數字化時代 城建檔案對標現代化管理的對策研究

摘 要：隨著信息技術的快速發展，中國已經全面進入數字化時代。相較于傳統的檔案管理而言，數字化時代的到來為城建檔案對標現代化管理提供了更大可能，城建檔案的管理方式、方法和內容都在發生著極大改變。城建檔案逐漸由紙質檔案轉變為電子檔案，管理信息化水平顯著提升，還可以通過互聯網絡獲取更多所需信息。文章立足于數字化時代大背景，闡述數字化時代背景下優化城建檔案管理的意義，指出城建檔案管理中面臨的問題，并從嚴格管理程序，做到規范管理、捋清工作思路，強化人才支撐；加快數字化建設，對標現代管理等三個方面提出針對性的解決對策，以期為數字化時代城建檔案對標現代化管理提供參考。

關鍵詞：數字化；城建檔案；現代化管理

城建檔案作為見證城市發展的重要資料，詳細記錄了一個城市發展的各個節點和重要決策，對于城市的發展具有重要的學習參考價值，尤其是信息技術高度發展的數字化時代，為城建檔案對標現代化管理提供了極大可能，這將大幅提升城建檔案的綜合利用效率，有效提升城建檔案的綜合應用范圍，并能夠進一步加大城建檔案的科學保管力度，確保城建檔案的管理更加科學持久。數字化時代的到來，需要進一步優化城建檔案管理模式，及時轉變傳統城建檔案管理“重藏輕用”的狀態，為中國城鎮化和智慧化城市建設發展提供更高質量的服務。

一、數字化時代城建檔案對標現代化管理的意義

1.可以實現城建檔案的科學管理

數字化時代的到來，不但改變著人們的生產生活方式，還影響著整個社會發展的進程，通過加快推進城建檔案數字化建設，優化城建檔案管理流程，不僅能夠實現城建檔案長久存放，還能有效提升城建檔案的管理使用效率，更好地滿足社會發展對城建檔案的綜合應用需要。以往收集的城建檔案以紙質版居多，存在占地大、難管理、難查找等問題，而且紙質檔案因其特有的脆弱性，長期暴露在空氣中容易被酸化，進而導致檔案損壞或缺失。同時，由于受外界因素影響，如火災、頻繁借閱、遷移等都容易造成城建檔案的丟失或被泄露，這也是傳統城建檔案管理存在的主要弊端。在數字化時代發展背景下，對城建檔案實施現代化管理，能夠借助現代化的技術設備設施和手段數字化處理傳統的紙質檔案，并上傳至專用的城建檔案存儲設備或數據庫中，通過智能終端實現對城建檔案的自動歸檔，這樣既能提升城建檔案的安全性，也能有效提升城建檔案查找、借閱、保存、遷移和管理效率。

2.可以提高城建檔案利用效率

傳統的城建檔案管理模式主要將收集的紙質檔案分類歸檔后，統一存放于檔案室中，但隨著城市的快速發展，城建檔案數量也在快速增加，想要查找一些存放時間過長的檔案需要花費大量的時間，且工序煩瑣。而通過數字化建設的現代檔案管理系統，可以根據現實需求隨時查閱城建檔案資料，打破了傳統城建檔案查閱方式的時間和地點限制，既提升了城建檔案查閱的便捷度，也節省了不必要的勞務開支，大幅提升了城建檔案的綜合利用效率。如果所需資料過多，經過數字化建設的現代檔案管理系統，可以實現對所需資料的精準查找和批量打印，極大節約了所需城建檔案的打印和查找時間。此外，在城建檔案現代化管理過程中運用數字化手段，可以實現一次投入、多次產出，不僅能節省大量的檔案存儲空間，還能節約大量的檔案管理經費，如人工管理成本、后期維護成本、建筑成本等。

3.可以實現城建檔案資源共享

隨著信息技術的不斷成熟，我國已經迎來了數字化建設的黃金時期，數字化建設已經遍及人們生產生活的各個角落，并逐漸改變著人們的日常生產生活習慣。城建檔案管理隨著數字化時代的到來，逐漸由傳統檔案管理向現代化管理轉變，通過數字化建設，可以充分發揮城建檔案現代化管理的資源共享特點，各地區可以通過專用的數字化平臺實現城建檔案的跨區域傳閱，用戶能夠更加方便地獲取工作所需的城建檔案資料，進而為地方城市建設提供更多可行性參考。此外，城建檔案作為城市發展過程中保存的重要社會資源，不能單純將城建檔案作為資料來保存，應該結合時代發展需求，建立科學、安全的城建檔案現代化共享機制，切實發揮城建檔案的時代作用，讓需要借助城建檔案學習的人有資料可查，更好地推動城市的建設和發展。

