淺析數字化掃描在醫院病歷檔案管理中的應用

時峰 王麗娜 張麗 魏建海

摘 要：病歷檔案是醫療機構非常重要的信息資源，記錄了患者的診斷、治療和病情等關鍵信息。然而，傳統的紙質病歷檔案存在著管理不便、易丟失、占用大量空間等問題。隨著信息技術的快速發展，醫院病歷檔案數字化掃描管理已成為現代醫院信息化建設的重要組成部分。數字化掃描管理可以將紙質病歷檔案轉化為電子文件，實現病歷的快速檢索、共享和保存，不僅提高了醫院的工作效率，也為患者提供了更好的醫療服務。基于此，文章從多個維度淺析數字化掃描在醫院病歷檔案管理中的應用，以此促進醫院病歷檔案管理工作的數字化轉型實踐。

關鍵詞：數字化掃描；醫院病歷；檔案管理

病歷檔案數字化掃描是現代醫療機構的必要工作，提高了檔案存儲和管理效率、減少了空間占用以及提高了數據安全性、促進了信息共享和協作。在數字化掃描的過程中，醫療機構需要選擇合適的掃描設備設施和軟件，并建立相應的數據管理系統。數字化掃描后的病歷檔案對醫療服務質量、信息共享和協作、病歷信息的安全性、存儲和管理成本等方面都有積極的影響和優勢。因此，病歷檔案數字化掃描是醫療機構提高信息化水平和服務質量的重要手段。

一、數字化掃描技術原理及其局限性

1.數字化掃描技術原理

數字化掃描技術對于現代社會發展具有重要的意義。隨著科技的不斷發展，數字化掃描技術已經廣泛應用于各個行業和領域。數字化掃描技術可以將紙質文檔、照片、圖畫等轉換為電子格式，方便存儲、管理和分發。數字化掃描技術是通過掃描設備將紙質文檔等物理介質轉換為數字信號的過程。主要包括以下幾個步驟：（1）光學掃描：掃描設備通過激光或LED光源照射到紙質文檔上，反射光線經過透鏡系統聚焦到光敏傳感器上。光敏傳感器接收到光信號后，將其轉換為電信號。（2）信號轉換：電信號經過模數轉換器（ADC）轉換為數字信號。ADC將電信號分割為若干個離散的幅度值，形成數字化的數據。（3）數據處理：數字信號經過處理器實現分析和處理。可以去除噪聲、增強圖像的對比度、調整圖像的亮度和色彩等。（4）數據存儲：處理后的數字信號可以存儲在計算機硬盤、光盤、U盤等存儲介質上，也可以通過網絡傳輸到其他設備或系統。

2.數字化掃描技術局限性

數字化掃描技術雖然具有許多優勢，但也存在一些局限性：（1）成本較高：數字化掃描技術需要專門的掃描設備和軟件支持，成本較高。對于一些小型企業和個人來說，可能難以承擔。（2）影像質量受限：數字化掃描技術的影像質量受到掃描設備和原始文檔的限制。如果原始文檔質量較差，掃描后的影像也會受到影響。同時，掃描設備的分辨率和調整參數也會對影像質量產生影響。（3）版權和法律問題：數字化掃描技術可能涉及版權和法律問題。例如，掃描和復制受版權保護的文件可能涉及侵權問題。在應用數字化掃描技術時，需要遵守相關的法律法規。（4）兼容性問題：不同的數字化掃描設備和軟件之間可能存在兼容性問題。不同廠家的掃描設備可能使用不同的格式和接口，導致文件的互通性受限。同時，不同的掃描軟件可能對文件的處理方式和功能有所差異。

