檔案庫房智能化管理的安全隱患及建議

［摘 要］目前，檔案庫房智能化管理工作的實(shí)施解決了傳統(tǒng)人工管理工作中存在的問題。許多單位開始運(yùn)用良好的管理方式，推動檔案庫房管理工作向智能化、自動化方向發(fā)展。基于此，文章結(jié)合實(shí)際情況，首先簡要分析研究背景，其次分析檔案庫房智能化管理工作中的安全隱患，最后提出檔案庫房智能化管理的建議，以期對相關(guān)部門的檔案管理工作有所幫助。

［關(guān)鍵詞］檔案庫房；智能化管理；安全隱患

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.20.057

［中圖分類號］G271；G270.7［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］A［文章編號］1673-0194（2023）20-0180-03

0? ? ?引 言

隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，企事業(yè)單位逐漸加大檔案信息管理方面的關(guān)注力度。另外，自新時(shí)期以來，信息產(chǎn)業(yè)以及知識經(jīng)濟(jì)逐漸成為社會發(fā)展的重要推動力，而檔案庫房智能化管理中的安全隱患也隨著時(shí)代的發(fā)展不斷增加。基于此，各單位必須重視檔案庫房智能化管理，提升工作人員檔案保管維護(hù)、收集整理以及利用服務(wù)等工作效率，促使檔案管理工作水平得以提升。

1? ? ?研究背景

1.1? ?新時(shí)代背景下檔案管理與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)相融合

近年來，隨著科學(xué)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，我國已經(jīng)進(jìn)入“互聯(lián)網(wǎng)+”的嶄新時(shí)代，在時(shí)代需求下檔案資源管理引入了互聯(lián)網(wǎng)和物聯(lián)網(wǎng)等先進(jìn)技術(shù)，檔案實(shí)現(xiàn)了“檔案館+智能化管理”的模式［1］。檔案管理通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)了多平臺的相互交融，實(shí)現(xiàn)了及時(shí)的檔案信息采集與實(shí)時(shí)反饋，促使電子檔案的資源優(yōu)勢得到充分發(fā)揮。

1.2? ?新時(shí)代對檔案庫房管理提出新要求

新時(shí)代無疑對檔案庫房管理提出了新的要求與任務(wù)，提高檔案歸檔、保管以及智能化管理水平無疑成為時(shí)代的要求［2］。因此，要建立檔案庫房智能化安全管理體系，使電子檔案和檔案密集架實(shí)現(xiàn)智能化安全管理；制定檔案庫房智能化安全管理的有效措施，使檔案管理系統(tǒng)或業(yè)務(wù)發(fā)生改變時(shí)，不需要修改或重新設(shè)計(jì)就能適應(yīng)用戶的變化需求。

2? ? ?檔案庫房智能化管理工作中的安全隱患

2.1? ?溫濕度調(diào)控方面

檔案在存儲過程中對庫房的溫度以及濕度有一定的要求［3］，因此，若基于智能化機(jī)制模式進(jìn)行思考，應(yīng)明確檔案庫房智能化系統(tǒng)中溫濕度主控操作的重要性。但由于系統(tǒng)中此部分工作未落實(shí)到位，系統(tǒng)在運(yùn)行過程中難以收集庫房溫度和濕度等方面的數(shù)據(jù)，造成系統(tǒng)內(nèi)所得出的結(jié)果不夠準(zhǔn)確，難以充分發(fā)揮其參考作用，影響了管理決策判斷的合理性。這就導(dǎo)致檔案庫房的溫濕度得不到合理控制，進(jìn)而影響檔案的存儲。

2.2? ?防盜及防火報(bào)警方面

在檔案庫房智能化管理工作中，防盜報(bào)警工作以及防火報(bào)警工作是同樣重要的［4］。首先，防盜報(bào)警系統(tǒng)作為檔案安全管理工作中的重要組成部分，可運(yùn)用防盜預(yù)警的方式，避免非法程序或黑客等不法分子入侵系統(tǒng)，有效避免在檔案資料存儲和應(yīng)用過程出現(xiàn)問題，以及重要的檔案資料不會被盜用。但由于部分單位的檔案庫房智能化管理工作存在不足，未加強(qiáng)防盜報(bào)警系統(tǒng)的維護(hù)，造成紅外探測器在安裝環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，無法實(shí)現(xiàn)檔案庫房的實(shí)時(shí)檢測，若存在入侵問題，系統(tǒng)也不會及時(shí)發(fā)送信息，控制臺無法獲取重要信息，進(jìn)而增加檔案管理工作中的安全隱患。

