基于WEB技術(shù)的醫(yī)院科研檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用

基于WEB技術(shù)的醫(yī)院科研檔案信息化管理系統(tǒng)的

建設(shè)與應(yīng)用

黃禮珠，景 "琳，蔣燕霽，龔文峰，莫麗華

（廣西醫(yī)科大學(xué)附屬腫瘤醫(yī)院科研科，廣西 "南寧 "530021）

摘要：科研檔案是醫(yī)院的技術(shù)來源與技術(shù)推廣的根本，科研檔案數(shù)量的多少、質(zhì)量的高低，直接決定醫(yī)院在醫(yī)療市場的核心競爭力。以往國內(nèi)各家醫(yī)院為了生存和發(fā)展，常各自為政，將科研項目視為私有知識財產(chǎn)。科研檔案管理是醫(yī)院科研管理的重要內(nèi)容之一，近年來，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)得到了廣泛普及與應(yīng)用，也加快了檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展進(jìn)程，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式比較，電子檔案管理系統(tǒng)便于查詢、維護(hù)簡單、界面友好、功能齊全等優(yōu)點，可以有效提高檔案管理效率。電子檔案管理是未來檔案管理軟件發(fā)展的必然趨勢。本文基于醫(yī)院檔案管理工作應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用需求，對系統(tǒng)進(jìn)行具體設(shè)計，完成基于WEB技術(shù)的醫(yī)院科研檔案信息化管理系統(tǒng)及建設(shè)與應(yīng)用，使系統(tǒng)能夠穩(wěn)定的運行和較好的可擴(kuò)展性，能夠作為醫(yī)療輔助系統(tǒng)，幫助相關(guān)工作人員管理醫(yī)療資源，減少醫(yī)療資源的浪費，提高效率。

關(guān)鍵詞：WEB技術(shù)；科研檔案；信息化管理；數(shù)據(jù)庫

中圖分類號：R197 " " " " " " " " " " " " " " " " " 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：B " " " " " " " " " " " " " " " " DOI：10.3969/j.issn.1006-1959.2023.24.004

文章編號：1006-1959（2023）24-0026-04

Construction and Application of Hospital Scientific Research Archives Information Management System Based on WEB Technology

HUANG Li-zhu，JING Lin，JIANG Yan-ji，GONG Wen-feng，MO Li-hua

（Scientific Research Section，Guangxi Medical University Cancer Hospital，Nanning 530021，Guangxi，China）

Abstract：Scientific research archives are the source of technology and the basis of technology promotion of a hospital. The quantity and quality of scientific research archives directly determine the core competitiveness of a hospital in the medical market. In the past， in order to survive and develop， domestic hospitals often went their own way and regarded scientific research projects as private intellectual property. Scientific research archives management is one of the important contents of hospital scientific research management. In recent years， internet technology has been widely popularized and applied in the society， and has also accelerated the development process of archives management modernization. Compared with the traditional paper archives management mode， the electronic archives management system has the advantages of easy query， simple maintenance， friendly interface and complete functions， which can effectively improve the efficiency of archives management. Electronic archives management is the inevitable trend of the development of archives management software in the future. Based on the application requirements of modern information technology in hospital archives management， this paper specifically designs the system and completes the construction and application of hospital scientific research archives information management system based on WEB technology， so that the system can operate stably and have good scalability， and can be used as a medical auxiliary system to help relevant staff manage medical resources， reduce the waste of medical resources， and improve efficiency.

Key words：WEB technology;Scientific research archives;Information management;Database

