檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值分析

摘 要：隨著信息時代的來臨，醫療行業正迎來信息化建設的浪潮。同時，對于醫院檔案管理也提出了更加多元、復雜的要求，需要醫院依托現代信息技術，全面推進檔案管理信息化建設，從而有效發揮檔案管理在醫院運營發展中的最大效能。基于此，文章圍繞檔案信息化建設在醫院檔案管理中的現實價值展開研究，深入分析在推進該過程中可能存在的問題，并提出相應改進意見，希望能為相關醫療衛生機構提供一些建議。

關鍵詞：醫院；檔案信息化；檔案管理；價值；策略

隨著大數據時代的來臨，我國各領域都經歷了深刻的變革，醫療領域也在這股浪潮中發生了翻天覆地的變化。在醫療改革和創新的進程中，檔案管理的轉型升級成為至關重要的一環。當前，我國醫療產業蓬勃發展，在醫療機構數量不斷增加的同時，每天產生的數據和信息呈現爆炸式增長。若仍堅持傳統的人工檔案管理模式，不僅會影響檔案信息的處理時效和真實性，還將阻礙現代醫院的進步和發展。由此可見，加強信息化建設在醫院檔案管理中的運用極其深遠的現實價值。

一、醫院檔案信息化建設的價值

1.提高醫院檔案管理總體質效

醫院的檔案涵蓋廣泛，包括經營發展信息、內部人員資料、患者病歷等。然而，傳統的檔案管理方式主要依賴人工整理、分類和保存，這不僅消耗大量人力資源，還容易導致遺漏等問題。在這種情況下，引入檔案信息化管理呈現出顯著的優勢。通過檔案信息化管理，醫院能夠快速收集和處理各類檔案信息，特別對于那些重復性高的管理任務，信息技術能夠實現自動化處理，不僅能夠節省人力資源，還可以顯著提升醫院檔案管理工作的效率。檔案信息化管理在快速收集、整理和保存檔案信息方面具有明顯優勢。現代信息技術的應用使得檔案管理流程更加高效，能夠迅速對大量信息整合和存儲，避免了煩瑣的人工操作。同時，信息化管理還能夠減少人為因素帶來的錯誤，提升信息的準確性和完整性。尤其對于一些需要頻繁更新的信息，如醫院內部人員信息、患者病歷等，檔案信息化管理能夠實現實時更新和查詢，為醫院提供更精確的數據支持。此外，信息技術還能夠對重復性高的管理任務自動化處理，如自動生成報表、提醒檔案更新等，從而進一步提高管理效率。

2.提升醫院整體管理水平

目前，醫院每日所積累的檔案數據規模龐大，如何高效處理海量信息已成為醫院管理和發展的焦點。檔案管理不僅是醫院管理的核心任務，還直接影響醫院的發展水平和服務質量。在這一背景下，檔案信息化建設的推進具有極大意義。通過檔案信息化管理，不僅可以彌補傳統管理模式的不足，還可以充分利用現代信息技術的優勢，解放檔案管理人員，顯著降低人力和時間成本。這一舉措不僅有望全面提升醫院的管理水平，還為醫院的信息化和智能化進程奠定了堅實基礎。通過有效的檔案信息化管理，醫院將更好地應對挑戰，提升效率，為優質醫療服務提供強有力的支持。

3.為醫院決策提供有效的數據

我國醫療行業正以迅猛的速度發展，醫院數量不斷增加，醫療機構規模也持續擴大，導致醫院檔案信息量不斷增加的同時，也加大了醫院檔案管理的壓力。傳統的紙質檔案管理方式顯然已不足以滿足當前迅猛發展的需求，而通過加快推進檔案信息化建設在醫院檔案管理中的高效應用，能夠更高效地收集、存儲和檢索檔案信息，在有效提高醫院檔案管理工作效率的同時，切實保證醫院檔案數據資料的真實性及可靠性。此外，在現代信息技術的輔助下，能夠清晰呈現醫院的醫療狀況、經營情況等重要信息，可以為醫院的管理決策提供可靠的數據支持，幫助醫院更精準地制定發展戰略，優化資源配置。

4.保證醫院檔案數據的完整性

現階段，信息發展速度非常快，一些信息內容具有時間方面的限制，而醫院大多資料均與時間、檔案機密等密切相關，有較強的復雜性，必須及時更新信息。積極推進醫院的檔案信息化建設，將加速檔案更新的節奏，從而確保醫院檔案數據的準確和完整。其中，數字化檔案系統能夠降低人為因素對數據的干擾，有效減少數據被篡改、丟失或遺漏的潛在風險。信息化建設使得數據錄入、更新和查詢變得更加高效、便捷，實時的數據記錄能夠提高數據的時效性和準確性。此外，采用數字化技術的數據備份與恢復機制，能夠應對數據丟失或破壞的意外情況，確保數據的連續性和完整性。而嚴格的數據安全措施，如訪問控制和加密技術，能夠保護患者的隱私和醫療機密，加強數據的保密性和安全性。

