數字化背景下計算機檔案管理研究

摘要：文章簡略闡述了數字化背景下在檔案管理中引入計算機技術的目標，并從建立數字化系統、加強精細化管理、完善安全性制度等幾方面著手對數字化背景下計算機檔案管理措施進行了詳細分析，同時提出了幾點計算機檔案管理的要點，旨在為相關人員提供參考，切實發揮計算機技術的優勢，提高檔案管理的質量和效率。

關鍵詞：數字化；計算機技術；檔案管理

doi：10.3969/J.ISSN.1672-7274.2023.06.059

中圖分類號：G 270.7" " " " " "文獻標志碼：A" " " " " " "文章編碼：1672-7274（2023）06-0-03

Abstract： The article briefly elaborates on the goal of introducing computer technology into archive management in the digital context， and analyzes in detail the measures for computer archive management in the digital context from several aspects such as establishing a digital system， strengthening refined management， and improving security systems. At the same time， it proposes several key points for computer archive management， aiming to provide reference for relevant personnel and effectively leverage the advantages of computer technology， Improve the quality and efficiency of archive management.

Key words： digitization; computer technology; file management

近些年來，在數字化飛速發展的時代背景下，社會各企事業單位和組織都開始積極尋求轉型升級之路，而檔案管理不僅見證了單位的發展歷史，而且能為其后續決策提供參考，具有極高的利用價值。但傳統的檔案管理方法無法適應當前信息化背景下爆炸式增加的信息資源現狀，因此，有必要積極推動檔案管理的數字化轉型。

1" 數字化背景下在檔案管理中引入計算

機技術的目標

1.1 減輕工作壓力

應用計算機技術展開檔案管理工作，可緩解當前檔案管理人員繁重的壓力。對于檔案管理工作來說，其在專業技術層面并不存在過于突出的專業壁壘，而且檔案管理工作中所涉及的各項內容并未對工作人員的專業技巧和專業技能提出過高的要求，但相應的工作大多呈現出煩瑣和重復的特點，在面對同一項工作任務時往往要消耗大量的精力與時間，若工作人員本身沒有正確的工作態度和充足的耐心，便無法高質量完成檔案管理工作。然而，工作人員自身狀態存在一定的不穩定性，不可避免地會出現起伏，這便為其工作中出現失誤埋下了隱患。基于這一問題，加強對于計算機技術的應用，能夠在原有的基礎上對工作人員的工作狀況進行優化調整[1]。

1.2 精簡工作流程

以往在開展檔案管理工作的過程中，工作人員需要先對海量檔案信息展開篩選工作，進而完成分類和整理，挑選出其中有價值的檔案重新歸納，然后明確檔案存儲的具體位置，形成體系化的目錄，完整地記錄下檔案的具體存儲位置。上述工作結束之后，工作人員便能夠在此基礎上展開統計工作，集中為用戶提供檔案使用服務。但這一過程過于煩瑣與復雜，用戶需要經歷較多的流程才能夠獲取其需要的資料，嚴重制約了其工作效率的提高。而在檔案管理中引入計算機技術則能夠按照預先設定的要求，自動地完成檔案歸納和整理工作，使工作人員可以按照相應的批次統一化落實對于各種復雜檔案的歸納管理工作，同時還能夠基于計算機本身的程序自動生成目錄，減少工作人員在目錄編寫以及統計中所消耗的時間，并起到簡化目錄生成步驟的作用。基于信息技術所進行的目錄編寫以及檔案分類可以更加高效地為用戶提供檔案查詢和借閱服務。在此過程中工作人員不需要使用人工的形式，便能夠通過關鍵詞迅速完成海量檔案信息搜索，精準定位檔案所處位置，達到精簡檔案工作程序的效果，對于檔案管理工作效率的提升有著重要作用[2]。

1.3 共享檔案資源

檔案管理核心要義便是提高檔案資源利用效率，而檔案共享則是衡量檔案資源利用率的重要標準之一，在檔案管理工作中至關重要。以往在開展檔案管理工作時，工作人員往往需要在極短的時間內對共享檔案資源展開收集和整理工作，同時要采用紙質化檔案運輸以及傳送的形式，進而滿足檔案資源交流和共享的需求，但在這一過程中往往潛藏著較大的檔案損壞和遺失風險，所以影響了傳統檔案管理工作在檔案信息傳輸與共享方面的效率。基于此，應當強化對于計算機技術的應用，輔助工作人員將紙質化檔案信息轉化為電子信息，集中上傳到電子平臺中進行存儲，在獲取檔案信息資源共享任務之后便能夠通過局域網，在短時間內迅速完成電子化信息傳輸工作，實時動態地保障檔案信息資源的高度共享，進而實現檔案信息共享效率的進一步提升。此外，該檔案信息在傳輸過程中能夠切實保障信息資源的安全性，最大限度降低遺漏和損壞的可能性。與此同時，工作人員還能夠利用計算機技術持續推動檔案資源的革新，為檔案管理質量的提高提供保障。