近年來，隨著醫(yī)院的快速發(fā)展，醫(yī)院的科研檔案越來越多，科研檔案管理成為醫(yī)院科研管理的重要內(nèi)容之一[1，2]。醫(yī)院檔案是對醫(yī)院歷史進(jìn)行準(zhǔn)確記錄的資源，在醫(yī)院檔案管理體系中，科研檔案是極其重要的組成部分，可以直接反映醫(yī)院科研工作的基本情況，并對醫(yī)院科研管理工作的開展提供高質(zhì)量服務(wù)，促進(jìn)科研人員更好的開展管理工作[3]。高效管理和利用醫(yī)院科研檔案具有重要的意義，可以有效提高醫(yī)院科研水平、促進(jìn)醫(yī)院衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展[4]。面對醫(yī)院日益增多的科研資料，如何解決科研檔案安全存儲、快速查閱、資源共享等問題，是醫(yī)院普遍面臨的問題，使用科研檔案信息化管理系統(tǒng)管理醫(yī)院的科研檔案是解決這些問題的一種手段。我國傳統(tǒng)科研檔案管理中，長期的實物檔案管理模式已形成。雖然檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)日漸引起各醫(yī)院的重視，但檔案信息化建設(shè)仍受到各種因素的制約，發(fā)展速度較慢，醫(yī)院科研檔案管理水平依然不高[5，6]。大量的紙質(zhì)檔案給科研檔案管理帶來了許多問題：占據(jù)空間、查閱不便、容易磨損以及丟失等[7]。科研檔案紙質(zhì)管理雖然缺點多，但目前仍在使用，只是相較于之前規(guī)模大大減少[8]。為解決這一問題，本文通過建設(shè)基于WEB技術(shù)的醫(yī)院科研檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對醫(yī)院人力、物力、財力等資源的綜合性管理。

1醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

醫(yī)院是提供醫(yī)療技術(shù)服務(wù)，滿足廣大患者健康需求的專業(yè)場所，除一般事業(yè)單位共有的特點外，更具有醫(yī)療技術(shù)專業(yè)特點。因此，醫(yī)院檔案涉及面廣、專業(yè)性強(qiáng)。檔案管理是建立現(xiàn)代化醫(yī)院管理制度的主要內(nèi)容之一，但在現(xiàn)實工作中，往往由于醫(yī)院重視程度不夠、醫(yī)院檔案種類繁多、檔案管理人員缺乏專業(yè)性和規(guī)范性的指導(dǎo)、信息化手段相對滯后等因素，限制了醫(yī)院檔案管理的發(fā)展水平。

1.1醫(yī)院檔案信息化管理的意義 "①是社會發(fā)展的必然結(jié)果：隨著科技技術(shù)的迅速發(fā)展，紙質(zhì)檔案逐漸被電子檔案取代，傳統(tǒng)的檔案保存和管理方式已不在適應(yīng)高速發(fā)展的現(xiàn)狀。將信息化、人工智能等科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用到醫(yī)院人事檔案管理工作中，不僅符合醫(yī)院現(xiàn)代化管理的新方向，同時也順應(yīng)了時代進(jìn)步的新要求。醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院現(xiàn)代化管理中的重要組成部分，將新科技、新技術(shù)應(yīng)用到其中，在提高管理效率的同時，優(yōu)化醫(yī)院的服務(wù)水準(zhǔn)，有利于為患者提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，從而促進(jìn)社會的進(jìn)步。②實現(xiàn)醫(yī)院檔案價值最優(yōu)化：醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)，使用信息化系統(tǒng)做到病患信息的實時收集與儲存、診斷方案與工作流程的完整記錄、醫(yī)保報銷的聯(lián)網(wǎng)上報記錄，全面提升醫(yī)院檔案記錄的全面性、可靠性。使用信息化系統(tǒng)進(jìn)行檔案記錄，在掛號、用藥、檢查、住院、結(jié)算、報銷等各個流程的工作第一線對信息進(jìn)行直接留存，有效提高了醫(yī)院檔案的時效性。及時且不易更改的檔案，極大提升了醫(yī)院檔案的真實性，可以有效降低檔案記錄中存在的編寫、錯位等問題，杜絕檔案留存過程中出現(xiàn)的失誤乃至腐敗問題。通過引入信息化的醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)，提升對病患檔案的利用效率，可以極大地促進(jìn)各個科室之間的配合，科學(xué)配置患者的檢查項目順序，根據(jù)科室壓力調(diào)整檢查項目的優(yōu)先度，從而做到有效分流，提高單位時間內(nèi)的診治效率。使用信息化的大數(shù)據(jù)分析工具，還可以有效將已經(jīng)歸檔的醫(yī)院檔案進(jìn)行充分利用，總結(jié)以往診治過程中出現(xiàn)的問題，為醫(yī)療服務(wù)工作提出針對性的調(diào)整方案，保障醫(yī)療服務(wù)工作質(zhì)量的不斷提升。信息化的檔案收集與管理系統(tǒng)具有直觀且易操作的特性，通過推進(jìn)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)，利用專業(yè)的檔案管理信息化軟件，可以極大地提升醫(yī)院檔案管理的專業(yè)性，保障檔案儲存與使用能夠更加高效、專業(yè)。

