提高企業科技檔案管理水平的探討

田敬尊

（中鐵十二局建筑安裝工程有限公司，山西 太原 030000）

0 引言

近年來，隨著社會和經濟的快速發展，我國的各項事業都有了很大的發展，尤其是我國的檔案管理事業也有了很大的進步。在新的形勢下，檔案管理工作既有新的機遇，又有新的挑戰，為充分發揮其重大意義和積極作用，探索新的工作方式和工作思維成為當務之急。加強科技檔案的管理，不僅僅是適應當今社會發展的體現，更是時代發展的需求。在現階段，科技檔案管理工作仍然存在著較多的漏洞與不足。因此，本文以施工企業科技檔案管理為研究對象，指出其中的短板弱項，制定出合理有效的策略，進而更好地促進其快速發展[1]。

1 科技檔案管理的重要現實意義

工程項目是企業生存、建設和發展的根基。以基本建設檔案為核心的科技、管理、會計、聲像等檔案，是項目和企業的重要基礎資料，也是企業文化的主要載體，更是行業和國家的寶貴財富?？萍紮n案管理的意義重大，有利于施工企業的發展。首先，在一個施工企業的發展過程中，科技檔案提供重要的資料支撐，能夠推動施工企業的科技進步，有助于單位的長遠發展。其次，科技檔案管理具有較高的信息化水平，可以有效提高施工企業的信息服務水平，有利于科技成果高效轉化，將科技理論知識和實踐相結合，大大降低施工企業的勞動力成本?？傊?，做好科技檔案管理工作的意義深遠，必須引起相應的重視[2]。

2 科技檔案管理中存在的問題

2.1 現有領導對科技檔案管理信息化理解不深入

目前，施工企業檔案管理部門處于信息化的初級階段，只是對檔案的實體進行了簡單地收集、整理、保管、利用，導致科技檔案管理工作停滯不前。其主要原因是施工企業領導并沒有認識到科技檔案的重要性、必要性和迫切性。雖然已經開展了科技檔案管理工作，但沒有真正落實到實踐中。首先，企業的管理者沒有充分認識該工作的重要意義，導致科技管理工作無法在企業內全面展開。其次，由于企業的管理層沒有真正重視此項工作，導致企業內部員工對于科技檔案管理的認知水平和形成原始文件也不足。

現在，部分單位領導對于科技檔案管理信息化理解不深刻，同時抱有不去學習的狀態去應對現有科技檔案管理的整體發展性，不想用大量資金投入，在科技檔案管理信息化建設中沒有起到足夠多的重視，覺得學習科技檔案管理信息化沒有多大的用處，使用傳統化的模式，會覺得簡單和省心的狀態。他們抱有僥幸和守舊的心理，想完全依賴于現有傳統模式化的管理發展，不想去接受新鮮的技術力量，認為現有互聯網和大數據的技術領域會有不靠譜和不可靠的現象，這成為科技檔案管理信息化發展的根本阻力之一。但是，隨著互聯網和大數據的高速發展，傳統的科技檔案管理工作不能實現隨時查閱和利用的功能，利用紙質化的形式，只能進行翻閱，連及時保存和添加都不能滿足，對現有從事的檔案管理人員沒有進行深入細化培訓和要求。嚴格的標準化能夠推動現有科技檔案管理信息化的發展，檔案管理中人員會有明確的意識和狀態去進行工作上的任務管理[3]。因為現有科技檔案管理信息化的投入資金是一筆巨大的數額，有些公司就根本不會設置這樣的工作崗位，或者用別的行業的人員安插到現有科技檔案管理中，在沒有專職人員參與下，科技檔案管理就會出現很大的不足之處，導致發生重大漏洞?，F有公司的領導，要對科技檔案管理信息化引起足夠高的重視，并給予足夠的支持，這樣，才能推動現有科技檔案管理信息化的有效步伐。

2.2 科技檔案管理體系不完善

如今，很多施工單位沒有建立規范的科技檔案管理標準，導致科技檔案工作缺乏統一的標準。管理規范差異較大，隨意性較強，缺乏統領本行業的能力。目前，我國只建立了科技檔案管理方面的條例，但是沒有提出專門的管理規范，更沒有提出具體的收集、保管措施，導致科技檔案管理工作沒有一套完整的、系統的管理規范，不利于科技檔案管理的進一步發展。

完善的科技檔案管理體系是科技檔案管理工作有效開展的前提。目前，雖然企業已經開展了科技檔案管理工作，但是由于缺乏完善的科技檔案管理體系，導致科技管理工作無法高效有序的開展。此外，由于企業的科技檔案工作管理缺乏相應的監督體系和完善的共享機制，科技檔案數據管理存在較多的欠缺與不足，導致很多工作無法開展下去[4]。

