高校檔案管理信息化體系建設應用探究

摘要：在高校智慧校園建設的總體要求下，以問題為導向構建檔案信息化管理體系是推進檔案工作高質量發展和創新服務舉措的突破口。文章從高校檔案管理信息化基本概念、建設內容等基礎理論入手，結合工作實踐，總結出通過更新檔案管理理念、增強頂層設計、豐富和優化檔案資源結構、創新服務模式等管理手段來提高檔案服務效能，推進高校檔案管理現代化進程。

關鍵詞：高校檔案；數字檔案建設；檔案管理信息化

中圖分類號：G271" 文獻標志碼：A

0引言

自2021年1月1日起施行的《中華人民共和國檔案法》明確規定“各級人民政府應當將檔案信息化納入信息化發展規劃，保障電子檔案、傳統載體檔案數字化成果等檔案數字資源的安全保存和有效利用”。國家檔案局制定《“十四五”全國檔案事業發展規劃》，提出“加速數字檔案館（室）建設。推進機關、團體、企業事業單位和其他組織建設與業務系統相互銜接的電子檔案管理信息系統”，以及在《教育現代化2035》國家戰略的要求下，地方高校應將教學、科研、管理、服務等業務流程與校園環境相結合建設數字化校園。在上述背景下，檔案管理信息化是當下及今后一段時期內高校檔案工作的重點任務和發展方向。

1高校檔案信息化建設的背景及發展趨勢

信息時代的大背景下，以數字形態存在的檔案信息成為主要的檔案管理對象，檔案管理的工作內容也必然向著管理信息化建設的方向發展。隨著數字網絡技術在高校的深入應用，教學、科研、管理、服務等工作產生的實驗數據、文獻資料和科研、教學成果等檔案內容更加豐富、保存難度更大、使用頻率更高。檔案信息化管理技術的應用是推動高校建設發展的必備要素，借助信息化手段提高檔案管理的精準度，確保檔案信息管理的嚴謹有序，不斷提高檔案管理的科學性，發揮檔案最佳價值，為高校教育現代化建設提供了有力的支撐。

高校檔案信息化建設要適應智慧校園建設的發展需要，在“智慧校園”的框架下，發揮檔案管理工作作為“工作閉環中的節點”既是某個部門某個項目的工作成果，也是檢驗和總結工作、發揮決策作用的起點。檔案信息化管理“在技術基礎和數據基礎的支撐下，使得高校教學、教研、管理、生活、就業等有機融合在一起”［1］，有效提高了高校的教學質量和工作效率。

2高校信息化管理存在的問題和瓶頸

2.1檔案部門職能在高校管理工作中的定位是影響高校檔案工作高質量發展的重要因素

長期以來，高校檔案部門定位為學校的教輔機構，一方面體現了檔案對教學管理等方面的積極作用，另一方面也局限了檔案管理工作在學校整體管理體系中發揮作用。實際工作中，檔案部門的主要工作內容是檔案的“收、管、存、用”4個方面，對事前參與、事中監督、事后檢查等直接影響檔案質量的重要環節缺乏必要的積極性和具體舉措。

2.2理順和完善體制機制，有利于高校檔案工作有效開展

中華人民共和國教育部令第27號《高等學校檔案管理辦法》規定“高等學校檔案工作是學校的基礎性工作，是檢查和評估學校管理水平的重要指標。高等學校檔案部門具有檔案行政管理和檔案業務管理與服務雙重職能。”，明確了高校檔案工作與高校整體教育教學工作的關系。2021年1月1日起正式施行的《中華人民共和國檔案法》明確提出“堅持中國共產黨對檔案工作的領導”。在國家政策指引下，高校應將“高等學校檔案工作由高校校長領導”的檔案機構職責，修訂為高等學校黨委書記掛帥，校長負責的制度，有助于將黨管檔案工作的體制優勢發揮出來，有利于“高等學校應把檔案工作納入學校發展規劃，統一領導、集中管理，保證檔案機構、人員編制、檔案用房、設施和經費的落實，保證檔案安全，維護國家秘密”進一步落實。

