高校財務管理信息化背景下學費管理系統的擴展建設

陳川

在數字化技術不斷擴大應用范圍的同時，各高校也都根據自身辦學規模和實際管理工作而開展信息化管理體系建設，以此來提高高校管理質量和效率。財務管理工作是高校重要管理科目，特別是學費管理工作，更是需要重點加強領域，這要求高校全面開展信息化管理系統研究工作，并根據學費管理特點來進行個性化設計，并為后續功能擴展預留下充足空間。本文主要對學費管理系統對高校財務管理工作優勢進行重點分析，對學費管理工作需求進行總結，對高校學費管理系統技術擴展領域研究，希望對從事相關工作人員予以參考和幫助。

高校學費管理系統應用優勢

方便快捷，時效性強 高校學費信息化管理系統可以極大方便師生繳納學費，學生可以實現在線繳納學費，免去排隊煩惱，且所有信息都通過在線交流，具有超強的時效性。當學生完成學費繳納后，財務人員和教師可以在后臺管理端查看信息，可以讓班主任實行精準化催繳，全面提高師生和財務人員工作效率。

提高班主任與財務部門收費效率 通過在線電子繳款方式的應用，是可以有效緩解開學初期學費繳納工作壓力。電子繳納可以實現在線打印繳費憑證，高校財務人員只需要對入賬資金進行核對即可，減少大量現金存入風險，也能有效避免收到假鈔而帶來損失，降低學費收繳成本，緩解財務人員和班主任收費壓力。由于高校學費管理系統內置學生學籍信息和繳費信息數據庫，權限包含管理端和繳費端，這就能實現每位學生基礎信息和繳費信息一致，而班主任只需要對班級學生繳費數據進行查看，就可以通知未繳費學生盡快繳納學費。

收繳分離，提高學費管理質量 學生通過在線學費管理系統繳納學費，采取專戶管理，這就可以讓財務人員只需要對學費賬戶情況進行梳理即可，不用將大量現金轉存到銀行中。而在繳費憑證管理方面，學費管理信息化系統和電子票據信息的信息實時交流，可以在線出具電子繳費憑證，減少財務人員手工開具憑證時間，最終憑證和繳納分離，這可以極大提升高校學費管理質量。

強化高校各部門合作溝通力度 高校學費管理工作并不僅涉及財務管理部門，還需要班主任、招生部門、教務部門合作，這些部門主要工作都和學費有著直接關系，以往都是依照紙質繳費憑證作為基礎數據，但紙質數據傳遞導致這些部門缺乏必要聯系，甚至會在數據流轉過程中產生數據偏差，進而給高校職能部門工作帶來不便。而在線學費管理系統的應用，是可以讓學費管理工作與互聯網、信息技術相互結合，讓學生可以使用手機在線支付方式來進行，這就提高學生繳費速度。而高校各部門也可以在線交流數據，并實現內部信息共享，既提升學費管理效率，也可以減少人工收費錯誤現象產生，進而為學生提供更加優質服務。

高校財務管理信息化背景下學費管理系統主要需求

為高校領導決策提供準確數據支持 目前，部分高校學費管理系統依然采用Web頁面或者外部查詢方式來進行在線上傳信息，以此來讓高校領導查看學生繳費情況。但在高校財務信息化建設背景下，為全面提高信息交流、學費收繳效率和提高數據精準性，高校分管領導勢必會對學生繳費數據進行實時查看，對重要數據進行分析。例如，欠費率、繳費率和報表數據等，這樣才能方便高校領導對學費收繳情況有一個系統性了解，這對于高校開展新研發項目是具有決定性因素，而這項功能勢必要實現在線實時互動，系統也需要對數據進行深度處理，從而形成更加直觀的圖表和走勢圖，讓高校學費收繳數據更加清晰直觀呈現出來，幫助高校實行教學、管理及科研改革工作。

