基于智慧視頻會務(wù)系統(tǒng)的工程調(diào)度研究與應(yīng)用

李鑫 卓珊 姜洪福* 譚紅波 蘭軍 蘇勤

(1.重慶市鐵路（集團）有限公司；2.中電建重慶勘測設(shè)計研究院有限公司；3.重慶市鐵路集團產(chǎn)業(yè)發(fā)展有限公司)

1.建設(shè)背景

1.1 項目概況

軌道交通15 號線是重慶軌道交通第四輪的首條城軌快線，已于2021 年3 月開工建設(shè)，線路全長72.5km；軌道交通27 號線，線路全長51.9 公里，已于2021 年11 月開工建設(shè)；兩條城軌快線線路長，構(gòu)建重慶市區(qū)幾大槽谷東西向快線聯(lián)系，支撐中心、副中心等區(qū)域發(fā)展，站距長，設(shè)計速度140km/h，對實現(xiàn)城市內(nèi)外交通快速轉(zhuǎn)換，提升軌道交通效率，引領(lǐng)城市發(fā)展格局具有重要作用。線路示意圖如圖1 所示。

圖1 城軌快線項目示意圖

圖2 二級調(diào)度會現(xiàn)場

1.2 智慧視頻會務(wù)系統(tǒng)建設(shè)必要性

1.2.1 城軌快線項目本身需要

根據(jù)重慶市城市軌道交通第四期建設(shè)規(guī)劃[1]，城軌快線承擔(dān)中長距離商務(wù)、通勤的快速聯(lián)系需求，與承擔(dān)高頻率、高強度日常出行需求的城軌普線相比，具有線路長、設(shè)計時速高、站距長等更高標(biāo)準(zhǔn)要求。更高的要求需要更加精細化的管理，多級調(diào)度成為市鐵路集團管控的強力手段，會議多、參會范圍廣、且城軌快線跨度大、參建各方較分散，采用視頻會議方式可及時部署工作要求，壓實壓牢參建各方職責(zé)，提高工作效率。

1.2.2 疫情影響需要

2022 年上半年，為深入貫徹落實疫情防控重要指示精神和有關(guān)工作要求[2]，有效減少人員聚集，降低新冠病毒感染風(fēng)險，盡量將線下會議轉(zhuǎn)為線上會議，視頻會議成為剛需。

1.2.3 數(shù)字化轉(zhuǎn)型需要

集團緊盯“數(shù)字轉(zhuǎn)型、智慧賦能，推進智慧城市軌道交通建設(shè)”[3][4]重點方向，定制企業(yè)級視頻會務(wù)系統(tǒng)作為信息化管理手段之一，在視頻會議剛需上結(jié)合項目管理實際需求，可提升視頻會議質(zhì)量，符合軌道交通智慧城軌發(fā)展需要。

1.2.4 綠色發(fā)展需要

視頻會議減少線路長、站距長的城軌快線相關(guān)人員聚集，即減少了人力、物力、財力的消耗，對節(jié)能減排起到了重要促進作用；且定制化的視頻會務(wù)系統(tǒng)可有效降低參會各方的溝通成本，無紙化的應(yīng)用等符合軌道交通綠色城軌發(fā)展[3][5]需要。

2.研究目標(biāo)

2.1 建立企業(yè)級視頻會議體系

根據(jù)市鐵路集團會議管理辦法、會議召開需求部署視頻會議室，解決集團與上級單位、內(nèi)部各部門及所屬各單位、管轄參建單位的全場景協(xié)同視頻會議方案，滿足跨地區(qū)、跨企業(yè)、跨終端的智能溝通協(xié)作需求。

2.2 開發(fā)企業(yè)級視頻會議系統(tǒng)

根據(jù)市鐵路集團工程管理需求及數(shù)字化轉(zhuǎn)型需要，建立定制化視頻會議管理系統(tǒng)[6]，進行服務(wù)器端數(shù)據(jù)庫設(shè)計、客戶端調(diào)用接口設(shè)計與開發(fā)、Web 客戶端、Windows 客戶端、微信小程序端UI 設(shè)計、程序設(shè)計和開發(fā)。