2.3 科技檔案的利用率較低

首先，由于檔案管理人員的素質參差不齊，無法充分發揮科技檔案的開發利用價值，導致科技檔案的利用率相對較低，還不能滿足企業的發展要求。其次，科技檔案管理工作仍存在一些不合理的地方，不能適應新形勢下企業的發展需求。因此，需要不斷提升信息化水平，完善各個相關環節，進而提升科技檔案的利用率。

2.4 科技檔案信息的收集與整合存在困難

科技檔案具有較高的價值和作用，收集和整合科技檔案是進行科技檔案管理的一個重要環節。在實際的操作中，科技檔案的收集和整合工作存在較大的困難。導致檔案無法按時移交，嚴重降低了工作效率，阻礙了科技檔案的完整性體現。由于很多的一線檔案保管人員缺乏專業的檔案學知識，無法有效并科學的收集、整合、保管這些檔案。收集的檔案不完整會大大降低檔案的參考價值，從而影響科技檔案在企業管理中的重要性及存在價值。

2.5 科技檔案的數字化水平較低

在21 世紀這個信息爆炸的時代，科技檔案管理的種類、內容及載體都發生著很大的變化，科技檔案管理數字化模式必將取代傳統的檔案管理模式。在科技檔案的管理過程中，企業會產生很多的數據信息，而各類數據間卻存在關聯性較低的現象。然而，若沒有完善的源頭數據管理體系，無法系統地、全面地歸納整理科技檔案管理的數據，就會導致檔案信息管理缺乏系統性，企業的科技檔案管理仍存在較多的問題。

在信息爆炸的21 世紀，科技檔案管理工作應該跟隨時代發展的腳步，充分利用現代化的信息網絡技術，有效提高科技檔案的管理水平。然而，目前我國的科技檔案管理工作信息化水平較低、數字化工作滯后。例如，施工生產中產生大量紙質檔案，但是沒有進行數字化處理，數字化的科技檔案管理工作沒有長效開展起來，導致無法對數字化檔案進行歸集，并導致數字化檔案開發利用不起來。此外，很多單位沒有建立完善的信息資源數據庫，導致科技檔案管理工作仍處于不成熟的階段。

2.6 科技檔案管理人員素質水平有限

科技檔案管理工作需要專業的、高素質的檔案管理人才。然而，結合我國的實際，施工單位檔案管理人員的整體素質偏低、專業水平不高，無法保障企業科技檔案管理工作的順利開展。檔案管理人員的專業素質越高，檔案管理的科技含量就越高，開發利用的信息資源就越廣，進而產生的價值也就越高。因此，應該加大對人才的培養力度。

3 提升企業科技檔案管理水平的措施

3.1 建立健全的科技檔案管理制度

為保證科技檔案管理工作的順利開展，企業應該建立健全相關的管理制度。首先，制定歸檔制度，明確科技檔案管理的歸檔范圍及歸檔文件的編制要求。其次，明確科技檔案管理人員的職責所在，將檔案的形成、積累、歸檔劃分到專人。科技檔案歸檔工作要列入企業的考核之中，督促員工重視、做好科技檔案預歸檔工作。再次，建立規范的科技檔案保密制度。根據實際情況，企業應該合理劃分檔案的保密范圍和機密等級，并認真執行查閱程序。最后，設置專門的科技檔案管理機構，選聘專業的檔案管理人員，利用先進的技術手段進行管理，防止科技檔案發生泄密事件，并保證企業信息的高度安全。

3.2 提高社會檔案意識，加大對科技檔案管理工作的投入

首先，要提高企業管理人員對科技檔案管理的重視程度。其次，要加強培訓，做好工作人員的檔案意識提升培訓工作，確保工作人員能夠詳細了解科技檔案管理知識，進而保證科技檔案資料的規范性。最后，要讓企業員工認識到科技檔案的價值，不僅從管理上重視科技檔案管理工作，還要加大人力、物力和財力的投入力度，保證科技檔案管理工作的順利進行。

3.3 全面完善科技檔案管理體系

要發揮科技檔案管理的價值，企業必須將科技檔案管理貫徹到企業的戰略發展中，完善整個企業的信息資源管理體系，從而為科技檔案管理提供技術支持。在實際工作中，要不斷完善科技檔案管理體系，加強企業各部門之間的溝通聯系，進而改善企業的科技檔案管理環境。

