區塊鏈技術在電子檔案管理方面的應用研究

摘 要：區塊鏈技術是一種用于驗證信息有效性的新興信息技術，已逐漸走入人們的視野，去中心化、不可篡改等的特點為電子檔案管理提供了新思路，滿足了人們電子檔案管理安全性的要求。文章針對當前電子檔案管理在真實性、完整性、安全性以及可用性等方面存在的問題，介紹了區塊鏈技術在電子檔案管理中的應用，希望對提高電子檔案管理有所幫助。

關鍵詞：區塊鏈技術；電子檔案；檔案管理

大數據時代，數據成為生產新要素，區塊鏈技術是當前提高數據可信度的重要手段，也是解決電子檔案管理一系列問題的有效手段。區塊鏈技術作為一種創新技術被廣泛研究，在電子檔案管理中的應用，滿足了電子檔案對安全性、真實性和長期保存等方面的需求，有利于提高檔案管理質量。

一、電子檔案管理存在的問題

為了推動“十四五”期間檔案事業高質量發展，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發了《“十四五”全國檔案事業發展規劃》，明確了電子檔案管理工作在“十四五”期間的主要方向，要加大電子檔案長期保存技術的研究力度，保障電子檔案的真實性、完整性、安全性以及實用性。但目前，電子檔案管理工作在這四個方面都存在一定的不足。

第一，電子檔案的真實性被質疑。大部分電子檔案是經過檔案館加工后形成，類似于紙質檔案或是原版檔案的復印版，以現在技術而言，若未采取安全技術保護，那么屬于“復印件”的電子檔案會在技術干預下即使被更改也不易被察覺，基于此，當前有很多人質疑電子檔案的真實性。除此之外，電子檔案在交換、存儲和管理過程中也會經常出現問題，且錯誤率高于傳統檔案管理。

第二，無法確定電子檔案是否完整。伴隨著收錄時間的延長，被分散存儲的電子檔案難以追本溯源，很難查清楚電子檔案的脈絡，也難以保障電子檔案附件信息是否完整，在收錄歸檔時是否包含全部信息。另外，由于電子檔案結構復雜、存儲方式多樣化，其內容容易丟失且難以尋回。除此之外，元數據也會影響電子檔案的完整性，若是元數據未設置合適的節點，就難以保障信息采集的完整性，最終影響電子檔案的完整性。

第三，電子檔案管理安全等級低。電子檔案以數據的形式被存儲在計算機內，雖然實現了檔案信息的共建共享，但安全性很難保障，在共享期間，電子檔案容易被惡意篡改或是破壞。當前，電子檔案的安全性成為密切關注的一點，導致電子檔案出現安全問題的原因包括人為影響，如借閱者操作不當、惡意篡改、安全制度不完善以及措施不到位等；病毒入侵，利用病毒傳播廣、影響力大以及具有潛伏期的特點，直接或間接破壞電子檔案的相關數據，以達到破壞電子檔案系統的目的；黑客攻擊，黑客出于某種目的，非法入侵網絡和系統，攻克防火墻，破壞電子檔案的完整性或是惡意更改檔案信息等。

第四，電子檔案是否可用。受第三方儲存媒介影響，若磁盤、磁帶等物理設備出現老化或是破損等問題，電子檔案的可用性將會受到質疑。電子檔案依靠軟件程序運作，若是第三方機構經營不善，軟件程序的維護將會成為一個難題，也同樣影響著電子檔案的可用性。另外，若是相關工作者操作不當，系統無法識別指令、讀取文件，就會受限系統工作機制，電子檔案是否可用將會再一次被討論。

二、區塊鏈技術在電子檔案中的應用體現

1.在檔案收集、歸檔環節的應用

區塊鏈技術在檔案收集、歸檔環節的應用主要體現在捕獲真實、完整檔案數據上。首先，通過借助區塊鏈技術的非對稱加密技術以及智能合約，自主收集元數據信息的同時，能夠對收集到的信息初步篩選和鑒定，將重復、多余的信息排除在外，以保障收集有價值的檔案信息。其次，將有價值的檔案信息交給相關部門，由相關部門利用非對稱加密技術對其加密處理，合格后再儲存。最后，在共識機制的作用下，加密處理后的檔案信息會被保存在特定區塊中。

在利用區塊鏈技術收集和歸檔檔案數據的環節中，檔案管理機構相關負責人需要制定和明確電子檔案信息的收錄標準。同時，在元數據各節點收集和記錄數據的工程中，要不斷強化數據的標準化水平和規范程度，還要保障元數據節點適宜，確保每個節點都能夠完成對應數據的收集和記錄工作。另外，找尋電子檔案管理與區塊鏈技術的關聯點和融合點，不斷在電子檔案管理中找尋區塊鏈技術的應用機會。除此之外，定期評估區塊鏈技術，以評估結果為參考做好工作的下一步部署。

