網絡社群對于項目管理的“共管”效益及構建思路

任娜

[摘 要]傳統的項目管理通常是采用郵件、電話或面訪等方式開展的，數字化工具的使用程度不夠，很難實現多人共管、多頭監管和快速監管。隨著互聯網技術的不斷發展，網絡聊天社群已成為大眾日常生活、工作和信息傳遞等活動不可或缺的一部分，利用網絡技術構建項目的專屬聊天社群，以社群為項目管理工作開展的基礎，探討項目管理中的網絡“共管”構建思路，可以為項目管理提供更有效、更先進的管理新視角和新方法。鑒于此，文章探究項目管理的“共管”效益及構建思路，并提出構建措施，以助力項目管理的質效提升。

[關鍵詞]網絡社群；項目管理；共管；效益；構建思路

中圖分類號：F275；TU71 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2024）01-0022-03

互聯網技術的飛速發展，使得網絡社群逐漸成為人們交流、分享與協作的重要平臺。項目管理作為現代企業運作的核心，其效果的好壞直接影響到項目的成敗。然而，傳統項目管理中存在的信息不對稱、溝通不暢、資源分散等問題，往往導致項目效果不盡如人意。因此，如何借助網絡社群的優勢，提高項目管理效率，是值得深入研究和探討的問題。

網絡社群是指網絡用戶通過互聯網或社交媒體平臺聚集在一起，共同分享興趣、目標或價值觀，并通過交流、合作和互助實現共同的目標。這種開放式的交流空間可以讓所有交流成員在社群中實現信息的及時傳遞和無障礙溝通，提高信息流通效率，快速完成社群成員的信息交互，成員可以實時了解其他人的動態和觀點。這種實時性有效提高了信息流通效率，便于成員之間的互動和合作[ 1 ]。

網絡社群不受地域、身份、地位等因素的限制，成員之間的交流與合作更加平等、自由。去中心化的特點使得網絡社群更加靈活，易于拓展和演變。在網絡社群中，每個成員都有機會發表觀點和看法，不存在絕對的權威，網絡社群成員之間的交流和互動形式多樣，如文字、圖片、語音等。這種平等性有助于提高成員的參與度和積極性，使社群充滿活力，也使得社群成員更容易建立情感聯系，形成較強的凝聚力。成員們可以自由地分享知識、經驗和資源，實現資源的最大化利用，推動彼此的共同成長。

（一）提高信息傳播效率

在現代項目管理中，信息傳播效率的提高一直都是各個企業和管理者關注的焦點。傳統的管理模式中，信息傳遞大多通過煩瑣的會議、傳真、郵件等方式，速度較慢，容易出現信息遺漏[ 2 ]。

尤其在項目管理中，由于涉及的部門和人員較多，信息傳遞的效率更低。網絡社群的崛起，為項目管理提供了新的信息傳播途徑，也帶來了全新的管理模式。網絡社群作為一個虛擬的平臺，打破了傳統的時間和空間限制，使得管理層可以在任何時間、任何地點與項目層實現即時溝通和信息共享。這種即時性不僅提高了信息傳播的速度，也使得管理層能夠更及時地了解項目的進展和存在的問題。在此基礎上，管理層可以迅速調整管理策略，提高管理效率。網絡社群的另一個顯著優勢是它可以實現信息的精準傳播。

傳統的管理模式中，管理層與項目層之間存在層級關系，信息傳遞往往需要經過多級的層層傳遞，信息可能被過濾或扭曲，很多時候信息的傳遞會出現偏差，或者無法到達特定的目標人群。網絡社群通過消除層級差異，讓管理層和項目層直接交流，實現無障礙溝通。這種直接溝通的方式有助于管理層更好地了解項目層的需求和問題，快速作出反應和制定解決方案，精確地將信息傳遞給需要的人，避免信息資源的浪費。

（二）形成跨級管理

促進跨級管理的形成是網絡社群在項目管理中“共管”效益的主要表現。傳統管理模式下，管理層與項目層之間往往存在信息不對稱的問題，導致管理層難以深入了解項目的具體情況和實際需求。網絡社群的出現，為管理層與項目層提供了一個實時、高效的信息交流平臺，有助于縮短信息傳遞差距，提高溝通效率。

