數字化技術在規劃 和自然資源檔案管理中的適用性評析

摘 要：數字化時代背景下，各個行業領域都開始數字化轉型，規劃和自然資源檔案管理開展數字化建設是必然的趨勢。通過應用數字化手段，在保證規劃和自然資源檔案完整性、準確性的同時，可以確保規劃和自然資源得到合理、有效的開發利用。基于此，文章分析了規劃和自然資源檔案的特征、數字化應用的意義以及數字化應用與規劃和自然資源檔案管理之間存在的適用性問題，并結合問題提出了幾點優化策略，以期提升數字化應用的適用性，更好地發揮現代化技術的優勢，提高自然資源檔案的管理水平。

關鍵詞：數字化；規劃和自然資源檔案；管理；適用性

數字化技術的出現和發展，給規劃和自然資源檔案管理提供了有力的技術支持，使檔案管理人員的工作效率有了較大的提高，減輕了檔案管理人員的工作壓力。但是，目前在數字化技術實際應用中，還存在一些問題，降低了規劃和自然資源檔案數字化管理的適用性。因此，為促進數字化在規劃和自然資源檔案管理中的有效運用，本文針對規劃和自然資源檔案管理數字化建設中的問題，提出了具體的解決方法。

一、規劃和自然資源檔案管理特征及數字化管理的意義

1.規劃和自然資源檔案管理的特征

規劃和自然資源檔案是自然資源管理部門在相關業務處理過程中產生的各種載體形式的檔案資料，具有重要的價值。采取專業的方式和手段管理這些有價值的檔案資料，不僅能有效提高檔案利用率，還能為自然資源的合理開發利用提供參考依據。規劃和自然資源檔案管理具有明顯的特征，主要包括保密性、豐富性和長期性。

（1）保密性

規劃和自然資源檔案涉及的內容較多，且內容涵蓋范圍較大，其中有部分檔案資料與國家安全、國家利益密切相關，因此，規劃和自然資源檔案管理工作人員要做好有關檔案資料的保密性工作，這是檔案管理人員的重要職責之一。此外，隨著現代信息技術在規劃和自然檔案管理工作中的應用，雖然有效降低了檔案管理的難度，促進了檔案信息的共享，但也在一定程度上加劇了規劃和自然資源檔案信息管理的風險性與復雜性，一旦出現檔案信息被泄露，很可能會造成不可估量的損失。

（2）豐富性

《國務院機構改革方案》提出組建自然資源部，其主要職責為：監管資源自然開發利用和保護，建立空間規劃體系并監督實施，履行全民所有各類自然資源資產所有者職責等，拓寬了規劃與自然資源檔案管理的范圍。同時，對規劃和自然資源檔案的類型開展具體分類，包括文書類、實物類、科技類、會計類等諸多檔案類型，進一步擴大了規劃和自然資源檔案管理的范圍。

（3）長期性

由于規劃和自然資源檔案涉及的內容較多，管理范圍廣泛，因此，做好檔案管理工作并不是一蹴而就的，需要投入較多的人力、物力和財力資源。因此，規劃和自然資源檔案管理具有突出的長期性特征。當然，規劃和自然資源檔案形成后也會有長期的使用價值和效用，對檔案管理人員而言，可充分利用其展開自然資源實際狀況的分析研究。

2.檔案管理中數字化應用的意義

在規劃和自然資源檔案管理工作中，數字化技術的應用具有重要意義，主要體現在以下幾個方面。

（1）提高檔案資源利用率

目前，我國規劃和自然資源檔案資料的利用率較低，一定程度上造成了資源浪費。要想改變這樣的情況，需要采取更為有效的管理方式，確保規劃和自然資源檔案得到合理、充分的利用。通過規劃和自然資源檔案管理數字化建設，可更加直觀地展現規劃和自然資源檔案利用的現狀，可以優先整理、分析未利用的資源，達到合理利用資源的效果。從長遠來看，檔案資源的有效利用，可以更好地發揮自然資源檔案管理部門的宏觀調控作用，更好地提高自然資源開發和保護工作的規范性。

（2）強化對檔案資源的保護

規劃和自然資源檔案管理的對象為紙質檔案，而紙質檔案的保存期限是有限的，且容易受到外界一些不可控因素的影響，不利于保存。通過大數據平臺分析、處理和儲存檔案數據，可以使檔案數據信息具有共享性的特征。同時，通過數字化平臺，人們可以更加方便地查詢檔案數據，且不會對規劃和自然資源檔案數據造成任何損害，有效保護了檔案數據的完整性。

（3）有效解決紙質檔案占據空間大的問題

我國具有比較豐富的自然資源，若采用傳統的手段開展規劃和自然資源檔案管理，需要耗費較長的時間和較多的資源。通過數字化管理平臺，可以在有效整合自然資源檔案數據基礎上，大量儲存檔案，可以有效節省自然資源檔案存儲的空間，解決紙質檔案占據空間較大的問題。

