新時期強化醫療保險檔案管理的路徑分析與思考

文/山東省青州市醫療保險事業中心 張彩霞

隨著醫療體制改革的不斷深化，我國逐步提高了醫療保障水平，通過在醫療保險等多個領域實施惠民政策，為人民提供醫療保障，促進社會和諧穩定發展。在人們熟知的社會保險中，醫療保險無疑是“五險”中涉及人數最多、覆蓋面最廣的險種，而醫療保險檔案是醫療機構對于參保人員建立的檔案，包括患者醫保政策信息、就診記錄、用藥記錄等。這些信息對參保人員而言非常重要，必須妥善保管。數字化時代，系統的不穩定性以及人員的疏忽等，都有可能造成參保人員的電子檔案信息出現錯誤，因此，做好醫療保險檔案管理，不僅能為醫保決策制定提供依據，而且還有利于保障參保人員的合法權益。由此可知，重視醫療保險檔案管理工作，能夠更好地管理患者的醫療信息，提高醫療服務的效率。

一、城鎮居民醫療保險檔案管理原則

城鎮醫療保險檔案管理人員應明確自身的崗位職責，充分發揮自身的使命感和責任心，把關乎社會、民生的工作做實，避免因自身原因給國家或參保人員造成不可估量的損失。檔案部門管理者要經常對檔案管理人員進行思想教育，在工作上要精益求精，牢記自己的使命宗旨，以高尚的品格、精湛的業務水平、高度負責的態度做好檔案管理工作。

（一）把人放在管理首位。社會在發展，時代在進步，人才在迭代更新，檔案管理工作也在隨著時代發展產生諸多變化。城鎮居民醫療保險檔案管理領導者應在招人、用人上精挑細選，讓能夠滿足新時代發展要求、符合檔案管理工作需求的從業人員上崗。對于新入職的檔案管理人員，檔案管理部門要集中開展崗前培訓，進行崗位素質教育。通過培訓，挑選責任心強、耐心、細心、愛學習、做事認真的員工從事這份工作。組建團隊后，要經常組織檔案管理人員開展繼續教育，明確檔案管理的工作內容、工作目的，同時制訂學習計劃，幫助從業人員適應時代發展，利用科技手段高效開展檔案管理工作。

根據部門情況，制定相應的檔案管理規章制度，讓檔案管理人員在工作和學習中應不斷積累經驗，不斷提高認識，通過考核檢驗學習成果。建立完善的考核體系，針對檔案管理人員的表現進行相應的獎罰措施，從而激發人員的學習積極性。人才是成就一切事業的根本，城鎮居民醫療保險檔案管理工作也需要優秀的人才，優勝劣汰自始至終就是社會的發展規律[3]。

（二）數據資料錄入要正確。要想檔案數據資料錄入正確，首當其沖是嚴格規范檔案制度，如：數據資料審核需要走哪些程序，規定每一個程序都要嚴格管理。同時，對檔案管理人員制定嚴格的工作紀律，出臺獎懲措施，確保檔案管理人員在對數據資料進行收集、整理、審核、更新、錄入、管理等各項工作環節上，都能做到萬無一失。

同時，檔案管理人員要提升網絡安全意識，對一些數據庫和設備要設置管理權限、嚴格控制，非授權的工作人員不能使用這些數據庫和設備，更不能改動里面的內容。醫療機構管理層應針對檔案部門在職人員及其領導干部，統一開展有關網絡技能和保密知識等內容的業務培訓，通過不斷的學習提升他們的專業素質。

二、醫療保險檔案管理數字化的優勢

（一）有利于我國醫療事業發展壯大。當前，我國已經進入了全面建成小康社會并逐步向共同富裕社會邁進的時代，逐步完善社會保障體系，能讓更多的人主動參與到社會保障項目中來。隨著社會的發展和國家惠民政策的進一步推行，參與醫療保險的人數還會持續增多。參保人數的上升，參保形式的多樣化導致傳統的醫療保險檔案管理方式已經不能滿足新時代檔案管理工作的需求。傳統的醫療保險檔案管理采用的是針對紙質文檔的保存，而紙質文檔容易破損、褶皺，長期翻閱可能會導致內容不完整，再加上參保人數的增多，導致紙張消耗的上漲，不僅浪費了資源，也給檔案管理工作造成很大壓力。因此，傳統的檔案管理模式需要創新，否則將難以適應現代需求。

采用數字化管理手段，可以把紙質文檔上的資料信息通過數字化的形式保存下來，這樣操作起來較為方便，資料信息也不容易遺失和泄露。想查詢檔案資料，不需要翻閱堆積如山的紙質文件，只需在計算機系統中輸入名字，相關資料就都會顯示出來，這一舉措有力推動了醫療事業的進一步發展[4]。

（二）維護每位參保人的根本權益。醫療保險檔案是參保人信息資料的匯集庫，可以說，檔案保存的完整性直接影響參保人員的根本利益。例如，傳統的紙質文檔由于紙張易破損、易褶皺等，會造成參保人信息缺失，從而使得參保人的根本權益得不到保障。但是數字檔案就大不一樣，它可以有效避免因紙張特性所產生的弊端，保障參保人員資料信息不易出現錯誤和缺損，即使檔案管理人員變動，參保人員的檔案交接也不會出現錯漏的現象，更不會因為信息不全而產生糾紛。

三、當前醫療保險檔案管理的現狀

規范化管理醫療保險檔案，著力提升管理水平，不斷加強檔案管理的制度建設、標準建設及硬件配置，使醫保檔案管理逐步走向制度化、規范化、信息化，是當前醫療保險檔案管理的趨勢。雖然一些醫療機構完善了醫療保險檔案管理制度，但仍有部分醫療機構存在一些問題，具體如下。

