CJJ/T 158《城建檔案業務管理規范》解讀與應用

摘 要：本文主要介紹了《城建檔案業務管理規范》的背景與意義，對城建檔案的歸檔、城建檔案的保管、城建檔案的信息化與公開進行了分析和解讀，最后對杭州亞運會建設項目消防監督審核檔案管理案例進行了應用分析。在檔案管理制度化下，本文為城建檔案業務管理人員能夠更加清晰地理解和把握該規范以及工作方向提供一定參考。

關鍵詞：城建檔案，檔案管理，信息化

DOI編碼：10.3969/j.issn.1002-5944.2023.15.026

Interpretation and Application of CJJ/T 158， Code for management of urban construction archives

Huang Li-ying

（Hangzhou Urban Construction Archives）

Abstract： This paper mainly analyzes the background and signifi cance of Code for management of urban construction archives， including the archiving and the storage of urban construction archives， and the informatization and disclosure of urban construction archives for analysis and interpretation， and analyzes fi re supervision and review archives management cases of construction projects for the Hangzhou Asian Games. Under the institutionalization of archives management， this paper aims to provide some reference for better understanding， comprehension and work direction of urban construction archives management personnel.

Keywords： urban construction archives， fi le management， informatization

1 背景與意義

隨著城市建設迅速發展，城建檔案的數量與種類日益增多，導致城建檔案中的信息存儲數據雜亂無章，極大程度上對城建檔案的開發利用產生了阻礙。《城建檔案業務管理規范》以提高城建檔案工作的業務管理水平，提高城建檔案的標準化、規范化、科學化管理水平為目標，在基本規定中將城建檔案管理機構的業務工作應包含的內容作出了說明，明確了城建檔案館和城建檔案形成和保管單位的業務工作與管理行為，為建立全面統一的城建檔案業務管理指明了方向。檔案管理的發展只有實現檔案管理的制度化，檔案管理工作才能發揮應有的作用。然而，新的形勢對檔案管理工作提出了更高的要求，加強對檔案管理工作重要性的認識，提高單位檔案管理質量，就必須建立健全檔案管理規章制度[1]，因此對《城建檔案業務管理規范》進行解讀具有重要意義，在此基礎上適應社會需求的變化，尋求更為有效的服務新途徑，以提高檔案利用的質量和水平，全力做好單位檔案管理工作，才能更好地發揮檔案的作用，促進城建檔案事業的發展，從而為社會的全面進步、經濟又好又快的發展提供優質高效的檔案服務。

2 標準解讀

2.1 歸檔

城建檔案歸檔分為收集、整理、編目、統計、鑒定的工作環節，各環節職責明晰、標準規范。收集工作應該有明確的分工要求，分工明確才能確保職責落實到位。《城建檔案業務管理規范》中對城建檔案的形成、積累和歸納都作出明確的分工要求。城建檔案整理工作分為：分類、立卷和案卷排列。分類可以采用年度分類法、專業分類法、工程（項目）分類法、程序分類法、問題分類法、載體分類法和權屬分類法。立卷應按照“根據立卷原則，確定歸入案卷的文件材料—排列卷內文件材料—案卷編目”的順序進行立卷。《城建檔案業務管理規范》中對城建檔案的編目工作進行詳細劃分規定，編目工作包括城建檔案著錄、標引、目錄組織等內容，其中著錄項目的劃分與細則、著錄級別與著錄詳簡級次等應按照現行國家標準《城市建設檔案著錄規范》GB/T 50323的要求實施。統計工作應按照統計調查、統計資料整理、統計分析、匯總上報四個步驟進行。統計工作的基本任務應為：對城建檔案和城建檔案工作的開展情況進行統計調查、整理、分析，提供統計數據和分析資料。統計工作應包括：統計調查、統計整理、統計分析和統計年報。城建檔案統計工作應建立健全工作制度，指派專人從事城建檔案的統計工作。城建檔案保存單位應定期開展鑒定工作，優化館藏檔案質量和館藏結構。鑒定工作應從國家和社會的整體利益出發，用全面的、歷史的、發展的觀點判定檔案的價值。《城建檔案業務管理規范》中對檔案鑒定表也進行了規范，明確了檔案室、城建檔案管理機構等相關部門的鑒定工作。

2.2 保管

城建檔案的保管工作是檔案工作一大重點。《城建檔案業務管理規范》中對檔案室庫房、工程建設中文件材料管理、城建檔案管理機構用房、設備、裝具、日常設備等都進行了管理要求規范。并且明確了不同載體檔案的庫房溫濕度。