二、數字化掃描在醫院病歷檔案管理中的技術分類及應用方法

1.數字化掃描在醫院病歷檔案管理中的技術分類

（1）光學字符識別（OCR）技術：OCR技術可以將掃描的圖像文件轉化為可編輯的文本文件，提高了病歷信息的利用率和可讀性。（2）圖像處理技術：圖像處理技術可以對掃描的圖像展開去噪、增強和壓縮等處理，提高了圖像的質量和存儲效率。（3）數據加密技術：為了保護病歷信息的安全性，醫院可以采用數據加密技術對病歷文件展開加密和解密，防止非法獲取和篡改。（4）數據存儲技術：醫院可以選擇合適的數據存儲方式，如數據庫、云存儲等，以確保病歷信息的安全性和可靠性。

2.數字化掃描在醫院病歷檔案管理中的應用方法

（1）掃描設備的選擇。掃描設備是實現數字化掃描的核心工具，常見的掃描設備包括掃描儀和文檔攝影機。掃描儀通常采用CCD或CMOS傳感器，能夠將紙質檔案高分辨率轉化為數字圖像。文檔攝影機則通過拍攝方式獲取檔案圖像，適用于一些難以放入掃描儀中的特殊檔案。而醫院病歷數字化掃描需要使用掃描設備將紙質病歷轉化為電子文檔。常見的掃描設備包括掃描儀、多功能一體機等。在選擇掃描設備時，需要考慮掃描速度、分辨率、雙面掃描功能等因素，以滿足醫院病歷數字化掃描的需求。

（2）掃描軟件的選擇。掃描軟件是將掃描設備獲取的圖像轉化為電子文檔的關鍵工具。常見的掃描軟件包括OCR（光學字符識別）軟件和PDF（便攜式文檔格式）軟件等。OCR軟件可以將掃描圖像中的文字轉化為可編輯的文本，方便后續的信息檢索和處理；PDF軟件可以將掃描圖像轉化為高度可壓縮的電子文檔，方便存儲和傳輸。

（3）數據管理系統的建立。數字化掃描后的病歷需要統一的分類、索引和管理。為此，醫療機構需要建立相應的數據管理系統。數據管理系統可以包括病歷管理軟件、數據庫和網絡存儲設備等。通過數據管理系統，醫療機構可以對電子病歷分類、索引和檢索，提高信息管理的效率和精確度。

三、數字化掃描在醫院病歷檔案管理中的應用優勢

1.提高醫院病歷檔案管理效率

傳統的病歷檔案管理方式是將紙質病歷文件存放在柜子中，這種方式存在很多問題，如存儲空間有限、查找速度慢、易丟失等。而數字化掃描技術可以將紙質病歷文件轉換為數字格式的文件，通過存儲在計算機系統中，解決了傳統方式的種種問題。醫院可以通過掃描設備掃描紙質病歷文件，并將掃描得到的數字圖像存儲在計算機系統中。通過這種方式，醫院可以將大量的紙質病歷文件轉換為數字格式。傳統的紙質病歷檔案管理方式需要大量的人力和時間，而數字化掃描技術可以大大提高病歷檔案管理的效率。通過數字化掃描技術，醫院可以將紙質病歷文件轉換為數字格式，提高了存儲空間的利用率，減少了查找病歷文件的時間。此外，通過建立索引系統，用戶可以快速找到所需的病歷數據，進一步提高了病歷檔案管理的效率。

2.減少人工操作

數字化掃描技術可以減少人工操作，降低了錯誤發生的概率。在傳統的病歷檔案管理中，人為操作的錯誤是難以避免的，可能導致病歷數據的丟失或錯誤。而通過數字化掃描技術，可以將人工操作的環節減少到最低，減少錯誤發生的概率，提高病歷數據的可靠性。

3.提高病歷數據的安全性和可靠性

數字化掃描技術可以提高病歷數據的安全性和可靠性。一方面，數字化掃描技術可以加密和備份病歷數據，確保數據的安全性；另一方面，數字化掃描技術可以減少人為操作的錯誤，提高了病歷數據的可靠性。例如，在紙質病歷文件管理中，由于人為操作的失誤，可能會導致病歷數據錯誤或丟失。而通過數字化掃描技術，可以避免這些問題的發生，提高了病歷數據的可靠性。

