基于質量管理的科研單位檔案管理問題及對策

科研單位資料較多且專業性較強，若按照簡單的檔案管理辦法來管理科研單位檔案，將會影響整個檔案管理的效果。基于質量管理，對科研單位檔案進行有效管理將有助于提高檔案管理效率，同時也有助于科研單位檔案調用。目前，多數科研單位都只是對檔案進行簡單管理，只有部分科研單位利用信息化系統來提高檔案管理效率，基于質量管理的檔案管理方式應用不廣泛。本文基于質量管理對科研單位檔案管理現狀進行研究，并結合南海水產研究所進行案例分析，提出相應對策，提升科研單位檔案管理工作效率。

《質量管理體系基礎和術語》對質量管理定義表述為：“質量管理，包括制定質量方針和質量目標[1]”。通過質量管理可以規范管理多個項目，提升項目工作效率。這同樣適用于科研單位，科研單位多數檔案信息為科研項目有關內容，其中包括科研項目的起始時間、科研項目取得的成果、科研項目每一個階段所取得的成績以及科研項目的實際研究團隊等[2]。這些信息較為復雜，需要從質量角度對信息進行處理，從而提高檔案應用效率。為此，我國多個地區的科研單位都開始注重檔案質量管理，如為突出檔案質量標準，廣東省精選22個省級檔案科研項目來參與質量管理計劃[3]。其中就包括南海水產研究所。本文針對這一情況進行具體研究，并結合南海水產研究所檔案質量管理工作情況進行具體研究，提出提高檔案管理質量對策建議。

1基于質量管理的科研單位檔案管理現狀

1.1檔案質量管理要求

在對科研單位檔案進行質量管理的過程中，需要遵守一定要求。在對南海水產研究所檔案進行質量管理時，也需要基于以下要求：

首先，要保證資料的完整性和準確性。檔案信息是后續管理的基礎，一旦這些信息出現披露就會影響到后續管理的準確性[4]。建所以來，研究所共承擔3 300多項國家級、省（部）級科研項目，取得的科研成果就有1 800多項[5]。保證資料的完整性和準確性是南海水產研究所進行檔案質量管理的首要條件。

其次，要及時且系統對現有檔案內容進行整理和分類。其中，及時指的是南海水產研究所檔案管理者要對檔案進行隨時管理，避免檔案在科研活動中遺失或缺失[6]；系統性則指的是，南海水產研究所必須按規定將所有歸檔文件材料進行系統整理，形成相互關聯的案卷[7]。因為南海水產研究所項目多且下屬子單位眾多，即設有7個管理機構、7個研究室、8個科技支持機構等[8]。如果不能及時且系統對檔案進行規整，就會影響到之后的檔案管理工作。

最后，利用時間戳建立追溯體系。時間戳是使用數字簽名技術產生的數據[9]。通過時間戳可以找出檔案管理每個階段的負責人，同時也可以清楚的知道每個階段檔案的時間等信息[10]。

1.2檔案質量管理流程

南海水產研究所檔案質量管理是按照既定流程來進行的，具體流程如圖1所示。

從圖1中可知，南海水產研究檔案質量管理流程包含4個方面，即檔案管理制度的構建；檔案管理部門建立及人員部署；檔案的收集、歸檔、整理；檔案的實際應用等。在運轉過程中要按照三大要求來進行。這樣才能保證整個檔案質量管理流程的正常運轉。其中，依照質量管理原則，流程中的4個方面均具有質量管理目標[11]，如下所示：

第一個環節，構建階段的管理目標：為所有檔案管理環節、崗位、人員設定質量標準。

第二個環節，提升檔案管理的專業性（部門建立目標）；嚴格按照規范和制度進行檔案操作（人員部署目標）。第三個環節，收集、歸檔、整理階段的管理目標：文件材料完整、系統（收集目標）；保證檔案實體數據均有保存（歸檔目標）。第四個環節，實際應用的管理目標：可以滿足研究人員多種需求，如查詢、影印、分析、編研等。

2科研單位檔案管理存在問題

2.1科研檔案數量過多，質量管理難度加大

南海水產研究所目前的科研項目以及下屬機構數量很多；在職人員309人，其中高級研究人員123名；研究部門涵蓋范圍較廣（海洋生物功能實驗、海洋漁業科技研究等）；館藏資源極為豐富（魚類、甲殼類等上千種標本；紙質文獻6萬多冊；電子圖書2萬多冊）[8]。以上信息均需要進行歸檔管理，而如此龐大數量檔案數據會增大質量管理難度。但就目前情況可知，南海水產研究所在引入了檔案管理體系的基礎上，仍然采用“人工+電子”結合的方式來進行檔案質量管理工作，這樣很容易出現檔案管理錯誤。

2.2質量標準不統一，影響檔案質量管理效果

南海水產研究所檔案信息還存在專業性過強的情況。因此，該單位各檔案在內容性質、記錄、手段和載體形式上有明顯區別[12]。尤其是涉及海洋生物繁殖和培育技術方面的內容，更是需要專業人員來進行記錄。但是每個部門的記錄習慣不同，設定的質量標準也不相同，這會導致檔案質量管理時出現標準不統一、歸檔管理難度加大等問題。

