圖書館智慧化改造項(xiàng)目的整合管理

李燕紅

(廣東文藝職業(yè)學(xué)院)

當(dāng)今，社會(huì)分工越來越細(xì)，知識(shí)更新迭代越來越快，社會(huì)正全面向信息化邁進(jìn)。在信息時(shí)代，人類文明的新形態(tài)層出不窮，以海量的數(shù)據(jù)、快速的數(shù)據(jù)、多樣的數(shù)據(jù)呈現(xiàn)的生活和理解世界的方式。圖書館做為保存人類文化遺產(chǎn)、開發(fā)信息資源、參與社會(huì)教育的機(jī)構(gòu)[3]，亟需以新的服務(wù)理念求生存，唯有發(fā)展才是永恒的主題。

在智慧需求引領(lǐng)的大背景下，廣東文藝職業(yè)學(xué)院先后組織圖書館老師到廣東工業(yè)大學(xué)、星海音樂學(xué)院、東莞職業(yè)技術(shù)學(xué)院、廣州工商學(xué)院、中山大學(xué)、深圳圖書館等參觀學(xué)習(xí)，并結(jié)合本校圖書館的戰(zhàn)略定位，規(guī)劃藍(lán)圖。2018 年啟動(dòng)了學(xué)院圖書館改造工程，包括建筑樓體的改造以及智慧圖書館的建設(shè)。樓體方面的改造是由中標(biāo)的建筑公司按圖紙將一些原本相對(duì)獨(dú)立的單間打通，重新規(guī)劃框架，連成以一、二樓為統(tǒng)一閱覽區(qū)，三、四樓為特色館的總布局。筆者將以甲方的視角，闡述整合管理在智慧圖書館改造項(xiàng)目中的作用。該項(xiàng)目前后花費(fèi)金額約1000 萬元，項(xiàng)目歷時(shí)27 個(gè)月，于2020 年9 月完成了該項(xiàng)目。

該項(xiàng)目旨在建立一套集舒適閱讀空間與智能圖書館（硬件+軟件）于一體的協(xié)同設(shè)計(jì)及管理、提供有效服務(wù)的人文高地，避免空間模塊孤立、服務(wù)匱乏。將大數(shù)據(jù)與物聯(lián)網(wǎng)充分結(jié)合，包含門禁系統(tǒng)、密集書庫(kù)管理系統(tǒng)、自助借還系統(tǒng)、智能排架系統(tǒng)、預(yù)約學(xué)習(xí)空間系統(tǒng)等十幾個(gè)子項(xiàng)目。該項(xiàng)目基于多平臺(tái)資源整合，同步實(shí)現(xiàn)在PC 端、手機(jī)端、數(shù)字電視等應(yīng)用終端間信息接入，在校內(nèi)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)單點(diǎn)登錄、統(tǒng)一認(rèn)證、統(tǒng)一檢索等功能，實(shí)現(xiàn)以各種新媒體為媒介，連通各大網(wǎng)站、平臺(tái)資源，涵蓋了圖書館的主要業(yè)務(wù)工作，以圖書館系統(tǒng)鏈接校內(nèi)其他系統(tǒng)，系統(tǒng)間數(shù)據(jù)互聯(lián)互通，形成一個(gè)中心多個(gè)輻射點(diǎn)。

該項(xiàng)目參與的相關(guān)方，包括圖書館、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和總務(wù)、財(cái)務(wù)等職能部門人員，還包括中標(biāo)方，監(jiān)理方，各外圍系統(tǒng)供應(yīng)商，子項(xiàng)目有樓體方面的改造、圖書書架騰挪移項(xiàng)目、中央集控空調(diào)、智能密架項(xiàng)目、RFID 項(xiàng)目、借閱一條龍(各種感應(yīng)設(shè)備)、智慧空間等，為保證項(xiàng)目順利完成，制定了科學(xué)高效的項(xiàng)目整合管理規(guī)劃，各子項(xiàng)目負(fù)責(zé)人通過趕工、快速跟進(jìn)、使用高效的技術(shù)方法全力奮戰(zhàn)，在2020 屆大一新生入館教育前完成了總體大改造。