2.在檔案流轉、管理階段的應用

在檔案流轉的過程中，電子檔案的安全性備受關注。在該階段主要是利用區塊鏈技術進一步強化傳輸過程中的數據安全，主要體現在加密算法和方位數字簽名的應用上。

一方面，需要維護核心環節，防止數據丟失、破損或是失竊。利用區塊鏈技術做好電子檔案信息安全的基礎保障工作，維護線上操作系統，避免其中的元數據數據庫、檔案編輯工作站等核心環節出現問題，而影響電子檔案數據安全。為了避免數據丟失或是被竊取，應將電子檔案數據異地備份處理，如將電子檔案數據上傳一份到云儲存空間，還可以利用加密算法全程加密處理電子檔案信息，使各環節的檔案數據全程處于加密狀態，以避免電子檔案數據在某個環節被竊取。

另一方面，完善區塊鏈環境下線上電子檔案系統的權限機制。將系統中的電子檔案按照價值的大小、使用場所等標準分類，并將訪問權限分配給不同需求、不同等級的用戶，對于重要的電子檔案可以設置禁止訪問，避免造成重要數據被破壞或是丟失。建立區塊鏈長效應用機制，構建電子檔案信息共建共享平臺，完善電子檔案存儲標準，重視數據備份，延長在區塊鏈環境下電子檔案系統的應用周期。

區塊鏈技術在前端控制和全程管理中具有一定的操作空間。從文件的形成、系統的設計入手，擴展文件管理的邏輯結構，以實現前端控制。受管理方式不同的影響，電子檔案管理工作很難被安排到具體管理部門的工作中，也就是說，通過形成部門管理電子檔案可行性不高。區塊鏈技術為解決這一問題提供了可能。以區塊鏈技術為依托構建電子檔案管理系統，通過管理相關電子文件的方式管理檔案，在一定程度上能夠提高電子檔案的管理質量和水平。

以區塊鏈技術為依托，嘗試構建線上管理系統是一種新的嘗試。作為基礎構建單位，區塊被用來記錄元數據信息，而塊體被用來記載主題，即針對上個區塊內容的審批意見以及處理結構等。在每個區域、每個節點都存在一個元數據，當文件在區域內被保存后便會形成特定的哈希值，利用哈希值與下個區域相連接，從而形成了電子檔案管理的鏈條。在電子文件形成后，會利用塊式信息處理辦法處理區域內的元資料，并在存檔后形成電子檔案。靜態和動態的元數據都會被存儲在區塊內形成數據集，如檔案利用人信息、調用時間和被利用次數等動態數據都會被儲存其中，以此實現電子檔案的全過程處理。

3.在挖掘檔案價值、提供服務中的應用

首先，利用區塊鏈技術創新電子檔案的利用服務方式，可以利用區塊鏈多節點的特征，挖掘各節點相互配合下電子檔案數據產生的價值。利用智能合約以及識別機制，構建資源平臺，多渠道整合信息資源，實現集成化管理，提供集成式檔案服務等；其次，提供個性化檔案服務。利用區塊鏈技術根據用戶需求在各節點上獲取所需信息，拉近用戶和電子檔案之間的距離，點對點式服務有利于提高電子檔案的利用率。

基于區塊鏈技術的智慧合約，有利于提供全自助利用服務。雖然當前部分檔案館已經向用戶提供了全自動利用服務，但局限于發布可供查詢的電子檔案目錄，用戶依舊無法了解電子檔案中的具體內容。除此之外，當前檔案館提供的全自動利用服務還受限于地域以及網絡等，從實質的角度講，當前的全自助利用服務屬于半自助范疇。

利用區塊鏈技術，以智慧合約為依托，最大限度地體現全自治和全自動，同時，各節點中的合約內容具有一致性，也就是說，當用戶與系統發生交互請求時，簽訂的智慧合約會被傳輸到每個節點中。系統能夠根據使用者要求自動操作并處理時間，根據使用者請求將對應的電子檔案以傳輸或是打印的方式提交給使用者。

以區塊鏈技術為依托向使用者提供的全自動利用服務，不需要人為監督工作，最大限度地節約了人力成本的同時，智慧合約在中間發揮著協調作用，保障了雙方的可信度。技術賦能電子檔案管理，使得電子檔案管理質量和水平有了大幅度提升。但由于區塊鏈技術在電子檔案管理中的應用處于初期階段，使得技術的應用存在兩面性，相關工作人員需要從客觀的角度分析是否需要信任該技術。同時，也要不斷推動二者的有機結合，在電子檔案管理中彰顯區塊鏈技術的優點。

4.在提高存證效力中的應用

在互聯網背景下，各種病毒、黑客技術興起，電子檔案的數字證書很容易在被攻擊的情況下出現問題，從而影響電子檔案的有效性，難以保障電子檔案的真實性。基于此，有必要通過分散式管理提高電子檔案的可信度。

