公文標(biāo)題寫作的不規(guī)范現(xiàn)象分析

文/廣州華商學(xué)院管理學(xué)院 杜媛媛

2012 年，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)《黨政機關(guān)公文處理工作條例》（以下簡稱《條例》），《條例》專門就標(biāo)題做了規(guī)定：“公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機關(guān)。”各級黨政機關(guān)、社會團體和企事業(yè)單位制發(fā)公文應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)定的體式辦理，不能隨心所欲。規(guī)范的公文標(biāo)題，一方面，可以使收文機關(guān)從標(biāo)題即可了解公文的內(nèi)容，提高公文處理的工作效率；另一方面，是公文權(quán)威性和嚴(yán)肅性的體現(xiàn)。然而在實際工作中，相對于公文主體而言，標(biāo)題作為一個要素，人們很容易忽視其重要性，自然也就較少關(guān)注其規(guī)范性，不規(guī)范的標(biāo)題給公文處理工作帶來許多不便。因此，文章以《條例》和《黨政機關(guān)公文格式》（以下簡稱《格式》）為依據(jù)，結(jié)合實際工作，具體分析公文標(biāo)題常出現(xiàn)的不規(guī)范現(xiàn)象，并提出規(guī)范公文標(biāo)題寫作的注意事項及方法。

一、公文標(biāo)題寫作中的不規(guī)范現(xiàn)象

公文標(biāo)題一般由發(fā)文機關(guān)、事由和文種三要素組成[1]。實際工作中，不規(guī)范的公文標(biāo)題通常體現(xiàn)在標(biāo)題要素、標(biāo)點符號和排列分布方面。具體如下：

（一）發(fā)文機關(guān)名稱多寫或漏寫。發(fā)文機關(guān)的名稱必須是法定的全稱或通用的規(guī)范化簡稱。工作中大多數(shù)工作人員可以正確使用發(fā)文機關(guān)的簡稱，但如果遇到發(fā)文機關(guān)不止一個的情況，往往會糾結(jié)是否需要把發(fā)文機關(guān)都列出來，這就導(dǎo)致有些公文標(biāo)題中的發(fā)文機關(guān)名稱比事由還長，影響公文標(biāo)題的排布。如商務(wù)部會同發(fā)展和改革委員會、公安部等17 部門下發(fā)擴大汽車消費的措施，如果把發(fā)文機關(guān)都寫進標(biāo)題，勢必很長，正確的做法是只排列主辦機關(guān)加“等”，如《商務(wù)部等17 部門關(guān)于擴大汽車消費若干措施的通知》。另外，有些公文標(biāo)題發(fā)文機關(guān)名稱和事由前后重合，存在重復(fù)的問題[2]。如《某公司關(guān)于舉辦某公司員工培訓(xùn)的通知》，正確的寫法是《某公司關(guān)于舉辦員工培訓(xùn)的通知》。

發(fā)文機關(guān)名稱何時全列出來或省略，取決于發(fā)文機關(guān)的數(shù)量，如果三個或以下機關(guān)聯(lián)合發(fā)文，發(fā)文機關(guān)可全寫上；如果四個或以上，可省略發(fā)文機關(guān)或主辦機關(guān)加“等”。此外，如果有紅色版頭文件，由于版頭已經(jīng)表明發(fā)文機關(guān)，標(biāo)題也可以省略發(fā)文機關(guān)。