網絡社群可以讓管理層直接與項目層實時交流，管理層不僅可以發布信息，還可以參與討論、提問，深入了解項目層的實際情況。項目層能夠就遇到的問題及時向管理層尋求指導，獲得解決方案。這種互動的溝通方式有助于解決信息不對稱的問題，為管理層提供真實、可靠的項目信息[ 3 ]。

網絡社群有利于多元化意見的匯聚，在網絡社群中，項目層可以根據經驗和見解發表意見，有助于激發更多創新想法，為項目提供更多發展路徑。同時，管理層可以從中獲取不同層面的觀點，作出更加全面科學的決策。

（三）管理渠道寬泛化

網絡社群的興起，為項目管理提供了全新的可能性。其中，“共管”效益的發揮，管理渠道的寬泛化，是網絡社群在項目管理中的一大亮點。傳統項目管理模式下，管理層的信息來源相對有限，僅能通過固定渠道獲取信息，這種模式在應對現代項目管理的復雜性和多變性時，顯得力不從心。網絡社群的介入，極大地拓寬了管理層的信息來源，使項目管理效率得到顯著提高。在網絡社群中，項目成員可以第一時間分享工作成果、遇到的問題和解決方案，使其他成員及時了解項目的最新動態[ 4 ]。

寬泛的信息傳播渠道有助于管理層更全面、更詳細地掌握項目進度，更好地調度項目和分配資源。項目成員可以就某一問題展開討論，社群可以匯聚大家的智慧和經驗，共同尋求最優解決方案。在網絡社群中，項目成員可以相互鼓勵、支持，共同面對項目中的困難和挑戰。通過社群，管理層可以更好地了解團隊成員的需求和心理，進而采取有效措施，提升團隊協作效果。

（一）明確項目目標

在項目管理“共管”時需要明確項目目標，這是項目管理的基礎，也是引導項目成員共同為實現目標而努力的關鍵。項目目標是為了明確項目的愿景、范圍和期望成果，也是評估項目成功與否的重要依據。在網絡社群環境下，明確項目目標尤為重要，有助于確保項目在正確的方向上推進，提高項目成員的參與度和執行力[ 5 ]。

明確項目目標需要遵循以下幾個步驟。

一是確定項目愿景。項目愿景是項目成功的基石，它描述了項目未來的理想狀態。在確定項目愿景時，需要充分考慮市場需求、行業趨勢、技術發展和競爭態勢等因素，以確保項目的可行性和前瞻性。

二是明確項目范圍。項目范圍是項目目標的具體體現，它明確了項目需要完成的任務和達到的預期成果。在明確項目范圍時，應充分征求各方意見，以確保項目目標的全面性和準確性。

三是分解項目任務。將項目范圍分解為若干具體任務，便于項目成員更好地理解和執行。分解任務時可使用項目管理工具，如甘特圖、思維導圖等，確保項目任務的明確性和可操作性。

四是設定項目里程碑。項目里程碑是項目過程中的關鍵節點，它標志著項目某一階段的完成。設定項目里程碑有助于項目成員明確階段目標，提高推進項目的積極性。在設定項目里程碑時，應考慮任務的優先級和時間要求，確保項目進度和質量。

五是制訂項目計劃。根據項目任務和里程碑，制訂具體的項目計劃。項目計劃應包括時間表、資源分配、風險管理等內容，以便于項目成員了解項目整體進度和自身職責。在制訂項目計劃時，應充分考慮項目成員的意見和建議，確保項目計劃的合理性和可行性。

六是溝通與協作。在項目實施過程中，項目成員之間的溝通與協作至關重要。通過有效溝通，項目成員能更好地理解項目目標，明確自身職責，并及時發現和解決問題。在網絡社群環境下，利用各種溝通工具，如微信群、在線會議等，可提高項目成員之間的溝通效率。

七是監控與調整。在項目實施過程中，項目負責人應密切關注項目進度、資源消耗和質量情況，以確保項目按照計劃推進。當發現問題時，應及時調整項目計劃，確保項目目標的順利實現。

（二）建立網絡社群平臺

在眾多項目管理軟件和社交媒體平臺中，選擇一個適合的項目管理工具或社交媒體平臺建立網絡社群。這類平臺應具有良好的用戶界面、豐富的功能和高度的可擴展性，以便于項目成員之間的交流和協作。

