《云南省政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理實(shí)施辦法》解讀

■林 靜

近日，云南省人民政府辦公廳印發(fā)《云南省政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理實(shí)施辦法》（云政辦發(fā)〔2023〕60 號，以下簡稱《實(shí)施辦法》）。為做好《實(shí)施辦法》貫徹實(shí)施工作，現(xiàn)就有關(guān)內(nèi)容解讀如下。

一、制定背景

政務(wù)服務(wù)電子文件齊全完整歸檔和電子檔案規(guī)范管理，是推進(jìn)政務(wù)服務(wù)信息共享利用、保障人民群眾合法權(quán)益的重要工作。2019 年，國務(wù)院發(fā)布《關(guān)于在線政務(wù)服務(wù)的若干規(guī)定》（國務(wù)院令第716 號），對政務(wù)服務(wù)領(lǐng)域電子文件歸檔提出了要求。2020 年新修訂的《中華人民共和國檔案法》規(guī)定，“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力”，以法律形式明確了電子檔案的法律地位。2020 年至2022 年，省政務(wù)服務(wù)管理局會同省檔案局開展云南省政務(wù)服務(wù)有關(guān)系統(tǒng)電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理試點(diǎn)，并通過了國家檔案局、國家電子文件管理部際聯(lián)席會議辦公室、國務(wù)院辦公廳電子政務(wù)辦公室組織的驗(yàn)收，建成了能覆蓋全省各級政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)、綜合檔案館的政務(wù)服務(wù)平臺電子檔案管理系統(tǒng)，有效探索了適應(yīng)我省的政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理的機(jī)制與工作方法。2023 年7 月，國務(wù)院辦公廳印發(fā)《政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》（國辦發(fā)〔2023〕26 號，以下簡稱《管理辦法》），對規(guī)范政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理工作作出了全面規(guī)定。為貫徹落實(shí)好《管理辦法》，加快推進(jìn)我省政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案規(guī)范管理，根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合試點(diǎn)工作經(jīng)驗(yàn)，我省制定了《實(shí)施辦法》，并于2023 年11 月20 日印發(fā)實(shí)施。

二、基本內(nèi)容

《實(shí)施辦法》共5 章21 條。第一章為總則，主要說明《實(shí)施辦法》制定的目的意義、依據(jù)、適用范圍，涉及的基本概念，明確管理工作原則、基本要求和相關(guān)部門的職責(zé)、任務(wù)，電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用要求等；第二章、第三章和第四章圍繞政務(wù)服務(wù)電子文件收集與歸檔、電子檔案移交與接收、安全保管、共享利用和監(jiān)督檢查等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，提出具體的管理規(guī)定和業(yè)務(wù)要求，進(jìn)一步全過程規(guī)范政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理；第五章為附則，主要規(guī)定了參照執(zhí)行有關(guān)要求、解釋權(quán)和施行時(shí)間。

三、主要舉措

（一）關(guān)于基本管理原則

《實(shí)施辦法》強(qiáng)調(diào)政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理工作應(yīng)當(dāng)遵循統(tǒng)一規(guī)劃、全程管理、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、高效利用、安全可控的基本原則，并按照《檔案法》規(guī)定，把確保政務(wù)服務(wù)電子文件和電子檔案來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)作為全流程管理要求。

（二）關(guān)于職責(zé)任務(wù)

結(jié)合我省實(shí)際情況，《實(shí)施辦法》明確“省級檔案主管部門會同省級政務(wù)服務(wù)管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃和組織協(xié)調(diào)全省政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理工作，研究制定相關(guān)政策、規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范”“各級檔案主管部門負(fù)責(zé)對本級政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)”；將《管理辦法》中的“政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)”進(jìn)一步細(xì)分為“政務(wù)服務(wù)管理部門”和“政務(wù)服務(wù)實(shí)施機(jī)構(gòu)”，明確了各自工作職責(zé)。為優(yōu)化流程、便于管理，《實(shí)施辦法》規(guī)定“各級政務(wù)服務(wù)管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)本級政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理工作，依規(guī)向同級綜合檔案館移交本級政務(wù)服務(wù)電子檔案”。

（三）關(guān)于系統(tǒng)建設(shè)和應(yīng)用

全省政務(wù)服務(wù)平臺電子檔案管理系統(tǒng)按照國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求統(tǒng)一建設(shè)，為各級政務(wù)服務(wù)實(shí)施機(jī)構(gòu)提供政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理公共支撐服務(wù)。為推進(jìn)政務(wù)服務(wù)信息共享，《實(shí)施辦法》要求各級政務(wù)服務(wù)實(shí)施機(jī)構(gòu)統(tǒng)一使用全省政務(wù)服務(wù)平臺電子檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)行政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理。已自行建設(shè)電子檔案管理系統(tǒng)開展政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理的，應(yīng)當(dāng)遵循國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，實(shí)現(xiàn)政務(wù)服務(wù)電子文件和電子檔案全流程管理，滿足電子文件和電子檔案真實(shí)、完整、可用和安全要求，并與全省政務(wù)服務(wù)平臺電子檔案管理系統(tǒng)互聯(lián)互通。

省檔案局舉辦機(jī)關(guān)電子公文歸檔管理培訓(xùn)

（四）關(guān)于業(yè)務(wù)規(guī)范

《實(shí)施辦法》明確我省政務(wù)服務(wù)電子文件收集和歸檔業(yè)務(wù)、技術(shù)要求參照國家標(biāo)準(zhǔn)《政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔規(guī)范》執(zhí)行，移交接收工作流程、操作要求參照檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《電子檔案移交接收操作規(guī)程》執(zhí)行；規(guī)定政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔時(shí)間分為實(shí)時(shí)歸檔和定期歸檔，定期歸檔應(yīng)當(dāng)在政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)辦理完畢后的第二年6 月底前完成；各級政務(wù)服務(wù)管理部門應(yīng)當(dāng)統(tǒng)籌本級政務(wù)服務(wù)實(shí)施機(jī)構(gòu)，于每年6 月底前將上年形成的保管期限為永久或30 年的本級政務(wù)服務(wù)電子檔案統(tǒng)一向同級綜合檔案館移交。

（五）關(guān)于利用服務(wù)

《實(shí)施辦法》要求各級政務(wù)服務(wù)實(shí)施機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)政務(wù)服務(wù)電子文件和電子檔案高效、便捷利用；各級有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)在符合國家網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全等有關(guān)法律法規(guī)要求的前提下，通過全省政務(wù)服務(wù)平臺、綜合檔案館等渠道，推進(jìn)政務(wù)服務(wù)電子文件和電子檔案共享利用，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。