整合管理是對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的通盤考慮，是對(duì)目標(biāo)、范圍、成本等的管理整合以及軟件、模塊、開發(fā)等的技術(shù)整合。具體包括制定項(xiàng)目章程、制定項(xiàng)目管理計(jì)劃等七個(gè)過程。下面結(jié)合本項(xiàng)目，論述在本項(xiàng)目的整合管理中遇到的問題及解決方法。

1.學(xué)院OA 發(fā)布圖書館改造項(xiàng)目推文

為了打造現(xiàn)代高等教育圖書信息中心，統(tǒng)一利用多校區(qū)圖書館信息化資源。實(shí)現(xiàn)跨校區(qū)統(tǒng)一的OA 審批管理、圖書流轉(zhuǎn)管理、薦購(gòu)管理和人員認(rèn)證管理等核心功能，打造一站式集團(tuán)高校圖書館信息門戶。項(xiàng)目主要分為統(tǒng)一信息門戶、OPAC 拓展查詢、圖書流轉(zhuǎn)、協(xié)同辦公、決策分析、數(shù)據(jù)集成中臺(tái)等8 個(gè)模塊。在改造必要性和可行性調(diào)研后，擬定整體目標(biāo)，明確項(xiàng)目戰(zhàn)略定位。對(duì)該項(xiàng)目的總體規(guī)劃、范圍描述、總體預(yù)算、進(jìn)度安排等作出明確規(guī)定，確定項(xiàng)目的合法地位。

2.制定管理計(jì)劃

正所謂謀定而動(dòng)，制定一個(gè)好的管理計(jì)劃是管理大型復(fù)雜項(xiàng)目的關(guān)鍵[1]。隨著時(shí)間的推移，持續(xù)更新編制計(jì)劃是必要的。項(xiàng)目啟動(dòng)初期，召開了啟動(dòng)會(huì)，分析文件（招投標(biāo)書、合同文件、采購(gòu)需求說明書），將責(zé)任分配到部門負(fù)責(zé)人，確認(rèn)近期和遠(yuǎn)期的規(guī)劃，建立臺(tái)帳——核對(duì)單，搭建初步的項(xiàng)目計(jì)劃，對(duì)不確定事件做好應(yīng)急儲(chǔ)備，將各個(gè)子計(jì)劃匯總，整合成項(xiàng)目管理計(jì)劃，對(duì)項(xiàng)目總體任務(wù)目標(biāo)、進(jìn)度安排、主要約束等做好應(yīng)對(duì)預(yù)案[1]。特別注重幾個(gè)子管理計(jì)劃之間的更新協(xié)調(diào)，例如，項(xiàng)目組根據(jù)數(shù)據(jù)集成關(guān)系，在制定薦購(gòu)管理模塊需求調(diào)研計(jì)劃的過程中，重視與學(xué)生素質(zhì)拓展學(xué)分管理系統(tǒng)、科研管理平臺(tái)的數(shù)據(jù)接口調(diào)研計(jì)劃的協(xié)調(diào)，因?yàn)樵谠撡|(zhì)量管理計(jì)劃中，識(shí)別出的部分質(zhì)量目標(biāo)，是這兩個(gè)集成系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)，進(jìn)行分析挖掘過程中的一項(xiàng)重要依據(jù)。

在編制管理計(jì)劃時(shí)，項(xiàng)目組遵循了以下幾個(gè)原則：

2.1 全員參與

本項(xiàng)目涉及建筑體、圖書館各項(xiàng)設(shè)施、智能設(shè)備、云服務(wù)器及外圍系統(tǒng)軟件集成，涉及到不同的知識(shí)領(lǐng)域，唯有團(tuán)結(jié)一切可以團(tuán)結(jié)的人員參與計(jì)劃的編寫工作，才能確保不遺漏每一環(huán)節(jié)。通過非正式溝通、觀察法、頭腦風(fēng)暴、群體決策技術(shù)，多次短暫的集中辦公、線上會(huì)議，集結(jié)集體智慧，保證必要的信息公開透明，傳遞通暢，這是基礎(chǔ)工作。