二、在規劃和自然資源檔案管理中應用數字化技術存在的問題

1.缺少資金支持

隨著機構改革不斷深入，進一步擴大了自然資源規劃的范圍，也加大了檔案管理的難度。面對這樣的情況，需要運用數字化技術手段，實現檔案信息的快速收集、整理、存儲、分析等。但從實際情況來看，由于缺少充足的資金投入，使得整體數字化建設進程緩慢，弱化了數字化技術在規劃和自然資源檔案管理中的實際作用。另外，因為缺乏足夠的資金支持而出現不能及時更新硬件設備設施，影響了數字化技術應用的效果，不利于提高檔案管理的水平。

2.管理制度不完善

任何工作的開展，都需要制度的支持。從實際情況來看，關于規劃和自然資源檔案管理的制度并不完善，對于檔案的保管、歸檔、利用等方面缺少明確的規定，在缺少統一工作標準的情況下，很容易導致檔案管理工作陷入混亂的狀態，不利于保證檔案信息的準確性和完整性。檔案制度要求不明確、不規范，阻礙了檔案數字化建設的進程。

3.專業人才匱乏

數字化技術在規劃和自然資源管理中的應用，對檔案管理人員提出了更高的要求，其不僅要具備扎實的檔案管理技能，還要熟練掌握數字化技術的應用。但從實際情況來看，自然資源檔案管理部門缺乏高素質、高水平的檔案管理人才，現有的檔案管理人員專業知識單一，對現代信息技術的應用不熟練，難以滿足檔案數字化建設和發展的要求。同時，還存在檔案管理人員工作積極性不高的問題，影響了檔案數字化建設的進程，阻礙了規劃和自然資源檔案管理工作質量的提高。

4.面臨較大的安全風險性

數字化技術的應用，面臨著檔案信息安全這一突出問題。比如由于忽視網絡安全方面的建設，使得檔案信息處于不安全狀態，容易遭受破壞，難以保證檔案信息的完整性和真實性。同時，在實際的檔案信息共享過程中也面臨著較大的威脅，可能會遭受外部攻擊，導致重要的數據信息被篡改，難以恢復至原本的狀態，這對規劃和自然資源檔案管理工作的開展產生了不利的影響。

5.檔案利用率較低

從實際情況來看，由于受到各方面因素的影響，檔案利用率較低。首先，在數字化建設過程中，并未結合工作人員高效獲取數據資源的需求，構建完善的共享平臺，影響了檔案資源的共享和利用。其次，未構建完善的數字化檔案管理平臺，檔案管理效率較低，影響了檔案資源的使用。最后，檔案管理人員不重視數字化建設，影響了數字化技術的應用，從而導致檔案資源利用效率不高。

三、數字化技術在規劃和自然資源檔案管理中適用性的策略

1.加大資金投入

要想有效推進規劃和自然資源事業的發展，必須做好檔案管理的工作，這需要順應時代發展的需求，重視數字化技術在規劃和自然資源檔案管理中的應用，加大資金方面的投入，推進規劃和自然資源檔案管理的數字化轉型升級。需要注意的是，有必要通過增加預算的方式管理檔案數字化建設資金，并不斷優化支出結構，為檔案數字化建設提供充足的資金保障，推進規劃和自然資源檔案管理的數字化轉型發展。此外，規劃和自然資源管理部門也應在強化資金預算管理的基礎上，加強檔案數據庫建設，完善檔案服務形式，切實提高檔案服務的效率和質量，從而為規劃和自然資源管理等工作的開展提供有力的保障。

2.完善檔案管理制度

自然資源檔案管理部門應不斷完善檔案管理制度，有效約束工作人員的行為，提高檔案管理工作的規范性。在制度完善過程中，應圍繞“數字資源建設為核心，安全管理為保障”的管理思路，結合檔案法及其他有關檔案管理的法律法規，完善檔案管理的收集、歸檔、保管、保密等制度，進一步強化檔案制度的建設。當然，也要加大制度的執行力度，應嚴格執行檔案借閱、查閱和復印制度，在檔案借閱、查閱、復印時，一律要求出示個人有效證件等相關證明材料，并履行登記手續，確保檔案業務規范化、制度化。只有將制度落實到實際工作中，才能發現其中存在的不足，由此，才有可能有針對性地完善和提升管理制度內容的科學性、合理性。另外，在制度完善過程中，也應圍繞數字化管理的需要，不斷增強工作人員檔案數據獲取的能力，促進檔案資源的共享。通過上述措施，使檔案工作從原本“收攤子”管理向“開放式”利用轉變，從“封閉式”管理向“開門式”服務轉變，真正將“死檔案”變成“活信息”。