網絡社群平臺應具備以下基本功能。

一是項目信息發布。項目經理在此板塊發布項目動態、任務分配和里程碑等信息，便于項目成員了解項目整體進展。

二是討論區。項目成員在此板塊發表意見、建議和問題，實現開放式溝通。設置議題投票功能，讓成員參與項目決策。

三是資源共享。項目成員在此板塊上傳、下載共享文件，如資料、文檔、模板等，提高協作效率。

四是個人中心。每位成員都有獨立的個人中心，用于展示個人信息、任務進度、積分情況等。

五是項目管理工具。提供項目管理工具，如甘特圖、思維導圖等，方便項目成員規劃和跟蹤項目進度。

為了確保信息的高效傳遞和溝通，社群的溝通渠道至少要保持兩層。

一是開放式溝通。在社群內設置專門的討論區，鼓勵項目成員就項目相關問題公開討論。這種溝通方式有助于提高成員之間的默契度，促進共識的形成。

二是私密溝通。針對社群成員設置一對一或小組私聊功能，便于成員之間進行點對點溝通。這種溝通方式有助于解決敏感問題和保護成員隱私。

在協作機制上，要注意保持社群成員的活躍度。

一是任務分配。項目經理根據成員的技能、特長和任務需求，合理分配任務。同時，鼓勵成員主動承擔任務，實現自我價值的提升。

二是積分制度。設立積分制度，對成員的活躍度、貢獻度和項目成果實施量化評價。積分可兌換績效獎金、晉升權限等，激發成員的積極性和參與熱情。

三是項目評估與反饋。定期評估項目，鼓勵成員反饋項目過程和成果，收集成員意見和建議，及時調整項目方向和策略，持續優化項目管理和協作效果。

（三）引入協同工具和技術

引入協同工具和共享技術，可以增強社群的信息共享功能，提升“共管”效益。項目管理軟件是網絡社群在項目管理中常用的工具之一。這類軟件可以幫助團隊成員協同工作、分配任務、設置項目里程碑和監控項目進度。

共享技術方面可以引入在線文檔共享平臺，常見的在線文檔共享平臺主要有Google Docs、Microsoft Office 365和Dropbox等。

在線文檔編輯和共享工具Google Docs支持實時協作，可實現文檔內容的同步更新。這意味著團隊成員可以在同一時間編輯同一文檔，修改內容會實時同步到其他成員的界面上，極大地提高了協作效率。Google Docs還提供豐富的模板和格式選項，方便用戶制作和編輯專業化的文檔。

Microsoft Office 365是云端辦公套件，包括Word、Excel、PowerPoint等應用程序，支持多人在線實時編輯和共享文檔，兼容性極佳，無論是在PC、Mac還是在移動設備上，都可以輕松使用，還提供了強大的云端存儲功能，便于團隊成員存儲和共享文檔。

Dropbox是一款云端存儲服務，團隊成員可以上傳并實時共享各類文件。其優點在于提供大量的存儲空間，支持文件的版本管理，即使團隊成員對文件進行了誤操作，也可以通過回滾到之前的版本進行恢復。Dropbox還提供便捷的文件同步功能，使得團隊成員可以在本地和云端之間無縫切換，方便文件管理和協作。

利用先進的協同工具和技術，可以進一步提高網絡社群在項目管理中的效能。項目管理軟件、在線文檔共享平臺可以幫助成員更好地協同工作，追蹤項目進度，及時調整計劃。這些工具的使用有助于提高團隊的工作效率，減少溝通誤差，提高項目的成功率。

有效地利用網絡社群，可以提高項目管理的效能，提高團隊的合作能力和創造力。文章提出了網絡社群下項目管理“共管”的構建思路，如明確項目目標、建立網絡社群平臺及引入協同工具和技術等，在實踐中，可以根據具體情況靈活運用這些策略，以更好地適應不斷變化的項目環境。

[1]李俊林.水利信息化建設項目管理控制程序建設[J].廣西水利水電，2023（04）：120-122.

[2]郭夢曦.基于BIM的EPC項目信息化管理系統的設計[J].網絡安全技術與應用，2023（09）：53-55.

[3]周陽，孫健平，解婷婷.項目管理中的有效溝通策略研究[J].企業改革與管理，2023（18）：25-27.

[4]楊方玉.基于信息化系統的通信工程項目管理效率提升研究[J].網絡安全和信息化，2023（09）：72-74.

[5]冀芷茗，何青青.醫院建設項目中溝通策略的探討—以上海市光華新院建設項目為例[J].建設監理，2023（09）：24-27.