科研實驗記錄規范化管理的思考

王雪萍

（中國科學院福建物質結構研究所，福建福州， 350108）

科研實驗記錄作為科研檔案的重要組成部分，涉及科研設計、實施、研究、觀察等各個環節，是科研工作真實的再現，也是科研活動和成果重要的原始憑證。然而，當前實驗記錄的管理不夠規范仍困擾著學術界，亟待制定可量化、可考核、可檢查的實施方案。

一、 實驗記錄在科研活動中的重要性

1. 實驗記錄是科研活動中至關重要的“軟成果”

作為一種原始的科技檔案，實驗記錄不僅為科技成果提供了“出生證明”，還是防止同行對科技成果產生質疑的關鍵證據。它是裁定科技成果真偽、歸屬權最具權威的依據，也是分析實驗數據、總結實驗經驗的重要依據。

2. 實驗記錄可再現科學研究過程

實驗記錄包含了實驗過程中觀察到的現象、數據和結果。通過查看實驗記錄可以了解研究過程中使用的材料設備、實驗條件和具體操作等信息，從而再現實驗過程，驗證實驗結果。其能為重復和追溯科學實驗、科研合作提供直接參照，也是科研成果申報和科研誠信調查最原始有效的證據。

3. 實驗記錄能為科學決策提供真實依據

實驗記錄作為一種客觀、真實、可靠的一手檔案數據來源，可以為決策者提供原始信息，幫助其了解問題所在、掌握發展趨勢、制定合理方案。如在大科學工程項目實施過程中，可借助科研記錄不斷調研論證，通過實驗記錄數據加以說明。

4. 實驗記錄是培養科學思維的重要手段

通過實驗記錄撰寫、審閱和討論，研究者可以逐漸培養出科學思維習慣和素養，提高自身科學研究水平。對實驗過程的實時全程記錄，體現科研人員的思維過程，反映科研實驗方案的設計，能夠培養科研人員的觀察能力、動手能力、邏輯思維能力和分析能力。

二、 當前科研實驗記錄管理存在的問題

1. 缺乏相應標準規范及規章制度

目前國家關于科研活動原始記錄管理的相關政策文件與具體要求尚不清晰，有關科研實驗記錄管理體制機制缺失，尚未建立實驗記錄管理責任網絡，未能明確科研管理部門、綜合檔案管理部門、科研課題研究單元及具體科研人員的管理職責，有關實驗記錄歸屬流向不清晰。

2. 缺乏組織專業培訓及專題宣講

筆者調研發現，在實際科研實驗記錄檔案管理中存在部分科研人員進行實驗記錄不規范、不嚴謹，修改隨意，或只有記錄數據無結果數據，實驗記錄元素信息不完整現象。有關實驗記錄規范化培訓未能引起領導重視，造成培訓缺失。同時，日常極少開展專題宣講活動，未能將優秀實驗記錄進行宣傳。

3. 缺乏日常檢查及獎懲長效機制

由于當前未建立起對實驗記錄的審查和監督機制，無法及時發現和糾正實驗記錄管理中存在的問題，影響了實驗記錄和實驗數據的可重復性和可信度。科研管理部門缺少對科研實驗記錄規范化管理宣貫工作，未能開展實驗記錄檢查獎懲工作。綜合檔案部門未能牽頭成立科研檔案工作小組，定期組織科研檔案自查、實驗記錄本抽查、評比等工作。

4. 缺乏科研實驗記錄歸檔意識

部分人員未充分認識到實驗記錄在科學研究中的重要性，還存在部分實驗記錄留存在科研人員個人手中，或歸檔時只提交復印件的現象，更有甚者在科研人員調離崗位時將實驗記錄一同帶走。同時，由于工作機制和規章制度不夠健全，科研人員不愿歸檔共享實驗記錄。

5. 缺乏數字實驗記錄信息管理系統

當前信息化背景下科研實驗記錄電子數據保管利用共享提上議事日程，有必要引入科研實驗記錄平臺或系統對數據進行收管存用。數字實驗記錄管理系統需要一體化設計，按照科研實驗記錄的原始性、真實性、準確性和系統性特點，加強對數字科研實驗記錄規范化管理的督導檢查，但當前未建立起完善的實驗記錄管理系統。

