突發公共衛生事件口述檔案資源建設的實踐探索＊
——以南京市中醫院為例

儲麗莎

（南京市中醫院，江蘇南京， 210022）

2022年12月，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發《關于加強重特大事件檔案工作的通知》（以下簡稱《通知》），明確指出公共衛生事件等突發事件所形成的具有保存價值的歷史記錄屬于“重特大事件檔案”。［1］《“十四五”全國檔案事業發展規劃》指出，要深入推進檔案資源體系建設，鼓勵開展口述材料的采集，著力健全重特大事件應急處置檔案管理機制。［2］為此，本文以口述檔案為切入點，以南京市中醫院突發公共衛生事件口述檔案資源建設項目為例進行實踐分析，以期為突發公共衛生事件檔案資源建設提供借鑒。

一、 一個核心：突發公共衛生事件口述檔案資源建設的內涵及特征

“口述檔案”是指由專業團隊根據規范和標準，通過有計劃性地訪談事件親歷者，將其保存在大腦中的個人記憶轉換為文字或聲像形式的、具有長久保存價值的記錄材料的集合體。［3］口述檔案的采集過程是對受訪者個體記憶的整理與輸出，是聯系歷史、當下與未來的橋梁，是傳承社會記憶的保障和建構社會記憶的基礎。［4］突發公共衛生事件檔案與其他類型檔案相比，具有明顯的突發性、復雜性和廣泛性，收集范圍更大、對象更多元、內容更豐富。運用口述檔案，可以彌補宏觀視角下微觀敘事的缺失，特別是能夠集納人民群眾、病患人員、醫療工作者等親歷者的所見所聞，最大限度描繪真實的事件經過。

二、 四大挑戰：突發公共衛生事件口述檔案資源建設存在的主要問題

隨著服務型政府建設的不斷深化，突發公共衛生事件檔案面臨的挑戰也不斷增多。整體而言，主要集中于四個方面。

1. 機制建設有待規范

《通知》雖然為重特大事件檔案資源建設指明了方向，但與口述檔案相關的內容還比較少，相關部門單位沒有建立完善的機制，在口述檔案收集、管理、存放、利用等方面缺少行之有效的規范、標準和程序。這導致了突發公共衛生事件口述檔案的資源建設缺乏系統性和科學性，各個單位工作形式參差不齊，嚴重影響了資源建設的質量和效果。

2. 建檔意識有待增強

突發公共衛生事件口述檔案資源建設是一項系統性工作，需要充足的專項經費來完成。目前雖已有部分醫院采用項目支持、專項撥款等方式來保障，但是檔案管理工作尚未納入國家三級公立醫院績效考核指標體系［5］，醫院管理層不重視檔案工作，導致醫院專項經費的缺乏，口述檔案資源建設工作困難重重。

3. 信息化水平有待提高

醫院軟件的結構和功能相對落后，無法持續推進口述檔案信息化建設。口述檔案資源載體以音視頻資料為主，實現其開發利用需要建立專題數據庫并為用戶提供流媒體在線播放服務，目前大多醫院無法推進此項工作，制約了口述檔案的資源整合與利用效果。一些醫院雖積極引進現代化設備與軟件，但未掌握核心技術，僅利用這些工具進行存儲與檢索，沒有發揮實質性作用。［6］一些醫院在將口述檔案資源進行數字化備份時，存在安全隱患。

4. 專業素養有待提升

醫院檔案管理人才隊伍專業素養偏低。在實踐過程中，醫院口述檔案管理人員并不具備必要的技術和知識，導致存在采集不規范、保存不當等問題，影響口述檔案資源的質量和保存效果。由于醫學專業術語的復雜性和方言的特殊性，會對收集、整理和保存口述檔案資源帶來一定的挑戰，需要管理人員具備更高的專業素養。