二、數字化時代城建檔案對標現代化管理存在的問題

1.對城建檔案管理認識不充分，缺乏規范管理

城建檔案管理工作作為城市建設和發展的重要組成部分，對城市發展的科學布局起著借鑒參考價值。并且，這些城建檔案將伴隨整個城市規劃、建設和管理的各個階段，能為城市改造、城市管理和房屋產權辦理提供可靠依據。城建檔案還記錄著整個城市的發展歷程，對編撰城市發展歷史、傳承歷史文化起著重要作用。隨著社會的發展，城建檔案管理工作也逐漸被社會關注，但公眾對城建檔案管理的具體內容和在城市建設過程中發揮的作用還缺乏有效了解。同時，在收集城建檔案時存在操作不規范、收集覆蓋范圍不夠全面等問題。比如，在現有的城建檔案資料中，主要以地面及以上的建筑資料為主，涉及地下管網的相關資料相對較少，并且收集到的地下管網數據主要為設計單位和建設單位提供的施工圖紙資料，施工過程中開挖的樣洞情況、實地記錄以及各種拆遷的方案、會議記錄、復原情況等方面的資料收集較少，而從事建設的相關部門主要注重自己相關資料的收集，對于該項驗收和移交的相關資料的收集則偏少。此外，在城建檔案的分類存放上存在錯放、漏放等問題，如一些配套的政策法規沒有規范化存放在綜合類檔案中，部分檔案甚至缺少項目實施的會議記錄、規劃文件和公示文件。

2.城建檔案管理思路不清晰，工作方式落后

為了規范檔案管理工作，我國相繼出臺了檔案管理的配套法規和辦法，為各行業的檔案管理提供了基本的法律支撐。但對從業人員的管理、檔案制度的修訂、工作責任的落實、檔案監督檢查、檔案管理信息化建設以及現代管理制度的建設等一系列工作都缺乏完善的配套細則作為支撐。因此，想要確保城建檔案管理工作有法可依、有據可循，必須修訂和完善涉及檔案管理的法律法規，以便更好地為城建檔案管理提供清晰的工作思路。此外，為加快推進我國檔案管理信息化建設，實現檔案管理的現代化轉型，國家相繼出臺了許多新的檔案管理辦法，但就現階段城建檔案管理的整體發展情況來看，現有的城建檔案大多數還是以紙質檔案為主，數字化、信息化以及現代化的城建檔案管理模式還未正式建成，很難滿足現代城市的建設發展需要。

3.城建檔案信息化建設滯后，查閱手段單一

隨著我國城鎮化建設步伐的加快，城建檔案數量正快速增加，現有城建檔案從業人員已經很難適應城市現代化建設需要，亟須引進先進的現代化檔案管理系統來推進城建檔案工作的開展，逐步實現城建檔案的數字化歸檔和檢索，進而才能確保城建檔案建設更好地滿足城鎮化的建設發展需要。此外，由于絕大多數城建檔案是紙質檔案，尚未真正建成數字化的城建檔案現代化管理體系，很多城建資料的查閱都需要采取人工查找的方式，但由于崗位人手有限，而城建檔案的項目種類繁多，導致每份資料的查找都需要消耗大量的人力和時間，工作效率很難提升。同時，城建檔案的綜合利用水平不高，無論是城建公司，還是涉及需要查閱城建檔案的單位或個人，大都只會在需要時去簡單查閱所需資料，利用率低最終產生的結果就是很難發現城建檔案管理存在的問題，優化城建檔案查閱工作的相關措施也就很難推行。

三、數字化時代城建檔案對標現代化管理的對策建議

1.嚴格管理程序，做到規范管理

嚴格規范的城建檔案管理程序是數字化時代城建檔案對標現代化管理的重要抓手。在日常的城建檔案管理工作中，要抓住數字化建設的發展契機，在現有檔案管理法律法規和規章制度的基礎上，出臺城建檔案管理對標現代化管理的各項細則，為城建檔案數字化管理提供制度保障。要全面做好城建檔案的監督管理工作，作為主責主業的城建檔案館要主動與市級檔案執法機構和重點項目管理機構對接，專項檢查重點城建項目，采取實地考察與資料檢查相結合的方式，全面指導資料的完整性、檔案存放室的安全性（包括防潮、防火、防盜設施）、城建檔案的編制，確保建設單位在工程實施過程中能按照城建檔案的存檔需求對項目檔案開展收集、整理、保管和數字化處理等工作，全面提高重點城建項目檔案移交的工作效率，并為重點城建項目檔案后續的綜合利用奠定基礎。要完善城建檔案的移交流程，規范城建體系的檔案管理程序，將項目檔案的規范化管理貫穿于城建項目規劃許可、施工許可以及竣工驗收等全過程。城建檔案館的管理人員要定期深入城建項目施工單位，開展城建檔案業務指導，并對城建項目資料收集整理人員開展技術交流培訓，確保各施工單位的城建項目資料收集人員，能夠在施工中按照城建檔案的要求，全面收集和規范化整理項目涉及的城建檔案資料，為城建檔案館提供完整、齊全的永久存檔資料。要進一步完善對城建電子檔案的監督管理，全面加強對城建電子檔案的積累、鑒定、著錄以及歸檔等各環節的監督、檢查和指導，確保歸檔電子文件完整、真實、有效和安全。在工作過程中要不斷修訂和完善城建電子檔案的歸檔標準，進一步規范城建電子檔案的存檔要求和流程，確保所有歸檔的城建電子檔案保持原始性、真實性。此外，要加強對城建檔案的技術支撐，采用文檔加密、專機專用和技術防備份、防寫以及防復制等手段，確保城建電子檔存儲、傳輸的安全性和保密性。