2.2 管理溝通

將心理學(xué)知識(shí)運(yùn)用到管理學(xué)當(dāng)中，依據(jù)考拉、老虎、孔雀、貓頭鷹性格特征分情況匯報(bào)溝通。該項(xiàng)目涉及的干系人較多，包括校分管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部長(zhǎng)、館長(zhǎng)、各信息模塊對(duì)接人，各子項(xiàng)目的供應(yīng)商負(fù)責(zé)人，圖書館工作人員，外包人員等等，運(yùn)用RAIC 方法制定干系人溝通管理計(jì)劃。基于溝通內(nèi)外有別有原則，圖書館人通過事先開會(huì)統(tǒng)一意見，包括：①涉及的各個(gè)舊系統(tǒng)、數(shù)據(jù)的導(dǎo)出與備份，涉及字段的接駁，接口的調(diào)試，涉及原有用慣系統(tǒng)的工作人員對(duì)新系統(tǒng)的抵觸情緒；②對(duì)專業(yè)術(shù)語(yǔ)的通俗表達(dá)，掃清溝通障礙等等，在與供應(yīng)商的溝通時(shí)統(tǒng)一口徑。對(duì)需求的意見及態(tài)度是一致的，這為確定實(shí)施范圍奠定了良好的溝通基礎(chǔ)。明確的立場(chǎng)對(duì)于工作的推進(jìn)起到清晰的引導(dǎo)作用。

2.3 擁抱變化

項(xiàng)目管理計(jì)劃不是一成不變的，所以，在實(shí)施過程中，要注意監(jiān)督可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)，包括關(guān)鍵干系人變動(dòng)。該項(xiàng)目中，主管領(lǐng)導(dǎo)達(dá)到退休年齡。針對(duì)項(xiàng)目關(guān)鍵干系人崗位變動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)，因?yàn)樵上等艘呀?jīng)確認(rèn)了絕大多數(shù)項(xiàng)目方案，新干系人后期如果調(diào)整，影響大。對(duì)此項(xiàng)目組規(guī)劃了尋找合適機(jī)會(huì)，提前向新崗位干系人專題匯報(bào)關(guān)鍵方案的應(yīng)對(duì)策略。此外，新方案的調(diào)整，要與新干系人進(jìn)行多輪正式溝通調(diào)整后才能定稿，對(duì)此儲(chǔ)備了溝通時(shí)間和溝通成本。后期，關(guān)鍵干系人變動(dòng)成事實(shí)，項(xiàng)目組立即啟動(dòng)應(yīng)對(duì)策略——以原型法的方式展示場(chǎng)景面前做進(jìn)一步設(shè)想。

3.指導(dǎo)和管理項(xiàng)目執(zhí)行

計(jì)劃是通過實(shí)施來體現(xiàn)它的價(jià)值的，制定好計(jì)劃，如何在圖書館改造項(xiàng)目的整體管理中施展出來，解決“如何做”到“做得好”的傳承，是這個(gè)階段發(fā)揮人、材（財(cái)）、物、環(huán)境、技術(shù)，做好指揮者的角色。為了讓每位成員都能做好自己的工作，發(fā)揮出優(yōu)秀團(tuán)隊(duì)的力量,產(chǎn)生1+1>2 的效果。

