信息化背景下如何創新文書檔案管理

［關鍵詞］信息化建設；文書檔案管理；創新

隨著計算機技術的飛速發展，其被諸多行業以及領域應用。人們從傳統的紙張書本閱讀，改變為線上電子圖書閱讀，多樣化的電子文檔應運而生，傳輸信息的形式轉變，利用計算機技術和設備，將各種傳統介質的文書檔案整合成各種數據庫，逐漸取代紙張記錄信息的形式，然后通過網絡和信息系統提供的檔案信息服務。在此背景下，一定要緊跟信息化時代檔案管理發展的步伐，不斷創新，并調整文書檔案管理模式，利用新時代技術不斷提升檔案管理水平，通過應用信息化技術，創新文書檔案管理模式，讓檔案管理更加高效，檔案管理模式更全面，促進檔案管理工作高質量發展。文書檔案管理彰顯重要意義，對檔案管理工作者來說，也要不斷創新思維，完善信息化管理系統，強化檔案管理法治意識，強化文書檔案加密防護工作。這樣才能將文書檔案管理工作做優做強。本文針對信息化背景下如何創新文書檔案管理展開分析。

1．信息化背景下文書檔案管理工作創新的意義

1.1 使文書檔案工作更加高效快捷

隨著信息技術的發展，計算機信息水平不斷提升，文書檔案管理工作引入信息技術，實現工作模式的創新，讓文書檔案管理工作變得更加高效便捷。利用計算機進行文書檔案的處理也可以縮短工作時長，同時應用計算機進行工作，也可以使質量和效率不斷提升。與傳統的文書檔案工作相比，利用計算機信息技術進行文書檔案的管理和操作能減少工作的失誤。傳統模式的文書檔案管理工作，需要時刻保持細心謹慎的態度，如果發生錯誤就需要重新進行檔案整理，使工作的時間延長。與傳統文書檔案管理工作相比，信息化的文書檔案管理能夠讓工作人員在搜尋檔案時通過檢索功能，輕松獲取，可以根據日期、關鍵詞等要點進行快速查找，進而使查閱速度不斷地提升。

1.2 文書檔案傳遞工作安全迅速

文書檔案傳遞工作也是文書檔案管理工作的關鍵內容，融入信息技術，也能夠讓文書檔案的傳遞工作變得更加迅速安全。由于利用信息技術能夠讓文書檔案傳遞受到信息化保護，所以，為文書檔案工作人員減輕煩惱。需要創建暢通、安全的內部網絡，讓文書檔案實現迅速的流轉。同時利用此種傳遞方法，也可以防止傳統紙質文書檔案在流轉過程中出現損壞、丟失等問題，進而能夠保證完整性。但是需要引起重視的是數字化文書的安全問題。

2．當前檔案管理工作存在的問題

2.1 檔案管理制度與時代發展脫節

目前，我國檔案管理工作已經逐漸實現了信息化，但在落實過程中，缺少完整健全的信息化管理制度體系，還需要調整和優化。當今文書檔案管理工作效率和品質都在提升，但存在不足。當下，文書檔案管理信息化已經受到關注，能夠明確文書檔案信息化的重要性。對其引入許多的資源實現了信息化，彰顯一定效果[1]。但是在實現文書檔案管理創新過程中也缺少人力、物力、財力的支撐。一些企業規模不大，為了節約成本，并沒有針對檔案管理的基礎設施以及管理模式加大投入力度。這種方式并不能彰顯文書檔案管理的優勢，致使檔案的利用率降低，進而對檔案管理工作信息化建設產生不利的影響。很多單位也沒有投入資金支持，這就讓檔案管理設施不能得到完善。例如，數據丟失、資料查詢困難等，進而沒有辦法彰顯檔案管理功能[2]。

2.2 檔案管理法制意識不夠強

基于當下的社會背景，法治化建設速度提升。當今時期，檔案管理工作未能緊跟法治化發展步伐，導致有些企業沒有深入落實依法管檔。企業的員工沒有較高的法律意識。當今，檔案管理工作法律法規一定要提高宣傳力度。但是，當下是以經濟利益，作為評價企業運行狀態的準則，致使許多企業的管理層僅重視業務[3]。對檔案管理人才隊伍沒有進行擴充，讓檔案管理工作過于單一，形式化、淺表化。

