信息化視域下高校檔案管理工作研究

文/哈爾濱醫科大學圖書館 燕珊

高校檔案是指高校在開展教學、科研、管理等工作過程中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是高校檔案工作的重要組成部分。高校檔案工作具有數量大、價值高、來源廣泛等特點，做好高校檔案工作能夠為高校的發展提供重要的資料支持。隨著信息技術的飛速發展，越來越多的高校開始重視對信息化技術的應用，加快了檔案管理工作的信息化進程，給傳統的檔案管理方式帶來巨大沖擊。高校領導層必須高度重視高校檔案管理信息化的建設，不斷優化檔案管理方式，提高檔案管理的效率。

一、信息化管理建設原則

（一）標準化、規范化。檔案信息化建設的基礎是標準化、規范化。隨著高校規模不斷擴大，學生人數不斷增多，紙質文件的數量急劇增加，這給檔案管理工作帶來巨大壓力，尤其是在處理電子文件時，經常出現不規范的情況。為了保證電子文件的質量和規范性，需要高校檔案管理部門根據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國計算機信息系統安全保護條例》《電子文件歸檔與管理規范》等相關法律法規制定出符合實際情況的電子文件歸檔、電子文件管理、電子檔案信息資源共享等相關制度，規范高校電子文件歸檔和電子檔案管理工作，實現高校電子文件收集、整理、歸檔等全過程的規范化和標準化[1]。

（二）保密性、安全性。高校檔案是高校組織或個人在各項活動中形成的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，具有較高的價值，能夠為高校發展提供重要的參考依據[2]。因此，在高校檔案管理工作中，必須堅持保密性和安全性原則。按照相關規定要求對檔案信息進行收集、整理、歸檔、保管和提供利用，確保檔案信息的真實性和完整性。

（三）利用性、效益性。高校檔案是一種不可再生的重要資源，具有價值高、來源廣泛、數量巨大等特點，高校檔案在促進高校的發展過程中發揮著重要作用。高校檔案信息化建設，以信息技術為基礎，對傳統檔案管理方式進行優化，通過利用信息化技術將各類資源整合到一起，實現檔案信息化管理，提高了高校檔案信息資源的利用率，最大限度發揮高校檔案的價值和作用。檔案管理信息化，保證方案利用方便快捷的同時，節省大量人力物力，從而帶來一定的經濟和社會效益。

二、系統的實現

（一）數據層。是整個系統的基石和整合數據存儲的核心。用戶在客戶端發出指令后，通過展示層與業務邏輯層的處理，到達數據庫層進行數據的查詢、修改以及刪除等操作，最終在客戶端進行展示和反饋，如圖1 所示[3]。用戶可以按照自己的需要查詢數據，對數據庫中的數據進行排序、篩選、篩選等操作，還可以對數據進行打印、備份和恢復。

圖1 系統架構

（二）業務邏輯層。業務邏輯層主要是按照用戶的需求來編寫一些業務邏輯，起到連接數據層和展示層之間的橋梁作用，也可以存儲系統的功能模塊。比如，當用戶登錄時，該系統會自動生成一個用戶名、密碼等信息，然后由業務邏輯層根據用戶的需求生成一個表單，用戶輸入表單中的信息后，就可以將該信息傳遞給展示層，也可以將表單中的信息傳遞給數據層，然后由數據層進行處理。

（三）展示層。系統展示層主要是由用戶登錄界面、瀏覽界面、管理模塊界面組成，用戶登錄后可以在該平臺上進行瀏覽，如需查詢資料，可以直接在這個平臺上進行搜索。在管理模塊界面中，主要包括用戶管理、檔案管理、權限設置等內容。

（四）客戶端。客戶端是用戶在使用該系統時最直接的軟件，當用戶打開這個界面時，系統會自動進行一些測試，以保證用戶的使用效果。同時，也可以對用戶進行一些操作，當用戶完成操作后，會自動彈出下一步操作的提示。