2.3轉變檔案管理理念是推動信息化發展的關鍵

在高校中普遍存在檔案專職人員年齡偏大、知識結構相對陳舊的問題，對傳統的管理模式駕輕就熟，面臨“智慧校園”背景下數據共享時代的到來，也會因為力不從心而產生“視而不見，故步自封”的現象，在思想觀念上對推行數字化工作缺乏必要的熱情和動力；同時也存在“有很多工作人員在檔案管理技術的學習方面有一定的保守性，對新事物、新技術、新概念的接受度有限”“將數字化技術應用到實體檔案問題的解決中，缺乏數字化管理意識及能力”的現象，從而影響了檔案信息化的管理效果和任務目標，提升檔案工作者的綜合素質和專業技能是當務之急。

2.4人才隊伍建設是檔案信息化建設的核心力量

“檔案工作正在走向依法管理，走向開放，走向現代化”“信息化為中華民族帶來了千載難逢的機遇”“我們必須敏銳抓住信息化發展的歷史機遇”，習近平總書記對做好新時代檔案工作提出明確要求，信息化是檔案工作現代化的必然選擇。然而，高校檔案管理單位中年齡偏大、非檔案專業的專職人員普遍存在，而熟悉計算機、數據庫、網絡通信等知識的復合型人才是推動新時期檔案工作的核心力量。

2.5經費是檔案信息化建設的物質保障

筆者借鑒多年高校檔案工作經驗，建議檔案信息化專項經費由高校信息化專職部門統籌，納入學校信息化年度項目預算，這樣能充分體現“一盤棋”意識，最大限度做到信息化技術設備等資源共享，有效推進檔案治理體系和檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全體系建設進程。

3高校檔案信息化建設的工作舉措

高校檔案信息化管理是學校內部管理工作的重要一環，是優化人力資源管理、提高工作效率、規范工作流程和期末檢查部門工作成果的有效措施，是推動高校教育高質量發展的新生力量。在實際的工作中，高校管理層應當把檔案信息化工作納入高校信息化建設體系，切實落地檔案管理“三納入、四同步”制度，形成自上而下的合力。筆者從以下3個方面探索高校檔案信息化建設的基本流程。

3.1概念

檔案管理：檔案是現代社會科學管理各類信息的重要手段，也是各類資源信息流轉、存儲的重要媒介，對文明的發展和人類社會的進步有著非常重要的作用。高校是培養人才和各類高端技術的匯集地，既是科研場所，也是社會機構，承擔著人力資源檔案和各類信息技術檔案管理工作，這就要求高校必須做好檔案管理，不斷提高檔案信息化水平，確保檔案管理科學、完備，防止檔案丟失問題出現。

檔案管理信息化：在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，形成管理效率和安全系數高、查閱流轉便捷的檔案管理模式，加速實現檔案管理現代化的進程。

新時代的檔案信息化管理“強調對檔案信息的前端控制、全過程管理、資源化管理、知識化管理、集約化管理、科學化管理，確保檔案數據的質量和數量同步增長”［2］，主要包括基礎設施建設、檔案信息資源建設、應用系統建設、標準規范建設和人才隊伍建設等5個方面的內容。在進行檔案信息化建設的時候，要處理好各種類型的網絡、計算機的硬件和軟件以及數字化的檔案信息資源庫三者之間的關系，而檔案信息資源建設是信息化建設的基礎和核心。

檔案信息資源建設要堅持“存量數字化，增量電子化”工作方向，主要包括：一是館藏實體檔案數字化，就是利用數字化技術對館藏紙質類等原有存在的檔案（存量檔案）進行數字化加工，生成與實體檔案相對應的電子數據，并實行檔案“雙套制”管理；二是“將前端辦公自動化和電子政務中新形成的電子文件歸檔保存，及時提供利用，實現資源共享”［3］。由于電子檔案與紙質等實體檔案的保管方式不同，兩者具有功能互補和不可替代性的特點，為了保證檔案原始記錄的完整性、真實性、安全性，最終達到利用、服務的目的，筆者認為在現階段，增量電子檔案仍有必要實行紙質與電子載體并舉的“雙軌制”管理。