（二）標(biāo)題事由繁瑣冗長或有歧義。事由是公文標(biāo)題的核心，事由一般由“關(guān)于”領(lǐng)起，對事由部分的中心詞語起到介紹和提示的作用。《條例》明確要求，公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容。在實際工作中，公文標(biāo)題事由往往煩瑣冗長或有歧義，主要體現(xiàn)在以下方面：一是事由煩瑣冗長或隨意簡短，與公文意圖相違背[3]，主要體現(xiàn)在轉(zhuǎn)發(fā)性通知。如某省教育廳下發(fā)開展第三屆‘書香之家’推薦活動通知，某市教育局要轉(zhuǎn)發(fā)該通知，如果以“某市教育局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)某省教育廳關(guān)于開展第三屆‘書香之家’推薦活動通知的通知”為標(biāo)題，就會既復(fù)雜又冗長，如果以“某市教育局關(guān)于開展第三屆‘書香之家’推薦活動的通知”為標(biāo)題，看起來很簡短，但此活動的主辦方成了某市教育局，顯然與公文標(biāo)題事由的本意產(chǎn)生出入。正確的做法應(yīng)是去掉開頭的“關(guān)于”和最后的“通知”，因此，該題目應(yīng)擬為“轉(zhuǎn)發(fā)某省教育廳關(guān)于開展第三屆‘書香之家’推薦活動的通知”，這樣處理使得公文標(biāo)題精煉多了。二是事由出現(xiàn)語法結(jié)構(gòu)錯誤，表述不準(zhǔn)確。具體表現(xiàn)為在標(biāo)題中缺少動詞，語言前后重復(fù)，搭配不當(dāng)，關(guān)系混亂等[4]，這類問題常出現(xiàn)在“請示”上。如某單位欲建辦公大樓，需向上級單位請求撥款，標(biāo)題擬成“關(guān)于辦公大樓的請示”，這個標(biāo)題事由缺少動詞，收文單位不清楚公文是關(guān)于辦公大樓哪些方面的請示；擬成“關(guān)于請求撥款修建辦公大樓的請示”，這個標(biāo)題的事由語言前后重復(fù)，請示本身已經(jīng)有請求的含義，不需要再重復(fù)使用請求這個詞；擬成“關(guān)于修建辦公大樓費用的請示”，這個標(biāo)題的事由搭配不當(dāng)，費用不可以修建。這類情況都是事由表述不準(zhǔn)確的體現(xiàn)，正確的標(biāo)題可擬為“關(guān)于撥款修建辦公大樓的請示”。

（三）標(biāo)題文種錯用。公文的名稱就是公文的文種。《條例》規(guī)定，黨政機關(guān)常用的文種有決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要15 種，且一份公文只能使用一個文種。撰寫公文時，根據(jù)發(fā)文機關(guān)的權(quán)限、發(fā)文機關(guān)和收文機關(guān)的關(guān)系以及發(fā)文的目的和要求，正確選擇和使用文種。在實際工作中，標(biāo)題文種使用不規(guī)范的現(xiàn)象較多，主要體現(xiàn)在以下方面：一是沒有使用法定公文的文種，誤以為標(biāo)題“的”后的名詞就是文種。大多數(shù)工作人員知道文種是公文標(biāo)題不可缺少的要素，但在實際工作中仍然會出現(xiàn)缺少文種的情況，如《關(guān)于某情況的說明》《關(guān)于某同志職務(wù)的調(diào)整》等，雖然標(biāo)題讀起來無大礙，但對公文標(biāo)題來說，說明和調(diào)整均不屬于公文文種，因此，上述標(biāo)題仍然缺少文種。此外，標(biāo)題涉及多個文種時，工作人員往往會遺漏文種，主要體現(xiàn)在轉(zhuǎn)發(fā)性通知。如國家發(fā)改委制定了整合共享公共資源交易平臺的意見，國務(wù)院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)該公文，如果不能辨別公文標(biāo)題的要素，很容易漏寫文種，即《國務(wù)院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)<國家發(fā)改委關(guān)于整合共享公共資源交易平臺的意見>》。這種寫法誤認為“意見”已經(jīng)是公文標(biāo)題的文種，不需要在轉(zhuǎn)發(fā)公文后面再加文種。其實轉(zhuǎn)發(fā)公文的機關(guān)不再是公文原發(fā)文機關(guān)，需要使用轉(zhuǎn)發(fā)公文的文種，只有通知文種可以批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)公文，正確的做法應(yīng)該是在轉(zhuǎn)發(fā)后加“通知”，即《國務(wù)院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)<國家發(fā)改委關(guān)于整合共享公共資源交易平臺的意見>的通知》。二是標(biāo)題中出現(xiàn)多個文種。《條例》規(guī)定，法定公文標(biāo)題的文種只有一個。如《某單位關(guān)于某事的請示函》，收文單位收到公文應(yīng)該是按“請示”給批復(fù)，還是按“函”呈報性公文處理不作批復(fù)，難以定奪。三是文種混用。如通告和通知都有發(fā)布信息，收文單位周知的含義，因此工作中很容易混用這兩個文種。如某市發(fā)布關(guān)于查處電動車無牌駕駛的信息，有工作人員擬寫公文時直接擬定標(biāo)題《關(guān)于依法查處電動車無牌駕駛的通知》。由于通告可以是由各級權(quán)力機關(guān)、行政機關(guān)以及司法機關(guān)以通告形式發(fā)布，其內(nèi)容可以禁止做什么，強制性的措施多。因此，上述例子用《關(guān)于依法查處電動車無牌駕駛的通告》作為標(biāo)題更合適。四是編造文種。如將“關(guān)于……的請示”寫成“關(guān)于……的申請”或“關(guān)于……的請求”，將“關(guān)于……的報告”寫成“關(guān)于……的匯報”等。

