共享服務中心對企業財務管理的支持研究

劉書云

隨著數字經濟時代的繁榮發展，傳統的分散式財務管理模式在成本、效率、資源配置等方面存在著顯著的問題，尤其是隨著企業項目的增多和設計范圍逐漸擴大，更加需要完善、科學的會計業務體系對相關管理工作進行加持。共享服務中心的產生是一種新的財務管理模式，通過統一的財務流程和標準化的財務管理，可以大大簡化企業的財務流程并幫助企業做出更好的決策。本文通過對財務共享服務中心進行概述，分析了其積極作用和可能為企業帶來的風險，并給出了相應的對策，以供參考。

國家經濟的飛速發展推動了城市化建設的進程，對于企業現有的業務范圍和規模也起到了很大的推動作用。為了響應國家對于高質量、可持續發展的號召，企業應該充分利用數字技術和信息系統，為現有管理體系賦能。財務共享服務中心秉承現代化企業發展管理理念，將傳統財務管理業務集中化、規范化。然而作為一種新事物，企業如何在現有資源和能力背景下將共享服務中心的積極作用充分發揮，并降低其帶來的相關風險，值得企業和相關管理人員深刻思考。

企業財務共享服務中心概述

企業財務共享服務中心是指一個專門負責集中化處理企業內部各個部門的財務業務，并提供相關服務的機構。其主要以提高企業效益和降低成本為目標。在該共享服務中心中，企業可以集中處理各種財務業務，包括資金管理、會計及報告、稅務管理、采購付款和收款、合同管理等。通過統一的財務流程和標準化的財務管理，可以大大簡化企業的財務流程，提高工作效率，降低錯誤率，并且可以降低人力成本、軟件和硬件設施成本。該中心還可以為企業提供更高質量的財務服務，包括財務分析、行業比較和預算規劃等。通過使用最新的技術和工具，該中心可以提供準確、可靠和及時的財務數據，幫助企業做出更好的決策。

共享服務中心對企業財務管控的影響

降低企業運營成本 企業在日常運營中需要處理大量的財務相關業務，例如采購付款、資金管理、會計報告、稅務管理等。如果每個部門都獨立處理這些業務，則會造成信息孤島，重復工作，增加出錯的概率，而且每個部門還需要維護自己的財務系統，這將導致企業的運營成本不斷增加。但如果采用財務共享服務中心，可以極大地優化企業內部流程，從而降低企業運營成本。此外財務共享服務中心可以集中采購和協調供應商付款，降低企業采購成本。這是因為財務共享服務中心可以利用大量采購數量來談判更低的價格，并通過優化付款流程和時間來優化現金流，從而大大降低企業的采購成本，減少整體運營成本。由于財務共享服務中心可以共享財務軟件和硬件資源以更加集中地維護和更新軟件和硬件，從而減少企業內部IT支出。

提升企業財務風險控制能力 共享服務中心可以標準化企業內部各部門的業務流程，從而降低錯誤和風險的發生概率。例如，共享服務中心可以建立統一的票據管理流程，規范化財務收支業務流程，避免因為部門操作不規范而產生的風險。同時，運用該系統可以集中管理企業內部各部門的業務流程，實現資源的優化配置和流程的標準化，從而更好地控制企業的財務風險。企業可以在收支管理方面建立預算和核算制度，實時監控企業的收支情況，從而更好地掌握企業的財務狀況。與此同時提高流程標準化和集中化管理，提高企業的效率，從而降低財務風險。運用共享服務中心可以實現多個業務部門的核算和報表制度的自動化處理，避免人為因素造成的誤差和風險。

有助于企業整體戰略目標的實現 財務共享服務中心是企業內部的一種中心化機構，通過整合企業內部的財務資源和流程進行統一管理，并向各部門提供財務服務和支持。當企業建立財務共享服務中心后，可以通過優化資源配置和標準化流程，提高企業的效率，從而降低成本，提高競爭力。例如，企業共享服務中心可以建立統一的票據管理流程，實現自動化處理，避免了重復操作和人員誤差。還可以集中管理企業內部的財務信息和業務流程，從而更好地掌握企業財務狀況，做出準確的決策。此外，財務共享服務中心可以提高企業的財務透明度，向各部門提供財務信息和支持，幫助管理層更好地了解企業的財務狀況，做出準確的決策。具體而言，共享服務中心可以建立財務報表制度，實時更新企業財務情況，方便管理層掌握企業整體狀況，優化業務流程，提高企業的業務效率和服務質量，從而提升客戶滿意度，增強企業品牌形象。

企業運用共享服務中心的現存風險

人員流動性較強 首先，共享服務中心需要團隊成員具備高水平的技能和專業知識，但是這類人才在市場上的競爭力較強，很可能會被其他企業挖走。如果共享服務中心中的人員經常變動，那么企業將不得不面對成本的增加和效率的下降。其次，共享服務中心的技術人員往往擁有關鍵的知識和信息，如果經常流動，很可能會給企業帶來重大的損失。例如，共享服務中心中的人員可能會泄露企業的商業機密，或者不恰當地處理企業的財務數據，進而導致企業陷入法律風險。企業需要時刻保持對共享服務中心的管理，以確保人員的流動不會對流程和質量產生負面影響，因此對企業現有管理體系和管理流程提出了重大挑戰。

組織結構變更頻繁 企業在建立財務共享服務中心時，需要對其組織結構進行設計和規劃。然而，這種設計往往是根據當前的業務需求和組織狀況來制定的，而隨著業務的發展和組織的改變，財務共享服務中心的組織結構也可能會發生變化。這種變化可能是積極的，也可能是消極的。頻繁的組織結構變化可能會導致服務水平和質量的波動，進而會導致團隊的不穩定性和不確定性，從而影響服務的質量和效率。這種變化的頻繁發生還可能會導致財務共享服務中心與企業其他部門的協調和溝通難度加大，與其他部門的協調和溝通不暢，從而影響整個企業的運轉和效率。