三、高校檔案信息化管理建設思路

（一）檔案資源數字化。隨著信息技術的發展，高校檔案管理工作已經開始向數字化、網絡化方向發展，這也為高校檔案資源數字化奠定了堅實基礎。數字化是將檔案信息轉化為數字形式的過程，數字檔案資源是指具有較高利用價值的各種檔案信息，比如文字、圖片、視頻等。高校檔案管理部門可以將所有保存在計算機硬盤中的檔案信息進行統一收集，并建立電子檔案數據庫，從而實現對檔案信息資源的管理。同時，為了更好地發揮高校檔案資源的價值，可以將所有數字檔案信息進行統一分類，并將其按照一定標準進行編號[4]。利用統一的數據標準和格式對數字檔案信息進行存儲與管理，并將其上傳至互聯網，方便用戶對其進行檢索和利用。

（二）管理過程智能化。檔案管理是一個過程，應該以“智能化”為建設思路，在“智能化”的基礎上實現高校檔案管理的“綠色化”發展。通過建立統一的檔案管理平臺，實現檔案數字化，對不同來源、不同載體的檔案進行集中存儲、集中管理、統一利用，推動高校檔案管理從傳統管理方式向現代化管理方式轉變。實現檔案信息存儲網絡化。通過建立電子文件歸檔和電子檔案管理系統，實現電子文件與紙質文件同時歸檔和電子文件與紙質文件同時保管，推進高校檔案的無紙化辦公。

（三）庫房環境自動化。庫房環境自動化建設的目標是使檔案庫房環境達到自動化，解決檔案庫房環境不穩定、溫濕度不可控、消防安全等問題。通過先進的環境監測設備，對庫房內溫濕度進行實時監測，當庫房內溫濕度超出設定的范圍時，及時啟動消防設備對庫房內進行降溫除濕處理[5]。檔案管理系統主要由檔案管理系統軟件和檔案管理系統硬件兩部分組成。檔案管理系統軟件實現對檔案管理工作的監控、檢索、存儲和利用等功能。檔案管理系統硬件主要包括智能溫濕度監測系統設備、智能空氣凈化系統設備、智能安全防范系統設備等，通過這些設備實現對高校檔案的自動采集、傳輸和控制，使得高校檔案的自動化管理更加便捷，提高了高校檔案的工作效率。

（四）檔案服務信息化。傳統的高校檔案管理方式主要是紙質版文件的傳遞，實現檔案數字化之后，高校檔案信息以數字化的方式呈現，便于用戶檢索信息，從而實現對高校檔案信息資源的充分開發、利用，切實將高校檔案信息資源轉化為現實生產力[6]。檔案服務信息化具備以下優勢：1.實現電子文檔與紙質文檔的雙向轉換。高校檔案管理部門可以利用信息技術建立一個電子文檔中心，將傳統的紙質文檔轉換為電子文檔，同時利用網絡將電子文檔傳遞給用戶，既保護了原始文檔，也提高了文檔利用率。2.實現數據信息共享。在檔案管理工作中，存在著大量的數據信息需要進行共享。例如高校領導干部任免、職稱評定等方面的數據信息；科研人員申請項目、成果鑒定等方面的數據信息；師生畢業、就業等方面的數據信息等。這些數據均屬于非結構化信息，此過程中需要將紙質文件轉化為電子文件，通過網絡進行傳播，才能實現數據共享。

四、信息化視域下高校檔案管理工作的優化策略

（一）加強領導，提高認識。為了提高高校檔案管理工作的效率，實現檔案管理工作與高?，F代化建設的協調發展，就必須加強對檔案管理工作的領導，提高對檔案管理工作重要性的認識[7]。首先，高校必須將檔案管理工作列入學校整體工作規劃之中，將檔案管理作為學校重點項目進行規劃和建設。其次，高校應結合實際情況建立檔案管理機構，明確相關部門和人員的職責權限，確保檔案管理工作有序進行。高校還應該將檔案管理工作作為學校辦學水平和辦學能力的重要考核內容之一，定期進行檢查和督促。

