T/CECS 707-2020《建設工程檔案信息數據采集標準》解讀與應用

摘 要：本文主要分析了《建設工程檔案信息數據采集標準》的背景與意義，從建設工程檔案信息數據構成到建設工程檔案信息采集內容，再到建設工程檔案信息數據編碼與數據字典，進行了分類解讀，最后通過杭州建設消防審驗檔案數據庫實際案例，進行了應用分析。在大數據時代背景下，建設工程檔案業務管理人員面對大量的數據資源存在巨大的挑戰，本文為建設工程檔案業務管理人員能夠更加清晰地理解和把握該標準以及工作方向提供一定參考。

關鍵詞：建設工程檔案，信息數據采集，信息數據編碼

DOI編碼：10.3969/j.issn.1002-5944.2023.15.027

Interpretation and Application of T/CECS 707-2020， Data collection standard of construction project archives information

Huang Li-ying

（Hangzhou Urban Construction Archives）

Abstract： This paper mainly analyzes the background and significance of Data collection standard of construction project archives information， as well as the composition of construction project archives information， content of construction project archives information collection， and information data coding and data dictionary of construction project archives. The paper analyzes practical cases of Hangzhous fi re inspection archives database construction. Under the background of big data era， the management personnel of construction project archives have diffi culty facing a large number of data resources. This paper aims to provide some reference for better understanding， comprehension and work direction of urban construction archives management personnel.

Keywords： construction project archives， information data collection， information data coding

1 背景與意義

在大數據時代背景下，信息來源變得愈加豐富，建設工程項目檔案數據采集也更為容易。同時大量的數據資源，也讓建設工程檔案信息數據采集面臨更大的挑戰[1]。2020年3月，中共中央、國務院發布《關于構建更加完善的要素市場化配置體制機制的意見》，明確提出要加快培育國家數據要素市場，持續推進政府數據開放共享，不斷提升社會數據資源價值。建設工程檔案信息標準化建設亟須推進，以往的建設工程檔案信息采集雖在行業范圍內存在一定約束性基礎，但可參照數據采集標準的多樣性，導致采集單位遵循的標準通常會存在差異，形成的建設工程檔案信息數據成果在集成融合等領域存在應用短板。同時，隨著行業間數據信息融通應用需求的提升，建設工程檔案信息數據的信息容納能力與支撐作用也需要不斷得到提升[2]。

以往所出臺的相關標準無法滿足日新月異的建設工程檔案信息應用管理需要，無法為相關企業的建設過程提供有效的參考依據，切實需要制定完善的建設工程檔案信息采集標準，《建設工程檔案信息數據采集標準》的發布解決了以上難題。該標準以相關數據采集規范及相關技術為基礎，突破建設工程檔案信息數據采集的管理瓶頸，實現建設工程檔案信息數據采集獲取過程的技術先進性、經濟合理性、應用可持續性，以及數據共享性的優勢，提升建設工程檔案信息數據的采集效率及管理應用水平。《建設工程檔案信息數據采集標準》從數據構成、信息采集內容及編碼、數據字典等方面，規范了建設工程檔案信息數據采集的有關流程和具體要求，使建設工程檔案信息化建設有了強有力的技術支撐，通過信息化建設，實現建設工程檔案管理的數字化[3]。

2 標準解讀

2.1 數據構成

建設工程檔案實體數據由項目級信息、單位工程級信息、案卷級信息、文件級信息四個層級構成，并在各層級的實體數據信息上進行進一步分類，以完整、準確、系統的原則構成數據庫，為信息數據的使用與搜索奠定大量基礎。建設工程檔案信息數據的結構組成應符合圖1的規定。

2.2 信息采集內容

信息采集內容包括項目級、單位工程級、案卷級、文件級、工程檔案責任單位、建設工程報建及業務跟蹤管理、建設工程檔案接收審核管理、建設工程檔案調閱利用登記、建設工程檔案鑒定管理登記、建設工程檔案銷毀管理登記、建設工程檔案異地備份管理登記等11種信息內容并對其內容信息進行數據編碼。采集建設工程項目級信息時，立項信息為主數據表，主數據表之下包含建設用地規劃信息，建設工程規劃信息，單項工程信息等子表。在各層級的實體數據信息上進行進一步分類，以完整、準確、系統的原則構成數據庫，為信息數據的使用與搜索奠定大量基礎，明確建設工程檔案信息數據的結構組成，在此基礎上進行信息采集、編碼，構建數據字典。

檔案管理的過程中，不可避免地會有檔案增加、刪除、更改的問題。檔案留存對于未來工程復盤而言是重要的參考依據，對于具有核心數據的檔案內容，如果發生變更和刪除也可能會對事件判決、責任認定等產生影響。對工程檔案各個層級文件進行內容信息采集，使用數字化管理之后，能夠引入信息技術管理手段，使所有的操作記錄留存下來。對于電子信息的修改，可直接進行溯源，留存多份不同時間點的檔案內容以備查驗；進行紙質資料的變更，要對變更前、變更后的內容同時留存，同時留存變更依據和變更說明。在信息系統內，也可建立變更資料索引，能夠明確查閱變更人、變更內容、變更時間等。若僅對數字檔案進行更改的，也可引入線上審批流程的模式，對于變更項目層層審批。數字化管理辦法能夠規范變更工作，有助于痕跡化管理。