2.捋清工作思路，強化人才支撐

城建檔案館要結合社會發展需求及時調整城建檔案的工作重點和策略，有針對性地對城建檔案資源實行收集、分類、歸檔和整合，主動服務社會發展需求，充分發揮城建檔案的綜合價值。城建檔案工作人員應主動深入城建項目施工單位，開展城建檔案指導工作，將城建檔案收集歸檔工作走在前面，提高城建檔案存入城建檔案館的規范性和科學性。同時，要充分借助城建檔案數字化、信息化建設的發展契機，綜合利用互聯網技術將館藏的“死檔案”轉化為“活信息”。對于城建檔案的查詢，可以采取線上提前預約、線下窗口查詢或現場自助查詢等方式，為查詢主體提供便捷的城建檔案查詢服務，實現城建檔案的多元化、高效率運用，切實發揮城建檔案服務城市建設的作用。要加強城建檔案專業人才隊伍建設，采用人才引進方式招聘高素質的專業檔案人才，采用交流培訓的方式提升現有檔案從業人員的專業素養，努力為城建檔案對標現代化管理，提供一批懂業務、懂技術、安全保密意識強的復合型人才，確保城建檔案從業人員能夠熟練掌握現代化的城建檔案管理技能，為城建檔案的數字化、信息化轉型提供人才支撐。此外，要切實發揮城建檔案館的專業作用，定期對城建項目實施單位檔案管理人員開展業務方面的交流培訓，給他們提供專業的業務指導，確保城建項目施工單位對城建檔案的收集、整理更加科學、規范。

3.加快數字化建設，對標現代管理

隨著我國城市化建設速度的不斷加快，查閱城建檔案的人數也隨之快速增加。而傳統紙質檔案由于紙張性質的限制，經過高頻查閱使用極易出現檔案破損問題，最終導致這些檔案出現保存缺失，因此，加快城建檔案數字建設變得尤為迫切。作為城建檔案館，要積極出臺館藏檔案由紙質化向數字化、信息化轉化的詳細方案，并組織專業人員有計劃、分階段掃描、分類、入冊、歸檔館藏紙質城建檔案，及時將紙質檔案轉變為電子檔案，提供更加快捷的查閱服務。要充分結合數字化、信息化的時代發展需求，加快推進城建檔案的數字化網絡平臺建設，并借助網絡平臺做好城建檔案的宣傳和服務工作。一方面，要借助城建檔案網絡平臺直觀展示城市由舊轉新的變化，讓人們能夠更加深入地了解城市發展的歷史演變；另一方面，要充分發揮城建檔案網絡平臺的服務陣地作用，為城建單位和城建檔案館之間搭建溝通橋梁，并建立起完善的數據連接體系，切實發揮城建檔案的社會價值，更好地指導城市建設和發展。此外，要充分發揮城建檔案現代化管理的現代服務功能，制定科學、規范的城建檔案信息分類管理辦法和標識符編碼，按照涉及主體的不同，構建詳細的城建檔案分類體系，從而實現數字化城建檔案資源的快速檢索和精準定位，更好地為建筑物所有權人查閱利用、仲裁和訴訟調查取證、建筑施工單位借鑒參考以及可研報告撰寫、專題調研、專著出版等，提供便利的城建檔案查詢服務。

參考文獻：

[1]于 寧.基于大數據背景下的智慧城市數字化檔案管理[J].蘭臺內外，2023（05）：25-27.

[2]劉浩軒.新時期城建檔案數字化管理的優化對策探討[J].文化產業，2023（03）：31-33.

[3]王偉國.城建檔案管理數字化建設問題的思考[J].蘭臺內外，2022（26）：22-24.

[4]梁國秀.當前城建檔案對標現代化管理的差距與建議[J].經濟師，2022（10）：250-251.

[5]張改梅.數字化時代背景下城建檔案管理體系的建立與完善[J].未來城市設計與運營，2022（09）：76-78.

[6]田 超.城建檔案數字化建設面臨的問題及對策思考[J].未來城市設計與運營，2022（07）：75-77.

[7]韓 雙.城建檔案數字信息化建設管理探討[J].信息系統工程，2014（12）：62.

[8]賴宇凌.信息化新時代對于城建檔案電子化的思考[J].辦公室業務，2014（23）：71-72.

[9]傅政權.新形勢下城建檔案管理數字化建設探討[J].科技創新與應用，2015（21）：277.

[10]曾云云.對城建檔案管理的數字化建設的思考[J].管理觀察，2015（13）：39-40.

[11]姚鳴蕾.探索城建檔案“三位一體”管理——以太倉市建設檔案館為例[J].檔案與建設，2015（06）：77-80.

（作者單位：濱州市住房保障和房產服務中心）

作者簡介：張曉東（1976—），男，漢族，山東濱州人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。