三、 兩大策略：南京市中醫院突發公共衛生事件口述檔案資源建設實踐探索

針對以上挑戰與困境，南京市中醫院以“開放、共享、互助”為原則，具體在以下兩方面進行了實踐探索，促進口述檔案資源建設的迭代升級。

1. 機制優化策略：夯實頂層設計，不斷構建完善的制度體系

一是加強組織領導。南京市中醫院高度重視檔案管理工作，整合人力資源成立“突發公共衛生事件口述檔案工作領導小組”，聯合黨政辦公室、綜合檔案室、宣傳處、信息中心、臨床專業科室等部門，由分管副院長擔任組長、部門負責人擔任副組長、部門成員為工作組成員，組建15 人專業團隊，專人專班統籌推進各項工作。

二是完善工作制度。修訂《南京市中醫院突發公共衛生事件口述檔案資源建設工作方案》，重新明確各部門角色分工及職責等細則。針對口述檔案采集工作異常繁雜、突發狀況較多的情況，制定相關預案，科學精準落實舉措，為常態化、高質量開展口述檔案資源建設工作提供堅強的制度保障。

三是建立標準規范。南京市中醫院在院級層面擬定《口述檔案訪談計劃綱要》，修訂《醫院突發公共衛生事件口述檔案采集與管理規范》，優化南京市中醫院突發公共衛生事件口述檔案管理體系，切實保障項目順利進行。

2. 完形建構策略：共建社會記憶，建立口述檔案專業資源庫

一是確定訪談對象，挖掘重要信息。面對社會各界人士開展口述訪談，采用滾雪球抽樣方法，綜合考慮在支援抗疫工作中作出突出貢獻、擔當不同角色、年齡差異化等因素確定醫護采訪名單，根據病患病情嚴重程度、年齡層次等因素確定病患采訪名單，根據服務項目與時長確定志愿者采訪名單，之后依次確定病患家屬、檔案管理部門的領導和其他社會人士，旨在通過不同對象的體驗、感受和意見互為補充，提升口述訪談感染力、覆蓋面和可信度。借助搜集基本信息登記表、閱覽支援日記與新聞報道、預訪等，準確掌握受訪者的生活背景、工作經歷、專業特長、興趣愛好等資料，全面獲取訪談第一手資料。

二是聚力中醫中藥，促進內涵發展。以“第五屆中國最美醫院”“中醫藥在抗疫中發揮的重要作用”為主題開展中醫藥特色口述檔案專題征集，讓檔案“亮”起來。訪談背景選取院內中醫傳統療法特色治療中心、中醫經典病房等能反映醫院特色和抗疫特征的地點，向外界展示南京市中醫院的風采。訪談內容包括抗疫醫療隊在支援期間的工作內容、壓力情況和心得體會，如中醫藥救治新冠肺炎患者的成功經驗、中藥防疫方的預防效果、“養生功法”“五行音樂”等中醫傳統康復療法的推廣做法等。

三是注意訪談技巧，保障最佳效果。正式訪談前與受訪者聊天，緩解面對鏡頭的緊張感，放松心情。訪談過程中，盡量讓受訪者脫稿講述，或由訪談者順著講稿提問，保證錄制效果；訪談者抓住時機，對受訪者進行提示補充，以便超越提綱深入采訪。訪談結束后簽訂口述檔案采集、保存、使用授權協議書，保護受訪人合法權益，也從受訪者主觀角度提升口述內容的真實性。在有條件情況下，部分訪談開展后續采集，呈現故事延展特征。

四是重視實物收集，豐富院藏資源。現場采集醫護及其家屬、病患及其家屬、志愿者、檔案管理部門領導等群體記憶、精神情感，以及捐贈或寄存的實物資料。利用數字化手段處理后，將帶有方言口音的錄制視頻通過軟件自動轉換成普通話視頻，與制作完成的“致敬最美逆行者”“感控衛士，筑牢醫患感染防控安全之堤”等5期南京市中醫院“戰疫”口述檔案視頻，共同納入南京市中醫院抗疫醫療口述檔案專題數據庫。再與已經形成的非典等口述檔案、社會各界口述檔案和在線平臺匯總的口述檔案一并匯入南京市中醫院突發公共衛生事件口述檔案資源庫，豐富院藏資源建設。