(一)醫療保險檔案本身內容不完整。患者在醫院消費，必須有醫療保險檔案，這是重要的消費憑證，否則就無法順利就醫。但是，某些醫療機構的工作人員由于缺乏對醫療保險檔案管理的重視程度，疏忽了對檔案的填寫和保管，馬虎大意、敷衍了事，甚至“偷工減料”，結果造成檔案內容錯誤百出、掛一漏萬，導致大量檔案信息需要返工重錄，給患者造成諸多困擾，嚴重影響了醫療保險檔案的最終保存效果。

（二）醫療保險檔案管理制度不完善。近年來，國家對于醫療保險的重視程度逐年提升，并且加大了對醫療保險相關體系建設的投入力度。然而，針對醫療保險檔案管理制度的建設卻沒有得到過多地重視，導致檔案管理制度依然存在著諸多問題。規范的醫療保險檔案管理制度能杜絕一些醫療糾紛，制度的建立也能加快發展醫療檔案的信息化建設。當前，由于部分醫療機構自身的局限性，導致醫療保險檔案管理制度的建設還有很大的漏洞需要修補[1]。

（三）數字化建設投入不足。信息化時代，傳統的檔案管理模式已無法滿足現實需求。大部分醫療機構在醫療保險檔案管理模式上仍停留在紙質文檔的管理模式上。既不能做到與時俱進，也不能將信息化引入管理之中，導致了檔案管理人員工作效率低下，這是相關部門應該重視并解決的一大問題[2]。

四、強化醫療保險檔案管理的具體路徑

（一）健全管理網絡，檔案管理體制條理化。相對于檔案管理工作，工作質量和工作效率應該成為醫療機構管理者規范檔案工作的首要抓手。要想提高檔案管理工作質量和工作效率，就必須建立較為科學的檔案管理工作體制。由于醫療保險檔案管理工作的重要性，檔案管理工作人員要不斷地參加相關的培訓和教育講座，學習相關法律法規。領導在識才、用才上也要慎重，招聘一些信息技術專業人才參與到檔案管理的隊伍中。通過組織人員學習《中華人民共和國檔案法》等相關的法律法規，提升檔案管理者的法律意識。

（二）加大檔案基礎設施投入。要想做好檔案管理工作，醫療機構領導必須將檔案基礎設施建設放在首位，在做好硬件設備建設的同時，同步開展軟件的開發與應用，如建設專用醫療保險檔案室，添置打印機、電腦等專業設備，保證醫療保險檔案信息可以得到開發利用，從而有利于檔案管理工作更好地開展。

（三）加強檔案環節管理。傳統的醫療保險檔案管理存在缺人手、條件差、設施不齊全等問題，導致醫療保險檔案管理工作不僅進展緩慢，而且還常常出現檔案信息內容錯誤等問題，部分機構由于沒有配備檔案室，甚至出現檔案袋亂扔亂放、雜亂無章，從而導致檔案資料質量較低，由此引發了很多醫療糾紛?，F代化發展的必然趨勢下，領導對檔案管理工作也逐漸重視起來。在領導和員工的共同努力下，醫療保險檔案管理工作漸漸完善起來，并逐步走上了科學化、制度化的發展道路。現在，檔案管理全部實行了數字化管理，分門別類、層次分明、有條有序，做到了檔案的整理、接收、歸檔一條龍服務[5]。

（四）加強學習，提高人員素質。在數字化背景下，每個行業在招聘工作人員時都提出了對這方面的要求，醫療保險檔案管理工作也不例外。檔案管理工作人員必須具備專業知識，做到政策性要強、覺悟性要高，綜合素質要過硬。因此，醫療機構要增強所有人員的管理意識，經常對檔案管理人員進行專業知識的培訓，定期開展法制講座，增強檔案管理人員的法治意識，在招聘人員時嚴格把關。另外，相關部門還要經常對醫療機構進行檢查，對不合格的機構和個人作出懲罰并命其及時進行整改，以便使醫療保險檔案管理工作朝著標準化、制度化、規范化方向完善。

（五）收集完整的檔案資料。對于該檔案管理工作，收集資料是首要任務，只有收集資料這道程序做得好，才能保證后續工作做得好，如果這道程序做得不好，后續工作就會千頭萬緒、無法開展。所以，醫療保險檔案管理人員要在平時細心地收集資料，同時要根據部門需要，有選擇性地收集資料，把主動權掌握在自己手中，如此，工作效率就會提高。整理資料要根據檔案的性質進行分門別類，比如，有的檔案需要長的保管期、有的檔案則需要短的保管期，所以整理時，就要講究時效性，以便更快更好地對資料開展收集、審核、完善、整理、歸檔、移交等工作。

（六）實施檔案管理信息化。新時期，檔案管理要實行信息化，充分利用信息技術，以便解決傳統中數據量大、數據統計不好做且不準確的弊端，在工作中要突出網絡化的作用，走信息高速發展的道路，這樣才能保證醫療保險檔案管理高效又健全。有關部門要把現代科學手段中數據庫技術、網絡技術進行廣泛而深遠的推廣和應用，如此，檔案管理工作就可以實行現代化手段提高工作質量和服務水平，參保個人和參保單位可以方便快捷地進行查詢自己的信息，實施檔案管理信息化也將成為一種高效而實用的有力手段。

五、結語

綜上所述，要想做好醫療保險檔案管理工作不是一件輕而易舉的事，首先要認清當前醫療保險檔案管理的現狀，并且還要了解信息技術的特點和應用，多方舉措，實現好傳統管理模式向新型模式的轉變，從而推動醫療保險檔案管理朝著更高效、更健全的方向發展。