2" 數字化背景下計算機檔案管理的措施

和要點分析

2.1 措施

2.1.1 建立數字化系統，對接辦公系統

現如今我國網絡信息化技術飛速發展，開始在眾多領域廣泛應用，這為企事業單位開展數字化檔案管理提供了良好的技術支持，直接改變了檔案管理的方式，數字化檔案管理已成為未來檔案管理發展的主要方向。通常情況下，檔案管理屬于綜合性管理，涉及極為多樣和復雜的內容，所以應當綜合考慮單位的各方面情況，有針對性地建設數字化管理系統，嚴格按照相關要求對系統和檔案進行管理，創設更加優質的環境，為后續各項工作的開展創造良好的條件。在此過程中，還要切實保障檔案管理系統同辦公系統之間的有效對接。早在開展方案設計工作時，工作人員便需要在其中增設資料查詢模塊，保障銜接基礎的科學性，并立足于當前數字化檔案的具體情況，建立可行性較高的歸檔管理制度。部分檔案涉及保密因素，只有一部分能夠公開，所以在開展檔案管理工作時應當采取必要的手段為信息資源的完整性和安全性提供保障。在軟件方面應當重視對于密碼管理和多級權限的應用，最大限度減少數據被破壞以及數據丟失等問題，切實提高數據的安全性以及完整性[3]。

2.1.2 加強精細化管理，減少管理成本

傳統的檔案管理工作一般都會使用粗放式的管理模式，盡管在檔案人員配置以及軟硬件更新方面都符合要求，但上述手段其實只屬于基礎的解決方式，長此以往勢必會增加檔案管理工作成本，而基于計算機，使用現代化信息技術則能夠切實展現出數字化管控的優勢，在節省成本支出的同時，方便相關人員對檔案資料進行查閱，從根本上減少資源的過度消耗與浪費問題。數字化背景下的計算機檔案管理可以通過掃描和錄入等新興技術的應用，針對重要的信息檔案，應制定完善的工作方案，為后續及時有效應用提供條件。檔案資料對于企事業單位和各個組織機構的運行和管理都有著極大的價值，例如，有關崗位的安排和調動均需要建立在準確檔案信息的基礎上。數據庫則能夠在數量和準確性等多方面更好地滿足這一要求，并且可以輔助管理者做出更加科學合理的經營決策。強化數字化管理平臺的應用可以進一步沖破時空方面的限制，從根本上助力檔案管理工作效率以及檔案資源利用率的提升。

2.1.3 完善安全性制度，組建專業隊伍

對于檔案資料而言，其所涉及的組織以及員工的各方面信息均存在一定的保密要求，部分不法分子有可能會盜取相關的信息資料用于謀取不當利益，使得檔案擁有者本身的利益受到損害。因此，在數字化檔案管理中應當對檔案安全保密制度采取相應的完善措施，面對不同級別的檔案需要使用差異化的保管形式，并且要明確規定各種檔案的使用權限，為檔案信息的完整性以及安全性提供充分的保障。檔案管理負責人需要秉持嚴謹認真的工作態度，在必要的情況下調取信息，并在完成使用之后及時關閉數據庫。此外，檔案管理人員應當樹立終身學習的意識，積極提高綜合實力，切實保障各項工作的高質量完成。單位也應當在日常工作中定期開展培訓和考核工作，便于檔案管理者掌握更多的工作技巧，形成良好的服務意識，真正認識到開展數字化檔案管理工作的重要性，在現有的基礎上進行管理方法和思想創新，不斷引入先進的理念，持續優化數字化檔案管理形式。

2.2 要點

2.2.1 規范整理

對于數字化文檔而言，其在形式方面類似于紙質文檔，需要按照檔號編制方案、分類大綱和保管期限標準等對各種數字化文檔進行規整，切實保障其有序性。其本質上便是根據相應的門類與要求進行劃分，綜合考慮本單位的實際特點和檔案內容制定分類編號方案。通過分類組合案卷，賦予數字化文檔相應的號碼位置，在此基礎上按照順序編目等級，使得數字化文檔能夠轉化成一個有機的整體。在建立數據的過程中需要復制一份另行保存，同時說明其具體的軟硬件環境。在此過程中需要對文檔題名、責任者、檔號以及保管期限等進行著錄標引。