2.3 結(jié)合集團BIM 應(yīng)用強化數(shù)字化建管

關(guān)聯(lián)集團OA 系統(tǒng)、BIM 建管平臺，安全管控系統(tǒng)，在工程建設(shè)管理中加強對項目進度、投資、安全、質(zhì)量等多方面的數(shù)字化建設(shè)管理，將信息化優(yōu)勢和效益轉(zhuǎn)變?yōu)闃I(yè)務(wù)生產(chǎn)力，實現(xiàn)BIM 技術(shù)與集團各職能部門生產(chǎn)力、工程建設(shè)深度融合和城軌建設(shè)過程的標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化、精細化、智慧化管理。

3.建設(shè)方案

3.1 視頻會議架構(gòu)

（1）采用華為視頻會議設(shè)備和公有云方式華為云-云并發(fā)會議室方案部署[10]，終端設(shè)備配置到相關(guān)部門、所屬單位，形成集團系統(tǒng)內(nèi)視頻會議網(wǎng)絡(luò)。

（2）要求施工單位總承包部均按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)布置視頻會議室，相應(yīng)標(biāo)段的施工單位、監(jiān)理單位、第三方監(jiān)測單位、第三方測量單位等參建方均到其視頻會議室集中參加視頻會議。

（3）參會單元主要為終端設(shè)備，即主會場+分會場，個別情況允許個人參會（電腦端或手機端）。

3.2 定制化二次開發(fā)

華為云會議提供服務(wù)端開放和客戶端開放，可通過REST 接口開放，調(diào)用相關(guān)接口實現(xiàn)自己的業(yè)務(wù)邏輯；通過華為云會議提供的客戶端SDK 開放和URL Protocol 定義參數(shù)，開發(fā)企業(yè)級Web 頁面桌面端App 及微信小程序，集成華為云會議的視頻會議能力，實現(xiàn)創(chuàng)會、入會、會控等功能。

3.3 全員會務(wù)能力提升

結(jié)合集團BIM 工作，指定各參建方會務(wù)專員，由會務(wù)模塊負(fù)責(zé)人統(tǒng)籌協(xié)調(diào)并指導(dǎo)視頻會議開展，通過提升會務(wù)專員專業(yè)能力和水平，滿足各類各層級視頻會議需求；同時提供設(shè)備、系統(tǒng)等標(biāo)準(zhǔn)化操作手冊，供所有人員能夠隨時隨地自行組織會議。

4.實施過程及應(yīng)用系統(tǒng)內(nèi)容

實施過程分兩步，首先部署硬件設(shè)施保證集團視頻會議正常開展，后二次開發(fā)華為云會議系統(tǒng)。

4.1 原生華為云會議

4.1.1 硬件設(shè)施

設(shè)備方面主要采用HUAWEI BOX300 終端，搭配攝像頭、陣列麥克風(fēng)、電視機、移動支架等形成移動配套設(shè)備，便于動態(tài)調(diào)整視頻會議室。

4.1.2 華為云會議管理系統(tǒng)

在華為云會議管理平臺創(chuàng)建組織架構(gòu)，為專業(yè)終端設(shè)備指定會場如市鐵路集團1 樓小會議室、15 號線一包會場等。個人用戶無需納入管理系統(tǒng)，可在需要時通過分享鏈接進入視頻會議。

4.1.3 華為云會議召開流程

以二級調(diào)度會為例，每周二下午由集團建設(shè)管理部組織，相關(guān)部門及15 號線、27 號線施工單位、監(jiān)理單位參加，重點調(diào)度本周施工現(xiàn)場重點卡點。

會議通知：集團內(nèi)部由會務(wù)專員通過集團OA 系統(tǒng)發(fā)起會議確定參會人員，同時通過華為云會議網(wǎng)頁端發(fā)起會議，終端綁定的手機號可接收會議通知。施工單位會務(wù)專員收到通知后組織施工單位、監(jiān)理單位相關(guān)管理人員參會。