4.方便病歷檔案信息的共享與交流

數字化掃描技術方便了病歷數據的共享與交流。通過將病歷數據轉換為數字格式，醫院可以通過計算機網絡實現對病歷數據的共享。數字化掃描技術還可以方便醫院與其他醫療機構的數據交流。數字化掃描技術不僅可以將紙質病歷文件轉換為數字格式的文件，還可以索引和檢索病歷數據。醫院可以通過對病歷數據展開標注和分類，建立索引系統，方便用戶檢索病歷數據。例如，可以根據患者的姓名、就診日期、病歷號等信息建立索引，用戶可以通過輸入相應的檢索條件，快速找到所需的病歷數據。此外，數字化掃描技術可以方便病歷數據的共享和交流，如不同科室的醫生可以通過網絡共享病歷數據，提高醫療服務的質量和效率；當患者需要轉院時，原醫院可以通過將病歷數據轉發給目標醫院，方便目標醫院對患者的診斷和治療。

四、數字化掃描在醫院病歷檔案管理中的應用流程

醫院病歷檔案的數字化掃描是一項復雜而重要的工作。首先，在開展數字化掃描時，需要做好前期準備，包括準備好掃描設備和制定掃描標準；其次，在掃描過程中，需要按照一定的操作步驟，保證掃描的質量；再次，在掃描完成后，需要開展質量控制和文件管理，確保病歷的準確性和完整性；最后，可以拓展后續的應用范圍，提高病歷檔案的利用價值。通過數字化掃描，可以提高醫院病歷檔案的管理效率，減少紙質病歷的存儲空間，實現病歷的電子化管理和共享。

1.前期準備

在病歷檔案數字化掃描之前，需要一些前期準備工作。首先，需要準備好掃描設備，包括掃描儀、電腦和相關軟件。其次，需要制定數字化掃描的標準和規范，包括掃描分辨率、文件格式、命名規則等。還需要對紙質病歷展開分類整理，確保每份病歷都能夠被掃描并存儲到相應的電子文件夾中。

2.掃描流程

掃描流程是指將紙質檔案轉化為電子文檔的過程。一般而言，掃描流程包括檔案準備、掃描設置、掃描操作和圖像處理等步驟。在檔案準備階段，需要整理和分類紙質檔案，確保檔案的完整性和正確性。在掃描設置階段，需要根據檔案的特點和要求選擇合適的掃描模式。在掃描操作階段，通過掃描設備將紙質檔案轉化為數字圖像。在圖像處理階段，通過去噪、增強、分割等技術處理圖像，提高圖像質量和可讀性。在數字化掃描病歷檔案時，需要按照一定的步驟操作，先將待掃描的病歷放置在掃描儀的進紙口，調整好病歷的位置和方向。然后，打開掃描軟件，設置好掃描參數，包括分辨率、顏色模式、文件格式等。接下來，點擊掃描按鈕，開始掃描病歷。在掃描過程中，需要保持手穩，確保病歷的清晰度和完整性。掃描完成后，將電子文件保存到指定的文件夾中，按照病歷的相關信息命名。

3.質量控制

質量控制是保證數字化掃描結果準確和可靠的關鍵環節。主要包括掃描圖像質量評估、識別準確性驗證和數據完整性檢查等方面。掃描圖像質量評估主要通過圖像清晰度、對比度、色彩等指標展開評估，確保數字化掃描結果與紙質檔案保持一致。識別準確性驗證主要通過人工和自動識別校驗，確保數字化轉換的文本準確無誤。數據完整性檢查主要通過比對紙質檔案和電子檔案的數據一致性，確保數字化檔案的完整性和正確性。因此，在數字化掃描病歷檔案時，需要控制質量，確保掃描的病歷質量達到要求。首先，需要檢查掃描的病歷是否清晰可讀，是否存在缺頁或錯頁的情況。其次，需要檢查掃描的文件是否完整無誤，是否存在重復或缺失的情況。如果發現問題，需要及時修正和調整，確保數字化掃描的準確性和完整性。

