汽車制造公司設備備件庫存管理改善方案的實施效果

■賈子健 華晨寶馬汽車有限公司

■張 闖 沈陽工業大學

隨著經濟的快速發展，汽車行業進入了高速發展的階段。我國具有十分龐大的汽車保有量，并且仍有較大的上升空間。作為一個高度自動化生產的行業，汽車制造企業均具備種類、數量非常龐大的自動化生產設備。近幾年，新能源汽車的快速發展以及智能化技術的普及使越來越多的新型生產設備被應用到汽車行業，所以汽車行業面臨的挑戰也越來越大。在一個大型的生產企業中，為保障設備的正常運轉，管理設備備件的種類、數量是極其復雜的問題，各生產企業如何儲存備件非常關鍵。

通過設備備件的管理，可以有效控制備件的采購價格，減少資金占用，可以有效提高企業的經濟效益。B 制造公司使用了各種各樣的生產設備，也囤積了較多的備件庫存，并每年都會對備件進行大量采購以備不時之需。如何在有限的資金范圍內，高效率地采購到有效使用的備件，減少備件的資金占用情況，顯得十分重要。

通過模型找出問題并提出解決方案后，如何精準預測結果是進一步發展和研究的方向，所以本文對B 汽車制造公司設備備件庫庫存管理改善方案進行預測，驗證B 汽車制造公司的設備備件管理改善方案的有效性，為其他類似企業的備件管理提供幫助。

一、設備備件庫存管理改善方案

1.備件基礎信息管理改善方案

（1） 建立備件信息交接系統

為提高B 汽車制造公司信息傳遞的準確性和效率，需要建立一個線上交互系統。基于工作流原理，員工在電腦上通過線上系統填寫有關的備件基礎信息，會按照定義好的流程自動往下傳遞，下一級員工將會收到相關資料，并可以根據需要修改、跟蹤、管理、查詢、統計、打印等，同時備件庫存管理平臺和B 汽車制造公司的SAP系統做到系統數據同步。大大提高了效率，實現了自動輔助化的管理，提升了企業的管理效率。

（2） 對備件基本屬性進行分類定義

B 汽車制造公司備件基本屬性的定義存在較為模糊的問題，對后續的采購計劃和庫存管理分析會造成不良影響，需要對備件有多維度的定義分類。分類時采用兩種方法：1）按照備件的材質屬性定義，如：機械類備件、電器類備件等；2）按備件使用特性定義，如：極其重要的類型備件、一般類型的備件等。

2.備件庫房收貨管理改善方案

針對B 汽車制造公司的備件收貨環境存在的收貨效率低、實物歸位效率低的問題，可以通過：1）供貨商到貨登記和問題反饋改善；2）庫房備件實物核對收貨改善等措施來有效解決，以此達到提升收貨效率的目的，使整個備件采購環節更加高效。

二、改善方案實施的效果預測

1.改善方案實施的影響因素

（1） 人員因素

本文對B 汽車制造公司備件庫存管理中的基礎信息管理、訂貨管理、收貨管理提出了改進方案，這些方案涉及很多工作環節和人員，需要進行工作任務分解和相應的人員安排。需要成立項目小組，在每個業務模塊里面，選取經驗豐富的人員，作為小組成員。

每個功能模塊安排相應的分項目負責人員，由分項目的負責人進行任務需求的收集和調研，將各個管理模塊進行詳盡的業務流程梳理，然后進行任務分解，設立不同的分項目，各個分項目任務逐個完成。

（2） 技術和數據因素

1）B 汽車制造公司備件庫存管理的改善方案中，涉及備件庫存管理平臺的設計與開發，需要大量的系統功能設計和開發，需要和SAP 系統進行大量的數據交互，各個模塊功能的實現，需要一個十分強大的IT 團隊予以支持。

2）關于采購數量優化的環節，涉及很多關鍵的核心數據，這些核心的數據準確才能確保有效優化采購數量，需要對這些核心數據進行全面的核對校驗。

交貨期數據：備件采購訂貨的交貨周期。

ABC 分類數據：用于定義備件庫存價值占比重要程度的參數。

VED 分類數據：用于定義備件對生產設備重要性的參數。

2.改善方案實施的計劃及監控方法

（1） 改善方案實施步驟

由于改善方案涉及非常多的工作內容，為確保改善方案的順利實施，需要做好實施步驟的計劃安排。

1）對B 汽車公司備件庫存管理改善方案的整體工作量進行分析，制訂整體的安排進度計劃，按照各個模塊內容進行進一步分解，對每一個模塊設立單獨的分項目，實施進一步進度管理分析并加以控制。