會前準(zhǔn)備：開會前半小時進行視頻會議調(diào)試，包括各方畫面、音量、材料共享。開會前15 分鐘點名簽到，主會場使用紙質(zhì)簽到表，并通過華為云會議點名功能查看被點名會場畫面完成點名。

會議中：各方會務(wù)專員專項操作，根據(jù)需要打開和關(guān)閉聲音、共享材料，并由主會場會務(wù)專員總體管控。主會場會務(wù)專員可設(shè)置多畫面，也可設(shè)置畫面輪播、廣播某會場等滿足各種會議場景。

會議后：形成會議紀(jì)要或會議記錄通過集團BIM 平臺收發(fā)文模塊發(fā)送至各參會單位，由各收發(fā)文專員及時領(lǐng)取并回執(zhí)。

4.2 二次開發(fā)華為云會議系統(tǒng)

在華為云會議管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上開發(fā)滿足集團需要的企業(yè)級云會議系統(tǒng)，按照3.2 二次開發(fā)方案，華為云原生系統(tǒng)具有的適用功能，企業(yè)級會議管理系統(tǒng)均保留，并根據(jù)需要開發(fā)新功能。

（1）會議通知：相對于集團OA 系統(tǒng)只有建設(shè)單位人員，華為原生云會議系統(tǒng)只能通知到終端綁定賬戶，二次開發(fā)后的云會議系統(tǒng)能以短信方式通知到所有參會人員。短信抬頭為企業(yè)名，增強了企業(yè)級會議通知的辨識度，跳轉(zhuǎn)至小程序端可詳細查看主會場、分會場、參會人員等信息，可以回執(zhí)參加或不參加（附原因），也可邀請其他人員入會；與會人員可在會前熟悉及會后詳細查看附件中會議相關(guān)材料，如《15 號線工程安全質(zhì)量專題匯報》。

（2）二維碼簽到：為改進視頻會議現(xiàn)場點名流程，節(jié)省時間提高效率，創(chuàng)造性研發(fā)了二維碼簽到[7][8]功能。會議開始后系統(tǒng)自動生成本次會議的簽到二維碼，參會人員使用小程序“掃碼”功能掃描主會場共享的二維碼，識別后彈窗顯示“簽到成功”，系統(tǒng)自動讀取微信用戶對應(yīng)的名稱姓名、手機、單位等信息，同時記錄用戶掃碼時的位置信息并自動劃歸到相應(yīng)的會場，所有用戶也可實時查看全部與會人員及參會情況。

（3）會議中操作事項與華為云會議相似，在二次開發(fā)后的網(wǎng)頁端界面除原有功能外，還可實時查看會議簽到情況。會議中可在會議系統(tǒng)里打開由各方提前上傳的PPT 等會議資料，也可打開預(yù)加載的BIM 模型，聚焦進度、投資、安全、質(zhì)量等版塊。

（4）會議結(jié)束后，簽到二維碼自動失效，可導(dǎo)出簽到表，也可查看簽到地圖[9]，未及時簽到、未請假或未在任何主會場、分會場參加的將歸為未參加會議。

（5）會后可直接在系統(tǒng)中撰寫或上傳會議紀(jì)要/會議記錄（圖5），便于參會人員及時查看會議內(nèi)容，同時關(guān)聯(lián)集團BIM 平臺收發(fā)文模塊自動發(fā)送至各參會單位（圖3），完成正式發(fā)文流程。

圖3 BIM 平臺會議紀(jì)要/記錄分發(fā)

圖4 企業(yè)級會議管理系統(tǒng)網(wǎng)頁端、桌面端、手機端（小程序）聯(lián)動

圖5 瀏覽會議相關(guān)重要文件

圖6 二維碼掃碼簽到

圖7 查看簽到地圖（紅圈為位置異常）

圖8 某會場簽到情況與異常情況顯示

4.3 會議統(tǒng)計分析

可對某一類型會議（月例會、周例會、專題會）或某一人員通過表格、柱狀圖、餅狀圖、趨勢圖等自動生成會議統(tǒng)計分析數(shù)據(jù)，并導(dǎo)出為excel 表，用以比較、分析參會情況，會議要求落實情況的動態(tài)管理、人員考核管理等，對多次遲到、不參加會議的人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)嚴(yán)重程度給予通報、警告、約談等。