（四）濫用公文標(biāo)題的標(biāo)點符號。公文標(biāo)題中常用的標(biāo)點符號主要有書名號、引號、間隔號和圓括號。在實際工作中，標(biāo)點符號使用不規(guī)范的現(xiàn)象主要體現(xiàn)在以下方面：一是混用書名號引號[5]。如某市政府向省政府報送某試點實施方案，很容易寫成“某市人民政府關(guān)于報送某試點實施方案’的報告”，試點實施方案屬于文件名稱，所以規(guī)范的寫法應(yīng)該將引號改為書名號，即“某市人民政府關(guān)于報送《某試點實施方案》的報告”。二是多用逗號、對號。在公文標(biāo)題中，間隔的地方用空格就可以表示逗號，不需要在標(biāo)題額外增加逗號[6]。如“某市委，某市政府關(guān)于表彰本年度勞動模范的決定”，屬于錯誤的擬法，應(yīng)該將逗號去掉，用空格即可表示點號，即“某市委 某市政府關(guān)于表彰本年度勞動模范的決定”。

（五）公文標(biāo)題排布分割含義完整的詞組，不美觀。《格式》要求公文標(biāo)題“排列對稱，長短適宜，間距恰當(dāng)”。如果公文標(biāo)題的字?jǐn)?shù)過少，居中排成一行就可以。對于只有兩個字的標(biāo)題，如“公告”“通知”等，兩個字之間要適當(dāng)空出一定距離，一般以3—5 字為宜。如果字?jǐn)?shù)過多，常常需要多行排布，以梯形或菱形呈現(xiàn)，需要注意的是回行時不能把含義完整的詞組分割成兩行。在實際工作中，不少工組人員會忽略公文標(biāo)題回行排布詞意完整的細節(jié)，如：

某市人民政府關(guān)于2023年節(jié)能減排工作情況的報告

在上面的公文標(biāo)題中，“節(jié)能減排工作”是一個完整的詞組，在標(biāo)題中不可以把它分隔成兩行，可以改為：

某市人民政府關(guān)于2023年節(jié)能減排工作情況的報告

二、公文標(biāo)題不規(guī)范現(xiàn)象的原因分析

從公文擬寫到生效的流程來看，公文標(biāo)題出現(xiàn)不規(guī)范現(xiàn)象大致由以下原因：

（一）公文擬寫者對公文標(biāo)題的重視度不夠，規(guī)范意識淡薄[7]。工作中，大多數(shù)公文擬寫者重視公文主體內(nèi)容的表述，輕格式規(guī)范，認為只要公文的主體部分把主要內(nèi)容表達出來就可以，不關(guān)注標(biāo)題是否通順，是否符合公文標(biāo)題的規(guī)范要求。甚至有些工作人員并不知道公文法定指導(dǎo)文件《條例》和《格式》的存在，更別說根據(jù)文件規(guī)范標(biāo)題寫作，自然會出現(xiàn)種種標(biāo)題不規(guī)范現(xiàn)象。

（二）公文擬寫者的公文寫作能力不足，經(jīng)驗不夠。從實際情況來看，公文擬寫者通常剛工作不久，之前沒有接觸過公文，非中文等相關(guān)專業(yè)畢業(yè)，對公文的認識較少，很難擬寫出公文，更別說遵循公文的規(guī)范要求寫出合格的公文。

（三）公文審核者把關(guān)不嚴(yán)，忽略標(biāo)題的規(guī)范性。公文擬寫者寫好公文后，由發(fā)文機關(guān)辦公室審核，審核者在審核過程中更多關(guān)注的是行文理由、依據(jù)是否充分，意圖表達是否明確，較少斟酌標(biāo)題各要素的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。雖然也會審核標(biāo)題文種是否正確，但是受思維定式的影響，缺乏對《條例》的更新學(xué)習(xí)，可能會沿用錯誤的文種。另外，相對于公文內(nèi)容，審核者也不會過多地審核標(biāo)題表述是否有語法結(jié)構(gòu)錯誤等。此外，對公文簽發(fā)者來說，出于對公文審核者的信任，不會過多關(guān)注公文標(biāo)題是否符合規(guī)范要求。

（四）公文印發(fā)機關(guān)公文審核不嚴(yán)。工作中，印發(fā)公文工作人員從心理上往往認為已簽發(fā)的公文是有效的，因此不再按規(guī)定審核公文，草草印發(fā)，忽略公文存在的問題，沒起到公文印發(fā)機關(guān)應(yīng)有的審核作用。