電子檔案是一種需要被歸檔保護的電子文件，需要有電子防偽技術證明其真實性和可用性。當前，主要是通過中心機構簽發數字證書的方式為電子檔案提供保障。但是，由于當前采用集中管理的方式控制數字證書，并且，當前網絡環境復雜，受威脅因素較多，因此，希望通過利用區塊鏈技術構建起有效保障電子檔案可信度和真實性的保障體系，實行分散管理，以提高安全性。

在體系中，每個節點都需要記錄數據信息，并將記錄的數據資料傳輸到下個節點中，確保每個節點的數據資料是實時更新的。采用同一種驗證方法設置鏈條上的全部節點，意味著在驗證全部節點后才能夠訪問電子文件和電子檔案內容，同樣也意味著若是有不法分子侵入系統更改電子檔案信息，他就需要先入侵全部節點后才能展開后續工作，降低了集中管控為電子檔案安全性帶來的風險，有效保障了電子檔案內容的真實性、安全性和完整性。另外，由于每個節點充當著磁盤的角色，每個節點中的數據資料相當于電子檔案原件的一次備份，即使某個節點被惡意入侵，其中的檔案資料難以辨認是否被篡改，其他的節點依舊能夠提供一份完整的檔案，因此，區塊鏈技術在電子檔案管理中的應用提高了存證效力。

三、電子檔案管理中有效應用區塊鏈技術的方式

1.協同合作，利益共享

區塊鏈技術與電子檔案管理工作的有機結合涉及多方參與主體，如政府部門、檔案管理機構和區塊鏈技術經營企業等。為了在電子檔案管理中有效化應用區塊鏈技術，維系多方參與主體的利益，有必要鼓勵參與主體協同合作，建立區塊鏈技術產業鏈，力爭在參與主體的共同努力下，推動檔案管理工作順利開展。

（1）明確主體責任，實現利益共享。在區塊鏈產業鏈中，政府承擔著優化頂層設計、出臺政策規劃以及宏觀調控的責任；（2）區塊鏈技術企業承擔著技術研究、開發和維護的責任；（3）檔案管理機構承擔著運行區塊鏈技術，完成電子檔案管理的責任。參與主體之間相互配合，才能夠利用區塊鏈技術高質量完成電子檔案管理工作，實現利益最大化。

2.加大研究，攻克難關

區塊鏈技術在電子檔案管理中處于初步應用階段，仍有很多問題需要解決，其中，最為主要的是缺乏核心技術支持。在技術更新迭代速度不斷加快的時代，相關領域要加大研究力度，圍繞真實性、安全性、完整性和可用性攻克關鍵技術研究難關，為電子檔案管理帶來新技術。電子檔案的安全性一直備受關注，在攻克技術難關時，要重點關注安全技術的研究情況，利用哈希值算法找出有效提高安全性的方法，研究出性能卓越的防御技術。除此之外，將傳統技術與新興技術深度融合，利用傳統技術和新興技術的優勢彌補電子檔案管理的不足，提高電子檔案管理質量。

3.建設體系，構建共享新模式

一方面，標準體系對電子檔案的長期保存和管理具有重要意義。構建區塊鏈技術標準體系要以政府為主導，在正確解讀文件的基礎上，與科研機構協同制定體系標準，探索區塊鏈技術與電子檔案管理的關聯點，推動二者深度融合，將區塊鏈技術應用于電子檔案管理實踐中。

另一方面，構建共建共享新模式，促進電子檔案信息共享，解決信息閉塞的問題，為提高電子檔案信息利用率提供信息支持。堅定檔案管理機構的主導地位，并與多方主體通力合作，共同構建共享新模式，不斷利用區塊鏈技術強化電子檔案管理，挖掘檔案價值，將電子檔案信息與用戶和多方主體對接，根據用戶需求提供針對性服務，提高用戶滿意度和對電子檔案的認可度。

4.培養復合型人才

人才是“十四五”期間推動電子檔案管理高質量發展的重要資源。區塊鏈技術在電子檔案管理中的應用，迫切要求相關領域創新人才培養模式，向市場提供“區塊鏈+檔案”模式的復合型人才。區塊鏈技術與電子檔案管理工作相結合，不僅要求管理人員掌握區塊鏈技術相關理論知識，還要求其掌握基礎管理理論和知識。一方面，開展專業知識的系統化教學，讓在崗人員的專業水平滿足崗位需求，能夠在區塊鏈領域起到支撐作用；另一方面，與高校等人才培養基地對接，制定科學合理的人才培養方案，保障輸出的人才符合區塊鏈崗位要求，降低畢業生在崗二次學習的可能性。

四、結論

區塊鏈技術作為新興技術在電子檔案管理中具有很高的應用價值，但尚處于起步階段，亟須相關領域加大研究和推廣力度。在實踐中，推進區塊鏈技術與電子檔案管理深度融合，利用去中心化、不可被篡改等優勢提高電子檔案的可信度，推進電子檔案管理水平不斷提高，最終帶動整個檔案事業高質量發展。

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（作者單位：鄄城縣機關事業單位績效測評中心）

作者簡介：肖迪（1990—），女，漢族，山東鄄城人，本科，館員，研究方向：檔案管理。