項(xiàng)目組運(yùn)用了以下的方法:首先，針對(duì)外圍系統(tǒng)眾多的情況，通過項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)填報(bào)日?qǐng)?bào)，密切關(guān)注系統(tǒng)間接口不兼容等不可控因素，跟進(jìn)項(xiàng)目實(shí)施環(huán)節(jié)。明確各崗位職責(zé)范圍和標(biāo)準(zhǔn)流程,從全局上了解項(xiàng)目的總體部署，如何跟進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)度、如何溝通匯報(bào)都做了明確的規(guī)范。具體內(nèi)容包括本周完成的工作、總結(jié)分析以及下周任務(wù)規(guī)劃，形成每周工作匯報(bào)在會(huì)議上給予展示，形成會(huì)議紀(jì)要。在此基礎(chǔ)上要求人人都要清楚自己的工作在整個(gè)項(xiàng)目中的位置和作用，明白工作質(zhì)量的評(píng)價(jià)指標(biāo)[1]。其次,針對(duì)圖書資產(chǎn)管理系統(tǒng)技術(shù)陳舊，采用EJB 開發(fā)。項(xiàng)目組在數(shù)據(jù)集成中臺(tái)的開發(fā)過程中，組織技術(shù)攻關(guān)，增加了兼容EJB 技術(shù)的接口實(shí)現(xiàn)方式；注意培養(yǎng)協(xié)作的氛圍。再次,針對(duì)薦購(gòu)管理模塊，不同場(chǎng)景下：校內(nèi)薦購(gòu)時(shí)與學(xué)生素質(zhì)拓展學(xué)分管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)的大數(shù)據(jù)推送VS 書展模式下，分用戶已登錄和未登錄兩種情況實(shí)現(xiàn)不同的圖書推薦策略，項(xiàng)目組也不斷地引導(dǎo)供方完善讀者的類型及應(yīng)用場(chǎng)景的測(cè)試用例等內(nèi)容。

4.管理項(xiàng)目知識(shí)

在本項(xiàng)目中，使用原有的知識(shí)并生成新知識(shí)[2]，以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)，并且?guī)椭M織學(xué)習(xí)是不可逾越的重要結(jié)節(jié)。項(xiàng)目組根據(jù)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的分配單，識(shí)別到從其他職能部門抽調(diào)過來的部分成員，之前沒有圖書館行業(yè)項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，需要以老帶新，項(xiàng)目組安排行業(yè)經(jīng)驗(yàn)豐富的成員為之進(jìn)行行業(yè)培訓(xùn)。考慮到后續(xù)還有團(tuán)隊(duì)成員新加入團(tuán)隊(duì)會(huì)遇到同類問題，因此將這些培訓(xùn)知識(shí)標(biāo)準(zhǔn)化，納入圖書館經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)庫(kù)中。

此外，圖書館人要求所有項(xiàng)目成員對(duì)本項(xiàng)目過程中，尤其是圖書推薦算法的優(yōu)化過程，發(fā)現(xiàn)問題、故障分析、優(yōu)化解決的全過程形成文檔，將這些知識(shí)記錄到經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)知識(shí)庫(kù)，形成寶貴的資產(chǎn)。

5.監(jiān)控項(xiàng)目工作

為達(dá)到項(xiàng)目各階段的各類績(jī)效目標(biāo)，對(duì)項(xiàng)目所有過程進(jìn)行監(jiān)督和控制，是整個(gè)項(xiàng)目最大的難點(diǎn)。在具體管理過程中，圖書館人采用甘特圖、燃盡圖、時(shí)標(biāo)網(wǎng)絡(luò)圖對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)度和范圍進(jìn)行綜合監(jiān)控。依據(jù)進(jìn)度基準(zhǔn)和成本基準(zhǔn)，以S曲線對(duì)比為重點(diǎn)，監(jiān)控項(xiàng)目的推進(jìn)情況。發(fā)現(xiàn)新型查詢終端設(shè)備的配送受疫情影響預(yù)計(jì)要延后半個(gè)月，影響了后續(xù)的平臺(tái)接口集成開發(fā)與測(cè)試等工作的實(shí)施進(jìn)度。圖書館人通過一邊與終端設(shè)備廠商協(xié)調(diào)，加快配送進(jìn)度；一邊讓子系統(tǒng)將后面的測(cè)試工作進(jìn)一步拆分，將不受影響的活動(dòng)提前完成，使項(xiàng)目重回正軌。