3.2檔案信息化管理工作機制

高校要加強頂層設計，將檔案信息化建設工作作為學校科學構建管理結構、有效提升管理效能的高度進行部署，增強在高校教育管理工作中的整體性、系統性、協同性，同時在檔案預立卷制度的保障下推動檔案信息化建設工作有序開展。

高校立卷主體單位與網絡信息化部門協同辦公是檔案信息化時代檔案立卷工作的新內容，形成“互聯網+檔案管理與服務”新的工作模式。在推進工作建設進程中，要有圍繞大局服務中心的大局觀，以滿足師生需求為工作目標，通過調研分析，檔案管理部門制定和完善檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限內容。同時，保障檔案數據信息安全和實現數據信息共享是高校網絡信息化部門擔負的建設“智慧校園”的重要工作職責。當前，大部分用于高校檔案管理的服務器在網絡信息化部門托管，這源于該部門的專業技術和專業設施可提供有效的安全和運行保障，在此情況下，高校檔案管理部門與網絡信息化部門協同合作成為必然。由此可見，高校中教學、科研、管理、招生、就業等部門產生的檔案電子數據通過網絡信息化部門搭建的網絡信息平臺，均有可能實現在線立卷、接收、保存和利用等檔案工作任務。

3.3檔案信息化管理模式（以天津中德應用技術大學為例）

檔案信息化管理目的是更好地為學校決策、行政管理、廣大師生需求提供有效便捷服務，同時為建設富有高校特色的檔案史料展覽，打造新型的校園檔案文化，豐富師生文化生活開辟了更廣闊空間。天津中德應用技術大學運用檔案管理系統，結合學校實際，建立“綜合檔案”與“特色檔案”兩大核心檔案資源庫，充分運用系統功能擴展多種管理模式，在檔案管理和服務利用方面有了新的突破。

3.3.1多用戶管理，實現“綜合檔案”集中統一管理的工作目標

學校實行預立卷制度，檔案收集是檔案管理的第一個環節，是各專（兼）職檔案人員使用的功能，完成了整個系統的前期文件、資料的收集工作。學校下設組織機構，分別是教學機構、教輔機構、科研機構、黨政群團綜合管理機構及下屬機構，檔案管理部門授權學校組織機構下部門兼職檔案員相關操作權限。學校根據有關部門檔案人員職能不同操作權限亦不相同的情況，設置了部門檔案二級管理模式，檔案信息化管理操作便捷、個性化設計等特點在工作中發揮了優勢。

根據檔案人員現場工作環境不同，系統可實現在線和線下檔案收集功能。對于無法在線使用系統進行數據著錄的用戶，可以利用系統提供的檔案離線收集模板工具，使用此工具進行數據的著錄，然后將著錄完畢的數據轉入系統中，系統將自動生成檔案條目，并將電子文件與之進行關聯。后續的檔案流程包括檔案整理、歸檔接收等均在授權的情況下有序完成，同時也可以根據工作需要定義授權對象可訪問內容的密級，以及可以進行的操作行為。用戶登錄監控、應用操作行為監控、工作流程監控、監控信息統計與分析多種方式，實時保障文檔的安全性和責任可追溯性。

3.3.2檔案全生命周期有序化管理

檔案管理系統集中統一且分門別類管理內部不同類型和性質的檔案材料，實現有序化管理。實際工作中結合權限管理與流程管理體系，界定相關人員的使用權限，并通過流程管理體系管控檔案從形成、發布、變更到歸檔、鑒定、銷毀等全生命周期管理。

3.3.3以問題為導向、任務為目標，利用檔案信息化系統建立“專題檔案”數據庫，豐富檔案資源結構

學生學籍檔案管理是高校學生管理工作的重要組成部分，學校檔案管理部門制定了學生學籍檔案管理制度和工作機制，規范了檔案的收、管、用操作流程。加強在校學生學籍檔案管理，是上級主管單位對高校學生管理工作的要求。學校目前在校生超過13 000人，畢業生近1 500人，在完成年度歸檔范圍的“綜合檔案”任務之外，檔案管理部門積極開發檔案信息管理系統功能，建立“專題檔案—學生學籍檔案”信息平臺，實現了學校長期留存的自學生入學、在校期間個人檔案的接收、保管和利用的工作任務。“專題檔案”數據庫的建立為突出學校特色辦學、重大事件等檔案管理工作構建了信息化管理平臺，形成了學校重點工作開展到哪里，檔案工作就服務、跟進、延伸到哪里的局面。