4.文件管理

在數字化掃描病歷檔案后，需要開展文件管理，便于病歷的查閱和使用。首先，需要分類整理掃描的文件，按照患者編號或就診日期等歸類。

其次，需要建立相應的電子檔案系統，將掃描的文件存儲到指定的文件夾中。同時，需要設置權限控制，確保只有授權人員才能夠訪問和修改文件。另外，為了保護病歷的安全性，還可以數據備份和加密操作，防止文件的丟失和泄密。

5.后續應用

在數字化掃描病歷檔案后，可以進一步拓展后續應用，提高病歷的利用價值。首先，可以集成掃描的病歷與醫院的信息系統，實現病歷的電子化管理和共享。其次，可以利用數據挖掘和統計分析技術，分析和挖掘大量的電子病歷數據，為臨床研究和決策提供支持。另外，可以利用人工智能和自然語言處理技術，自動化處理和解讀病歷，提高醫療服務的效率和質量。

五、數字化掃描在醫院病歷檔案管理中的應用趨勢

醫院病歷檔案的數字化掃描管理模式是將傳統的紙質病歷檔案轉化為電子形式的過程。這種數字化的管理方式可以有效提高醫院的信息管理效率，便于醫務人員對病歷檔案的查閱和整理。隨著信息技術的不斷發展，數字化掃描在醫院病歷檔案管理中的應用將會得到進一步的改進。一是自動化。數字化掃描在醫院病歷檔案管理中的應用過程將更加自動化，包括自動進紙、自動分揀、自動識別等，提高了掃描效率和準確率；二是智能化。數字化掃描在醫院病歷檔案管理中的應用將具備更高的智能化功能，包括文字識別的自動校正、智能排序和分類等，提高了工作效率；三是多模態信息融合。將數字化掃描技術與其他醫療信息系統相結合，實現多模態醫院病歷檔案管理信息的融合和交互，為醫務人員提供更全面、準確的信息支持；四是云端存儲。數字化病歷檔案將更多地存儲在云端，實現跨地域、跨醫院的共享和訪問，提高協同工作能力；五是數據分析與挖掘。基于數字化病歷檔案的大數據分析和挖掘將成為醫學研究的重要手段，有助于改善臨床決策和醫療質量。

六、結論

綜上所述，醫院病歷檔案是醫療機構記錄患者病情和治療過程的重要依據，對于醫院的臨床診療、醫學研究以及法律事務具有重要意義。醫院病歷數字化掃描管理是現代醫療機構的必要工作，其相關技術能夠提高信息存儲和管理效率、減少空間占用、提高數據安全性、促進信息共享和協作。基于此，在醫院病歷檔案數字化掃描的過程中，醫院不僅需要選擇合適的掃描設備和軟件，建立相應的數據管理系統，更應當從多種應用維度對其展開綜合性探究，使其在各環節中充分發揮更大的技術作用與價值。

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（作者單位：1.3.4.濰坊醫學院附屬醫院；

2.濰坊市濰城區北門大街小學）

基金項目：2023年度山東省醫務職工科技創新計劃項目（單獨立項）“一種病歷檔案掃描存檔裝置的發明”（項目編號：SDYWZGKCJH2023098）成果。

作者簡介：時峰（1974—），男，漢族，山東濰坊人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理研究；王麗娜（1977—），女，漢族，山東濰坊人，本科，中級教師，研究方向：中小學語文教育教學研究；張麗（1974—），女，漢族，山東威海人，本科，主管藥師，研究方向：中醫藥臨床及中醫藥衛生政策、管理研究；魏海建（1975—），男，漢族，山東臨朐人，本科，副研究員，研究方向：衛生經濟管理、醫院政策研究、衛生統計分析研究。