和教務部門數據互動 高校教務部門與學費收繳是有著直接關聯性，并主要集中在兩方面，一方面是高校教務部門需要對學生學籍進行有效管理，對新生學籍注冊、降級、休學、復學、退學、轉學和畢業等一系列科目，當學生發生學籍變動情況時，也需要將變動情況和需要繳費信息流轉給財務部門；另一方面就是根據財務部門提供欠費學費名單來開展學生注冊工作，對欠費學生也要對注冊情況進行核查，只有繳納學費后才能注冊學籍，如學生正在畢業年或者退學時也需要對是否有欠費行為進行核查，以此來加強學費管理質量，只有所有學費已經全部繳清才能辦理相關手續。

和學生工作管理部門數據互動 如高校涉及獎貸金評選工作，學生工作管理部門通常都是根據各院系推薦情況來開展工作，在對學生名單情況進行審核，在完成獎貸金評選工作后，也要將評選結果反饋給財務部門，當財務部門收到評選數據時，也會按照學生學費繳納情況來進行審核，只有確定學生沒有欠繳學費情況，才能正常發放，一旦發生學生有欠繳學費情況時，也會從獎金中直接予以扣除。

和銀行資金存儲數據互動 國內很多商業銀行資金管理工作都在向網上銀行方向發展，線下網點承擔的實際工作已經逐漸減少。目前，很多高校學費收繳工作都是和商業銀行合作，大多都是采用高校財務部門向合作銀行提供代收名單，而商業銀行直接從學生個人銀行卡進行代扣方式，但這種方式收繳學費所產生的數據信息并沒有實現三方互聯，高校財務部門并不能直接從合作銀行獲取收費記錄，大多都是通過在線下載或拷貝等方式來將學費代扣名單上傳給商業銀行，而銀行在完成代扣代繳工作后再將對賬單上傳給高校財務部門，這就造成繳費數據信息互動性不強，且數據格式也并沒有得到統一，很多高校財務部門還需要對數據格式進行重新錄入。

財務核算工作需求 學費管理系統是高校財務信息化系統重要組成部門，學費管理系統可以將學費繳納數據實現在線共享，但又具有一定的獨立性，特別是在財務核算工作時，是需要財務人員將學費收取情況進行全面核算，并明確到每一位學生，但以往學費管理方式需要財務人員編制記賬憑證，再根據記賬憑證信息來進行核算工作，而在信息化管理系統全面推進背景下，高校財務核算工作可以實現在線核對，并自動生成電子憑證。

高校財務管理信息化背景下學費管理系統擴展建設

數據統計分析模塊設計 高校在開展學費管理信息化系統建設過程中，應加大對數據收集、分類、處理和分析模塊建設力度，并根據高校學費管理特點，重點加強兩方面功能。一方面是按照班級、院系和類別來對學費應收、實收、欠費和欠費率方面數據進行分析，在制定出統一數據表格，這樣可以實現在線數據處理和分析工作，這可以給高校領導更加準確與清晰數據統計報表；另一方面是按照不同類別學費數據進行分析，重點對應當繳納學費數額、未繳納學費數額來進行分類，再通過系統自動生產曲線圖表，將高校學費管理數據曲線進行全面展示。

數據查詢模塊設計 學費數據查詢應當具備內外部查詢功能，以此來方便高校職能部門查詢學費數據，還能讓學生了解學費收取明細，但重點應集中在以下三方面：首先，學生基礎信息查詢功能，提供學生基礎信息功能，主要是學生學號、姓名、專業、班級等信息查詢；其次，學費收繳信息查詢功能，只需要提供學生的基礎信息就可以對學費繳納情況進行收集，還可以按照班級、專業、院系來進行整體查詢；最后，學生欠費查詢功能，這主要是屬于學生基礎信息、班級院系信息來進行查詢工作，可以對不同學生欠費情況進行深入查詢，高校也可以根據班級和院系學生欠費情況進行統計。