2.2.2 合理保存

數字化文檔的保存需要滿足安全性和有效性兩方面要求，具體可從以下兩方面著手。一方面對相應的存儲載體進行合理選擇。我國關于電子文件檔案的管理標準明確指出，載體的選用包括只讀光盤、磁帶、硬磁盤等，不允許在長期保存的檔案管理中使用軟磁盤作為保存載體。另一方面，對于數字信息而言，其能夠達到永久保存的效果，時間的推移并不會影響其使用效果，但數字信息則需要依附于相應的載體。不管是光存儲載體還是磁存儲載體，其在性能方面都存在著不穩定的特性，再加上數字信息會不可避免地受到存儲格式變化以及頻繁讀取等多方面因素的影響，所以會在一定程度上影響數字信息的存儲年限，由此可見，在使用計算機技術開展檔案管理工作時應當注意對于信息的合理轉存以及復制[4]。

2.2.3 科學歸檔

在對數字化檔案進行歸檔時，需要先對數字檔案進行整理，在明確檔案具體屬性之后，將其從計算機存儲器中刻錄到可移動的介質上，方便后續對其實施長期保存。數字化檔案歸檔具有較高的復雜性，為此采取數字化檔案歸檔方式時，檔案管理人員應保證整個操作流程的安全性、準確性，并確保其能夠契合單位辦公自動化和信息管理工作的具體狀況，將其看成是至關重要的工作程序之一，搭建起科學合理的歸檔制度。在不同環境下所產生的檔案需要采用差異化的歸檔方法。若是使用網絡歸檔，可以根據相關要求轉到相應的檔案數據庫內部，或者是在上面標記歸檔標識。歸檔過程中應當加強對于以下幾方面要點的重視。

首先，檔案管理者需要對電子文件的歸檔范圍進行明確，為后續歸檔工作的高效開展奠定堅實的基礎。其次，應當了解歸檔的時間。一般來說，數字化文件的歸檔工作會集中在年度結束或者是任務完成之后，具體可以根據實際情況進行調整。由于受到存儲介質和技術環境條件等多方面因素的影響，所以歸檔時間應當盡可能維持在2～3個月范圍之內。最后，檔案管理人員應當明確具體的歸檔要求，嚴格遵循歸檔各個環節的相關規定和標準，詳細闡述配套的軟硬件環境，并且要切實保障數字化檔案文件格式的通用性。

2.2.4 安全保障

安全性是數字化文檔的基礎性要求之一，在檔案形成、業務管理等各個環節都潛在著一定的安全問題。為了切實保障數字化檔案的安全性，需要從以下幾方面著手采取相應的措施。首先，應完善現有的歸檔制度，明確要求，在歸檔過程中對紙質版本、縮微品以及電子版本進行同時保存。在收集積累階段還應當注意對其隨時備份，同時完成電子文件登記表的填寫工作，明確體現出數字化文件的類別代碼的實際性質。其次，在技術層面，檔案管理人員需要科學開展軟硬件環境檢測工作，對各種參數和軟件進行集中歸檔，同時了解信息載體是否存在病毒和劃痕等。最后，在保管層面，需要定期展開抽樣檢驗工作，并且確保抽樣率在10%以上。為了保障數字化文件的安全性和原始性，在對檔案資源進行應用的過程中應當使用拷貝件，嚴禁出現自行復制電子文件的現象，將使用權限和保密規定落實到位[5]。

3" 結束語

綜上所述，計算機中包含著預先設定的程序，靈活應用能夠輔助檔案管理人員更加高效地開展那些重復性強和低技術含量的任務。因為計算機技術相對于人工來說更具穩定性，所以其所開展的基礎性檔案管理工作具有更高的水準，有助于切實緩解工作人員的壓力，提高工作效率，并避免各種不必要的人為失誤。此外，數字化檔案不僅能夠為管理工作提供方便，還能夠提高資源的調取和共享效率，有助于檔案資源利用效率的持續平穩提高。

參考文獻

[1] 胡希鈺．計算機信息技術在檔案管理系統中的應用[J]．現代經濟信息，2021（2）：39-40.

[2] 夏曉紅．計算機網絡技術在交通運輸系統檔案信息管理中的應用與趨勢[J]．運輸經理世界，2021（18）：80-82.

[3] 薛緣．計算機網絡技術在企業檔案管理中的應用探討[J]．百科論壇電子雜志，2020（15）：1897.

[4] 王霞．大數據的計算機數據挖掘技術在檔案管理系統中的研究應用[J]．中國科技投資，2019（32）：134.

[5] 馬瀟宇．計算機網絡技術在企業檔案管理中的應用研究[J]．電腦知識與技術，2020，16（4）：13-14，21.