共享儀器設備授權使用管理系統的建設

林 羽 劉斌瓊 福建省農業科學院畜牧獸醫研究所 福州 350013

1 為什么要建立儀器設備共享平臺

近年來， 國家對科學研究的資源和財力投入不斷增加， 大型儀器設備的數量也在不斷增加。 如何有效提高大型儀器設備的實際使用效率， 從而實現儀器設備的使用分布、共享和可持續發展，是目前很多科研單位面臨的重要問題。 一是存在重復購買的情況，有些常用設備每個實驗室和每個平臺都買，雖然日常都在使用，但要是把使用量平均到每臺設備，卻發現平均使用率其實不高，存在一定的浪費現象。二是存在“一機難求”的情況，由于學科的差異和項目資金多寡的差異， 部分高端設備和部分特定設備只有少數實驗室和平臺才買得起， 但這些設備在本科室的使用率并不高， 其他科研人員想用卻沒得用或不便用。所以，要建立一個完善的大型儀器設備共享平臺， 真正發揮大型儀器設備的作用， 助力科技創新[1-2]。

2 儀器設備共享平臺要解決什么問題

構建儀器設備共享平臺不是簡單地把儀器設備搬到一起就算大功告成， 關鍵還要構建好完善的管理機制，才能讓儀器設備共享平臺發揮應有的作用。首先，要解決科研人員的思想觀念問題，把試驗儀器從自家的實驗室搬到公共實驗室可不是一個簡單的過程，關鍵要打消科研人員的顧慮，要從制度和技術上保障他們對試驗儀器的正常使用， 要切實讓他們感受到儀器設備共享有助于科研工作效率的提升，這樣他們才能心甘情愿地將各自的設備投放到儀器設備共享平臺。 其次， 就是要解決好儀器的管理問題，儀器的正常使用怎樣保障、維護保養怎么進行、儀器損壞如何定責等都需要出臺相應的管理措施。再者，就是管理成本的問題，管理就要用到人，還必須是具備試驗儀器操作和維護能力的專業人員。 但在科研院所編制有限的情況下， 科研人員往往需要身兼數職， 在優先保障高質量科研成果創建任務的前提下， 很難再有富余的精力和熱情投入到各類平臺的共享儀器管理工作中去。最后，就是要解決好共享儀器設備的使用情況及其管理人員的工作業績缺乏科學的考核評價辦法的問題。 儀器設備的用而不記、用而漏記和記而未用等管理漏洞時有發生，以此為基礎的儀器設備使用狀況評價和儀器設備管理者的績效評價自然偏差很大， 這不僅為儀器設備的建設發展提供了錯誤的信息， 也不能客觀地考核儀器設備管理人員的業績， 最終會導致儀器共享流于形式，難以達到調節資源、助力創新的目的。

3 建設共享儀器設備授權使用管理系統

3.1 便捷的預約審批 儀器設備共享必須是有序共享， 要保障所有用戶在一定的規則內享有平等的權利，這就需要建立公開透明的預約和審批流程。在用戶端， 科研人員要能清晰地了解所有參與共享使用的儀器設備的狀態信息， 包括但不限于本儀器設備能夠開展的試驗項目、采用的分析方法、具體的使用說明以及哪個時段可以預約使用等， 為開始預約做好準備。在管理端，平臺管理人員要能全面地掌握平臺內所有的設備信息，同時便捷地進行審批。審批可以人工審核通過， 也可以按照一定的規則自動審批通過。 對于普通的價值不高的常用儀器就可以采用自動審批， 即用戶預約的時段可用就直接審批同意。 對于價格昂貴且操作復雜的儀器設備可以使用人工審批，管理人員通過查看審批單信息，了解申請人擬開展的試驗和技能操作水平， 綜合判斷是否通過其使用儀器設備的申請。

3.2 精準的線下管理 按時、守規、有序地使用儀器設備是共享系統正常運行的重要保障， 是實現盤活儀器設備資源、 提高使用率的重要前提條件。 所以， 僅僅只做好線上的預約和審批管理是遠遠不夠的，必須對線下的真實使用情況也一并進行管理。如果沒有對設備的線下管控能力， 那么不通過預約就使用儀器或者預約了但不按照預約的時段隨意使用設備的現象就會增多， 不僅會大大增加平臺的管理工作量，也會讓科研人員對儀器共享工作失去信心。有鑒于此，除了建設網絡端的預約系統外，必須額外在試驗儀器的硬件端加裝管理設備， 實現授權使用功能， 確保只有在系統中預約且通過審批的用戶才能正常使用儀器。 實現該功能最簡單有效的方法就是根據“共享儀器設備授權使用管理系統”的預約審批信息， 在特定的時間段內開放相應試驗儀器的使用權限，可以通過在“共享儀器設備授權使用管理系統”與試驗儀器之間搭建數據交換鏈路的方式實現。

3.3 及時的告警提示 為最大限度減輕試驗儀器設備共享平臺管理人員的負擔， 系統需要建立完備的告警提示功能， 對于系統中不正常的操作行為和違規行為進行及時提示， 提醒試驗儀器設備共享平臺管理人員進行必要的查看， 為共享平臺的有序高效運行提供保障。例如，可以對未預約就使用設備的行為進行告警， 對運行時間到期需要運維保養的設備進行提示， 對不按預約時段使用儀器的人員進行標記， 對超低溫冰箱等重要儀器設備斷電故障進行告警等。告警提示信息可以分兩種方式提供，一是在軟件系統中對管理人員進行告警提示， 二是通過手機語音呼叫和短信等方式告警提示。

3.4 精準的科學評價 通過儀器設備共享系統的后臺數據，可以最大限度地避免用而不記、用而漏記和記而未用等管理漏洞， 從而精準地分析共享儀器設備的使用情況， 并為其管理人員的工作業績提供科學的考核評價依據。 一是后臺可自動統計每臺儀器設備的預約時間、預約時段、使用人等信息，生成各種報表，如儀器預約使用排行榜、儀器使用時間排行榜等， 通過數據分析可以精準地了解哪些設備供不應求、 哪些設備利用率較低， 可以為儀器設備購置、管理、更換工作的決策提供數據支持。 二是后臺對各臺儀器設備的使用時長進行統計， 可以自動對需要維護保養的設備進行提示。 三是后臺詳細記錄了每臺設備的使用時間、使用人等信息，可以對發生的設備故障進行溯源，避免責任不清、相互扯皮的現象， 從另一個角度促成科研人員規范使用儀器設備習慣的養成。