2.3 信息化

城建檔案的信息化建設對建立城建檔案信息資源體系和社會服務體系具有非常大的推動作用。《城建檔案業務管理規范》中對城建檔案的信息化建設工作的目標與要求進行了規定，明確了城建檔案管理系統軟件應具備的基本功能、信息系統安全性要求，以及對城建檔案數字化進行了技術方面的詳細要求。檔案管理同信息化技術的有機結合，大大提高檔案管理的工作效率，減少了人工操作，發揮了計算機的管理優勢[2]。在電子化歸檔之上進一步進行信息化建設，以數字化城建檔案管理機構建設為方向，以城建檔案管理網絡化建設為基礎，以數字信息資源建設為核心，以城建檔案信息資源的集成、可視化利用為目的，逐步建立起物理分散、邏輯集中、數量充足、內容豐富、結構合理、質量優化、富有特色的檔案信息資源體系和社會服務體系。這些對建立城建檔案信息資源體系和社會服務體系具有非常大的推動作用，不僅縮短了檔案從接收到提供利用的流程，而且使檔案管理流程擴展到電子文件生成、移交、存儲及利用等各個階段，從而實現了資源共享，提高了利用效率[3]。

2.4 信息公開與服務

城建檔案管理機構應根據國家關于檔案保密、信息公開的有關規定和公共安全的有關要求，合理劃定城建檔案的開放和控制利用范圍。城建檔案管理機構應充分利用自身擁有的檔案信息數字化處理設備、先進的聲像設備和人才資源，為用戶提供檔案信息咨詢、檔案整編、電子檔案制作和聲像檔案制作等技術服務。后續城建工程可通過查詢類似城建工程檔案總結經驗，降低設計成本、提高施工效率、避免施工浪費、降低施工事故發生概率。

3 應用案例分析

以杭州亞運會建設項目消防監督審核檔案管理為案例，在杭州市舉辦亞運會（亞殘運會）中場館建設項目55項，亞運村項目5個，2個亞殘獨立場館，共93個項目，10條地鐵線、機場、杭富線、杭臨線等，站點約200個，基本每個站點就是一個單位工程，外加市政項目，項目如此之多，建設過程中形成文件材料數量之大，且建設項目文件材料圖紙占比更多，檔案管理實為難題。為便于做好交接、歸檔，檔案館與消防業務部門達成一致，按照《城建檔案業務管理規范》的標準進行業務管理，在項目結束后60日內歸檔，將項目清單交檔案部門登記備案。檔案部門合理安排工作計劃，進行收集與移交、整理、編目、統計工作，并進行電子化歸檔和信息化建設，提高了檔案接收工作的前瞻性、主動性、有序性。消防設計審查、消防驗收、備案等許可進行中同步開展文件材料的形成積累，確保了相關檔案的齊全完整，保證文件材料應歸盡歸，消防審驗各環節節點控制，強化了文件材料管理。

同時，市和各區、縣（市）住建局消防審驗部門根據權限做好所屬項目消防審驗文件材料的收集、整理、移交等工作；各層級檔案管理部門根據權限做好所屬項目消防審驗文件材料的接收、保管、利用等工作；檔案部門負責建設工程消防審驗檔案管理工作的監督、指導，同步開展了檔案業務線上線下培訓，使相關人員的業務更熟練，大大減少了檔案管理的難度以及復雜程度。

檔案工作處于后道關口，將消防審驗檔案工作作為一項日常性、基礎性工作納入消防審驗管理整體工作中推進。消防審驗文件材料的歸檔齊全，符合質量標準作為審驗工作的一部分和最終點，形成閉環。保證文件材料的形成隨審驗工作的進度同步形成積累，避免事后補編。

4 結 語

《城建檔案業務管理規范》的出臺規范了城建檔案工作的管理要求，為城建檔案的管理工作提供了科學依據，理順了檔案工作機制，規范了檔案開放利用，真實地記錄城市建設工程中所留下的軌跡，提供重現事實的各種細節信息，提供必要的憑證、信息、經驗等支撐，對城建檔案相關部門及工作人員的日常工作具有重要的指導意義，有利于進一步做好檔案工作，推動檔案事業創新發展。

參考文獻

[1]江偉琴.淺談城市建設工程檔案的接收與歸檔工作[J].科技創新導報，2008（15）：156-157.

[2]王文江.城建檔案全過程業務管理的探索和實踐[M].城建檔案，2013（5）：38-39.

[3]高大偉.國家建設工程檔案資源保障體系研究發凡[J].檔案管理，2008（3）：22-24.

作者簡介

黃麗鶯，副研究館員，主要從事檔案管理工作。

（責任編輯：張佩玉）