5.規避醫院檔案信息被泄露風險

以往的檔案管理方式主要依賴人工，需要管理人員手動收集、分類和儲存檔案資料。這樣的管理模式不僅容易導致信息錯誤、偏差，而且紙質檔案管理難度較大，容易受外部環境的影響，從而出現檔案資料丟失、損壞等問題。醫院通過檔案信息化管理，可有效解決上述問題。在先進技術的支持下，可快速完成相關檔案信息的收集，將收集的檔案信息整合為檔案數據庫的形式，既能減少紙質檔案占據的空間，節約管理成本，又能有效保障檔案信息的安全，減少檔案信息丟失、損壞等問題的發生。

6.促進醫院檔案信息的共享

在信息時代背景下，信息共享是信息管理的重要方式。在醫院日常工作中，醫務人員需要經常查找相關檔案信息，并共享這些信息。不僅如此，在信息管理模式下，醫院檔案管理人員可以借助互聯網平臺形成共享的檔案管理模式，其他醫療機構可共享使用這些檔案，對促進我國醫療事業的發展具有重要意義。同時，在信息技術的作用下，可為醫院檔案信息的修正、更新提供便利，在醫院檔案需要分享、轉接時，可以依托互聯網技術得以實現，能夠極大地提升醫院檔案共享效率，并有效提升醫院檔案的利用率。

7.提升醫院的服務質量

醫院是以為大眾提供醫療服務而存在的，但傳統的診療方式需要患者花費較高的診療費用，使得患者的就診體驗較差。隨著信息技術、網絡技術的快速發展，醫院逐漸建立起一套完整的醫療服務體系，在這一服務體系中，能夠支持網絡掛號、患者在線就診等諸多服務，減少了患者排隊的次數和時間。同時，隨著醫院信息系統不斷完善，患者在就診時不需要攜帶太多的既往病歷，醫生可通過信息系統中共享的信息了解患者的身體狀況、就診情況，使患者看病更加方便。可見，醫院通過檔案管理信息化，可使各類檔案信息資源得以共享，以此來提高醫院檔案信息資源的綜合利用效率，使其實際效能得到最大程度地發揮。

二、醫院檔案管理信息化建設存在的問題

1.檔案管理制度不完善

從現狀來看，大多數醫院尚未形成完善的檔案管理制度，導致檔案管理存在諸多漏洞。例如，存在信息匹配錯誤、漏查、誤診、漏診等問題。管理制度不完善，難以對各崗位職工的行為起到有力約束，進而影響醫院醫療服務水平的提高。除此之外，缺乏完善的檔案管理制度，還會降低內部員工工作的積極性，如許多醫院缺少合理的獎懲機制，在檔案管理出現問題時，難以有力懲戒相關責任人員。同時，對于勤懇敬業的員工來說，也不能獲得相應的激勵，嚴重影響各崗位員工的工作積極性，最終導致檔案管理的執行效果和實際效能無法得到有效保障。

2.管理人員綜合素質有待提升

首先，檔案管理是一項高度專業化的任務，在信息化時代的背景下，對醫院檔案管理的質量提出了更為嚴苛的新標準。而檔案管理人員作為醫院檔案管理的組織者和執行者，應不斷提升自身的綜合素質水平，以確保檔案管理工作得以規范、有序實施。但就目前情況來看，很多醫院缺乏對高素質檔案管理人才隊伍的培養，現有檔案管理人員對檔案信息化管理認識不清，加上受醫療體制改革的影響，醫院在面臨較大經濟壓力的情況下，使檔案信息化建設方面投入的資源較少，檔案管理模式仍然是過去紙質檔案保管，未能與時俱進地開展檔案信息化管理。其次，不少醫院雖然開展檔案信息化建設，但僅停留在初級階段，缺少完善的信息管理系統。這一問題的出現，部分源于醫院缺乏綜合素質高、專業能力強的檔案管理人才。特別是在基層醫院，檔案管理人員的專業水平相對較低，高質量、復合型的人才也相對稀缺，導致醫院檔案管理信息化建設面臨著重重阻礙。此外，雖然部分醫院已經引入了智能辦公設備和檔案管理信息系統，但系統操作人員的操作水平較低，對其綜合素質提出了更高要求。從實際情況來看，大多數醫院的職工隊伍老齡化特征較明顯，一些年齡大的員工不能熟練操作醫院的信息系統，主要因為大部分醫院累積了一定程度的冗員，負責檔案管理工作的人員臨近退休，他們對計算機設備操作不熟練，導致大部分高價引進的信息化設備成為擺設，無疑是資源浪費。