具體做法闡述如下：

5.1 范圍定義

為確定哪些工作應(yīng)該包括在項(xiàng)目?jī)?nèi)，哪些不應(yīng)該包含在項(xiàng)目?jī)?nèi)，圖書館人依據(jù)項(xiàng)目文件，以及管理計(jì)劃等，通過專題研討會(huì)的方法，開展項(xiàng)目范圍的定義。依據(jù)館長(zhǎng)實(shí)時(shí)查看到圖書館整體運(yùn)行情況，包括讀者滿意度、館藏資源使用率、流通總量、講座/報(bào)告會(huì)/活動(dòng)的數(shù)量等的需求，詳細(xì)定義了數(shù)據(jù)展示大屏模塊的信息內(nèi)容與頁(yè)面布局。再將活動(dòng)分解成較小、更易于管理的組件，為所要交付的內(nèi)容提供架構(gòu)。對(duì)于圖書流轉(zhuǎn)模塊，需要集成資產(chǎn)管理系統(tǒng)以實(shí)現(xiàn)功能對(duì)接，這個(gè)工作涉及多個(gè)管理部門的審批。但具體的審批流程節(jié)點(diǎn)，客戶方暫時(shí)沒有確定下來。所以相關(guān)流程設(shè)計(jì)方案，采用滾動(dòng)式規(guī)劃。

5.2 進(jìn)度排序

識(shí)別和記錄項(xiàng)目活動(dòng)之間關(guān)系，定義工作之間的邏輯順序，以便在既定的所有項(xiàng)目制約因素下獲得最高的效率。圖書館人采用前導(dǎo)圖法繪制進(jìn)度網(wǎng)絡(luò)圖。圖書流轉(zhuǎn)模塊與圖書資產(chǎn)管理的集成，要實(shí)現(xiàn)流轉(zhuǎn)的圖書實(shí)時(shí)更新當(dāng)前館藏地點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)圖書資產(chǎn)管理系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)圖書的同步調(diào)撥，因此圖書資產(chǎn)管理系統(tǒng)的升級(jí)，相關(guān)項(xiàng)目活動(dòng)要在圖書流轉(zhuǎn)開發(fā)活動(dòng)之前。通過進(jìn)一步的活動(dòng)細(xì)分，利用提前量，圖書館人將調(diào)研圖書資產(chǎn)管理方案的編寫與確認(rèn)工作提前開展，優(yōu)化了項(xiàng)目資源的利用。

依據(jù)關(guān)鍵路徑法和合同約定，圖書館人希望在3 月開學(xué)的時(shí)候開始試用智慧圖書館平臺(tái)與學(xué)生素質(zhì)拓展學(xué)分管理系統(tǒng)的集成功能，以便真實(shí)體驗(yàn)全年的圖書館活動(dòng)累加記錄。結(jié)合此約束條件，圖書館人要求對(duì)進(jìn)度排序進(jìn)行優(yōu)化與修正，部分活動(dòng)進(jìn)行了進(jìn)度壓縮，力爭(zhēng)完成預(yù)期，最終生成合理的進(jìn)度基準(zhǔn)。

5.3 資源獲取

獲取和管理所需資源以成功完成項(xiàng)目，以便在正確的時(shí)間和地點(diǎn)使用正確的資源。對(duì)于預(yù)分配的軟件集成工程師人員，圖書館人評(píng)估認(rèn)為其對(duì)于客戶科研管理平臺(tái)等老舊系統(tǒng)EJB 技術(shù)的集成經(jīng)驗(yàn)不足。而本次項(xiàng)目集成難度大，校方領(lǐng)導(dǎo)高度重視，相關(guān)崗位人員安排存在較大風(fēng)險(xiǎn)隱患。對(duì)此，項(xiàng)目組與監(jiān)理方積極溝通談判，最終爭(zhēng)取了另外一位資深軟件集成工程師參與項(xiàng)目。

對(duì)于測(cè)試過程所需的安全漏洞掃描設(shè)備，原計(jì)劃采用通過供方內(nèi)部設(shè)備租借管理流程，列明資源需求的具體時(shí)間點(diǎn)、時(shí)間長(zhǎng)度、型號(hào)與作用等，經(jīng)供方管理層審批同意后，由工作人員快遞到現(xiàn)場(chǎng)。