2）根據各個分項目的內容，安排項目小組成員，對各個分項目進行詳細的任務制訂，對業務工作流程進行詳細分析，制定目標需求，對任務完成時間做好計劃，對每個關鍵指標設立時間點并進行監控。具體信息如表1所示。

3）各個分項目的負責人員，定期反饋項目達成的實際情況，包括已經完成的工作量，完成的時間點，下一階段需要重點開展的工作。

4）對各個項目的進展情況進行分析，比對是否可以按照計劃的時間點，完成關鍵指標的工作。

5）對于出現困難，無法按時完成的任務，進行困難點分析，向更高的管理層尋求資源支持，并更新項目時間計劃。

（2） 改善方案實施控制方法

為了使優化改善項目可以順利按時完成，需要跟蹤和控制進度制，主要采取以下方式：

1）定期舉行項目會議

項目小組成員定期舉行會議，分析討論各個項目的情況，分析當前工作的進展程度，已經完成了哪些計劃工作，工作中遇到哪些問題，后續如何解決問題，討論哪些工作內容還需要進一步的加強，項目小組成員要相互監督和支持。

2）項目實施過程跟蹤

項目總負責人，定期和各個項目的負責人溝通項目進展情況，核對各個分項目的完成情況，對關鍵時間點的完成情況進行跟蹤核對，對無法按時完成的任務，尋求資源支持。

3）實施進程分享和匯報

定期向管理層匯報項目核心工作在關鍵時間點的進展情況，是否存在問題，有問題需要如何處理，是否需要管理層支持。在備件庫存管理部門的內部例行會議上展示進展情況，全體人員對項目實施情況，提出建議。

3.改善方案實施的保障措施

（1） 組織保障

企業管理層對備件的資金占有情況高度重視，對改善項目的開展十分支持。改善項目涉及很多部門，各個部門之間的高效協調十分重要。

通過成立專門的企業級別項目支持小組，溝通協調備件庫存管理部門、車間維修部門、IT 技術部門，確保各個部門之間的溝通順暢。

在B 汽車備件庫存管理部門設立項目負責人，作為改善方案的總負責人，為各個分項目單獨設立分負責人，設立項目實施的具體總協調人，簽署項目實施計劃和目標達成的任務書。

在各個車間的維修部門內，安排備件庫存管理改善方案實施的接口人員，負責維修部門內部的業務協調和溝通。

對于IT 部門，企業成立專門的IT 支持團隊，安排IT 部門的專門接口人員，作為IT 部門和備件庫存管理部門的總接口，負責協調溝通IT 部門和備件庫存管理部門的功能需求梳理。

（2） 資源保障

針對改善方案中的基礎信息管理、需求數據分析、訂貨管理、訂單跟蹤管理和收貨管理，需要進行系統平臺開發。經過初步項目評估，預計先期可以獲得300 萬元的資金支持，用于系統的開發，可以確保改善項目的順利進行。

對于系統平臺的開發，企業組織了專門的IT 技術顧問，協助分析和梳理業務流程涉及的技術問題，并配置多組IT 軟件開發團隊，對平臺進行功能和界面的開發，確保技術支持到位。

（3） 人員保障

對于項目需要的各個業務模塊，選取經驗豐富的人員，可以確保對業務流程做到全面準確地分析，使平臺的功能做到內容全面，并對表現優秀的人員，在年度績效考核時進行加分獎勵。

此外，對B 汽車公司備件庫存管理中涉及的各種人員，如備件物料計劃人員、備件實物收貨人員、維修部門人員等，進行培訓，加強備件精益化管理的思路，提高人員對新流程和新操作的認識，確保后續項目實施的效果可以持續。

在備件的物料計劃人員下訂單的時候，要求分析領用情況和庫存情況，嚴格要求對于領用量低庫存量大的備件不得進行采購，需要進行最大最小庫存值的分析，決定是否可以進行庫存轉移。