1.2系統(tǒng)需求 "醫(yī)院科研檔案管理是作為醫(yī)院的基礎(chǔ)管理工作，會涉及到醫(yī)院的多個部門，每個部門均會產(chǎn)生一定的檔案資料，科研檔案的日常工作主要有收集、整理以及統(tǒng)計[9]等。但因為科研檔案數(shù)量、文件較多，分類以及組卷方法出現(xiàn)多次改變，各部門均有各自接受以及移交檔案材料的功能，但是并未設(shè)置統(tǒng)一的界面，且缺少相互連接信息的渠道，數(shù)據(jù)就會被封存在各個部門的計算機(jī)上，引起重復(fù)的檔案管理操作，大大增加了檔案管理出錯的幾率[10]。通過調(diào)查部分醫(yī)院科研檔案管理工作發(fā)現(xiàn)，電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)配備以下功能：①實現(xiàn)科研檔案信息計算機(jī)化，提供錄入數(shù)據(jù)、轉(zhuǎn)換、收集以及整理等相關(guān)功能，可以利用電子郵件或系統(tǒng)模塊與醫(yī)院辦公自動化等系統(tǒng)實現(xiàn)聯(lián)接，這方式可以有效解決由文件流轉(zhuǎn)至分類歸檔中的問題；②對其配備檔案銷毀以及檢索統(tǒng)計功能，并且可以打印輸出不同類別的報表；③可以實現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)查詢、歸還、借閱，并能統(tǒng)計分析檔案利用情況；④可以進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)維護(hù)以及用戶權(quán)限管理，便于將檔案數(shù)據(jù)導(dǎo)出、備份至光盤、磁帶等介質(zhì)，進(jìn)而達(dá)到長期保存的效果；⑤借助瀏覽器實現(xiàn)檔案檢索以及利用，且支持管理人員移動辦公[11，12]。

2系統(tǒng)總體框架及各模塊功能

2.1系統(tǒng)總框架 "科研檔案管理系統(tǒng)的建立離不開外界條件、外界因素的影響，因此，在設(shè)計時，應(yīng)對系統(tǒng)運行外界條件充分考慮，電子檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)與核心是WBE技術(shù)，可以為信息安全提供重要保障，進(jìn)而降低系統(tǒng)信息安全開支率[13]。

2.2系統(tǒng)功能模塊

2.2.1登錄模塊 "用戶與管理員為電子檔案管理系統(tǒng)的主要用戶，用戶完成電子檔案管理系統(tǒng)的注冊后，通過用戶名稱與用戶密碼登錄該系統(tǒng)[14]。首先，該系統(tǒng)界面登錄用戶需要對選擇其身份，系統(tǒng)可以基于用戶的身份在數(shù)據(jù)表中對用戶賬號以及用戶密碼是否存在進(jìn)行查詢，只有當(dāng)用戶名以及用戶密碼準(zhǔn)確無誤時才能獲取該登錄系統(tǒng)的權(quán)限[15，16]。其中檢驗用戶的身份是為確保系統(tǒng)運行安全穩(wěn)定，該措施可以對非法授權(quán)用戶的入侵或者應(yīng)用進(jìn)行預(yù)防，合理有效維護(hù)用戶的正當(dāng)權(quán)益[17]。加強(qiáng)檔案登錄意識，實現(xiàn)科研管理一站式服務(wù)有利于用戶了解科研業(yè)績并提高科研登錄意識，方便醫(yī)務(wù)人員管理自己的科研成果以及與醫(yī)生進(jìn)行科研學(xué)術(shù)交流。

2.2.2數(shù)據(jù)錄入模塊 "醫(yī)院科研檔案管理工作者可以通過數(shù)據(jù)錄入模塊，對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行修改或者編輯操作，進(jìn)而實現(xiàn)電子檔案原件和檔案文本的銜接。用戶錄入檔案信息時，系統(tǒng)為用戶提供編輯、添加、排序以及刪除等操作，當(dāng)完成修該操作后系統(tǒng)會對原始檔案信息進(jìn)行取代，進(jìn)而保證用戶在查詢信息時，可以直接查詢到修改完成的新文件[18]。此外，還會詳細(xì)記錄舊檔案以及修改信息，便于用戶隨時掌握并查看檔案修改情況，且電子文件批量掛接可以將用戶所錄入記錄和原件設(shè)定規(guī)則相對應(yīng)，便于查詢用戶瀏覽記錄。基于WEB技術(shù)背景下的科研檔案錄入系統(tǒng)，從管理制度以及管理方式層面進(jìn)一步完善，充分保障檔案的科學(xué)研究價值，做好互聯(lián)網(wǎng)與基礎(chǔ)科研檔案信息的關(guān)聯(lián)，更好地服務(wù)廣大科研工作人員。在充分發(fā)揮WEB技術(shù)的同時，做好信息技術(shù)安全控制，完善管理，確保科研人員使用。