5.4 預(yù)算把控

本過程為供方匯總所有單個(gè)活動(dòng)或工作包的估算成本，建立一個(gè)經(jīng)圖書館方批準(zhǔn)的預(yù)算基準(zhǔn)，依據(jù)其監(jiān)督和控制項(xiàng)目績(jī)效。圖書館人首先依據(jù)范圍基準(zhǔn)核對(duì)成本估算中的活動(dòng)是否有漏洞，重點(diǎn)是對(duì)與資產(chǎn)管理系統(tǒng)等外圍系統(tǒng)對(duì)接的需求調(diào)研等活動(dòng)進(jìn)行了核查，然后將各活動(dòng)的成本逐層累計(jì)，再加上應(yīng)急儲(chǔ)備，形成工作包和控制賬戶的成本，最終得到成本基準(zhǔn)。包括如何估算、預(yù)算、管理項(xiàng)目成本，例如對(duì)于采購(gòu)的OPAC 語(yǔ)音查詢終端等硬件，以原廠報(bào)價(jià)為準(zhǔn)，不接受代理商報(bào)價(jià)。

為優(yōu)化項(xiàng)目資金使用，確保資金的支出匹配項(xiàng)目的進(jìn)度，與供方達(dá)成安排開發(fā)人員前期到現(xiàn)場(chǎng)參與平臺(tái)與外圍系統(tǒng)集成等各種方案討論與制定，后期離開現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行遠(yuǎn)程開發(fā)與視頻會(huì)議，待語(yǔ)音查詢終端等硬件設(shè)備到達(dá)后，聯(lián)合調(diào)試階段再返回現(xiàn)場(chǎng)。

5.5 質(zhì)量抓手

如何證明項(xiàng)目符合質(zhì)量要求、標(biāo)準(zhǔn)？首先從需求文件、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)識(shí)別用戶需求、性能需求、安全需求中的項(xiàng)目質(zhì)量技術(shù)要求。通過標(biāo)桿對(duì)照和實(shí)驗(yàn)設(shè)計(jì)等方法轉(zhuǎn)化為人臉識(shí)別、閱讀報(bào)表、智能推薦等具體的可量化的質(zhì)量測(cè)量指標(biāo)。

例如：1.1 圖書流轉(zhuǎn)模塊事務(wù)，技術(shù)指標(biāo)是多個(gè)平臺(tái)之間的數(shù)據(jù)要統(tǒng)一事務(wù)管理，確保一致性提交或回退；2.1 使用手機(jī)端圖書薦購(gòu)模塊，在外出采購(gòu)圖書時(shí)，進(jìn)行查重與推薦響應(yīng)時(shí)間不超過1 秒；3.1 畢業(yè)季，利用平臺(tái)，登錄學(xué)生素質(zhì)拓展管理系統(tǒng)進(jìn)行活動(dòng)學(xué)分查詢統(tǒng)計(jì)，能實(shí)現(xiàn)并發(fā)3000；由于集成的外圍系統(tǒng)多，圖書館還認(rèn)真規(guī)劃了統(tǒng)一入口平臺(tái)，調(diào)用外圍系統(tǒng)接口數(shù)據(jù)的響應(yīng)速度質(zhì)量指標(biāo)，并區(qū)分了畢業(yè)季、學(xué)分查詢統(tǒng)計(jì)季等忙時(shí)及放假期間閑時(shí)場(chǎng)景，確保平臺(tái)穩(wěn)定運(yùn)行。