3.3.4對接學校辦公自動化系統，初步實現電子公文“文檔一體化”目標

習近平總書記曾指出，檔案工作要走向依法管理、走向開放、走向現代化。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》提出了“加速數字檔案館（室）建設”的任務。《數字檔案室建設評價指標》規定，開展電子文件歸檔工作是參與評價的必備條件，實現電子文件歸檔和電子檔案管理是學校檔案工作中需要解決的重點任務。在“智慧校園”建設進程中，學校現有信息化管理系統與檔案管理系統進行數據交換是信息共享的技術手段，學校檔案管理部門協同辦公自動化（Office Automation，OA）系統和檔案管理系統相關技術人員在網絡信息化辦公室的支持下，完成兩個系統之間接口授權、數據轉換、數據接收、接口認證等功能，初步實現檔案收集、整理、保管、利用的高度集成化和信息化，豐富學校電子檔案資源建設，為進一步推進申報“數字檔案室”工作夯實了基礎，完成了階段性任務，同時為學校其他應用系統數據的對接和電子檔案移交積累了寶貴的工作經驗。天津中德應用技術大學檔案管理信息化基本工作流程如圖1所示。

4結語

天津中德應用技術大學自2015年啟動檔案信息化管理至今，通過規范操作流程、提供個性化服務等舉措，拓展檔案管理系統功能，豐富了檔案服務方式，檔案價值得以進一步彰顯。

2020年檔案管理部門升級檔案管理系統，運用信息化管理方式初步實現了檔案遠程服務模式：一是利用信息化管理系統實現校內線上查詢借閱檔案功能；二是啟動虛擬專用網（VPN）遠程服務功能，開通校友學籍檔案查詢專門通道，制定查詢流程及服務指南，全天候為廣大校友提供檔案查詢利用服務。至此，檔案管理部門在制度允許的范圍內最大限度地合理利用館藏檔案，利用檔案管理信息化功能基本上適應和滿足了疫情下部門校內外在線、離線立卷、歸檔，校外師生線上、線下檔案查詢利用的需求，推動了“檔案移動服務”多元化的工作進程。

隨著檔案管理現代化進程的不斷深入，網絡信息技術不斷發展，倡導“智慧校園”建設勢在必行，為創新性開展檔案工作提供了廣闊空間。檔案信息化管理在網絡信息技術的支撐下，檔案價值的開發利用得以最大限度地發揮。高校作為各類檔案存儲和流轉的重要組織機構，應及時完善和升級檔案管理的信息化建設工作，上下合力推動高校提升人才培養和產教研融合高質量發展。

參考文獻

［1］王彥麟.淺談如何提升高校檔案信息化建設水平［J］.黑龍江檔案，2022（3）：22-24.

［2］張大偉.什么是信息化？［EB/OL］. （2020-06-20）［2023-01-15］.https：//www.nbdaj.gov.cn/hd/zsdt/wswd/202006/t20200620_29830.shtml？ivk_sa=1024320u.

［3］黃彩珍.論基層檔案數字化建設［J］.檔案天地，2014（S1）：84-86.

（編輯編輯李春燕）

Exploration on the application of informationization system construction"in university archives management

Yin" Zhiwei

（Tianjin Sino-German University of Applied Sciences， Tianjin 300350， China）

Abstract：" Under the overall requirements of the construction of smart campuses in universities， constructing a problem oriented archive information management system is a breakthrough in promoting the high-quality development and innovative service measures of archive work. Starting from the basic concepts and construction content of informationization in university archives management， combined with work practice， the article summarizes how to improve the efficiency of archive services and promote the modernization process of university archives management by updating archive management concepts， enhancing top-level design， enriching and optimizing archive resource structure， and innovating service models.

Key words： college archive; digital archive construction; archive management informatization