理等要求。二是傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。企業(yè)應(yīng)當按照紙質(zhì)、錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范開展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作。

5.電子檔案管理。《規(guī)定》明確電子檔案管理應(yīng)當實施全方位的安全與保密措施，明確了電子檔案存儲方式、“四性”檢測、遷移及其有關(guān)要求等。

（八）第八章“監(jiān)督管理”

共5條，本章條款為新增，其主要內(nèi)容如下。

1.檔案檢查。企業(yè)應(yīng)當接受并配合檔案主管部門依據(jù)國家檔案局印發(fā)的《檔案檢查工作辦法》組織開展的檔案檢查。國有企業(yè)應(yīng)當按照資產(chǎn)歸屬關(guān)系定期對所屬單位的檔案工作開展檢查考核。[3]

2.檔案安全隱患、違法行為處理。《規(guī)定》列舉了八條存在安全隱患的情形。企業(yè)、檔案主管部門發(fā)現(xiàn)檔案存在安全隱患的，應(yīng)當責令限期整改，及時消除檔案安全隱患。檔案主管部門或者有關(guān)機關(guān)應(yīng)當對所舉報的企業(yè)檔案違法行為及時依法處理。

（九）第九章“獎勵與處罰”

共2條，在2002版《規(guī)定》第十八、十九條條款內(nèi)容的基礎(chǔ)上，補充列舉了表彰獎勵的六種具體情況，明確了對違反《規(guī)定》的企業(yè)或個人予以處理的要求和依據(jù)。

（十）第十章“附則”

共3條，在2002版《規(guī)定》第二十、二十一條的條款內(nèi)容基礎(chǔ)上，明確了《規(guī)定》解釋權(quán)限和生效時間，同時廢止了2002版《規(guī)定》，并且進一步說明了各省、自治區(qū)、直轄市檔案主管部門可以根據(jù)《規(guī)定》制定實施細則，科技事業(yè)單位可以參照《規(guī)定》執(zhí)行。

《規(guī)定》是適應(yīng)企業(yè)檔案工作面臨的新形勢、新任務(wù)、新要求、新挑戰(zhàn)，緊扣工作目標，遵循工作原則、錨定工作重點、立足工作實踐，對企業(yè)檔案管理相關(guān)制度做出的完善。其內(nèi)容呈現(xiàn)出以下三項突出特點。

一是提出了操作性較強的國有企業(yè)檔案管理責任要求。國有企業(yè)是中國特色社會主義的重要物質(zhì)基礎(chǔ)和政治基礎(chǔ)，服務(wù)國家重大戰(zhàn)略是其職責使命，推動工作必須緊緊圍繞黨之大計、國之大計開展，地位重要、作用關(guān)鍵、不可替代。國有企業(yè)，特別是中央企業(yè)更是原創(chuàng)技術(shù)的“策源地”、現(xiàn)代產(chǎn)業(yè)鏈的“鏈長”。國有企業(yè)檔案包含了大量具有信息和證據(jù)價值的重要的涉密信息、敏感信息，對國有企業(yè)生存和發(fā)展具有重要作用，事關(guān)黨和國家的核心利益、事關(guān)國家安全和發(fā)展、事關(guān)社會穩(wěn)定和人民利益。國有企業(yè)應(yīng)當站在黨和國家的政治高度、站在企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略高度、站在存史資政育人的職業(yè)高度，以高度的政治自覺和強烈的政治責任履行好檔案工作“四好”“兩服務(wù)”職責使命。《規(guī)定》強調(diào)了國有企業(yè)的檔案工作，明確了國有企業(yè)，特別是中央企業(yè)檔案管理要求；將《關(guān)于在深化國有企業(yè)改革中加強檔案工作的意見》有關(guān)要求納入《規(guī)定》的相關(guān)條款中，明確了國有企業(yè)檔案工作機構(gòu)的設(shè)置、對所屬單位檔案工作的管理和檢查職責、接受檔案主管部門直接監(jiān)督和指導(dǎo)等方面的要求。

二是提出了具體的企業(yè)檔案信息化建設(shè)要求。隨著新一輪科技革命和產(chǎn)業(yè)變革深入發(fā)展，數(shù)字經(jīng)濟和實體經(jīng)濟深度融合，智能制造成為制造業(yè)科技創(chuàng)新制高點和全球經(jīng)濟發(fā)展新引擎，全球供應(yīng)鏈、產(chǎn)業(yè)鏈、價值鏈發(fā)生前所未有的變化。企業(yè)“上游”的業(yè)務(wù)工作呈現(xiàn)出規(guī)模性數(shù)據(jù)態(tài)的典型特征，這就要求位于業(yè)務(wù)“下游”的檔案工作的管理理念思路、方式方法隨之調(diào)整，企業(yè)檔案工作要加快數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級，從“管文件”向“管數(shù)據(jù)”轉(zhuǎn)變，從傳統(tǒng)的“紙質(zhì)載體、庫房保管”向“數(shù)據(jù)形態(tài)、系統(tǒng)匯聚”轉(zhuǎn)變。《規(guī)定》設(shè)置“檔案信息化建設(shè)”專章，明確了企業(yè)檔案信息化建設(shè)的總體要求、工作目標和思路；規(guī)定了電子文件歸檔，電子檔案存儲、備份、檢測、遷移等要求；倡導(dǎo)企業(yè)要推進檔案信息化建設(shè)步伐，建設(shè)內(nèi)涵豐富的數(shù)字檔案館，加強業(yè)務(wù)系統(tǒng)中檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理、綜合利用，把內(nèi)容主題分散的數(shù)據(jù)整合成有助于用戶解決主要和常見問題的知識性資源，為檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供指引。