（二）增加經濟投入，增加軟、硬件設施?，F階段，隨著網絡技術的不斷發展，在檔案管理工作中，檔案管理人員也開始逐漸利用網絡技術完成檔案管理工作。但是就當前的情況來看，大多數高校檔案管理工作依然使用紙質文檔，這就導致檔案信息管理不規范，甚至出現丟失的情況。因此，為了提高高校檔案管理工作的整體水平，就必須增加經濟投入，增加軟件、硬件設施。高校應該將檔案管理工作的硬件設施列入學校經費中，為其提供充足的資金支持，對硬件設施進行定期維護和更新。

（三）強化線上職能，關注個性需求。高校檔案管理部門需要通過對線上職能的強化，來有效提高檔案管理工作的實效性。在檔案管理工作中，線上職能包括：利用信息化手段開展檔案資源整合和共享，同時也包括對不同需求的用戶進行個性化服務[8]。具體而言，就是要在確保電子文件安全性的基礎上，將各類型的電子文件進行整理和歸檔，并將其整合到一個統一的電子平臺。然后對不同用戶的個性化需求進行分析，進而對電子文件進行合理分類。還可以結合用戶需求，為不同用戶提供多種服務。

（四）優化線下服務，擴大自助范圍。為使高校檔案管理工作能夠獲得良好的發展，就必須結合實際情況，對線下服務進行優化。高?？山Y合實際情況，對紙質檔案的管理模式進行創新和改變，并不斷擴大自助范圍。這樣不僅能夠提升檔案管理工作的效率和水平，也能減少人力成本的投入，為高校發展提供便利。總而言之，在信息化時代背景下，高校要想實現檔案管理工作的良好發展，就必須注重線下服務的優化。

（五）引入法治觀念，重視人員培養。高校檔案管理工作中的人員不僅包括檔案管理人員，還包括檔案信息安全工作人員，因此高校應該加大對檔案管理人員和信息安全工作人員的培訓力度，使其明確信息化時代背景下檔案管理工作的重要性[9]。通過開展培訓活動，不斷提高檔案管理人員和信息安全工作人員的專業素質和專業能力，為其后續工作的開展提供有力保障。例如可以邀請高校檔案管理領域專家舉辦講座，同時組織高校檔案管理人員和信息安全工作人員參加相關培訓活動等。此外，在開展培訓活動時，高校還可以采用分組學習的形式，讓不同部門的相關工作人員相互交流、相互學習，在提高自身專業能力的同時也增強了團隊協作能力。高校應該將法治觀念引入到檔案管理工作中去，并通過加強法治教育，來提高高校檔案管理工作者和信息安全工作人員的法治意識。

（六）提升安全意識，強化信息安全。信息安全是高校檔案管理工作的重要內容，因此高校必須提升安全意識，強化信息安全預防措施，強化網絡基礎應用系統安全建設[10]。首先，在對檔案進行收集、整理、分類以及歸檔時，要做好信息保密工作，防止由于人員失誤造成信息泄露。其次，要對檔案管理人員進行專業培訓，使之掌握網絡安全專業技能，通過安裝殺毒軟件對設備進行查毒、殺毒和攔截惡意代碼等措施，定期對系統進行安全維護，保護計算機網絡環境安全，確保高校檔案信息的安全性。最后，要制定完善的管理制度和流程，建立科學合理的檔案管理制度體系。同時，還要加強對檔案安全設備和設施的配置與管理。

五、結語

綜上所述，高校檔案管理工作是學校各項工作的基礎，也是衡量一所高校辦學水平和辦學能力的重要依據。在新時代背景下，高校檔案管理工作必須適應社會發展的需要，利用信息技術提高檔案管理工作的信息化水平，進而推動高校教育事業的可持續發展。因此，高校在進行檔案管理工作時，就必須認識到信息化建設對于檔案管理工作的重要性，并積極采取相應的優化措施，如加大資金投入力度、加強對信息化技術的應用、健全信息化系統以及構建檔案信息安全保障體系等，有效提升高校檔案管理水平，從而為高校教育事業的可持續發展奠定堅實基礎，也為實現我國教育強國目標提供有力支持。