學生基礎信息變動模塊設計 學生基礎信息變動模塊主要針對學生個人版信息變化情況來進行在線操作，主要是教務部門通過功能權限設定方式，來授權給不同教輔人員信息變動權限，以此來實現專業、休學、復學、退學、轉學和畢業信息處理工作。而高校財務部門可以根據不同專業或類別來重新制定收費數據，將學費管理方式重點集中在學生信息上，以此來實現精準學費管理目標，這樣也能實現財務部門和教務部門高效互動，進而實現內部數據管理共享。

和銀行數據信息對接模塊設計 為實現高效完成學費扣繳工作，高校可以充分利用校園卡功能，來實現從不同商業銀行、微信、支付寶等渠道進行在線扣款。但這種學費管理系統也要與合作銀行系統及第三方支付進行連接，當高校財務部門將扣繳信息上傳后，商業銀行或第三方支付服務器就可以根據三方扣款協議來進行直接劃款，當扣款成功后，可以將這些扣款信息直接反饋給高校財務部門，學費管理系統也可以實時對這些數據進行處理，但實行這種學費管理模式，也需要從三方面來進行強化。首先，學生校園卡必須實名并綁定銀行卡及第三方支付，并按照學生個人習慣來增加或減少銀行卡數量，再和商業銀行及第三方支付進行數據對接，這樣才能確保可以執行在線扣繳學費；其次，高校必須在扣款模式上進行重新設計，尤其是在扣款和余額查詢功能上，當發生扣款不成功時，高校學費管理系統能及時獲取異常數據；最后，學費管理系統應定期對所有學費收取情況進行核對，再將申請扣款指令和對賬單進行逐一核對，當發生異常情況時，財務人員也應當針對情況來進行備注，這樣才能實現學費管理系統與銀行及第三方支付系統高效對接。

和校園卡系統數據對接 學費管理系統和校園卡系統應當實現數據交換，并主要集中在代扣和代繳業務，以此實現各種扣費數據查詢功能，這要求主管部門間進行在線數據互聯互通。學費管理系統可以將學生補助費用直接劃入校園卡，而校園卡系統也要具有儲蓄卡功能，再和校園卡綁定銀行卡進行數據修改，這樣就可以實現校園數據在線共享。

學生工作管理部門數據管理模塊 學費管理系統也要充分考慮學生工作管理部門工作需求，并重點加強兩方面功能設計，一方面是增加獎貸金數據信息反饋功能，這樣可以讓學生處登錄系統平臺就可以對實現獎貸金在線發放指令，而高校財務部門可以根據學費繳納情況來進行在線扣繳。另一方面是對學生住宿費管理功能，學生工作管理部門工作人員可以在線進行管理，對學生住宿數據和收費標準進行確認，系統就可以自動計算費用明細，方便財務部門收取相關費用。

財務數據核算功能模塊 學費是高校財務核算工作重要組成部分，學費非稅票據更是學生繳納學費主要憑證，而學費管理系統應根據財務核算需求而增加相關模塊設計工作，并對接電子票據系統，當學費已經繳納完畢后，系統就可以自動出具電子憑證，而財務人員可通過對電子憑證進行匯總后，就可以準確核對出學費繳納信息。

系統擴展模塊設計 在進行學費管理系統設計中，還要預留出足夠的擴展空間，這樣才能方便財務部門按照不同需求來增加或減少功能模塊，以此來不斷完善高校學費管理系統。學費管理系統功能可以隨著高校管理需求來實現更多更能擴展，這就要求學費管理系統在進行底層架構設計時，就預留出足夠擴展空間，這樣方便高校財務部門進行功能擴展和日常維護工作。

綜上所述，隨著高校財務信息化建設進程不斷加快，學費管理系統也應當進行優化和改革，這需要高校將涉及學費管理部門職能和工作重點進行深入研究，在設計學費管理系統時就增加不同功能模塊，以此來方便高校開展學費管理工作，全面提升高校信息化管理工作進程。

（作者單位：北京開放大學）