三、 科研實驗記錄規范管理舉措

1. 建章立制，構建科研實驗記錄管理職責體系

首先，建立科研實驗記錄規范管理體系，各科研院所和高校在科學研究過程中應結合本單位研究領域特點，制定科研實驗記錄管理規范，對實驗記錄進行統一管理，編制實驗記錄本并編號管理，加強過程控制。其次，明確科研實驗記錄的管理機構或管理部門，該機構或崗位人員應具備相關專業背景和管理經驗，能夠有效地對實驗記錄進行審核、監督和指導。科研管理部門是牽頭組織協調部門，綜合檔案室是歸檔整理保管利用部門，檔案員是收集預立卷具體執行者。在簽訂課題或項目任務書時，即明確規定該課題或項目有關實驗記錄的歸檔要求和任務，從前端開始監管，指定專兼職檔案員負責該課題實驗記錄的收集預立卷工作。

2. 組織培訓，宣講實驗記錄管理規范

首先，邀請相關領域的專家學者、專業機構等，針對實驗記錄的管理要求、標準規范和規章制度等對研究人員進行培訓，重點宣講科研實驗記錄的記錄原則、主要內容、記錄方法、歸檔管理流程，重點提高科研人員實驗記錄歸檔意識，提高實驗人員和管理人員的專業知識和技能水平。其次，專題宣貫實驗記錄的規范管理案例和經驗，激發科研人員的興趣和內在驅動力。可結合“國際檔案日”宣傳活動等，集中展示老一輩科學家珍貴的科研手稿檔案，以榜樣力量積極傳遞正能量，幫助研究人員理解科研實驗記錄的規范性。再次，了解科研人員培訓需求，對培訓內容進行優化提升，確保培訓內容與實際相結合，同時還可根據需求組織實地觀摩或交流活動，宣講數字實驗記錄信息管理系統的優勢和應用，鼓勵科研人員采用數字化技術提高實驗數據和實驗記錄的管理水平。

3. 落實監管，促進實驗記錄檢查獎懲常態化

首先，借助外部力量，確保實驗記錄數據規范。如在研究所開展科研誠信道德活動中，同步開展科研實驗記錄檔案檢查。落實對科研實驗記錄過程監管，采取一定的獎懲措施，明確獎懲標準和依據，促進實驗記錄檢查獎懲常態化。其次，借助科研人員、專家及各有關部門力量，對歸檔實驗記錄內容進行把關，共同督促做好實驗記錄歸檔。財務部門、人事部門或科技項目管理部門共同配合，將實驗記錄歸檔情況與年度評優績效獎勵掛鉤。

4. 試點先行，提升科研實驗記錄歸檔率

首先，選取有代表性的科研任務承擔單元，如生物或化學等領域的國家重點實驗室或科技部重點研發項目，通過制定科研實驗記錄歸檔試點計劃，明確試點的目標、任務、時間表、責任人等信息，進行宣貫培訓。其次，及時對試點進展情況進行評估和總結，分析試點的效果和存在的問題，及時調整實施方案和改進措施，逐步將實驗記錄歸檔管理制度推廣到其他實驗室和項目中。再次，歸檔時將實驗記錄等核心工藝參數文件申請涉密審批歸檔，制定涉密實驗記錄檔案借閱管理規定。

5. 數字管理，實現實驗記錄數字化

數字實驗記錄信息管理系統通過數字化技術，將實驗數據、實驗記錄、數據處理和分析等過程進行自動化和智能化管理。主要包括實驗記錄數據存儲、數據檢索和分析、數據安全和用戶管理等。數字實驗記錄信息管理系統能夠提高科研人員的工作效率和管理水平，減少人工操作和人為錯誤，確保實驗數據的準確性和可靠性，為科學研究和實驗工作提供有力支持。雙軌制歸檔時，計算機中的數據及譜圖文件應刻盤與相應的實驗記錄本一同保存歸檔。單軌制歸檔時，將特殊載體特殊格式的科學數據保存或與檔案信息化系統進行在線高效銜接，實現邏輯歸檔安全。通過實現實驗記錄和實驗數據數字管理，使得科研實驗數據服務便捷化，實現科研實驗記錄電子數據全流程生命周期管理。