3.檔案管理基礎設備設施有待完善

醫院檔案信息化管理，需要完善的基礎設備設施提供物質保障。但從實際情況來看，很多醫院依然面臨著檔案管理基礎設備設施有待完善的現實困境，缺乏對現有軟件系統和硬件設備的定期更新、升級，以至于檔案信息化建設進程緩慢。部分醫院已開始實施檔案信息化管理，然而，由于對內部系統之間的關系不夠了解，出現了軟硬件系統不相匹配的問題，加之所應用軟硬件系統的批次不同，導致系統之間存在差異，無法滿足實際檔案信息化管理的要求，這無疑也浪費了資源。

4.檔案信息安全仍受威脅

在開放的網絡環境下，檔案管理信息化建設雖能夠有效提高醫院檔案管理的工作效率和總體質效，但由于互聯網本身就具有一定的隱蔽性和共享性，若醫院沒在現有的檔案信息管理系統中增設防火墻、安全密鑰、人臉識別等形式的安全防護措施，將會導致檔案信息的安全性和可靠性無法得到保障。除此之外，目前許多醫院的檔案管理信息系統功能性不強，在建設過程中并未充分考慮終端設備的安全性，使得終端設備面臨遭受外部惡意攻擊的威脅，最終導致醫院面臨著檔案信息被泄露或丟失的風險隱患。

三、醫院檔案管理信息化建設的有效策略

1.建立健全檔案管理制度

首先，醫院應關注檔案收集流程，確保數據采集的準確性和及時性。合理規劃收集流程，避免信息被遺漏和重復，從而構建一個可靠的數據基礎。其次，明確檔案權限職能是必要的。不同部門和崗位應擁有適當的檔案權限，以保障信息安全和工作效率。明確權限范圍，避免未經授權的訪問和操作。數字化建設標準也是關鍵因素，確保數字化過程中的一致性和標準化，有助于實現信息的互通和整合。最后，醫院檔案管理制度和配套體系的建立是確保信息化建設有效的基礎，醫院必須基于當前檔案管理現狀和實際需要，積極構建科學、完善的檔案管理制度及配套體系，完善現行的責任追究機制及績效考核體系，從而切實保證醫院檔案管理的整體實施質量。

2.提高檔案管理專業水準

為了切實保證醫院檔案管理信息化建設水平，醫院管理層應主動轉變陳舊的管理觀念，重視學習先進的管理理念和技術，并加強對專業化檔案管理隊伍的組織和培養。在實踐中，醫院可從檔案管理人才引進的角度入手，聘用了解實際操作信息系統、具備檔案管理專業知識和創新思維的人才，使其更好地完成本職工作，努力夯實醫院檔案管理信息化建設的人才根基。醫院應采取線上與線下相結合的方式，幫助全體人員正確認識信息管理的重要價值。在此基礎上，強化信息化管理意識和操作技能的培訓，使管理人員能熟練應用信息系統，從而最大程度地發揮信息技術的優勢，提升醫院檔案信息化管理水平。

3.完善檔案管理基礎設備設施

醫院在檔案信息化建設過程中，應結合自身實際引進相應的軟件系統和硬件設備設施，完善醫院信息系統。這不僅能有效提高醫院檔案管理效率，還能降低醫院信息化建設成本。在實際工作中，可依托現代互聯網技術積極構建智能化的檔案管理信息系統，并將其與醫院行政辦公系統連接，實現檔案數據信息的統一管理。與此同時，將各個獨立的信息子系統有效融合，構建物理分布、邏輯統一的檔案信息資源融合系統，實現各系統之間的資源共享，既能節約建設成本，又能促進檔案資源整合。

4.加強檔案安全管理

在推進醫院檔案信息化管理時，應緊密結合檔案保密原則，嚴懲任何破壞檔案安全的違法行為。在具體的工作中，有針對性地增強管理人員的安全意識，定期組織管理人員開展法律知識的學習，要求其在檔案工作中嚴守法律底線。另外，進一步強化現有檔案管理系統的安全防護，積極引入身份識別、權限設定、數字簽名等技術實現對檔案數據的保護，并引進有效的殺毒軟件和防火墻技術，強化對檔案管理系統的安全防護，進一步提高檔案管理系統的安全防護等級，以確保檔案信息的安全性，避免醫院檔案信息遭受外部惡意攻擊。

四、結語

總之，檔案信息化建設在醫院檔案管理中的實踐應用具有極其深遠的現實意義和價值。因此，各大醫院必須根據醫院檔案管理現狀和戰略目標，在實踐中采取一系列措施，如建立完善的檔案管理制度和配套體系、強化檔案信息安全管理、提升檔案管理人員素質等措施，有效提升醫院檔案信息管理效能，為醫院在新時代實現高質量發展打下堅實基礎。

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（作者單位：諸城市中醫醫院）

作者簡介：王偉（1986—），男，漢族，山東濰坊人，本科，館員，研究方向：檔案管理。