五是運用信息技術，促進共建共享。利用人工智能、云計算、區塊鏈等技術，通過在線整合與共享，破解“信息孤島”等問題，有效集聚同一主題檔案資源，構建內容充實、結構完整、共享順暢的區域乃至全國突發公共衛生事件口述檔案資源生態圈。通過多元、優質的服務，擴大“市中記憶”檔案品牌社會知名度和文化影響力，豐富金陵中醫藥文化博物館館藏；建立長效工作機制，開發利用口述檔案深層次內容，實現從“記憶資源”過渡到“記憶資本”的突發公共衛生事件口述檔案資源的普惠服務和利益增值。

為切實保障突發公共衛生事件口述檔案的真實性和利用過程中的安全性，南京市中醫院會同南京中醫藥大學和江蘇理工學院，運用哈希算法加密口述檔案，實現防篡改驗證。此外，還采用對稱加密算法之一AES、非對稱加密算法之一RSA，加密解決口述檔案服務中安全性問題。檔案人員把公鑰給查檔人員，私鑰留給自己，只要私鑰安全，檔案人員身份能夠確定，檔案就是安全可信的。

四、 四維規劃：突發公共衛生事件口述檔案資源建設的思考和設想

通過對南京市中醫院突發公共衛生事件口述檔案資源建設的實踐進行具體解析，本研究從以下幾個方面提出建議。

1. 立法的聯動規劃，以政策創新推動口述檔案事業蓬勃發展

國家層面應針對突發公共衛生事件口述檔案資源建設制定專門的法律法規，明確其職責、權限和程序等方面的規定，確保工作有法可依。制定突發公共衛生事件口述檔案資源庫共建規劃，聯合醫療機構、媒體機構、檔案館、圖書館、博物館等實施主體，融合多元化敘事策略，開展突發公共衛生事件口述檔案收集工作，口述檔案資源建設提供統一標準，提升檔案資源管理水平。及時更新規章制度，如音頻、視頻、文字等采集規范，進一步推廣口述檔案采集技術，提高信息的質量和時效性，持續改進完善口述檔案資源建設的各個環節。

2. 基金的多維規劃，積極向上爭取項目政策資金支持

要靠前指揮，主動溝通，培養、強化領導和單位全體同志的檔案意識，積極向上對接交流，及時掌握項目資金申報時機，定時匯報財務工作進度，適時反映短板問題，提高項目資金申報的有效性和精準性。多渠道尋求社會組織幫助。通過尋找與口述歷史、口述文化或口述檔案相關的基金會和機構來獲得資金支持，或與具有類似目標的組織、機構和社區建立合作關系，共同尋找政策補貼，整合力量，協同開展突發公共衛生事件口述檔案資源建設工作。

3. 技術的超前規劃，助推口述檔案事業實現轉型升級

要增強抓好檔案信息化工作的責任感和緊迫感，將口述檔案信息化工作納入未來發展的重點，配置穩定、可靠、安全和較高性能的計算機終端、網絡連接、數字化加工和存儲設備等硬件設施。要建立健全專題數據庫平臺，通過數字簽名和非對稱加密技術來實現口述檔案的統一管理和線上共享，以滿足信息化環境下檔案收集、管理、利用等基本需求。

4. 團隊的高標規劃，建設高素質檔案人才隊伍

招錄檔案專業人才，尤其是既有醫學背景又掌握現代信息技術的多學科檔案管理人才，組建口述檔案人才庫，不斷優化檔案專業人才的結構和層次，加強人才儲備。階梯式培育一批年齡結構合理的高素質檔案專業人才，建立適宜的培育機制，鼓勵檔案部門與高等學校合作辦學，建設檔案人才培訓基地，分層次、分專題舉辦各類培訓班，探索專業人才成長的發展通道，最大限度推進不同階段專業人才的可持續發展。