5.建設(shè)效益歸納

基于華為云會議二次開發(fā)的集團視頻會務(wù)管理系統(tǒng)在保留和使用原有適用功能外，根據(jù)管理需求研發(fā)多項新功能，開發(fā)了企業(yè)級桌面端APP、網(wǎng)頁版管理平臺、微信小程序。自建成企業(yè)級視頻會務(wù)系統(tǒng)以來，召開視頻會議100 余次，累計視頻會議時長258h，總計10000 多人參加會議，在項目調(diào)度、工作部署、溝通協(xié)調(diào)方面發(fā)揮了重要作用，滿足宣貫式、匯報式、研討交流等多種會議形式，基本實現(xiàn)了企業(yè)級視頻會議系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)。

5.1 管理效益

隨著工程建設(shè)深入推進，管理工作越加復(fù)雜繁瑣，跨地區(qū)、跨企業(yè)、跨終端的協(xié)同工作越來越多，企業(yè)級視頻會務(wù)系統(tǒng)創(chuàng)新工作模式，合理有效利用組織資源，能夠促進關(guān)鍵問題及時解決，保障建設(shè)單位及時有效傳達要求；二維碼簽到機制規(guī)范了相關(guān)人員參會接受宣貫，同時微信綁定避免參會人員身份冒用。定期對簽到異常人員（未參會、未簽到、未在指定會場參會等）通報批評并納入季度考核扣分。當(dāng)前已未出現(xiàn)無故不參會、無故不簽到、虛假參會等情況，保障了視頻會議高質(zhì)量高標(biāo)準(zhǔn)召開和工程建設(shè)有序推進。

5.2 工作效益

疫情期間，及時部署企業(yè)級視頻會務(wù)系統(tǒng)既保證項目建設(shè)的正常推進，又有效減少人員聚集，集團內(nèi)部長期保持新冠零感染記錄；后疫情時代，延續(xù)視頻會議習(xí)慣，與集團OA 系統(tǒng)、BIM 平臺有機協(xié)同，適配日常會議、大型會議、遠程會議等場景，如部門會議部分員工靈活參會、千人培訓(xùn)大會同時召開、集團子公司人員無需頻繁前往本部，促進了管理模式的變革和決策效率的提升，以及軌道交通智慧城軌發(fā)展。

5.3 成本效益

企業(yè)級視頻會務(wù)系統(tǒng)有效降低參會各方的溝通成本，減少了人力、物力、財力的消耗，如參建單位減少了通勤車數(shù)量和通勤次數(shù)，避免了差旅費用等相關(guān)成本的不必要消耗；二維碼簽到節(jié)省點名時間20 分鐘/會議；無紙化延長了打印紙張采購周期，有效降低了企業(yè)運營成本，同時對節(jié)能減排起到了重要促進作用，契合軌道交通綠色城軌發(fā)展。

6.展望

視頻會議已成為人們溝通工作不可或缺的工具，對集團而言，視頻會議系統(tǒng)已是日常工作部署、培訓(xùn)學(xué)習(xí)及項目調(diào)度等的重要手段，為滿足項目管理和日常工作需要，自主開發(fā)多樣化的功能具有很好的借鑒意義。今后應(yīng)更充分利用信息化手段，不斷提高視頻會議質(zhì)量，優(yōu)化系統(tǒng)設(shè)備結(jié)構(gòu)，增強視頻會議的安全性和可靠性，最大化發(fā)揮視頻會議的作用，形成一套較為完善的標(biāo)準(zhǔn)化、流程化的數(shù)字化智慧建管體系，并經(jīng)城軌快線15、27 號線全過程應(yīng)用升級完善，具備良好的可推廣性。