2.2.3權(quán)限設(shè)置模塊 "權(quán)限設(shè)置模塊時電子檔案管理系統(tǒng)的主要功能，該功能可以幫助用戶在系統(tǒng)內(nèi)部實現(xiàn)檔案資料的下載、查詢以及檢索功能，需要注意的是，檔案本身存在一定的保密性，權(quán)限模塊設(shè)置不僅可以為用戶查詢與利用檔案提供保障，也會對用戶使用檔案權(quán)限進(jìn)行限制進(jìn)而保證檔案信息的安全性與可靠性。醫(yī)院科研檔案管理者可以通過互聯(lián)網(wǎng)設(shè)置用戶權(quán)限，也可以細(xì)化到檔案文件或者案卷的應(yīng)用權(quán)限。完成權(quán)限設(shè)置后，除臨時賦予用戶的權(quán)限外，醫(yī)院科研檔案管理者在日常情況下不用做歸還和檢索等瑣碎的工作，用戶可以在互聯(lián)網(wǎng)上對檔案進(jìn)行瀏覽與查詢[19]。

2.2.4檢索查詢模塊 "基于WEB技術(shù)檢索檔案是檔案信息化管理的一個主要功能，用戶可以在允許的范圍內(nèi)，直接查詢與瀏覽所需檔案。電子檔案管理系統(tǒng)中的查詢檢索模塊能夠?qū)⑾螺d、檢索以及瀏覽等功能提供給用戶，用戶依照關(guān)鍵詞、分類日期以及案卷等完成檢索工作[20]。此外，管理人員還可以組合檢索日志庫與用戶庫，同時依照實際需要將所檢索的檔案信息打印出來。

2.2.5統(tǒng)計報表模塊 "統(tǒng)計是基于WEB技術(shù)的自定義統(tǒng)計電子檔案庫中案卷庫、工程項目庫以及文件庫中的相關(guān)字段，并將相應(yīng)報表輸入進(jìn)去，該模塊可以提供刪除、修改、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換以及統(tǒng)計項復(fù)制等不同功能，以此為基礎(chǔ)將相應(yīng)信息打印上去。在特定的應(yīng)用環(huán)境中，構(gòu)建合理有效的數(shù)據(jù)庫物理結(jié)構(gòu)和邏輯模式，以創(chuàng)建相關(guān)的應(yīng)用系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫，從而確保數(shù)據(jù)庫得到良好的保存，滿足用戶不同需求。在電子檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)中，數(shù)據(jù)庫設(shè)計起著非常重要作用，也是系統(tǒng)的關(guān)鍵與核心。在數(shù)據(jù)庫設(shè)計的過程中，應(yīng)根據(jù)邏輯結(jié)構(gòu)、需求和物理結(jié)構(gòu)進(jìn)行設(shè)計，并在此基礎(chǔ)上設(shè)計電子檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)基于WEB計算方法，且瀏覽器具有較強(qiáng)的操作便捷性，相關(guān)客戶端無需安裝專用軟件，可提高系統(tǒng)管理和維護(hù)便利性。

3總結(jié)

與以往的紙質(zhì)檔案管理模式相比，電子檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢在于易于維護(hù)、查詢以及功能齊全等，有利于提高檔案管理效率，是未來檔案管理發(fā)展的主要方向。本研究基于WEB技術(shù)，深入分析了電子檔案管理系統(tǒng)的用戶需求。在實際工作開展中，還需要充分把握WEB技術(shù)背景下檔案管理原則，以技術(shù)為基礎(chǔ)做好系統(tǒng)的建立與運行，強(qiáng)化日常管理，進(jìn)一步提升科研檔案的管理水平。

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收稿日期：2023-02-06；修回日期：2023-02-19

編輯/成森