（五）公文差錯責(zé)任追究力度不夠。工作中，不少單位沒有專門針對公文差錯追究方面的管理規(guī)定，以至于公文差錯成本很低。而現(xiàn)有的公文差錯責(zé)任追究規(guī)定也不夠完善，一方面，現(xiàn)有規(guī)定更多關(guān)注的是公文擬文程序、內(nèi)容結(jié)構(gòu)和涉密辦理等方面，較少關(guān)注公文的格式要素和排版形式；另一方面，差錯的承擔(dān)者通常是發(fā)文單位，公文起草者通常不承擔(dān)后果，這就很容易使公文起草者不重視公文擬寫，認為只要自己把公文寫出來，拿給領(lǐng)導(dǎo)交差就可以，誤認為即使公文出現(xiàn)差錯也是由組織承擔(dān)，和自己關(guān)系不大。

三、規(guī)范公文標(biāo)題寫作的方法

規(guī)范的公文標(biāo)題可以使收文機關(guān)或受眾從標(biāo)題即可了解和掌握公文的內(nèi)容，提高公文處理的工作效率，同時也是公文權(quán)威性和嚴(yán)肅性的體現(xiàn)。但規(guī)范化是一個過程，不是工作人員接受幾次培訓(xùn)就可以實現(xiàn)的。規(guī)范公文標(biāo)題寫作需要辦文工作人員和發(fā)文單位共同作為，具體來說，可以從以下方面規(guī)范公文標(biāo)題寫作。

（一）公文寫作人員要重視并主動學(xué)習(xí)公文標(biāo)題規(guī)范性要求。首先，需要學(xué)習(xí)并熟練掌握《條例》和《格式》，在規(guī)范要求下開展公文寫作工作。其次，結(jié)合自己在公文標(biāo)題寫作時常出現(xiàn)的錯誤，有針對性地加強學(xué)習(xí)和練習(xí)，比如標(biāo)題的事由表述不規(guī)范，進一步分析不規(guī)范的原因在哪里，是語法結(jié)構(gòu)錯誤，煩瑣冗長，還是意義表達有歧義等，反復(fù)針對性地學(xué)習(xí)，避免類似現(xiàn)象再次出現(xiàn)。最后，要多熟悉工作業(yè)務(wù)知識，公文的內(nèi)容來源于工作，只有熟悉工作內(nèi)容，才能深刻理解公文意圖，才能從內(nèi)容中提煉公文標(biāo)題。

（二）單位要多組織公文相關(guān)培訓(xùn)活動。單位可以邀請有經(jīng)驗的秘書或外聘公文寫作專家舉辦公文規(guī)范培訓(xùn)活動。授課過程中，要結(jié)合本單位公文的實際情況，正反舉例，多方講解公文標(biāo)題規(guī)范重要性和要求。此外，辦公室秘書小組也可以定期組織學(xué)習(xí)交流會，檢查公文標(biāo)題的規(guī)范性，交流公文寫作的經(jīng)驗。

（三）在公文辦理過程中踐行標(biāo)題的規(guī)范要求。工作人員通過學(xué)習(xí)培訓(xùn)掌握公文標(biāo)題寫作規(guī)范要求，僅僅是認知層面，要轉(zhuǎn)化為公文寫作能力，就需要在工作中多踐行公文標(biāo)題的規(guī)范要求。首先，在學(xué)習(xí)培訓(xùn)的基礎(chǔ)上，公文起草者要擬寫規(guī)范的公文標(biāo)題。其次，公文審核者要全面審核公文，既審核公文的內(nèi)容，也不能忽略文字表述，確保公文內(nèi)容和文字嚴(yán)謹(jǐn)和準(zhǔn)確；既審核公文的結(jié)構(gòu)，也不能忽略標(biāo)題格式，確保規(guī)范和準(zhǔn)確。最后，公文的印發(fā)機關(guān)要嚴(yán)格把關(guān)，一旦發(fā)現(xiàn)標(biāo)題格式不規(guī)范，立即退還發(fā)文機關(guān)重新修改。

（四）建立完善公文差錯責(zé)任追究制度，用責(zé)任制度規(guī)范公文工作。首先，完善公文差錯類別。公文差錯類別不僅包括擬文程序、內(nèi)容結(jié)構(gòu)和涉密管理，還包括格式要素和排版形式方面。其次，完善責(zé)任追究方式。辦公室審核公文時，對有差錯的公文，要統(tǒng)一登記、匯總和分析，定期通報。最后，加大追究力度。對于有差錯的公文，各發(fā)文單位內(nèi)部追究責(zé)任到公文起草者，從公文擬制的源頭規(guī)范公文寫作。