為使企業充分重視科技檔案管理工作，企業應該逐步完善檔案管理體系。為嚴格要求檔案管理人員，企業要通過不斷完善、細化管理機制，進而實現對科技檔案各個環節的控制，包括歸檔、保管、調用、開發等環節。此外，要加大對科技檔案管理的監督力度，并加強對監督管理的質量控制。

3.4 構建源頭管理的創新模式

企業要構建源頭管理的創新模式。首先，應該調動相關部門的工作人員，幫助檔案管理人員更好地完成科技檔案的歸檔工作，整合出內容更加完善的科技檔案信息，進而建立健全科技檔案信息數據體系。其次，在收集科技檔案時，工作人員要合理分析檔案信息，做好相應的信息分類，并錄入科技檔案管理系統中。最后，要保證科技檔案管理工作的有效性、靈活性和連續性，從而發揮出科技檔案管理的戰略意義。

3.5 加強企業的信息化建設

在科技檔案管理中，企業領導要重視信息化建設，不能一直盲目的使用傳統形式的檔案管理，進而促使每位檔案人員對科技檔案管理信息化的重視，單位領導要做到帶頭作用，一直居于科技檔案管理的后方給予大力支持。這樣，檔案管理的人員也能增加工作的積極性，體現科技檔案管理信息化建設的重要地位，也能更好的促進管理人員素質的整體發展。要建設有利于科技檔案管理信息化的環境，在管理中的所有人員能耳融目染，使得信息化學習進度呈上升趨勢發展?？萍紮n案信息化管理能夠實現科技檔案信息的有效錄入、檢索、整合以及存儲，進而高效、快捷地完成科技檔案的開發與利用。檔案管理信息化的主體工作就是電檔案文件，在對科技檔案管理信息化的把握中，可以提倡管理中的人員進行有效科學的檔案分類，在分類中，需要查閱或添加的時候及時錄入電子檔案，可以很快速的完成檔案的利用工作。要加大科技檔案管理信息化電子文件的利用率，能夠及時保障現有企業電子檔案的保存性和使用性。加強科技檔案管理的信息化建設，企業能夠利用信息化平臺，及時、便捷地完成科技檔案信息的查找、檢查、調整等工作，保證科技檔案管理工作的科學性和規范性。要及時發展科技檔案管理信息化的公開透明性，有利于發展良好的企業形象[5]?？傊诳萍紮n案管理工作中，加強信息化管理平臺的建設能夠有效提高工作效率。

3.6 保障科技檔案管理信息化的安全性

在科技檔案管理信息化建設中，有些企業領導會覺得沒必要在這方面建設，因此就存在資金和人員短缺的現象，如果科技檔案系統被整體擊潰，那么檔案的重要信息就會丟失，企業的重要信息就會泄露。因此，要著重加強檔案管理信息化的硬件和軟件安全發展，保證檔案管理有著良好的電子系統，設置安全防盜網絡的措施，不能讓可疑人員和不良分子打破這道安全防護網的建設。隨著互聯網的發展，總會出現某些人員打破網絡的和諧氛圍，因此，要聘請專業的計算機人員對使用的軟件和一些高超的技術發展進行維護和保護，減少科技檔案泄露等安全問題。檔案管理人員要切實保護檔案的安全，領導要及時劃撥資金，以便于建設良好的安全的信息化系統。不能將信息化安全這一方面忽視，否則會出現不可想象的事故。建議聘請專業的技術人員，讓其加上一道防護網，并定期進行維護，這樣，能極大的保護電子檔案的安全。

3.7 切實提高科技檔案管理人員的素質

首先，企業應該引進具備專業知識的高素質科技檔案管理人才，為企業注入新鮮血液。其次，提高科技檔案管理人員的技術水平，企業應該邀請經驗豐富的專家進行業務培訓，培養員工的專業能力。此外，要加強科技檔案管理員工的職業素養教育，提高員工的工作熱情，從而促進企業檔案管理的進一步發展。最后，企業要完善員工激勵機制，將科技檔案管理工作列入績效考核中，激發員工的工作積極性，進而推動科技檔案管理工作的快速發展。

4 結語

總而言之，隨著科學技術的迅猛發展，信息網絡技術得到深層次發展，科技檔案管理工作有了長足的發展。然而，我國的科技檔案的管理工作還存在一些問題和不足，包括缺乏統一的管理標準和專業人才、管理模式落后等等，本文提出了具有針對性的解決措施，如健全科技檔案管理制度、構建創新模式、加強企業的信息化建設等，希望為科技檔案管理行業的提供一些參考意見。