6.實(shí)施整體變更控制

為審查與批準(zhǔn)變更請(qǐng)求，并對(duì)變更處理結(jié)果進(jìn)行溝通，降低因未考慮變更對(duì)整個(gè)項(xiàng)目目標(biāo)或計(jì)劃的影響而產(chǎn)生的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，在項(xiàng)目實(shí)施之初，成立了由分管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)、工會(huì)、信息中心負(fù)責(zé)人、供方總監(jiān)等組建了變更控制委員會(huì)（CCB），嚴(yán)格做好整體變更控制。項(xiàng)目對(duì)圖書超期扣款的支付通道，原計(jì)劃采用學(xué)校一卡通系統(tǒng)。后期，副館長(zhǎng)提出，為了增加支付的便捷性，要增加直接由微信或支付寶支付的變更；項(xiàng)目組初審認(rèn)為功能的開發(fā)沒問題，接受了變更請(qǐng)求；項(xiàng)目組從技術(shù)和管理等角度進(jìn)行了詳細(xì)論證：微信與支付寶的支付通道，涉及收取手續(xù)費(fèi)、開發(fā)票等問題。項(xiàng)目組提前與財(cái)務(wù)部溝通，從管理規(guī)范等角度達(dá)成共識(shí)；項(xiàng)目組將論證結(jié)果提交項(xiàng)目變更控制委員會(huì)審批；最終在控制變更管理委員會(huì)中，對(duì)此變更進(jìn)行了拒絕。

7.結(jié)束項(xiàng)目或階段

工作不可以虎頭蛇尾，項(xiàng)目的收尾工作尤其重要，從法律上、經(jīng)濟(jì)上、制度上無數(shù)的案例說明了這個(gè)道理。進(jìn)入收尾階段，圖書館人引導(dǎo)供方按照信息系統(tǒng)驗(yàn)收管理規(guī)范的要求：①編寫了系統(tǒng)備份與恢復(fù)、應(yīng)急演練和密碼管理等方面的后期運(yùn)維文檔，認(rèn)真、主動(dòng)組織各個(gè)項(xiàng)目階段評(píng)審。②對(duì)相關(guān)子系統(tǒng)的負(fù)責(zé)人員都分批接受了培訓(xùn),組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)成員評(píng)估項(xiàng)目完成情況和質(zhì)量，并走正規(guī)驗(yàn)收流程邀請(qǐng)學(xué)院各相關(guān)部門人員參與終級(jí)驗(yàn)收，將驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及相關(guān)的過程文檔都納入檔案。③召開總結(jié)大會(huì)，大家都各自談?wù)摿藢?duì)本項(xiàng)目實(shí)施過程中的感想、意見或建議，總結(jié)了經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，以便在將來的工作中有更好的提升和進(jìn)步。

項(xiàng)目改造后的圖書館煥然一新，空間再造、軟硬件系統(tǒng)升級(jí)、服務(wù)質(zhì)量都取得了明顯的改進(jìn)。智能門禁系統(tǒng)、智能密集書架系統(tǒng)、中央集控空調(diào)系統(tǒng)、自助借還系統(tǒng)、24小時(shí)微型圖書館等，極大提升了圖書館員的工作效率，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)更加快捷高效而且真實(shí)可靠。圖1、圖2、圖3 為改造后部分空間及設(shè)備展示。

圖1 人臉識(shí)別通道

圖3 密集書架

通過圖書館系統(tǒng)項(xiàng)目改造的最佳實(shí)踐，新館運(yùn)轉(zhuǎn)進(jìn)入了正常軌道，新環(huán)境新技術(shù)新面貌，一切都離不開運(yùn)用科學(xué)的管理體系，要巧妙地運(yùn)用溝通能力、領(lǐng)導(dǎo)力等軟技能，助力項(xiàng)目的整合管理。但是，仍然存在目標(biāo)體系多樣化，在成本和質(zhì)量目標(biāo)之間協(xié)調(diào)復(fù)雜，需要在更加充分評(píng)估質(zhì)量目標(biāo)的基礎(chǔ)上估算成本，并細(xì)化成本預(yù)測(cè)，提升綜合協(xié)調(diào)能力。

圖書館做為文化標(biāo)桿，只有不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)，巧妙運(yùn)用各種管理理論的工具和技術(shù)，提升解決問題的能力，才能在歷史的長(zhǎng)河中不被遺忘。

表1 圖書館升級(jí)前后對(duì)比