三是提出了符合新時代企業(yè)發(fā)展需要的檔案安全保密要求。安全保密是檔案工作的底線、紅線和生命線。企業(yè)，特別是國有企業(yè)檔案的安全保密對于維護國家安全具有特殊而又重要的意義。企業(yè)要本著對黨和國家、對歷史高度負責的態(tài)度，時刻繃緊檔案安全這根弦，強化“沒有安全、一切為零”的紅線意識、底線思維，持之以恒做好檔案的安全管理，切實筑牢檔案工作安全保密防線。檔案安全保密工作是一項系統(tǒng)工程，《規(guī)定》落實了《檔案法》關(guān)于采取措施保障檔案信息安全的有關(guān)要求，《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》關(guān)于深入推進檔案安全體系建設(shè)的工作部署，以及國家檔案局印發(fā)的《關(guān)于進一步加強檔案安全工作的意見》《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》等有關(guān)要求，明確了企業(yè)應(yīng)當加強檔案保管保護，配置設(shè)施設(shè)備，定期檢查、演練，嚴格檔案委托服務(wù)、涉密檔案管理。在“監(jiān)督檢查”專章中列舉了檔案安全隱患情形，有助于準確地識別風險、分析風險；有效地防范風險、應(yīng)對風險，加強風險排查和治理，從而消除安全隱患、杜絕安全事件發(fā)生。

《規(guī)定》堅持實事求是，以問題為導(dǎo)向，以需求為牽引，充分把握我國企業(yè)檔案工作實踐，緊緊圍繞企業(yè)檔案工作的重點、難點、焦點和堵點，著力解決實際問題，內(nèi)容全面、體系完備，但也存在有待進一步完善的內(nèi)容，具體建議如下。

第一，建議調(diào)整部分條款順序安排。我國法律法規(guī)一般都設(shè)有總則一章，主要對法律的立法宗旨、適用范圍及貫穿一部法律總的指導(dǎo)思想和基本原則等進行規(guī)定。[4]《規(guī)定》總則是對《規(guī)定》制定目的、依據(jù)、適用范圍、基本內(nèi)容以及所涉及的有關(guān)術(shù)語的定義等的綱領(lǐng)性、概括性的簡短表述，適用于制度總體，是《規(guī)定》的總綱、序言，貫穿于《規(guī)定》的始終，具有統(tǒng)領(lǐng)和指導(dǎo)其他各章的作用。《規(guī)定》總則中的第七條“企業(yè)委托檔案服務(wù)”是企業(yè)在檔案管理工作中可能涉及的一項具體業(yè)務(wù)，不是所有企業(yè)都會涉及的業(yè)務(wù)，建議調(diào)整放入第四章。

第二，建議進一步明確部分條款內(nèi)容。體制機制是工作開展的保障，人才隊伍是事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。《規(guī)定》針對有的企業(yè)檔案機構(gòu)設(shè)置層級低、趨于邊緣化，企業(yè)檔案專職人員配備不足、專業(yè)性不強，檔案工作發(fā)展后勁不足[5]，突出“機構(gòu)和人員”的重要性，單列成章，但部分表述建議進一步明確。如，對于機構(gòu)設(shè)置和人員配備，《規(guī)定》明確“企業(yè)應(yīng)當根據(jù)規(guī)模和管理模式設(shè)置檔案部門（機構(gòu)）或者確定負責檔案工作的部門（機構(gòu)）”“企業(yè)可以根據(jù)需要按照規(guī)定設(shè)立檔案館”“配備與企業(yè)規(guī)模相適應(yīng)的專職檔案工作人員，滿足檔案保管利用和業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)的需要”“企業(yè)可以根據(jù)需要設(shè)置檔案專業(yè)負責人（檔案總監(jiān)）”。對于條款中的“規(guī)模”“根據(jù)需要”“相適應(yīng)”“滿足需要”等，如何界定、理解、把握和實施？對于配備的人員數(shù)量，《規(guī)定》明確“檔案保管利用人員數(shù)量可以根據(jù)館（室）藏檔案數(shù)量及年度檔案增量等確定，檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)人員數(shù)量可以根據(jù)內(nèi)設(shè)部門數(shù)量、所屬單位數(shù)量、項目數(shù)量等確定”，給出了設(shè)置依據(jù)，但卻沒有量化指標。企業(yè)檔案部門（機構(gòu)）是企業(yè)壓縮管理層級和精簡機構(gòu)中受到?jīng)_擊最大的對象。企業(yè)檔案部門（機構(gòu)）層級下降、與其他機構(gòu)合并、人員編制縮減嚴重影響檔案工作健康可持續(xù)發(fā)展。《規(guī)定》的有關(guān)要求，如果沒有硬性的制度規(guī)定、明確的量化標準，很難落實到位。建議《規(guī)定》明確機構(gòu)設(shè)置和人員配備可以參考的指標和量化標準。

注釋及參考文獻：

[1] [5]國家檔案局有關(guān)負責同志就《企業(yè)檔案管理規(guī)定》答記者問[EB/OL]. [2023 - 09 - 26 ]. https ： // www. saac. gov. cn / daj / yaow /202309 / 446ec4f009204f35a91822f7b36420f5.shtml.

[2]王英瑋，陳智為，劉越男.檔案管理學(xué)（第五版）[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2021：12.

[3]丁德勝.《檔案檢查工作辦法》解讀[J].中國檔案.2021（4）：22-23.

[4]法律總則是什么[EB/OL] . [2023-10-11]. http ：//www. npc. gov. cn/zgrdw/npc/ flsyywd/min？ shang/2013-12/24/content_1819929.htm.

作者單位：中國航空發(fā)動機集團有限公司