其次，部分單位的檔案庫房智能化管理工作中疏于對防火問題的考慮，防火預(yù)警方面的工作缺失，導(dǎo)致檔案庫房中的安全隱患增加，從而增加檔案庫房智能化管理工作中的問題。

2.3? ?消毒控制自動化方面

在檔案庫房智能化管理中，消毒工作經(jīng)常會被忽略，這使得很大一部分管理系統(tǒng)缺乏自動消毒控制功能，也沒有相關(guān)的控制模塊［5］。而消毒工作的缺失，會加劇檔案表層細(xì)菌滋生，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案被腐蝕。在此過程中，霉菌等對檔案腐蝕作用比較大的細(xì)菌滋生過程比較隱秘，所以當(dāng)霉菌滋生問題被發(fā)現(xiàn)時(shí)，檔案往往已經(jīng)被嚴(yán)重腐蝕、損毀，這極大地影響了檔案的存儲效果。

3? ? ?檔案庫房智能化管理的建議

智能檔案庫房安全保護(hù)采取的是模塊化建設(shè)模式，通過對模塊監(jiān)控和管理，同時(shí)對數(shù)據(jù)庫中的信息進(jìn)行采集與評價(jià)，并將信息納入檔案庫房統(tǒng)一管理，提升檔案庫房安全管理水平。在此過程中，也要根據(jù)實(shí)際情況，優(yōu)化配套的硬件設(shè)施，并做好定期檢修工作，讓檔案庫房智能化功能得以發(fā)揮，提升庫房智能化管理水平［6-7］。

3.1? ?健全溫濕度自動化控制機(jī)制

檔案庫房智能化管理工作實(shí)施過程中應(yīng)重視檔案庫房的濕度和溫度管理。首先，創(chuàng)建良好的檔案存儲環(huán)境，讓工作人員可以對當(dāng)前的檔案存儲條件進(jìn)行準(zhǔn)確的分析，并通過系統(tǒng)設(shè)置該區(qū)域內(nèi)的溫度和濕度，加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，為后續(xù)的檔案存儲奠定良好的基礎(chǔ)。例如，在檔案庫房內(nèi)合理應(yīng)用智能化管理系統(tǒng)，加強(qiáng)溫度采集設(shè)備的應(yīng)用，并安排專門的技術(shù)人員將設(shè)備安裝在檔案庫房的各個(gè)角落。運(yùn)用此種方式，可實(shí)現(xiàn)溫濕度的實(shí)時(shí)采集，以及溫度的自動化

控制［8］。

其次，基于溫濕度自動化控制機(jī)制進(jìn)行思考，通過庫房內(nèi)各級檔案的分類情況以及主系統(tǒng)的運(yùn)行方式，創(chuàng)建出一體化的作業(yè)模式，方便工作人員運(yùn)用正確的溫濕度采集手段，保證在遠(yuǎn)程操作環(huán)節(jié)不會出現(xiàn)問題，進(jìn)而有效控制庫房內(nèi)的溫度和濕度。為此，需要創(chuàng)建對應(yīng)的溫度以及濕度管理模塊，對在采集環(huán)節(jié)形成的溫濕度變化曲線進(jìn)行分析，讓該部分?jǐn)?shù)據(jù)信息能夠成為后續(xù)采集工作以及檔案存儲工作的輔助［9］。例如，通過除濕機(jī)、空調(diào)、溫濕度記錄儀、傳感器等設(shè)備與計(jì)算機(jī)的共同使用，健全檔案庫房智能化管理工作中的溫濕度自動化控制機(jī)制，確保在庫房內(nèi)部，通過相關(guān)設(shè)備的應(yīng)用可以增強(qiáng)檔案管理工作的安全性。