2.3 信息數據編碼

標準規定了數據類型表，數據表按唯一性要求命名，數據表的具體命名方法為“TB_數據表名稱拼音縮寫”，標記為“TBXXXX”，不同數據表名稱不相同。數據內容包括了字段代碼、字段名稱、數據主要來源、字段類型、字段長度、小數位數和備注七個字段。字段代碼的設定為字段名稱的漢語拼音首字母縮寫，同一表內不可出現重復的字段代碼。字段名稱為該數據項的顯示名稱，可為中文或字符。在進行數據采集時檢查不同來源的數據所指對象含義的一致性，并確保數據主要來源對數據質量的約束。字段類型應反映該數據項的數據類型，應符合表1的規定。

2.4 數據字典

數據字典在需求分析階段被建立，是一個預留空間，一個數據庫，數據庫設計時用到的一種工具，用來描述數據庫中基本表的設計，主要包括字段名、數據類型、主鍵、外鍵等描述表的屬性的內容。通過數據字典，用戶可以訪問相應的記錄數據庫和應用程序元數據，將其作為分析階段的工具。任何字典最重要的用途都是供人查詢對不了解的條目的解釋。在結構化分析中，數據字典的作用是給數據流圖上每個成分加以定義和說明。換句話說，數據流圖上所有的成分的定義和解釋的文字集合就是數據字典，而且在數據字典中建立的一組嚴密一致的定義，有助于改進分析員和用戶的通信。

3 應用案例分析

以杭州建立消防審驗檔案數據庫為案例，在建設項目的各個環節，采集項目所涉及信息。針對項目環節中關于信息采集內容，根據項目的計劃資料、竣工報告、進度記錄、項目實施方案、建設單位的技術資料、各種證書、監理單位的施工圖及技術資料、施工單位技術資料等進行采集。并通過現場踏勘，記錄項目實施過程中的現場情況，包括施工現場的實際情況、拍攝照片和視頻，以及采集不同時段施工過程中的現場量測數據，對工程數據進行全面記錄。采集完畢后，按照《建設工程檔案信息數據采集標準》進行編碼，保證檔案的完整性和可查詢性，統一整理成電子文件形式存放，為今后的查閱和管理提供便利。

建立消防審驗檔案數據庫，進行電子化歸檔，專業系統建設同步進行做了相應的數據構成，并與業務系統無縫對接，增錄建設工程檔案的數據字典。將建設工程檔案數據庫納入檔案管理數字系統中，作為單位檔案的一部分，信息錄入統一處理。并依托“最多跑一次”行政審批事項，將平臺數據與檔案數據進行整合、加工，避免重復勞動，減少檔案整理數字化加工量，推進建設工程檔案的信息數據化、數字化。在保證系統數據真實完整、安全可靠、長期可用情況下，同時應用自動采集、檢測、數字簽名和元數據采集等技術措施，實現電子文件歸檔的全流程管理，保證電子文件歸檔、電子檔案接收和電子檔案長期保存，極大減少以往年終集中整理檔案的工作量，同時建立了查檔共享平臺。

消防審驗檔案數據庫建設項目在《建設工程檔案信息數據采集標準》指導下，實現檔案查閱服務便利化，深化檔案查檔直通車，挖掘檔案數據資源，打造數據共享平臺，實現了檔案資源互聯互通和共享利用。

4 結 語

《建設工程檔案信息數據采集標準》具有實際操作性，為建設工程檔案數據庫建設提供技術支撐，且對其他檔案信息化建設具有指導意義，切實解決建設工程檔案信息采集工作中無確切可依據標準的現實問題，為建設工程檔案信息采集工作提供標準依據，對加強建設工程檔案信息數據采集工作的業務建設，提高建設工程檔案數據采集的標準化、規范化、科學化管理水平具有重要的現實意義，有利于規范建設工程檔案數據信息的科學采集，是開展建設工程檔案管理的重要依托，為建設工程檔案管理提供了重要經驗，使建設工程檔案能夠更好地為城市規劃、建設、管理進行服務。

參考文獻

[1]茅敏.大數據環境下建設項目檔案數據的采集與存儲[J].未來城市設計與運營，2019（2）：21-22.

[2]陳潔.大數據時代下的城建檔案信息資源利用[J].未來城市設計與運營，2019（8）：53-55.

[3]趙金玉.對建設工程檔案管理的體會與認識[J].安徽建筑，2002（S1）：112.

作者簡介

黃麗鶯，副研究館員，主要從事檔案管理工作。

（責任編輯：張佩玉）