工作流程變更風險較大 共享信息系統會對原有的工作流程和業務模式產生一定的影響，尤其是在初期的使用過程中，可能會引發一系列的變更。一方面，共享信息系統會對企業內部的信息流動模式、信息處理方式及其他相關工作流程產生影響。由于共享信息系統能夠將數據和信息集中管理，因此需要對原有的信息處理方式進行調整，從而適應新的信息系統的特點。這樣一來，企業的信息處理效率會得到提高，但同時也會對原有的工作流程產生影響，可能需要重新劃定各部門的職責和工作流程。另一方面，共享信息系統的運用還會對企業的數據安全和保護帶來挑戰。共享信息系統能夠方便地共享信息，但同時也可能會面臨數據泄露、數據安全等風險。企業需要加強信息安全管理，確保信息的安全，密切關注相關變更，并及時采取措施進行調整，以確保企業的正常運轉。

系統平臺建設阻力較大 企業內部不可避免地存在著一定的慣性。許多員工已經習慣了老的工作方式，新模式往往需要重新學習和適應，需要消耗時間和精力。而且企業文化和管理模式也對改變產生抵制，甚至是反感。此外，共享服務平臺系統的建設需要大量投入，包括人力、物力、財力等方面的資源，這對于有些公司來說難以負擔。同時，企業要考慮到新系統的維護與更新，需要不斷地投資和支持，才能將共享服務平臺系統建設成為企業發展的重要支撐系統。

針對性風險管控措施

優化人員配置，加大人才支持力度 企業運用共享服務中心的財務管理工作需要大量的財會人員來支持，因此，企業需要加大對財務人員的引進力度，招攬更多具有特殊技能的專業人才，以提高財務管理工作的效率和質量。與此同時，不斷加強財務人員的培訓和學習，提高財務人員的專業水平和技能，以適應不斷變化的市場需求和業務模式，進一步提升企業的競爭力。企業可以考慮引入專業的財務管理團隊或咨詢公司，以支持企業在財務管理方面的工作。這些團隊擁有專業的知識和經驗，可以協助企業優化財務流程，提高財務管理的效率和質量。

加強部門溝通協作，發揮共享服務中心協同作用 企業可以制定溝通機制和流程，明確溝通的渠道和對象，并規定溝通的內容和方式，以加強各部門之間的溝通和協作。在企業文化方面可以建立協作文化，鼓勵員工之間互相合作，分享信息和資源，以實現協同作用，提升工作效率和質量。借助共享服務中心的統籌效應和賦能屬性，將財務管理相關的工作集中管理，提高數據和信息的共享度，減少信息孤島現象，并提供更高效的服務支持。與之相適應的，企業可以建立數據共享平臺，將不同部門的數據和信息進行整合，提供財務管理工作需要的數據支持，減少數據冗余和重復工作，提高數據利用率。通過以上措施，企業可以加強部門溝通協作，發揮共享服務中心協同作用，提高財務管理工作的效率和質量，為企業的長期發展提供有力支持。

關注工作流程重點，實現流程再造 關于工作流程重點的把握上，企業應該逐一分析工作流程，找出問題環節，通過工作流程圖等方式清晰地了解流程中的每個環節，找出影響效率和質量的問題點。進一步地，相關部門和負責人員需要制定清晰的流程目標，例如縮短流程周期、提高效率、減少錯誤等，然后依據目標制定再造方案。企業可以將流程中一些重復性、標準化的工作交由共享服務中心負責，如采購管理、財務報表制作等，以減輕分支機構的工作負擔。最重要的一點，共享服務中心需要實現信息化管理，建立相關的信息化平臺，包括財務管理軟件、采購管理軟件、數據分析軟件等，以支持流程的規范化和標準化。通過以上措施，企業可以實現工作流程重點的關注和再造，進而促進共享服務中心對財務管理工作的更好支持，提高效率、降低成本、提高服務水平。

健全信息管理系統平臺，做好新舊內容對接 企業要健全信息管理系統平臺，首先需要確定平臺的需求和目標，明確其所承載的內容和職責，然后設計出相應的架構和功能模塊，建立數據交換和協同辦公機制，確保信息流通和安全性。在新舊內容對接方面，組織應該制定清晰的數據轉移計劃，明確數據來源、格式和內容，確定數據轉移的時間、方式和目標。對老數據進行歸檔整理，把重要的數據優先轉移，確保數據的完整性和準確性。同時對于重復性的老數據進行清理和去重，避免重復占用存儲空間。對新數據進行分類整理，建立良好的數據分類和命名規范，方便數據的管理和檢索。在系統平臺上建立數據集成和對接的機制，實現各個系統之間的數據傳輸和同步更新。采用標準數據格式和接口，確保數據的可讀性和互通性。與此同時，制定完善的培訓計劃，讓員工熟悉新系統的操作和功能，提高其信息化應用水平。同時定期進行技術更新和升級，確保系統的穩定性和可靠性。

綜合上述分析闡述，隨著現代數字和信息技術的飛速發展，共享服務中心對企業財務管理的支持和優化已經成為大勢所趨。這一過程在很大程度上提高了企業的管理水平和財務運營效率，有助于優化現有組織結構和降低企業運營成本，進而為實現組織整體戰略目標提供方向。企業應該充分發揮該途徑的積極作用，在最大程度上降低企業相關風險，實現共享服務中心為企業財務管理甚至是其他管理活動賦能的目標。

（作者單位：徐州市交通控股集團有限公司）