2.3過于注重檔案信息處理，忽視檔案服務功能

檔案管理工作目標是為了服務檔案信息使用人員[13]。但南海水產研究所卻在實際的檔案質量管理中，忽視了這一中心功能。即將檔案管理工作的重點放在檔案質量管理流程的第三步—檔案的收集、歸檔、整理，卻忽視了流程的最后一步—檔案的應用服務。

2.4人員專業性不足，影響質量管理思想應用

人員是檔案質量管理的主體，雖然可以利用數據平臺來對檔案進行快速處理，但是，這些均需要人員來進行具體操作[14]。而且，南海水產研究所檔案部門并沒有完全實現數字化管理，在管理中對于人員有較大的倚重。從南海水產研究所當前檔案管理人員的綜合素質情況可知，其存在專業性不足的問題，而這會影響到質量管理思想的具體落實和應用。這一點從南海水產研究所招聘簡介中就可以看出，其只在某一非檔案部門招聘了計算機科學與技術專業人員，且數量較少[15]。

3科研單位檔案高質量管理對策

3.1利用大數據技術提高質量管理效率

南海水產研究所需要構建檔案信息管理的專屬系統，在此過程中需要利用大數據技術及區塊鏈技術來對整個系統進行模塊劃分，劃分過程中以研究所部門及其附屬機構作為標準，為其構建子區塊鏈，最終形成主鏈和分鏈的模式。在實際應用過程中，各部門及附屬機構單獨建立檔案數據庫，并將權限開放給主鏈，這樣即保證了各部門資料的私密性，同時也不妨礙檔案資料共享及檔案集中管理。除此之外，研究所在應用該系統對檔案進行質量管理時，應該依照質量管理思想，注重檔案信息的總結和匯總。

3.2擬定統一質量標準，推行檔案質量管理

針對南海水產研究所檔案質量管理中質量標準不統一的情況，需要擬定統一檔案質量標準，推行檔案質量管理。為此，南海水產研究所檔案管理部門應該先對檔案內容進行分類。在分類過程中可以像動植物的綱、目、科等對檔案進行層次劃分，在根據每個層次進行具體類別劃分。可以分為三個層次，第一層以機構為單位，進行檔案標準設立；第二層次則以部門為單位進行標準設定；第三個層次是具體科研項目的標準設立。標準包括時間、人員、內容等多個元素。為了保證這一標準設定的順利推定，還需要擬定相應的管理制度，各部門需要按照標準來進行信息記錄，如果不按照標準來進行，將承擔責任。

3.4以服務為重進行檔案質量管理

檔案質量管理的目的是為了讓科研人員及其他人員可以迅速獲取想要得到的檔案信息。而南海水產研究所檔案質量管理工作重點卻放在了信息收集、歸檔、整理環節。雖然該環節可以直觀的應用質量標準，但是也不能忽視服務的重要性。為此，應該建立以服務為中心、以檔案信息處理為基礎的檔案質量管理體系，如圖2所示。圖中，用戶可利用平臺進行數據查詢，也可以通過平臺反饋信息意見，從而進一步完善后續檔案信息處理工作。在此過程中，需要結合質量管理思想，為信息服務的每個環節設定目標及信息標準，提升服務效率。

3.3加強人員培養，提高檔案管理部門專業性

為了提高南海水產研究所檔案管理工作的專業性，需要加強檔案管理人員專業性培養。為此，可以通過建立質量管理及信息技術培訓機制來達到這一目的。培訓機制構建包含培訓計劃和目標擬定；培訓內容設計；培訓考核；培訓評估等。其中，培訓計劃和目標設定要以檔案部門質量管理工作情況為前提進行具體計劃及目標的擬定。即計劃時間要與部門工作時間相符；培訓內容實際要與設定的培訓目標相契合，并根據被培訓人員的接受能力進行適當調整；培訓考核包括定期考核和抽查，其考核結果將與檔案管理人員的績效工資關聯；培訓評估則是對質量管理內容培訓的效果進行評估，以此為后續培訓計劃擬定進行調整。

4結論

通過實施質量管理，可以保證檔案收集工作、檔案整理工作、檔案利用全過程真實完整、可控可查、安全可靠并具有憑證作用[16]。當前，越來越多的科研單位開始利用質量管理理念與大數據系統進行結合，最終保證檔案管理工作高效。但因為該理念提出時間較短，應用過程還存在一些不足。為此，本文對其進行了具體研究，并結合南海水產研究所檔案管理工作實例，提出了改善建議。這對南海水產研究所檔案管理工作檔案管理質量提升及其他科研單位檔案質量管理有顯著意義。

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基金項目：2023年度海南省哲學社會科學規劃課題“自貿港建設背景下海南廉潔文化傳播機制研究（HNSK（ZC）23-185）

（中國熱帶農業科學院科技信息研究所/海南省熱帶作物信息技術應用研究重點實驗室趙云龍）