2.3 檔案管理人員專業水平不高

許多檔案管理人員職業素養以及專業水平不高，這也是當下檔案管理工作創新發展中非常重要的影響因素。當下，檔案管理工作人員專業水平不高的主要原因在于傳統的檔案管理觀念根深蒂固，致使在短期內不能實現檔案管理模式的轉型，同時這些工作人員的管理水平以及管理能力不高，針對新型的檔案管理技術不夠熟知。所以，檔案管理工作人員的專業水平還需要不斷提升[4]。另外，單位對檔案管理工作人員不夠重視，對培養和管控要求不高，進而讓檔案管理人員能力難以提升。部分企業并沒有設立專業的人員進行管理，很多企業設置的都是兼職人員，僅是對檔案進行收集、存儲等，致使檔案管理水平一直難以提升。傳統檔案管理工作，只需要做好文件歸檔、資料分類等，對其專業水平沒有過高的要求，有些檔案管理人員的年齡偏大，對電腦、掃描儀等辦公設備不能熟練操作，無法實現信息化管理。一方面，有些領導并沒有意識到檔案管理工作的重要性，即便不斷完善檔案管理的軟件和硬件設施，但對于管理人員也沒有進行培訓，致使在操作過程中并不熟練，整體工作水平不高，出現了資源浪費[5]。另一方面，檔案管理人員能力不足，并沒有針對信息技術進行學習，針對檔案管理工作，缺少自我提升、自我創新的熱情，讓信息化的管理工作的優勢難以彰顯。

3．信息化背景下創新文書檔案管理的路徑

3.1 強化檔案管理工作思想觀念

在當下信息化快速發展的環境中，針對文書檔案管理工作要不斷強化信息化建設觀念。這是非常重要的一個環節，也是推動信息化文檔工作發展的基礎。也要提高信息化管理建設的重視程度，尤其是企業領導也要肩負起檔案管理責任，針對管理工作各個環節都要做好把控工作。帶領企業其他成員做好組織和建設工作，并設立考核機制，不定期調研和分析，促進工作高效進行。此外，也要深入開展檔案管理工作組織部門的完善，同時應該健全工作責任，不斷提高思想認識，在組織層面處理周全[6]。要加大預算投入，確保經費支出符合標準，對于當下檔案管理工作中出現的不足之處，也應該進行調整和改善，保障能夠讓資金的作用充分發揮。

3.2 完善檔案信息化管理系統

目前，針對數字化的辦公系統也要做好利用，同時針對此項工作要不斷健全完善。此項工作不但要遵守信息化建設原則和管理方法的要求，也要不斷擴大檔案管理信息化應用規模。利用打印機、復印機等辦公設備，保障硬件基礎設施完善的情況下，不斷推動文書檔案信息化，補齊短板[7]。

3.3 拓展專業化檔案管理隊伍

要想促進企業文書檔案管理工作效率和質量提升，推動文書檔案信息化，就要保障人才隊伍完善，這也是基礎條件。文書檔案管理人員也應該具備較高水平的信息化管理技能。目前，我國許多地區在開展信息化管理系統建設過程中，初期都是招納許多專業人才。所以，在檔案管理工作信息化建設中，一定要創設文書檔案管理專業化隊伍。對此，企業可以組織定期開展專業技術培訓，不斷提高檔案管理的能力。同時，不同職責的管理人員也要制定操作準則。應該配備專業人員開展定期的系統檢查和維護，這樣才不斷強化系統的安全性能[8]。同時也應該不斷擴充檔案管理人才隊伍，融合當下現實需求，不斷提升檔案管理質量。

3.4 開展文書檔案加密防護工作

在開展文書檔案管理工作時，有效應用信息技術能夠讓文書檔案管理水平和品質得以提升。同時，也應該提高重視程度。網絡信息技術能夠為人們供給更多的信息和數據，其海量的信息為人們提供了便捷，能夠便于人們搜尋信息，但是也存在信息泄露的安全隱患。所以，需要針對信息技術合理應用，對于較為私密，以及安全需求較高的文書檔案，要加密設置，并開通訪問權限的限制功能，對文書檔案的預覽范圍進行限制。通過這種方式能夠對企業的文書檔案信息技術模式應用做好安全保護，保證安全[9]。加密的文書檔案在進行系統錄入時，也應該加以標注，這樣也便于后期查找和搜尋，同時保障信息安全，這些文檔也要經過重復審查。

4. 結論

總而言之，在當今信息化時代背景下，文書檔案管理工作融入信息技術，提升檔案管理效率。但是，信息技術的應用會產生許多問題，阻礙信息技術作用和功能的發揮。所以，檔案管理人員一定要提高信息化檔案管理水平，深入探究檔案管理與信息技術內在聯系。