最后，結(jié)合溫度和濕度的采集狀況，讓工作人員運(yùn)用智能化控制系統(tǒng)，計(jì)算出檔案庫房內(nèi)溫度和濕度的標(biāo)準(zhǔn)值，通過多次對比，增強(qiáng)遠(yuǎn)程溫濕度調(diào)節(jié)工作的合理性。適當(dāng)加強(qiáng)調(diào)節(jié)裝置的應(yīng)用，定向?qū)ζ渲械臏囟群蜐穸冗M(jìn)行調(diào)整，抑或根據(jù)庫房內(nèi)的溫度和濕度的變化情況，系統(tǒng)可以生成日報(bào)表、月報(bào)表以及曲線報(bào)表，輔助管理人員開展相應(yīng)的控制工作，從而將檔案庫房內(nèi)的溫度和濕度控制在合理的范圍內(nèi)，降低對檔案庫房安全方面的影響［10］。

3.2? ?做好防盜及防火預(yù)警工作

在防盜、防火預(yù)警方面，為了落實(shí)好檔案庫房智能化管理工作中的防盜工作，應(yīng)在智能化管理系統(tǒng)中設(shè)置對應(yīng)的防盜組件，設(shè)置紅外探測器，確保其能夠覆蓋庫房內(nèi)的各個(gè)角落，并保證系統(tǒng)可以根據(jù)電子地圖中的內(nèi)容所指，執(zhí)行對應(yīng)的查詢操作，規(guī)劃出入侵人員的具體位置，使員工合理運(yùn)用控制臺，保證在電子地圖的追蹤以及監(jiān)控下，完成對應(yīng)的監(jiān)察工作。這樣就可充分發(fā)揮出檔案庫房智能化管理系統(tǒng)的防盜

作用［11］。

另外，可以考慮設(shè)置防盜門，并安裝相應(yīng)的智能化門禁裝置，同時(shí)運(yùn)用接觸式的電子門禁，保證工作人員在完成授權(quán)后進(jìn)行使用。這樣一來，則可根據(jù)工作人員的崗位進(jìn)行權(quán)限控制，只有特定的人員才可在系統(tǒng)中錄入身份信息，在完成授權(quán)操作后，則可將磁卡下發(fā)至職工的手中，有效避免檔案庫房出現(xiàn)無關(guān)人員。與此同時(shí)，在管理人員進(jìn)入庫房時(shí)，通過接觸門禁系統(tǒng)的應(yīng)用，保證控制系統(tǒng)能夠在此階段進(jìn)行實(shí)踐。另外，若存在未帶磁卡的情況，管理人員則可以通過身份驗(yàn)證的方式進(jìn)入庫房。

此外，也要重視庫房內(nèi)外的巡查工作，運(yùn)用異常情況模塊匯總的方式，整合出管理人員的日常巡查情況，并運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)渠道將當(dāng)日的庫房巡查報(bào)告發(fā)下去，通過實(shí)際情況的匯總，輔助檔案管理辦公室對不同層級管理人員的工作狀況進(jìn)行審查，一旦庫房內(nèi)出現(xiàn)異常現(xiàn)象，則可執(zhí)行對應(yīng)的安全管理計(jì)劃，從而確保檔案庫房的安全性。

在防火預(yù)警工作上，檔案存儲過程中防火工作占據(jù)關(guān)鍵位置，只有實(shí)行有效的防火計(jì)劃，才能避免檔案受到損壞，降低對單位的不良影響。為此，在執(zhí)行檔案庫房的智能化管理工作中，可在樓梯、走廊以及相關(guān)部位安裝相應(yīng)的探測器，讓其能夠與檔案管理人員的計(jì)算機(jī)相互連接，一旦發(fā)生火災(zāi)，探測器則會第一時(shí)間觸發(fā)聲光警報(bào)，使檔案管理人員能在短時(shí)間內(nèi)與單位其他人員進(jìn)行聯(lián)系。這樣一來，則可一鍵開啟滅火程序，保證火情不會蔓延。

總之，由于檔案庫房作為重點(diǎn)出入場所，相關(guān)單位要在檔案安全管理工作執(zhí)行過程中設(shè)置智能化門禁裝置和火災(zāi)探測器，這樣可落實(shí)防盜以及防火工作，保證不相關(guān)人員不能進(jìn)入檔案庫。據(jù)此，運(yùn)用智能化設(shè)備，則可完成對檔案庫房的雙重保護(hù)［12］。