備件物料采購組的負責人，在審批訂單的時候，會抽查物料計劃人員訂單的備件領用和庫存情況，對于不合理的采購訂單，不進行審批，退回給物料計劃人員進行處理。

在實施改善方案后，在年度考核的時候，增加采購訂單的庫存周轉情況考核項，對于造成大量呆滯庫存的備件物料計劃人員，相應地在績效考核中，做出減分處理。

4.改善方案實施的效果預測

（1） 資金占用和庫存值減少

通過分析領用、交貨時間等情況，預計會對B 汽車公司管理的10 萬種備件中的5 萬種備件進行最低庫存（min）、最大庫存（max）的合理調整，預計每年會節約1 千萬元（5%）的非必要采購金額。通過對庫存轉移的跟蹤分析，預計每年可以降低庫存值1 千萬元，同時節約采購金額。

1）資金占用減少

B 汽車公司每年有大量的備件進行采購，本文選取部分數據進行重點分析和研究。以B 汽車公司的1 個整車廠為例計算，2 年的常規備件采購金額約1.4 億元。總共采購訂單條目約為5000 條，其中采購頻次為1 次的2000 多條，頻次為2 次的1000 多條，2 次以上的1000多條。其余工廠情況類似。

經過對采購頻次為1 次的2000 多條訂單進行詳細的分析，有300 多條訂單按照新的最小庫存min 計算，可以不觸發采購需求，預計可以減少200 萬元訂單的采購。有約1000 條，按照新的最大庫存max 計算，可以節約500 萬元，這些節約的訂單金額可以用于其他備件的采購，使資金更好地被使用。

按照該工廠的計算評估情況估算，僅采購頻次為1次的訂單，每年所有工廠預計可以節約1000 萬元的資金。

2）庫存值減少

通過優化采購流程，當備件需求產生的時候，備件物料計劃人員先不進行采購，先分析其他工廠的庫存情況，按照新的最大最小庫存值和庫存轉移的原則，和車間維修人員一起評估后，進行庫存轉移。在對4 個月的試運行跟蹤分析，一個季度節約了200 萬元，隨著系統平臺的開發，庫存轉移可以實現自動化分析，庫存轉移將進一步完善，預計每年能減少1000 萬元的當前工廠庫存值，同時節約采購資金。

（2） 人員數量降低

目前每個B 汽車公司備件庫存管理人員，平均每個人員管理10000 種備件，目前現有的3 個工廠，每個備件物料計劃員平均每天新增加30 條至50 條的新采購需求，需求待處理數量有時候會有300 條至400 條。分析備件的風險情況，需要查看各個工廠的庫存情況，需要從SAP 查看領用情況，每天需要和供應商、預算管理人員進行大量的郵件、電話溝通，跟蹤訂單的貨期。改善方案實施后，提高采購流程的工作效率，風險、領用、歷史采購、庫存等情況，由平臺自動推出數據，每人預計每天可以節約2 ～3 個小時。訂單的貨期跟蹤通過平臺實現，預計每天可以節約1 個小時，預計每人可以管理13000 種備件，管理能力提高30%。同時，可以節省出2 至3 名人員，負責其他工作。

預算控制工作，通過平臺的自動化運行，不再手動更新表單，從SAP下載訂單數據，通過領用進行車間預算分配、表單整理、訂單更新、貨期更新、同步SAP 已經收貨的數據等工作（每天需要使用5～6 個小時），可以不用再手動操作。預計可以節約1 名預算人員，安排到其他工作，留有1 名人員負責監控預算。

實施收貨改進方案，庫房收貨人員，每天不再需要更新收貨表單，系統平臺提供自動化送貨單和零件信息，減少手動表單，方便查找實物，可以幫助節約登記和核對實物的時間。

三、結語

根據B 汽車制造公司設備備件庫存管理改善方案提出合理化建議，對要實施的改善方案，從工作計劃、人員安排、資金與資源配置方面展開研究，確保改善方案可以順利實施，同時對實施效果進行了評估預測。根據預測結果，證實了該方案的有效性和可行性，為B 汽車制造公司設備備件管理提供指導建議。