3.積極引進高素質、復合型人才

任何行業的發展都離不開專業人才的支持。首先，明確檔案管理職責。規劃和自然資源檔案具有豐富性、綜合性、保密性、共享性等諸多特征，在促進經濟建設和社會發展方面有著重要的作用。自然資源檔案管理部門應當明確檔案管理分工，通過成立檔案管理領導小組，明確分管領導、專職檔案員及其檔案管理職責。將檔案收集、整理、規定、管理等各個工作環節的責任細分，并配置專職檔案管理人員，負責開展檔案的收集、整理、歸檔、查閱等工作，并配備獨立的檔案庫房，完善計算機、空調、機房供電、消防、安防、監控等基礎設備設施。其次，要積極引進檔案管理方面的復合型人才，保證數字化技術在檔案管理工作中能夠有效應用。引進的人才應具備扎實的專業技能和豐富的工作經驗，能夠及時針對檔案管理過程中存在的各種問題采取有效的解決措施。再次，加大對現有檔案管理人員的培訓教育，重點開展計算機操作能力的培訓，使檔案管理人員能熟練應用計算機做好基礎性工作，提高其素質，增強工作能力。最后，重視檔案管理人員的培訓考核，將檔案數字化技術的應用納入人員考核體系之中，考核檔案人員培訓的效果，只有通過考核的人員才能上崗工作，并給予其相應的物質和精神獎勵。

4.加強檔案信息安全建設

為提升檔案信息的安全性，應當在檔案數字化建設過程中，重視網絡安全。首先，應安裝防病毒軟件，避免計算機系統遭受黑客、病毒的攻擊，影響檔案數據信息的完整性和安全性。其次，要重視培養檔案人員的安全意識，制定有效的安全管理制度，采取有效的措施保障檔案信息的安全。最后，做好檔案數據的備份工作，根據檔案重要程度分類保管各類檔案，并設置對應的保護措施及系統訪問的權限，增強檔案系統的防護能力，有效保障檔案數據的安全。

5.提高檔案資源使用效率

首先，構建“一張圖”的檔案數字化管理與服務機制，通過規范配置數字化基礎設施，確保網絡信息安全。在這一基礎上，完成涉及國土“三類”檔案數字化管理信息整理，通過對檔案開展整理、編目及全文數字化，提高檢全率和檢準率，減少群眾查閱檔案等待的時間。針對無法實現數字化管理的檔案，根據統一標準，裝訂、入盒，做到分類歸檔。檔案在城市建設、精準脫貧、法院訴訟、房產交易等領域和活動中均有重要的參考依據，應充分發揮規劃和自然資源檔案的作用，更好地服務于各項建設事業的開展，服務人民群眾。其次，要加快構建信息資料共享平臺，使相關人員能實時獲取所需的檔案資源，促進檔案資源的共享，有效提高規劃和自然資源檔案利用率。在檔案數字化建設過程中，不斷完善共享平臺的功能，尤其是平臺的查詢、統計功能。同時，明確專門管理人員負責收集上傳數據，實行數字檔案資源等及時整理、更新，實現實時動態化展現，每年也要投入一定的經費，逐步完成存量檔案數字信息采集，全面優化檔案管理功能。最后，還需要不斷提高信息化建設水平，完善檔案數據庫的建設，對文書、建設用地、不動產登記業務、聲像類等檔案細分類別，在此基礎上數據化轉化各類檔案，形成檔案數據庫。還要做好硬件和軟件系統的購置工作，構建統一完善的大數據檔案管理平臺，為促進規劃和自然資源檔案高效、便捷利用，圍繞檔案的服務作用探尋更多利用途徑。例如，可通過建立民生檔案協查模式，群眾可申請查詢相關檔案，實現“數據跑”代替“群眾跑”，從而有效提高規劃和自然資源檔案的使用效率。

四、結語

綜上所述，在機構改革背景下，要深刻認識到規劃和自然資源檔案管理工作的重要性，應加大檔案管理方面的政策支持力度，并摸清數字化技術在規劃和自然資源檔案管理中應用的問題，針對其中存在的問題，通過采取加大數字化建設資金投入、完善檔案管理制度、積極引進高素質技能人才、強化網絡安全防護及提高檔案使用效率等措施，不斷優化和完善檔案管理工作的條件和手段，推動新時期檔案管理工作服務重點上更準、服務質量上更高、服務方式上更優，為全面深化資源管理體制改革奠定良好的基礎。

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（作者單位：重慶市巴南區規劃和自然資源局）

作者簡介：代麗華（1983—），女，漢族，重慶人，本科，副研究館員，研究方向：檔案文獻資料編撰以及檔案信息化建設。