3.3? ?開展自動化消毒控制計(jì)劃

為了避免細(xì)菌的滋生，單位還要在檔案庫房智能化管理中，提前做好自動化消毒控制工作，并強(qiáng)化智能化技術(shù)應(yīng)用。將消毒工作有效融入檔案庫房管理中，引導(dǎo)檔案管理工作人員正確、精準(zhǔn)地使用配套操作技術(shù)，充分發(fā)揮智能化系統(tǒng)的效用。為此，單位需要高效利用智能化系統(tǒng)收集到的環(huán)境信息，開展全面、系統(tǒng)的庫房環(huán)境分析工作，讓檔案管理工作人員能夠準(zhǔn)確掌握實(shí)際情況，選用科學(xué)的消毒控制

方案。

首先，增加智能化系統(tǒng)中臭氧消毒設(shè)備的配置，規(guī)劃出對應(yīng)的控制模塊，讓工作人員可以運(yùn)用遠(yuǎn)程操控的方式，確保庫房無人后，開啟臭氧消毒設(shè)備，并且運(yùn)用控制設(shè)備啟動操作和及時(shí)停止，讓每次工作記錄都能存儲起來，豐富主控制微機(jī)中的內(nèi)容，促使消毒工作能夠落實(shí)到位，增強(qiáng)檔案庫房智能化安全管理工作的有效性。

其次，可運(yùn)用虛擬化的方式，實(shí)現(xiàn)對庫房實(shí)體化的管理［13］。例如，可結(jié)合庫房的布局，掌握具體需要消毒的區(qū)域，運(yùn)用智能化系統(tǒng)完成虛擬還原操作，也就是說工作人員可以運(yùn)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)并結(jié)合庫房內(nèi)部的實(shí)際狀況，模擬當(dāng)前庫房的格局，確保相關(guān)內(nèi)容可以通過電腦屏幕呈現(xiàn)出來，避免在消毒工作開展過程中遇到過多的限制。

最后，可根據(jù)檔案的分類，設(shè)計(jì)不同的消毒區(qū)塊，基于不同的指令，實(shí)現(xiàn)對應(yīng)模塊的調(diào)動，運(yùn)用具有針對性的檔案管理方式，選取對應(yīng)的智能密集架，通過主控人員下達(dá)的指令，對需要消毒的區(qū)域進(jìn)行處理。同時(shí)，更應(yīng)監(jiān)控檔案的日常借閱情況，通過利用攝像機(jī)、報(bào)警器以及其他監(jiān)控設(shè)備聯(lián)合使用的方式，開展實(shí)時(shí)的監(jiān)控工作，整合檔案的借閱以及歸還方面的信息，從而運(yùn)用正確的反饋方式，保證消毒工作順利開展。

4? ? ?結(jié)束語

紙質(zhì)檔案是不可再生資源，一旦遭到破壞，將會造成不可挽回的損失。因此，單位應(yīng)當(dāng)在數(shù)字化、智能化檔案庫房建設(shè)和庫房安全管理等各個(gè)環(huán)節(jié)投入大量資金和精力，以保障檔案不會受到損壞。但檔案庫房智能化管理過程仍存在諸多安全隱患，主要在溫濕度調(diào)控方面、防盜及防火報(bào)警方面、消毒控制自動化方面。基于此，檔案庫房智能化管理過程中，要重視分析安全隱患，運(yùn)用多種保護(hù)措施，提高檔案安全水平，避免檔案出現(xiàn)損失。例如，在檔案庫房智能化管理過程中要做好溫濕度自動化控制、防盜及防火預(yù)警工作，以及開展自動化消毒控制計(jì)劃。總而言之，為順應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展要求，相關(guān)單位需要加強(qiáng)檔案庫房的維護(hù)以及智能化管理，運(yùn)用多種管理手段，提升檔案管理工作的安全性，確保檔案信息不被

泄露。

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［收稿日期］2023-04-22

［作者簡介］鄭嵐（1972— ），女，福建福州人，館員，主要研究方向：城市建設(shè)檔案。